Klar, koncis, övertygande och uppmärksammande – det är så man skriver en sammanfattning. Det är den del av hela din rapport som alla kommer att läsa, och för de flesta kan det vara det enda de läser.

Vad är en sammanfattning?

En sammanfattning är till sin natur en sammanfattning av information, som fungerar som en introduktion till ett förslag, och sammanfattningen innehåller ofta korta uttalanden som beskriver vad som kommer att beskrivas närmare i det kommande förslaget.

I ett genomsnittligt förslag erbjuder sammanfattningen endast kort information på ett rutinmässigt sätt. Men en utmärkt sammanfattning ger en sammanfattning av hela förslaget på ett sätt som engagerar kunden och fungerar för att SÄLJA.

Vart ska en sammanfattning placeras?

Typiskt sett vill du inkludera sammanfattningen i början av ditt affärsdokument. Detta beror på att det enda syftet med sammanfattningen är att ge en översikt över följande dokument – ungefär som en sammanfattning i en akademisk uppsats.

Vad ska ingå i en sammanfattning?

Här är några saker att tänka på när du skriver en effektiv sammanfattning + vår gratis mall för att hjälpa dig!

Göromål

Skriv ett lysande inledande stycke

Enligt en mängd internetkällor finns det en specifik längd som en sammanfattning bör hålla sig till. Så är inte fallet. Även om en sammanfattning inte bör vara alltför lång, bör den vara en omfattande redogörelse för det övergripande förslaget.

Sammanfattningen måste ha ett lysande inledande stycke. Om potentiella kunder bara skummar igenom ditt förslag vill du försäkra dig om att det första de sannolikt kommer att läsa är den starkaste delen av hela ditt förslag.

Detta inledande stycke ska vara uppmärksammat från början. Det är klokt att ta upp imponerande egenskaper hos ditt företag, men var specifik i stället för generell. Potentiella kunder kommer att vilja se verkliga bevis på demonstrerade färdigheter och unika förmågor. Använd det här avsnittet för att lyfta fram företagets eller de anställdas utmärkelser.

Syftet med alla förslag, och i förlängningen även med sammanfattningen, är att sälja. Ge en snabb stans och gör en självsäker försäljning till kunden. Detta görs genom att erbjuda ett unikt tillvägagångssätt för det aktuella problemet/frågan/behovet.

Förmedla ett genomtänkt mål för din publik

När du imponerar på din läsare med en spännande försäljning och ett dramatiskt intro vill du tänka på att anpassa förslaget och sammanfattningen specifikt till din publik. Även om du använder en mall bör ett förslag anpassas till varje kunds unika behov och problem.

Sammanfattningen är en idealisk plats att börja rikta sig till din viktigaste målgrupp. Här kan du ytterligare identifiera det problem som kunden står inför – t.ex. behov av en ny marknadsföringsstrategi, förlust av försäljning, vikten av en omgjord webbplats osv.

När detta problem har identifierats ska du erbjuda väl underbyggd information om detta problem. Fakta, siffror och relevanta detaljer är viktiga för kunden och hjälper dig att framstå som en expert som vet mycket om företagets specifika problem.

När problemet har namngetts, fortsätt det företagsfokuserade målet genom att visa hur din föreslagna lösning kommer att bli en framgång. En utmärkt metod är att presentera fakta om problemen, snabbt följt av praktiska men unika lösningar som är utformade särskilt för kunden.

3. Erbjud ett identifierbart mål

En potentiell kund måste kunna se precis vad det är du och ditt företag kan göra för dem. Även om lösningar och metoder är en viktig del av din sammanfattning och förslaget i allmänhet, är det som är viktigast för kunderna vad resultaten av dessa lösningar kommer att bli.

Demonstrera för din kund vilken stor avkastning de kommer att få av ditt förslag. Även här är nyckeln till framgång att citera siffror som genererats från stark, kundspecifik forskning.

Var dock inte för allmän när du presenterar lösningar och resultat. Att bara säga till kunden att dina metoder kommer att ”öka försäljningen” räcker inte.

