Ägger du ett företag? Då måste du förmodligen också hantera mycket post. Effektivisera din posthantering genom att låta alla paket &snigelpost vidarebefordra och hantera online.

Att driva ett litet företag är aldrig en lätt uppgift; beroende på vilken bransch och vilka kunder du tillgodoser måste du hantera komplexa operationer, HR, statliga regler (och listan fortsätter). Vad mer är, är att det finns flera administrativa uppgifter som kräver uppmärksamhet av en redan mycket upptagen ägare.

När den här bloggen skrivs har Covid-19 satt sig som en ny verklighet. Distansarbetsplatser, social distansering och order att stanna hemma har stört bokstavligen alla verksamheter. De som kunde gå upp på nätet kunde ta sig igenom stormen och bedriva sin verksamhet under nya omständigheter. Lokala företag, t.ex. restauranger, som inte hade investerat så mycket i digitala alternativ, hade inget annat val än att stänga ner.

Att kunna hämta posten blev kritiskt; när alla arbetar hemifrån, vem kommer då att besöka kontoret bara för att hämta posten? Mycket besvärligt och en stor tidsödande faktor.

Vad är post vidarebefordran?

När du normalt sett skulle ta emot post på din affärslokal meddelar du USPS att postleveransen ska omdirigeras och i stället för att skicka till din tidigare adress vidarebefordrar de all post till den nya adressen. Det bästa sättet att tänka på detta är om ett företag flyttar: vad händer med alla kontakter som bara känner till din tidigare adress? Du skulle vara tvungen att gå igenom listan över alla vänner, affärskompisar & kunder, för att informera dem om adressen (något som inte alls är praktiskt.)

Med post vidarebefordran omdirigeras all din post från din tidigare plats till din nya plats. Allt du behöver göra för att få igång denna process är att fylla i en adressändring hos USPS. Och inom några dagar är du redo att börja.

Hur man vidarebefordrar företagspost

Nu, innan vi går vidare till det bästa sättet att börja vidarebefordra företagspost (dvs. genom att anmäla sig till en virtuell brevlådetjänst), låt oss ta en titt på hur man bara använder sig av United States Postal Service för att ändra sin vidarebefordringsadress för företag.

Det första alternativet som USPS erbjuder är att öppna en postbox. Så utan vidare kommer vi att gå in på detaljerna.

USPS PO Boxes for Business

PO boxar erbjuds på många lokala postkontor och kan användas både för privat och affärsmässigt bruk. De är säkra, tillgängliga och lätta att öppna online. Men det är värt att notera att du fortfarande måste besöka postkontoret en eller två gånger i veckan för att hämta allt som kommit in; för vissa är detta tillräckligt för att avskräcka dem.

Innan du bestämmer dig ska vi ta en titt på för- och nackdelarna med att använda en postbox som din postbefordringstjänst för företag.

Fördelarna med postboxar

• Det är ett säkert sätt att ta emot post när du inte är på kontoret.
• Du behöver inte oroa dig för att paket ligger på din tröskel.
• Det är lätt att hålla konfidentiella dokument säkra och privata.
• Du kan resa till din postbox när det passar dig.
• En del har öppet 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan.

Nackdelar med postboxar

• Du har inget annat val än att åka till den fysiska boxen en, två eller tre gånger i veckan.
• Den är inte lika säker som en virtuell brevlåda eftersom den ligger precis bredvid alla andras boxar.
• Om ditt kontor flyttar långt bort måste du byta din postbox eftersom den inte flyttar med dig.

USPS Business Mail Pickup

Detta alternativ är för dig som får mycket post (eller många paket och försändelser som är för stora för den största postboxen).

Hur fungerar det?

Postkontoret kommer att ta emot alla dina posteftersändningar till företagsadresser när ditt kontor har flyttat eller du har börjat jobba hemifrån på heltid. Sedan ordnar du en tid för att hämta alla dina brev, paket och försändelser, dyker upp, samlar ihop dem och så är du klar!

Hur kommer jag igång?

