Vad är ett redovisningssystem?

Att lära sig och hålla koll på sina intäkter är av största vikt för alla företag. Även om det kan finnas olika redovisningssystem, beroende på företagets struktur, är det självklart att det är den viktigaste aktiviteten i ett företag att upprätthålla uppdaterade räkenskapsböcker. Gemensamt för alla företags redovisningssystem är att de hanterar ett företags ekonomiska verksamhet, t.ex. intäkter, kostnader och skulder. I denna digitala tidsålder använder de flesta revisorer sofistikerade system med påminnelser om förfallna betalningar, avancerade rapporteringsmöjligheter, automatiserade säkerhetskopior av data med mera.

Innan redovisningssystemen automatiserades praktiserades manuell bokföring, vilket inte bara var en besvärlig uppgift utan också benägen för felaktigheter och tidskrävande. Den datoriserade bokföringen har lyckats avlasta företagare och revisorer från extra bördor och gjort bokföringen enkel och tillförlitlig. Bokföringssystem hjälper till att beräkna löner som betalas och ska betalas till anställda, registrera transaktioner, kontrollera kreditomsättningskvoter och bearbeta uppgifter om försäljning, löner, lager och andra viktiga aspekter av ditt företag.

Typer av bokföringsprogram

Väljandet av ett bokföringssystem beror på din budget, dina preferenser och företagets storlek. De fyra huvudtyperna av ekonomiprogramsystem är:

• System för enkel bokföring
• System för dubbel bokföring
• Manuella bokföringssystem
• Datoriserade bokföringssystem

Dessa kan delas upp i flera andra kategorier, till exempel; skräddarsydd bokföringsprogramvara, programvara för resursplanering för företag, kommersiell programvara för kommersiell användning med mera. Moderna programvarulösningar som Tally erbjuder olika funktioner som gör dina vardagliga bokföringsuppgifter till en barnlek.

Enkelsystem är det mest grundläggande alternativet. Som namnet antyder registrerar de varje transaktion med en enda post i bokföringsjournalen. Den här metoden är lätt att använda och kräver ingen teknisk expertis inom redovisning. Den tilltalar små företag med en låg transaktionsvolym. Nackdelen är dock att den är känslig för fel och att den inte spårar fordringar, skulder, skulder med mera. Därför använder de flesta typer av ekonomiska programvarusystem numera, även de som är avsedda för småföretag, dubbel bokföring. Detta innebär att varje transaktion involverar minst två konton, vilket gör det möjligt att få en mer exakt rapportering och upptäcka fel i tid.

Exempel

Låt oss titta på ett enkelt exempel för att förklara det dubbla bokföringssystemet för att hjälpa dig att förstå detta redovisningssystem bättre! Exempel: En varutillverkare köper leveransbilar på kredit. Det totala kreditköpet uppgår till 50 00 000 INR. Alla nya lastbilar kommer att användas i den dagliga affärsverksamheten och kommer inte att säljas under de kommande 10 åren. Lastbilarnas beräknade livslängd är 10 år. Så här fungerar systemet med dubbel bokföring för att registrera denna transaktion:

Då detta är ett kreditköp av lastbilar, kommer det för denna transaktion att finnas två aktiviteter, en är kreditköpet av lastbilarna och en annan är ett tillägg i det nya lagret. Posterna registreras först i sina respektive bokföringsböcker. Eftersom företaget har ackumulerat tillgångarna kommer en debetpost att göras i inventarieförteckningen med INR 50,00,000. Eftersom detta är ett kreditköp måste en post med ett lika stort belopp göras på kreditsidan i leverantörsreskontra. Vi ser att debetposten ökar tillgångssaldot i varulagret och kreditposten ökar skuldsaldot i leverantörsreskontran med samma belopp.

Dubbelposter kan också påverka samma kontoklass. Om varutillverkaren skulle ha köpt lastbilarna kontant måste en kreditpost göras på kassakontot och en debetpost på lagerkontot. Oavsett vad blir resultatet i saldot detsamma.