Ledningsfunktionerna i företag och branscher kan delas in i fyra huvudkategorier – planering, organisering, ledning och kontroll. Man kan också förstå dem som de fyra grundläggande funktioner som chefer måste utföra. Traditionellt sett har ledarskap och kontroll varit de mer synliga aspekterna av chefsuppgifterna. De två första uppgifterna för en chef är dock lika viktiga. Även om POLC-ramen kanske inte exakt skildrar alla dimensioner av en ledares roll är den ändå tillräcklig för att förstå ledarnas roll inom företagsorganisationer. Ramverket är användbart när det gäller att förstå chefernas roll och de dagliga aktiviteter som de utför för att uppnå organisatoriska mål och målsättningar.

POLC-ramverket: Fyra ledningsfunktioner

Planering:

En hel del planering sker dagligen inom organisationer. Planering anses vara ett viktigt förberedande steg innan man startar ett nytt projekt eller sätter upp ett nytt mål. Planering innebär främst att man fastställer mål och sedan bestämmer kursen för att uppnå dessa mål. Cheferna bör vara medvetna om sin branschmiljö och göra prognoser baserade på tillgängliga data och information om verksamhetens framtid. Planering är dock inte så enkelt som det ser ut, eftersom chefer måste vara bra beslutsfattare för att planera framgångsrikt. Planeringen omfattar flera steg, men den börjar med en omvärldsanalys. Cheferna måste först skanna sin omgivning för att känna till sin branschmiljö, den övergripande ekonomiska miljön, konkurrensnivån samt kundernas behov och preferenser.

Efter att ha samlat in information om alla dessa faktorer och genomfört en analys måste cheferna försöka göra prognoser utifrån resultaten. De prognoser som cheferna gör utgör grunden för planeringen. Mål är uttalanden som beskriver de resultat som ska uppnås och tidsramen för att uppnå resultaten. Cheferna måste fastställa mål som en del av planeringsprocessen. Förutom att fastställa kursen för att uppnå dessa mål bör planerarna också fastställa alternativa kurser för att uppnå de skisserade målen. Innan cheferna beslutar om det slutliga tillvägagångssättet måste de överväga de olika tillvägagångssätten och välja det bästa tillvägagångssättet. Efter att ha valt det bästa tillvägagångssättet måste cheferna formulera de nödvändiga stegen för att genomföra planen och även se till att planen genomförs på ett effektivt sätt. Eftersom det finns olika typer av planer finns det också flera typer av planering. Inom företagsledning finns det huvudsakligen tre typer av planering (baserat på planens löptid) som omfattar strategisk, taktisk och operativ planering.

Strategisk planering är processen att analysera ett företags styrkor, svagheter, möjligheter och hot och sedan planera för en konkurrenskraftig positionering och snabbare tillväxt på grundval av analysen. Oftast är den högsta ledningen involverad i den strategiska planeringen och de strategiska planerna har en lång tidsram som tre till fem år. Den viktigaste grunden för den strategiska planeringen är i de flesta fall företagets uppdragsbeskrivning som förklarar det grundläggande skälet till dess existens.

Taktisk planering på organisationsnivå stöder den strategiska planeringen och genomförs huvudsakligen för att genomföra den strategiska planen på ett framgångsrikt sätt. Det är en planering på medellång sikt och kortsiktig i jämförelse med strategisk planering.

Operationell planering är kortsiktig planering och stöder de två första typerna av planer inom organisationen. Den fokuserar främst på att utveckla steg och åtgärder som kan bidra till ett framgångsrikt genomförande av de strategiska och taktiska planerna. Strategisk planering och taktisk planering tar hänsyn till de långsiktiga målen, men den operativa planeringen fokuserar på framgången för de två första typerna av planer på kortare sikt. Termen för operativ planering är i allmänhet mindre än ett år som månadsplanering eller halvårsplanering.

Organisering:

Ett företag kan till fullo utnyttja sina resurser, oavsett om de är finansiella, operativa eller mänskliga resurser, endast om de är korrekt organiserade. Organisation är den funktion av ledningen som anses med att utveckla en organisatorisk struktur och sedan fördela mänskliga resurser på ett effektivt sätt för att uppnå de organisatoriska målen. Den organisatoriska strukturen, som i allmänhet representeras av ett organisationsschema, utgör oftast ramen för samordning av insatser inom hela organisationen.