Om du är intresserad (även om vi råder dig att läsa för- och nackdelarna nedan innan du bestämmer dig), kan du läsa om hur du ordnar med posthämtning för företag. Det tar inte lång tid, du behöver bara tillhandahålla två ID-handlingar och fylla i en blankett.

1. Hitta PS Form 1093-C på nätet.
2. Utskriv ut den.
3. Uppfyll avsnittet ”Application for Post Office Caller Service”.
4. Ta med dig den ifyllda blanketten och två typer av statligt godkänd amerikansk legitimation. För ditt primära formulär kan du använda något av följande (se till att de antingen är utfärdade av en federal, delstatlig eller stammesorganisation):
   1. State driving’s license
   2. Non-förarlegitimation
   3. Uniformed Service ID card
   4. US Armed Forces card
   5. Corporate identification
   6. US pass
   7. US passport card
   8. US passport card
   9. US university identification
   10. US permanent resident card
   11. Ett ID-kort utfärdat av United States Citizenship and Immigration Services
   12. US certificate of naturalization or citizenship
   13. Tribal identification card

För din andra ID-handling, kan du ta med dig något av följande:

1. Hyresavtal
2. Hypoteksavtal
3. Förtroendehandling
4. Registreringskort för väljare
5. Husförsäkringspolicy
6. Förarlegitimationskort
7. Servicebilaga
8. Formulär I-94
9. Företagsförsäkringspolicy
10. Beslut vilket servicealternativ du vill ha. Det kan vara 1 år eller 6 månader.
11. Betala avgiften. Se till att du gör detta på det postkontor där du ska använda denna tjänst finns. Du kan betala med kredit- eller betalkort, kontanter, check eller postanvisning.
12. Hämta din företagspost när du behöver det.

Fördelarna med hämtning av företagspost

• Du kan ta emot stora försändelser utan att behöva oroa dig för om de får plats i din postbox.
• Om det inte finns några postboxar tillgängliga är detta din chans att få en ännu bättre tjänst.
• Du kan hämta din post när det passar dig.
• Ditt företag kan enkelt skala upp utan att vara rädd för att det inte kommer att klara av inflödet av post.

Nackdelar med att hämta post från företag

• Du kanske inte vill betala för en posttjänst som varar i ett år eller sex månader, särskilt om du är ett nystartat företag, eftersom det begränsar dig till en plats.
• Du måste fortfarande resa till en viss plats för att ta emot din post.
• Det kan vara ganska tidskrävande beroende på restid.

Okej, nu när du är bekant med de tjänster för postspolning av företagsadresser som USPS erbjuder är det dags att visa dig var du verkligen ska lägga dina pengar!

Varför behöver ditt lilla företag postspolning?

Det finns många anledningar till varför ditt lilla företag behöver postspolning! Vi kommer nu att gå igenom var och en av dem i tur och ordning, men om du inte har så mycket tid, är det bara att gå ner till slutet av det här avsnittet där du hittar en lista med en snabb överblick.

Så, om du fortfarande är med oss, låt oss hoppa rakt in i alla de fördelar som du kommer att skörda när du inrättar en virtuell post vidarebefordringstjänst.

Bekvämlighet

När ett paket skickas till dig och kräver att du är i närheten för att hämta det kan det vara problematiskt om du råkar vara borta från kontoret, besöka en arbetsplats eller helt enkelt är för upptagen för att ta emot ditt paket. Vad företagare gör är att registrera sig för en postbox för att ta emot alla paket och post. Det ger upphov till ett nytt problem: du måste avsätta en viss dag i veckan för att köra till ditt lokala postkontor, ställa dig i kö och hämta din post. Men tänk om du kunde låta någon skriva under för ditt paket endast med ditt tillstånd, och till en bråkdel av kostnaden för att låta din sekreterare göra det? Tänk om du kunde begära att paketet skickas på begäran till din plats, för upp till 80 % rabatt på de vanliga fraktpriserna? Fördelen med tidsbesparing och fraktkostnader är ganska uppenbar.

