Om du måste skicka in W-2 formulär för årliga lönerapporter för anställda är det enklaste sättet att skicka in dem online. Här är vad du behöver veta.
Deadline för W-2 blanketter
Du lämnar in W-2 blanketter till Social Security Administration (SSA), inte till IRS.
Den sista dagen för att lämna in W-2 blanketter till SSA är den 31 januari följande år. För W-2-blanketter för 2020 är tidsfristen den 31 januari 2021. Ändringen gjordes 2015 för att hjälpa till att förhindra skattebedrägerier, och datumet gäller både för inlämning på papper och online. Dina inlämningar kommer att anses vara i tid om de lämnas in senast detta datum.
Du måste ge kopior av W-2-blanketterna till de anställda senast den 31 januari året efter beskattningsåret. Det är en bra idé att ge ifyllda W-2 formulär till dina anställda i början av januari så att de kan titta igenom dem och du kan göra eventuella korrigeringar före tidsfristen.
Skillnaden mellan W-2 formulär och W-3 formulär
W-2 formulär används för att rapportera de anställdas löner till Social Security Administration. SSA delar informationen med IRS för inkomstskatteändamål.
Du måste utfärda ett W-2 formulär till varje anställd från vilken du har innehållit FICA-skatter (Federal Insurance Contribution Act), vilket är socialförsäkringsskatter och Medicare-skatter samt federala och delstatliga inkomstskatter. Du måste också utfärda ett W-2-formulär till alla som borde ha fått inkomstskatt innehållen men som av någon anledning inte gjorde det.
W-3 är överföringsformulär som måste åtfölja W-2:orna. De sammanfattar informationen på alla W-2 blanketter som du skickar till SSA. Om du e-filar dina W-2 formulär till SSA online med hjälp av portalen Business Services Online (BSO) genereras W-3-blanketten automatiskt, så du behöver inte skicka in blanketten.
När det krävs att du skickar in blanketten online
Om du skickar in 250 eller fler W-2 formulär under ett kalenderår måste du skicka in dem elektroniskt, om inte IRS beviljar dig ett undantag. Du kan bli ålagd en straffavgift om du inte lämnar in den elektroniskt när det krävs.
För varje blankett som inte lämnas in eller som lämnas in felaktigt utdöms straffavgifter. Påföljderna beror på hur sent blanketten lämnas in till SSA eller delas ut till de anställda och varierar beroende på företagets storlek. Du kan överväga att lämna in en ansökan om förlängning och sedan lämna in blanketterna så snart som möjligt för att minimera påföljderna.
The Taxpayer First Act ändrade kravet på att lämna in vissa årliga informationsdeklarationer online (inklusive W-2 blanketter för anställda och 1099-MISC blanketter för icke-anställda).
- Från och med skatteåret 2021 måste du lämna in online om ditt företag har 100 W-2s att lämna in
- För skatteåren efter 2021 måste du lämna in online om ditt företag har 10 eller fler W-2s att lämna in
Det finns också särskilda regler för partnerskap som lämnar in W-2s online:
- För 2019 måste ett partnerskap lämna in W-2s online om de har 150 eller fler medlemmar
- För 2020 måste ett partnerskap lämna in W-2s online om de har 100 eller fler medlemmar
- För 2021 måste ett partnerskap lämna in W-2s online om de har 50 eller fler medlemmar
Du kan när som helst börja lämna in alla W-2s online för att se till att du uppfyller kravet.
Så här gör du online
Du kan efilera W-2-blanketter online på SSA:s webbplats Business Services Online. Det är gratis och säkert, och det är den metod som SSA föredrar framför att lämna in pappershandlingar.
BOS erbjuder två alternativ. Du kan skapa upp till 50 av dessa blanketter och skriva ut kopior som du kan ge till dina anställda. Om du använder ett löneprogram kan du ladda upp en lönerapport som du kan använda för att generera blanketterna.
Fördelarna med att e-filma W-2-blanketter
E-filing sparar tid och arbete och bidrar till att säkerställa noggrannhet. Du behöver inte beräkna och skicka in en W-3-överföringsblankett eftersom Social Security Administration genererar en W-3 automatiskt när du skickar in dina W-2:or.
Du kan också skicka in W-2c-blanketter (korrigerade W-2) på BSO-webbplatsen för att korrigera ett fel om du gör ett misstag i en eller flera W-2:or efter det att du har skickat in dem.
Du kan också använda BSO-webbplatsen för att verifiera socialförsäkringsnummer i lönerapporteringssyfte. På webbplatsen finns en handledning, handböcker, en checklista och annan användbar information för att hjälpa dig att e-filma dessa blanketter.
Innan du skickar in blanketterna elektroniskt
Du måste först registrera dig på socialförsäkringsmyndighetens BSO-webbplats innan du kan skicka in dina W-2-blanketter online. När du har registrerat dig kan du skapa och spara dina W-2 formulär med hjälp av ett särskilt filformat och skicka in dem på webbplatsen.
Du kan visa de uppladdade filerna och se felrapporter efter att filerna har skickats in, bland annat om namn och socialförsäkringsnummer inte stämmer överens. På så sätt kan du göra nödvändiga korrigeringar.
Du kan också granska statusen för din inlämning för att se om filen har godkänts.