Inköpsrekvisition:
Det finns olika avdelningar i en organisation. Avdelningarna kan behöva visst material eller vissa tjänster. En anställd som tillhör avdelningen måste göra en inköpsbegäran eller inköpsrekvisition. Denna inköpsbegäran måste innehålla information som materialets/tjänstens namn, kvantitet, förväntat leveransdatum och förväntat pris. Inköpsrekvisitionen kan också behöva godkännas av avdelningschefen innan den godkänns av ekonomiavdelningen. När ekonomiavdelningens chef godkänner inköpsrekvisitionen skapar inköpsgruppen inköpsordern så att inköpsavdelningen kan agera på den.
Inköpsorder:
När inköpsordern har skapats inleder inköpsavdelningen upphandlingsprocessen. Inköpsavdelningen ger inköpsordern till leverantören; leverantören levererar varorna eller tjänsterna till företaget och fakturerar företaget därefter.
En inköpsorder innehåller information som: Ordertyp, leverantör, material/tjänster, kvantitet, inköpspris, leveransdatum, betalningsvillkor etc.
Varumkvitto (GR):
När organisationen tar emot varorna bokförs varumkvitto (GR) i sap med hjälp av T-kod: MIGO
Understående bokföringspost bokförs i sap
DR. Lagerkonto
CR. GR/IR-konto
Fakturakvitto (IR):
När organisationen tar emot fakturan från leverantören bokförs fakturakvitto (IR) i sap med T-kod: MIRO
Redovisningsdokument för leverantörsfakturan bokförs i sap enligt nedan
CR. Leverantör
DR. GR/IR
Hinder (leverantörsreskontra) skapas för att betala leverantören.
Betalning av leverantören:
Leverantören måste betalas i tid. (Organisationen kan ha ett stort antal leverantörer med ett stort antal fakturor som ska betalas. Därför finns det funktioner för att automatisera betalningsprocessen.)
Automatiskt betalningsprogram (APP) utförs. Det plockar upp de fakturor som ska betalas och bearbetar dem för betalning.
Nedanstående bokföringspost bokförs som ett resultat av APP:
DR. Leverantör
CR. Bank clearingkonto
När organisationen får ett kontoutdrag online laddas kontoutdraget in i sap och automatisk bankavstämning sker vilket resulterar i nedanstående bokföringsunderlag:
DR. Bank clearing account
CR. Main bank account