Solicitud de compra:

En una organización hay varios departamentos. Los departamentos pueden necesitar cierto material o servicios. El empleado que pertenece al departamento necesita elevar la solicitud de compra o requisición de compra. Esta solicitud de compra debe contener información como el nombre del material/servicio, la cantidad, la fecha prevista de entrega y el precio previsto. La solicitud de compra también debe ser aprobada por el jefe de departamento antes de iniciar la aprobación del departamento financiero. Una vez que el departamento de finanzas aprueba la solicitud de compra, el grupo de compras crea la orden de compra para que el departamento de compras actúe en consecuencia.

Orden de compra:

Una vez creada la orden de compra, el departamento de compras inicia el proceso de adquisición. El departamento de compras da la orden de compra al proveedor; el proveedor suministra los bienes o servicios a la empresa y factura a la empresa en consecuencia.

Una orden de compra tiene información como: Tipo de pedido, proveedor, material/servicios, cantidad, precio de compra, fecha de entrega, condiciones de pago, etc.

Entrada de mercancías (GR):

Cuando la organización recibe las mercancías, la entrada de mercancías (GR) se contabiliza en sap utilizando el código T: MIGO

El siguiente asiento contable se contabiliza en sap

DR. Cuenta de inventario

CR. Cuenta GR/IR

Recibo de factura (IR):

Cuando la organización recibe la factura del proveedor, el recibo de factura (IR) se contabiliza en sap utilizando el código T: MIRO

El documento contable de la factura del proveedor se contabiliza en sap como sigue

CR. Proveedor

DR. GR/IR

Se crea el pasivo (cuentas por pagar) para pagar al proveedor.

Pago al proveedor:

El proveedor necesita ser pagado a tiempo. (La organización puede tener un gran número de proveedores con un gran número de facturas por pagar. Por lo tanto, proporciona la funcionalidad para automatizar el proceso de pago)

Se ejecuta el programa de pago automático (APP). Recoge las facturas pendientes de pago y las procesa para su pago.

El siguiente asiento contable se contabiliza como resultado del APP:

DR. Proveedor

CR. Cuenta bancaria de compensación

Una vez que la organización recibe el extracto bancario en línea, el extracto bancario se carga en sap y la conciliación bancaria automática ocurre lo que resulta en el siguiente documento contable:

DR. Cuenta bancaria de compensación

CR. Cuenta bancaria principal