Compliance beskriver en persons, ett företags eller en organisations förmåga att följa standarder, föreskrifter, regler, policyer, order eller krav. Om man följer en uppsättning regler följer man dem. Därför har vi de två termerna: compliance och adherence.
Alla företag eller organisationer över större delen av världen måste följa flera regler och föreskrifter. Om du driver eller äger ett företag är det viktigt att du ser till att varje anställd följer de regler och föreskrifter som gäller för de relevanta tillsynsorganen. Du måste också se till att de följer dina interna regler och policyer.
Power DMS, som hjälper organisationer att skydda sina resurser och sitt rykte, säger följande om de två typerna av regelefterlevnad:
”Regelefterlevnad: de åtgärder som en organisation vidtar för att följa relevanta externa lagar, bestämmelser och riktlinjer. Corporate Compliance: de åtgärder och program som en organisation inrättar för att säkerställa efterlevnad av interna riktlinjer, förfaranden och accepterat beteende samt externa bestämmelser.”
Compliance is important in business
Total transparens
Om ett företag kan hävda att det har en strategisk efterlevnad innebär det att det finns en total transparens och en kompetent och ansvarsfull ledning. Dessutom berättar det för omvärlden att de som driver företaget har kontroll över dess rutiner och processer.
Svårt drivet och riskfyllt företag
Om ett företag inte följer regler, förordningar och standarder kommer det att ses som en verksamhet med hög risk. Detta innebär att människor kommer att tro att det är mer sannolikt än till exempel dess konkurrenter att drabbas av marknads- och kapitalförluster och andra problem.
Konsumenter, potentiella kunder, konkurrenter, leverantörer och långivare kommer att betrakta det som en dåligt skött organisation. En prospekt är en person eller ett företag som du tror kan bli en betalande kund.
Siteware, ett företag för ledning, engagemang och teknik som grundades år 2000, säger följande om begreppet i affärsvärlden:
”Att kunna säga att ett företag är i strategisk överensstämmelse är i sig självt en grundläggande affärsstrategi. Det innebär att det finns öppenhet och en ökande grad av ledningens mognad.”
”Att vara i överensstämmelse visar att chefer och team har kontroll över processerna och förfarandena, som genomförs och verkställs med effektiv politisk, kommersiell, arbetsrättslig, avtalsmässig och beteendemässig överensstämmelse.”
Compliance officers
Dessa tjänstemän ser till att företaget och de anställda följer externa och interna regler, stadgar, policyer osv. I stora företag ansvarar de för avdelningen för regelefterlevnad.
De arbetar tillsammans med företagets anställda och den högre ledningen för att upptäcka och hantera risker för reglering och regelefterlevnad. De ser till att det finns interna kontroller som kan hantera och mäta de risker som företaget kan ställas inför.
Investopedia, en webbplats som fokuserar på utbildning inom ekonomi och investeringar, skriver följande på sin webbplats:
”Compliance officers provide an in-house service that effectively supports business areas in their duty to comply with relevant laws and regulations and internal procedures. Compliance officer är vanligtvis företagets chefsjurist, men inte alltid.”
Märkesbild
Det finns mycket mer i compliance än att följa externa regler och förordningar. Det innefattar också att följa företagets system av värderingar och policyer. Att följa nationella eller lokala regler är obligatoriskt i affärsvärlden, medan de regler som företagen själva inför inte är det.
Uppförandekod
Interna standarder, värderingar, policyer etc. utgör en del av en uppförandekod som kan ha en kraftfull inverkan på företagets varumärke. Om du vill att konsumenter, konkurrenter, leverantörer och andra intressenter på marknaden ska betrakta ditt företag som professionellt, pålitligt, ärligt och välskött är det avgörande att följa en uppsättning värderingar och höga standarder som du själv har satt upp.
Ett löfte
Ett företags varumärke är dess image och personlighet. Det förmedlar ett löfte till konsumenterna om att de produkter eller tjänster som de köper kommer att uppfylla de höga standarder som ni försöker leverera. En positiv varumärkesbild bidrar till att öka kundlojaliteten, varumärkeslojaliteten, försäljningen och i slutändan vinsten.
Idox Compliance, en av Europas främsta leverantörer av lösningar för regelefterlevnad, gör följande kommentar:
”Bristande regelefterlevnad kan få allvarliga konsekvenser både för enskilda personer och för hela organisationen i allmänhet. Efterlevnad är ett nyckelkrav för långsiktigt hållbar framgång. Tillförlitlighet, kontinuitet och förtroende kan bara existera i en organisation om den är tydligt engagerad i efterlevnad.”
Etymologi för verbet ’to comply’
Etymologi är studiet av ord, fraser och uttryck och varifrån de kommer, det vill säga deras ursprung. Det innefattar också att studera deras betydelser och hur de har utvecklats över tid.
Enligt Online Etymology Dictionary uppstod verbet to comply i det engelska språket i början av 1300-talet, med betydelsen ”uppfylla, utföra”. Det kom från det gammalfranska ordet Compli, det förflutna participet av Complir, som betyder ”utföra, uppfylla, fullfölja”.
Det gammalfranska ordet kom från det vulgärlatinska ordet Complire. Den vulgärlatinska termen kom från det latinska ordet Complere, som betyder ”uppfylla, avsluta (en uppgift), fylla ut.”
Omkring 1600 fick det också betydelsen ”att handla i enlighet med någon annans önskan eller vilja, att samtycka.”
Nuniformen Compliance dök upp på 1640-talet, med betydelsen ”disposition att ge efter för andra, handlingen att följa med.”