Använd forskningsrapporter och prognoser som bygger på realistisk marknadspotential samt exempel på tidigare framgångar, och ge beskrivande och attraktiva sannolika resultat. Kunderna älskar att se vilka vinster ditt arbete kommer att ge dem, och grundlig forskning är så viktig för att utforska och fastställa vad dessa vinster kommer att vara.

4. Var uppmärksam på detaljer

Med nära anknytning till det sista elementet är det viktigt att vara uppmärksam på detaljer i hela sammanfattningen. Inget förstör det hårda arbetet med ett förslag mer än slarvig uppmärksamhet på detaljer. Dumma misstag kan och måste undvikas.

Ditt mål är att bli det mest framgångsrika företaget att lämna in ett förslag till din potentiella kund. Jämna ut spelplanen genom att kontrollera och omkontrollera eventuella fel. Det underlättar att ha en ny uppsättning ögon som kan korrekturläsa ditt dokument åt dig. Detta är en grundläggande faktor för framgång. När detta är på plats kan du lägga till elementen ovan för att gå utöver det vanliga och förhoppningsvis landa nästa affärsuppgörelse.

Använd en mall för att få det gjort snabbare

PandaDoc erbjuder dig många, många gratis affärsmallar som skapats av vårt pålitliga team av framgångsrika revisorer, advokater och småföretagare som använder dessa dokument varje dag.

Vilka mallar kan hjälpa dig med hur man skriver en sammanfattning?

• En exempelmall för affärsplan eller en av våra branschspecifika mallar för affärsplan.
• En mall för försäljningsproposition eller en av våra branschspecifika mallar för affärspropositioner.

Och du kan skapa dina egna mallar som du kan återanvända, skicka online och spåra enkelt!

Mallar som du inte får använda

1. Undvik svepande generaliseringar eller felaktig information

En lätt fälla att falla i när man skapar en sammanfattning eller någon annan del av ett förslag är att tala med svepande generaliseringar eller klichéartade påståenden. Detta bör undvikas eftersom dessa repetitiva och ofta hörda idéer har effekten att du hamnar på samma sida som dina undermåliga konkurrenter.

Att sticka ut innebär att erbjuda unik och värdefull information till kunden. Ärliga bedömningar och sanningsenliga löften är det som säljer, inte överanvända, återvunna idéer och ihåliga påståenden.

Det är viktigt att se över din sammanfattning – och hela ditt affärsförslag – upprepade gånger, skriva om och finslipa för att få fram ett kreativt, professionellt arbete som du kommer att vara stolt och glad över att dela med dig av till potentiella kunder.

Växla inte till det tekniska

Det finns en tid och en plats för allt. Din elevator pitch, som i huvudsak är vad din sammanfattning är, är inte rätt plats att göra det på. En tumregel är att tekniska, djupgående förklaringar hör hemma i huvuddelen av din rapport. Sammanfattningen av din affärsplan, ditt förslag eller din rapport är utformad för att fånga läsarens uppmärksamhet och få honom eller henne att bli entusiastisk över vad som komma skall i det större dokumentet.

Din pitch, oavsett hur teknisk den längre rapporten är, bör vara skriven för att en lekman ska förstå vad du är på väg att erbjuda. När du ändå håller på att göra det, gör dig av med jargongen. Ett klart, koncist och entydigt språk är vad du bör sträva efter.

Försvinn inte iväg

Och hur entusiastisk du än är över utsikten att få ytterligare finansiering eller startkapital för ditt företag, kom ihåg – ta det lugnt med längden. Tanken är att göra läsaren nyfiken på resten av din affärsplan, rapport eller ditt förslag.

En sammanfattning på en sida som sammanfattar de viktiga punkter som lyfts fram i det längre dokumentet räcker för en rapport på 20 sidor. Som regel bör sammanfattningar inte vara mer än fem procent av hela dokumentet.

Lämna företagets historia i det förflutna

De kallar det inte ”historia” för ingenting. Sammanfattningen är inte rätt plats för att berätta om ditt företags resa från en blygsam början till den lysande stjärna det är idag. Företagets historia bör aldrig förekomma någonstans i dokumentet om det inte uttryckligen krävs. Läsaren är inte intresserad av allt det där.

