Vid någon tidpunkt kan en av dina anställda behöva ta ledigt före och efter en förlossning. Du måste skapa och införa en policy för mammaledighet innan det händer.

Men innan du kan upprätta din policy måste du bekanta dig med och följa lagarna om mammaledighet.

Vad är mammaledighet?

Mammaledighet är ledighet som nyblivna mammor kan använda för att ta hand om sina nyfödda barn. De flesta företag hänvisar till mammaledighet som föräldraledighet. Föräldraledighet ger både mammor och pappor möjlighet att ta ledigt efter ett barns födelse eller adoption.

Mammaledighet kan vara betald eller obetald, beroende på delstatens lagar och ditt företags policy.

Måste du ge anställda mammaledighet? För många arbetsgivare är svaret ja. Om lagar om mammaledighet gäller för ditt företag måste du erbjuda ledighet.

Vad är lagar om mammaledighet?

Det finns både federala och delstatliga lagar om mammaledighet på arbetsplatsen. Här är tre lagar som du behöver känna till:

1. Pregnancy Discrimination Act of 1978: Federal
2. Family and Medical Leave Act (FMLA): Federal
3. Paid Family and Medical Leave-program: State

Pregnancy Discrimination Act

Som namnet antyder skyddar Pregnancy Discrimination Act från 1978 anställda som är gravida.

Enligt Pregnancy Discrimination Act får arbetsgivare inte diskriminera anställda på grund av graviditet, förlossning eller relaterade medicinska tillstånd.

För att följa lagen om diskriminering vid graviditet ska du följa dessa riktlinjer från arbetsmarknadsdepartementet:

• Inte utesluta kandidater som är gravida eller nyligen har fött barn från din anställningsprocess
• Låt en gravid anställd fortsätta att utföra sitt arbete så länge hon kan
• Inte säga upp eller neka en anställd befordran på grund av graviditet, förlossning eller annan sjukdom, eller ett relaterat medicinskt tillstånd
• Håller din anställdas jobb öppet när de tar ledigt
• Inställ inte en regel som förbjuder en anställd att återgå till arbetet efter mammaledigheten under en viss tid

Den s.k. Pregnancy Discrimination Act (lagen om diskriminering på grund av graviditet) skyddar alla anställda från diskriminering före och efter förlossningen.

Federal maternity rights at work: Obetald

Family and Medical Leave Act (FMLA) kräver att arbetsgivare erbjuder anställda upp till 12 veckors obetald ledighet per år för föräldraledighet och medicinskt relaterad ledighet.

Men även om FMLA är en federal lag gäller den inte för alla företag. Företag med mer än 50 anställda är skyldiga att följa FMLA. Vissa företag med färre än 50 anställda kan också behöva erbjuda FMLA-ledighet (t.ex. gemensamma arbetsgivare).

Inte alla anställda är berättigade till FMLA-skydd. Anställda måste arbeta för arbetsgivare som omfattas av FMLA i minst 12 månader och arbeta 1 250 timmar under de 12 månaderna omedelbart före ledigheten.

Arbetsgivare som omfattas av FMLA måste tillåta berättigade anställda att ta mammaledighet.

Statliga lagar om betald mammaledighet

På senare tid har fler och fler delstater börjat införa program för betald familjeledighet och medicinsk ledighet (Paid Family and Medical Leave, PFML).

Likt FMLA kräver delstater med betald familjeledighet att arbetsgivarna erbjuder sina anställda ledighet för föräldraledighet och medicinsk ledighet. Till skillnad från FMLA kan anställda ta ut betald ledighet genom PFML-programmen.

Följande delstater har för närvarande lagar om ledighet:

• Kalifornien
• Colorado (kommer snart)
• Connecticut
• D.C.
• Massachusetts
• New Jersey
• New York
• Oregon (kommer snart)
• Rhode Island
• Washington

Anställda kan ta ut betald mammaledighet om de själva eller arbetsgivaren betalar till programmet. Det finns också vissa krav som anställda måste uppfylla, som att arbeta ett visst antal timmar, för att vara berättigade till PFML.

Varje delstat fastställer sina egna bidragssatser och utdelningsbelopp. Kontrollera din delstat för mer information.

Arbetsgivare som regleras av delstatliga PFML-program måste bidra eller hålla inne pengar från de anställdas löner så att de anställda kan ta ut betald mammaledighet.

Andra delstater, som Maryland, tillåter anställda att använda statlig betald sjukledighet för mammaledighet.