Postskydd

När du får post på din plats kan den vanligtvis nås av i stort sett vem som helst som vill lägga vantarna på den. Från ID-stöld till poststöld och allt däremellan – att ha post på en plats utan övervakning eller medan du är borta är förmodligen inte den bästa idén. När du låter lägga ut din post på entreprenad förvaras alla paket i ett lager med övervakningssystem dygnet runt och säkerhetspersonal på plats. Det finns ingen säkrare plats att förvara din snigelpost på än på en postförmedlingsanläggning.

Se vass ut

Som företag finns det inget värre än att se oprofessionell ut, eller hur? Om du är ett onlineföretag, eller om du helt enkelt har beslutat att registrera det under en postbox eller din hemadress, så kommer det med ett antal problem.

Det finns inte bara extra säkerhetsproblem som du måste ta hänsyn till (arga kunder som känner till din bostadsort etc.), utan ditt företag ser inte alls professionellt ut. Ett företag som är registrerat med en postbox ser verkligen inte lika bra ut som ett företag som är registrerat under en riktig fysisk adress.

Home Privacy

Vi har redan berört detta lite grann, men när du bestämmer dig för att använda din hemadress för affärspost, så exponerar du den adressen för bokstavligen alla illasinnade personer på nätet. Arga kunder, anställda eller investerare kan få reda på var du och din familj befinner sig med en enkel Google-sökning. Genom att registrera ditt företag med en riktig fysisk adress som inte är din hemadress skyddas ditt privatliv och din familj.

Permanent adress

Vad händer om du bestämmer dig för att flytta din företagsadress? Du måste fortsätta att uppdatera alla dina kontaktuppgifter, informera kunderna om en flytt och fylla i blanketter för adressändring hos USPS. När du registrerar dig för en virtuell adress är denna adress din för livet, oavsett var du befinner dig fysiskt. Tänk på det; byter du telefonnummer när du flyttar? Varför skulle du då behöva ändra din postadress när du gör det?

Streamlined Mail Management

När du registrerar dig för en virtuell företagsadress kan alla anställda hantera inkommande post digitalt. Det finns inget krav på att någon ska vara på plats, och virtuellt, från sitt eget kontor eller hem, kan de göra några få klick och hantera post online.

Snabbt överblick över för- och nackdelar

För alla er upptagna kaniner som inte har tid just nu för vår fullödiga konversation, kommer här en snabb sammanfattning av allt vi pratade om ovan.

Är du redo? Då kör vi!

Den snabba överblicken Fördelar

• Bekvämlighet – du behöver inte vara i närheten för att hämta ditt viktiga dokument eller paket, en sakkunnig posthanterare kommer att göra det åt dig.
• Postsäkerhet – all din post kommer att förvaras i en säker anläggning som är komplett med videoövervakning dygnet runt med mera. Du kommer inte att hitta något säkrare ställe än detta!
• Se vass ut – att ha din hemadress som företagsadress ser inte särskilt professionellt ut. Med en virtuell brevlåda är detta problem löst.
• Hemsprivatlivet – att använda din hemadress för affärer kan bli stökigt. Arga kunder, missnöjda investerare och rasande anställda kommer att kunna hitta dig och dina nära och kära otroligt
• Permanent – du kommer aldrig att behöva gå igenom besväret att ändra din postadress varje gång du byter kontor!
• Strimmad posthantering – alla dina anställda kan få tillgång till ditt kontors post från en app för smarttelefoner eller sin dator. Ingen behöver vara på plats.

Okej, vilka är nackdelarna här då? Allt har en nackdel, eller hur?

Ja, men fördelarna med att anmäla sig till en virtuell post vidarebefordringstjänst överväger drastiskt de potentiella nackdelarna. Oavsett detta kommer vi att prata kort om de saker som inte är så bra med ett virtuellt postboxsystem. (Tips: när vi sa ”saker” menade vi ”sak” eftersom det bara finns en potentiell nackdel)!

Den snabba blicken mot

• Extra kostnad – detta gäller särskilt för nystartade företag. Vi har upptäckt att många nya företag inte vill ådra sig den extra kostnad som företagsadress vidarebefordran föreslår. Det är dock viktigt att komma ihåg att en virtuell brevlåda kommer att ge dig en enorm avkastning på din investering (om du tittar på fördelarna ovan kan du se det!).

Bottom line