Definiera problemet, definiera målet, ta upp frågorna och föreslå en lösning. Allt annat utanför detta område är bara slöseri med tid för både dig och din publik.

Lämna det inte till sist

Nu går detta antagligen emot allt du har lärt dig om rapportskrivning hittills, men det finns en bra anledning till det.

Och hur frestande det än kan vara att låta sammanfattningen vara det allra sista du lägger till din rapport, gör det inte. Det finns alltid en risk att du måste omarbeta allt om du ändrar dig om vissa aspekter av innehållet.

Du måste redan från början vara mycket tydlig med vad du vill att dina läsare ska göra. Genom att börja med sammanfattningen kan du först och främst fastställa vad du vill att dokumentet ska åstadkomma. Om du vet vart du är på väg gör det lättare och snabbare att sammanställa hela dokumentet.

Hur man skriver en sammanfattning

Nyfiken på hur man utformar en sammanfattning för just ditt dokument? Här är några vanliga användningsområden och hur du ska gå tillväga.

Hur man skriver en sammanfattning för en affärsplan

När du utarbetar en affärsplan vill potentiella investerare eller andra intressenter ofta se en sammanfattning i början för att få en överblick över planen på 30 000 fot.

Du vill destillera ner hela planen till några få stycken med en konkret sammanfattning med huvudpunkterna, med stöd av kontextuell information som är viktig för att förstå den föreslagna idén.

Sammanfattning för ett nystartat företag

För nystartade företag är målet att skaffa kapital. Detta kan vara i form av finansiering av eget kapital, statliga bidrag eller företagslån från banker, Small Business Administration (SBA) och andra låneinstitut. Oavsett vilken finansieringskälla du väljer måste du göra en solid argumentation för ditt företag. Så här skriver du en sammanfattning för nystartade företag.

1. Beskriv affärsmöjligheten – I det första stycket ger du en kort översikt över den lucka som du har identifierat på marknaden.
2. Förklara hur ditt nystartade företag drar nytta av möjligheten – Du vill förklara hur ditt företag tjänar marknaden.
3. Beskriv din målmarknad – Ge en översikt över din målkundkrets.
4. Diskutera din affärsmodell – Redogör för dina produkter/tjänster och förklara varför de tilltalar din målmarknad.
5. Redogör för din försäljnings- och marknadsföringsstrategi – Beskriv kortfattat de marknadsföringsplaner du har för dina produkter/tjänster.
6. Beskriv dina konkurrenter – Definiera din strategi för att få en del av kakan med marknadsandelar och den konkurrensfördel du erbjuder.
7. Finansiell analys – Ge en sammanfattning av din finansiella plan och inkludera några prognoser när du ändå är igång.
8. Beskriv ledningsgruppen – Ge en kort översikt över deras unika färdigheter och det värde som de tillför ditt företag.
9. Ge en genomförandeplan – Lyft fram några viktiga punkter om vad som krävs för att ta ditt företag från det nuvarande planeringsstadiet till att låta kunderna gå in genom dörren.

Sammanfattning för ett etablerat företag

Sammanfattningen för etablerade företag har en något annorlunda strategi. Den är inriktad på att ge information om företagets tillväxtplaner, resultat, utsikter osv.

1. Ange företagets uppdrag – Vad är företagets syfte?
2. Ge viss företagsinformation – Beskriv de produkter/tjänster som företaget erbjuder, verksamhetsställen och viktig statistik i punktform
3. Lyft fram prestationer – Redogör för företagets utveckling och tillväxt under årens lopp när det gäller kundbas, marknadsandel, lönsamhet, värdering, och intäkter
4. Inkludera en finansiell sammanfattning – Detta avsnitt är viktigt, särskilt om målet med den fullständiga affärsplanen är att söka finansiering
5. Beskriv företagets framtida mål – Ge en översikt över företagets framtidsutsikter

Hur man skriver en sammanfattning för ett marknadsföringsförslag

Målet med ett marknadsföringsförslag är att hjälpa den potentiella kunden att förstå inte bara vilken marknadsföringstaktik du kommer att använda och hur mycket dina tjänster kommer att kosta utan även hur helheten kommer att fungera.