Frågor som din policy för mammaledighet bör besvara

När du nu känner till lagarna om mammaledighet kan du skriva ner din policy för mammaledighet.

Din policy för mammaledighet bör svara på vanliga frågor från anställda, t.ex. om den är betald, hur lång den är, vem som kan ta ut den och eventuella arbetsanpassningar.

Se till att lägga till din policy för mammaledighet i din handbok för anställda.

Är mammaledighet betald?

Din policy för mammaledighet bör svara på om du erbjuder betald eller obetald mammaledighet.

Om du bor i en delstat som kräver betald ledighet måste du erbjuda betald mammaledighet. Inkludera hur mycket de anställda kan förvänta sig att få under ledigheten. Anställda i Kalifornien får till exempel cirka 60-70 procent av sin ordinarie lön under ledigheten.

Du kan besluta att erbjuda betald mammaledighet även om du inte är skyldig att göra det. Enligt en rapport erbjuder mer än var tredje arbetsgivare betald mammaledighet utöver vad som krävs enligt lag.

Däremot har endast 11 % av arbetstagarna i företag med mindre än 50 anställda tillgång till betald familjeledighet, enligt BLS. Om du vill sticka ut som arbetsgivare kan du överväga att frivilligt erbjuda betald mammaledighet.

Här är en snabb ögonblicksbild av vad du bör ange i det här avsnittet av din policy:

• Om mammaledigheten är betald eller inte. obetald
• Information om din stats PFML, om tillämpligt
• Procentuell andel av den ordinarie veckolönen som de anställda kommer att tjäna om den är betald

Hur lång är mammaledigheten?

Din policy för mammaledighet bör också innehålla uppgifter om hur lång tid de anställda kan ta ledigt från arbetet.

När du lägger till hur länge de anställda kan ta ledigt för mammaledighet ska du komma ihåg federala och delstatliga lagar.

FMLA ger upp till 12 veckor per år för obetald familjeledighet och medicinsk ledighet. Staterna ger allt från 6-12 veckors betald ledighet.

Om du inte omfattas av FMLA eller statliga PFML-lagar kan du vara osäker på hur mycket tid du ska ge.

Så, vad är den genomsnittliga tiden för mammaledighet? En källa fann att den genomsnittliga mammaledigheten är 10 veckor lång.

Du kan besluta att erbjuda både betald och obetald mammaledighet. Ta med längden för båda i din policy.

Detta avsnitt i din policy bör innehålla:

• Hur lång obetald mammaledighet är
• Hur lång tid du ger betald mammaledighet, om tillämpligt
• Den totala längden på mammaledigheten

Vem kan ta mammaledighet?

Ackså, det är inte alla anställda som omfattas av de federala och delstatliga lagarna om föräldraledighet. Se till att diskutera när anställda blir berättigade till betald ledighet, obetald ledighet eller både och.

Håll dig i minnet att enligt FMLA-reglerna måste anställda arbeta i minst 12 månader och 1250 timmar för att vara berättigade till ledighet.

De flesta delstater kräver att anställda arbetar ett visst antal veckor eller timmar innan de kan ta ledigt. Och vissa stater begränsar vilka anställda som kan ta ut betald familjeledighet baserat på inkomst.

Om du frivilligt erbjuder betald eller skyddad obetald mammaledighet, sammanfatta information om vem som är berättigad.

Se till att inkludera:

• Hur många månader anställda måste arbeta innan de kan ta ut ledighet
• Hur många timmar anställda måste arbeta innan de kan ta ut ledighet
• Alla andra begränsningar (t.ex,

Vill jag erbjuda flexibla arbetstider?

För många anställda är det svårt att återgå till arbetet efter mammaledigheten. Enligt SHRM tillåter 81 % av arbetsgivarna att åtminstone vissa anställda kommer tillbaka till arbetet gradvis efter förlossningen.

Om du har möjlighet kan du överväga att erbjuda anställda ett flexibelt arbetsschema. Detta kan inkludera möjligheten att arbeta på distans eller flexibla scheman före eller efter mammaledigheten.

Detta avsnitt i din policy för mammaledighet bör innehålla detaljer:

• Arbetsanpassningar som anställda kan få före och efter mammaledigheten

När du har skapat din policy för mammaledighet, se till att dina anställda kan läsa den! Patriots HR Software add-on till vår löneprogramvara gör det enkelt för de anställda att få tillgång till viktiga filer online. Starta din kostnadsfria provversion av båda idag!

Vill du ha mer småföretagsrelaterad information till hands? Ge oss en like på Facebook och få uppdateringar om våra senaste artiklar!

Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.