Hur som helst är ledningens organiserande funktion inte begränsad till att bara utveckla organisationsschemat utan inbegriper även utformningen av de enskilda arbetsuppgifterna. Det handlar också om att bestämma vilka uppgifter och ansvarsområden som är kopplade till enskilda befattningar samt hur

dessa uppgifter ska utföras. På organisationsnivå innebär organisering att man delar upp den organisatoriska verksamheten i separata funktioner. Organisationer driver sin affärsverksamhet på olika grunder. Ibland kan affärsverksamheten till exempel, förutom att den är uppdelad i funktioner, bedrivas på geografisk grund eller på grundval av produktsegment. Internationella organisationer använder i allmänhet flera olika grunder för att segmentera sin verksamhet. Många organisationer använder också kundsegmentering för att organisera sin verksamhet på ett effektivt sätt. På enhetsnivå eller arbetsnivå innebär organisering hur man utformar arbetsuppgifter för att fördela mänskliga resurser på ett effektivt sätt.

Ledning:

I dagens industrimiljö måste chefer också vara effektiva ledare för att inspirera sina anhängare att utföra sina uppgifter på ett framgångsrikt sätt. Om chefer kan leda effektivt motiverar det deras underordnade att anstränga sig för att uppnå organisationens mål. Ledare skiljer sig visserligen från chefer, men en del ledarskap ingår alltid i en chefs arbete. Det innebär att vissa ledaregenskaper hos chefer hjälper dem att bli effektivare i sitt arbete. Enligt Kotter kan ledarskapsfärdigheter förvärvas och finslipas precis som ledarskapsfärdigheter.

Hust dagens företagsorganisation kännetecknas av mycket komplexitet och förändring där företagsledare inte kan vara framgångsrika utan ledarskapsförmåga. I en ledares arbete ingår också att motivera sina underordnade att anstränga sig så att uppgifterna kan utföras inom den tid som krävs. På grund av den höga graden av tvetydighet och osäkerhet i den nuvarande miljön måste företagsledare tänka och agera som ledare. De måste kommunicera prioriteringar på ett sådant sätt att deras organisation kan reagera snabbare. En stor mängd forskning har samlats som visar att för att vara framgångsrika måste chefer tänka som ledare.

Controlling:

Controlling är också en viktig ledningsfunktion som säkerställer att organisationens resultat är i linje med fastställda standarder och att målen uppnås. Det finns tre steg i kontroll som omfattar fastställande av standarder, jämförelse av prestationer mot dessa standarder och sedan korrigerande åtgärder närhelst det behövs. På organisationsnivå fastställs resultatstandarder i allmänhet i finansiella eller operativa termer. Prestationsnormerna kan vara finansiella, t.ex. nettointäkter, nettointäkter och totala driftskostnader, eller icke-finansiella, t.ex. producerade nettoenheter, produktkvalitet och kundservice. Cheferna använder olika skalor för att mäta prestationer, t.ex. bokslut, försäljningsrapporter, bedömningar av prestationer och resultat från undersökningar om kundnöjdhet. I viss utsträckning är chefer från alla nivåer inom en organisation involverade i kontrollfunktionen.

Många gånger förväxlas dock kontroll med chefernas personliga kontroll över sina underordnade. Controlling innebär inte att man manipulerar de anställdas beteende eller personlighet. Istället innebär controlling att cheferna vidtar nödvändiga åtgärder för att se till att deras underordnades insatser är förenliga med organisationens och avdelningens mål.

För effektiv kontroll krävs dock effektiv planering. Bortsett från detta måste cheferna också få en förståelse för var grundorsaken till avvikelser från standarder ligger. Budgetrevisioner och resultatrevisioner är två traditionella kontrollmekanismer. En budgetrevision gör det möjligt att få en förståelse för var och hur den planerade budgeten används. På samma sätt gör en resultatrevision det möjligt att förstå om de rapporterade siffrorna återspeglar den faktiska prestationen eller inte. Även om man främst tänker på kontroll i finansiella termer bör cheferna också tillämpa den på produktion, andra verksamhetsområden och företagspolicy.

Även om POLC-ramverket har kritiserats för att inte beskriva chefernas ansvarsområden fullständigt och korrekt, anses det allmänt vara det bästa ramverket för att beskriva de arbetsuppgifter som chefer utför inom organisationer. Även om chefernas roller har förändrats mycket i takt med att tiderna förändrats förväntas chefer runt om i världen fortfarande utföra dessa fyra grundläggande funktioner. Chefernas roll har blivit mycket mer komplex i takt med att tvetydigheten och osäkerheten i branschmiljön har fortsatt att växa med tiden, men chefernas arbetsuppgifter omfattar fortfarande dessa fyra grundläggande funktioner. Det finns även andra ramar för att förstå ledningens funktioner, bland annat Henry Fayols.