Det är detta du bör tala om i din sammanfattning av ett marknadsföringsförslag: Vilka resultat kan kunden förvänta sig och hur kommer det att vara att arbeta med dig?

Här får du veta hur du skriver en sammanfattning av ett marknadsföringsförslag och vilka underrubriker du kan använda i dokumentet.

1. Inledning – Förklara projektet och målet med marknadsföringsplanen
2. Information om företaget – Ge en kort bakgrundsinformation om ditt företag, dess struktur och kundbas
3. Projektledningsgruppen – Lista nyckelpersonerna i ledningsgruppen tillsammans med deras färdigheter och respektive roller för att uppnå marknadsföringsmålen
4. Marknadsanalys – Ge en översikt över marknaden för dina produkter/tjänster, en lista med punkter där du beskriver de trender som påverkar dem, Produkter och tjänster – Redogör för de unika fördelarna med era produkter/tjänster och deras konkurrensfördelar på marknaden
5. Marknadsföringsstrategi – Beskriv målgruppen och de metoder som kommer att användas för att nå dem
6. Finansiell planering och prognoser – Ge information om marknadsföringsaktiviteterna på kort och lång sikt, budget, beräknad avkastning på investerat kapital och relaterade mätvärden
7. Mål – Sammanfatta målen för marknadsföringskampanjen och de strategier som kommer att användas för att uppnå dem

Hur man skriver en sammanfattning av en rapport

Ett annat vanligt användningsområde för sammanfattningen är att inkludera den som ett förord till ett rapportdokument. Den erbjuder läsaren ett perspektiv på hur följande rapport och information påverkar det större affärsfallet.

Så ge läsaren en sammanfattning av rapportens mål, metodik och viktigaste resultat så att han eller hon inte behöver koppla ihop punkterna när han eller hon läser hela rapporten. Så här skriver du en sammanfattning av en rapport.

1. Skriv ett inledande uttalande – Ge en kort bakgrund till rapportens omfattning
2. Förklara forskningens syfte – Detta har att göra med studiens mål
3. Lyft fram metodiken – Beskriv fakta-beskriv de metoder som använts för att samla in information och de analysmetoder som använts
4. Beskriv de viktigaste resultaten – Förklara vad resultatet av studien var och vad du vill att dina läsare ska vara medvetna om
5. Beskriv dina rekommendationer – Du kan också inkludera en motivering i det här läget

Det borde täcka allt du någonsin behövt veta om sammanfattningar. Om du är intresserad av att lära dig mer om hur PandaDoc kan hjälpa dig att förenkla, effektivisera och ladda hela ditt dokumentarbetsflöde, ta en titt på våra funktioner här.

FAQ

Vad är längden på en sammanfattning?

En sammanfattning bör vara en fullständig sammanfattning av hela dokumentet. Tanken är att alla som läser den ska kunna dra meningsfull information från den, utan att nödvändigtvis behöva läsa hela dokumentet.

En tumregel är att en effektiv sammanfattning bör utgöra 5-8 procent av hela dokumentet. Om hela rapporten är på 50 sidor, till exempel, bör du sträva efter en sammanfattning på 3-4 sidor.

Vad är skillnaden mellan sammanfattning och introduktion?

Sammanfattningen är det första avsnittet i en rapport, en plan eller ett förslag. Det visas före inledningen och efter innehållsförteckningen. En sammanfattning är i huvudsak en komprimerad variant av hela rapporten, som kan vara över 20 sidor lång.

En introduktion, å andra sidan, är helt enkelt en kort förklaring av vad man kan förvänta sig i det större dokumentet och anledningen till det. I en sammanfattning får du en sammanfattning av hela dokumentet, men inte i en introduktion.

Originellt publicerat den 20 juni 2013, uppdaterat den 10 februari 2021