Om du jobbar på en antagningsplats, eller kommunikation på en privat eller oberoende K-12-skola så vet du mer än någon annan hur störande pandemin har varit.

Inte bara behövde din skola snabbt övergå till distansundervisning i våras och bygga upp en mängd beredskapsplaner för hösten, utan de typiska evenemang som du normalt sett skulle anordna för att locka till dig nya föräldrar och familjer har ställts in på grund av risken för virussmitta.

I synnerhet personliga öppna hus utgjorde troligen en central del av din inskrivningsstrategi. Det är bara logiskt: Ett öppet hus ger dig möjlighet att få in föräldrar och elever på din skola och ditt campus, där du kan börja bygga upp ett förtroende och få dem att lämna in en ansökan. När denna viktiga pusselbit nu saknas är det lätt att känna sig osäker och orolig över hur du ska fylla de öppna platserna på din skola.

Vårt svar: Genom att ompröva vad det innebär att vara värd för ett öppet hus på din skola kan du locka till dig familjer som passar rätt, som är lämpliga för uppdraget och fylla de luckor som fortfarande finns till hösten.

Vad är ett virtuellt öppet hus?

Ett virtuellt öppet hus är precis vad det låter som: Ett öppet hus som en skola anordnar på distans, virtuellt, via någon form av videokonferensprogram.

Tecknet kan också tillämpas på andra typer av evenemang för skolans inskrivning, till exempel frågestunder, drop-ins, walk-ins med mera.

Istället för ett öppet hus på plats ger ett virtuellt öppet hus inskrivningspersonal och antagningspersonal på en skola möjlighet att komma i kontakt med familjer som aktivt överväger skolan. Genom att skapa denna kontakt kan familjen sätta ett namn, ett ansikte och en röst på skolan, vilket gör det lättare för skolan att bygga upp en förtroendefull relation som de kan utnyttja under hela antagningsprocessen.

Men även om virtuella öppna hus har visat sig vara viktiga under coronaviruspandemin, kommer det sannolikt att finnas skäl för dem även efter det att risken för virusöverföring har försvunnit. Familjer som inte kan delta i ett personligt evenemang på grund av arbetsförpliktelser, liksom personer som flyttar till ett nytt skoldistrikt men som ännu inte är lokala, kan finna virtuella evenemang särskilt hjälpsamma.

Vad du behöver för att anordna ett virtuellt öppet hus

Är du intresserad av att anordna ett virtuellt öppet hus för din skola? Innan du börjar arbeta igenom de steg som vi beskriver nedan måste du se till att du har tillgång till några saker:

• En plattform för virtuell kommunikation: Detta är den plattform som det virtuella öppna huset kommer att äga rum på. Vi rekommenderar Zoom, eftersom plattformen är exceptionellt lätt att använda, integreras med många andra verktyg och låter dig justera den virtuella upplevelsen så att den matchar skolans varumärke. Med detta sagt kan andra lösningar som Skype eller GoToMeeting också fungera bra.
• En plattform för att skapa registreringssidor och formulär: Hela poängen med att anordna ett virtuellt öppet hus är att samla in kontaktinformation för familjer som överväger din skola. För att göra detta behöver du en plattform som gör det möjligt att skapa en landningssida som är utformad för att marknadsföra evenemanget och uppmuntra till registrering, och som skulle innehålla ett inbäddat registreringsformulär. Vi rekommenderar HubSpot för detta ändamål (och förklarar varför nedan).
• En plattform för e-postkommunikation: När du har samlat in kontaktuppgifter till intresserade familjer kan du börja marknadsföra dig till dem via e-post. Återigen rekommenderar vi HubSpot för denna funktionalitet.
• En företagsprofil på Facebook: Detta gör det möjligt för dig att köra annonser på Facebook och Instagram, vilket kommer att visa sig vara en viktig del för att få intresserade familjer att anmäla sig till ditt öppet hus.

Den taktiska steg-för-steg-guiden för att anordna ett virtuellt öppet hus för din skola

Detektera formatet för ditt evenemang.

Ett virtuellt öppet hus kan ta sig flera olika former, varav var och en sannolikt passar föräldrar i olika skeden av deras skolvalsprocess. Det första steget är att bestämma vilket format evenemanget kommer att ha, så att du kan utforma ett språk som är anpassat till det formatet.

Ett exempel på format som du kan överväga är följande:

• En enkel frågestund&En session där deltagarna kan ställa frågor till antagningsrådgivare, studenter eller lärare
• En bildspelsbaserad diskussion eller presentation
• En virtuell rundvandring på din skola och ditt campus

Du kanske till och med bestämmer dig för att inkludera flera olika typer av dessa evenemang, så att du är säker på att du har svarat på alla möjliga frågor som blivande familjer kan ha.

Du måste dessutom bestämma vilka personer i ditt team som ska delta i det öppna huset. Kommer det att vara antagningsrådgivare? Medlemmar av kommunikationsteamet? Rektorn eller skolchefen? Lärare? Du behöver dessa uppgifter innan du börjar.

Bestäm ditt schema.

För att effektivt kunna marknadsföra ditt evenemang och bygga upp alla de back-end-tillgångar som du kommer att behöva bygga upp, måste du fastställa ditt schema. Välj datum och tider för varje virtuellt öppet hus som du tänker anordna och planera sedan in dem i det verktyg som du kommer att använda för att anordna evenemanget (t.ex. Zoom).

Identifiera och finjustera din skolas varumärkesröst genom att ladda ner vårt kostnadsfria arbetsblad!

Är du osäker på när du ska anordna dina evenemang? Vi rekommenderar att du erbjuder olika tider och dagar i veckan så att föräldrarna har flera alternativ som passar in i deras schema.

Du kan till exempel erbjuda ett evenemang på dagen så att föräldrar som arbetar på kvällen kan delta, och ett evenemang på kvällen så att föräldrar som arbetar på dagen kan delta. Du kan också erbjuda ett evenemang under veckan och ett andra på helgen, återigen för att se till att alla som vill delta har möjlighet.

Bygg omvandlingstratten.

Konverteringstratten är den fullständiga listan över tillgångar som en potentiell förälder eller familj kommer att interagera med när de bestämmer sig för att anmäla sig till ditt virtuella öppet hus. De viktigaste komponenterna är ditt formulär, din landningssida, din tacksida och dina call-to-action (CTA).

Bygg formuläret

Formulären är det sätt på vilket du kommer att samla in kontaktinformationen för alla deltagare, som du behöver om du planerar att följa upp eller marknadsföra dig till dessa personer. Formuläret bör åtminstone fråga efter deltagarnas namn, e-postadress och telefonnummer, men det kan också vara klokt att fråga efter annan relevant information, t.ex:

• Ditt barns namn
• Ditt barns nuvarande årskurs
• Namnet på barnets nuvarande skola
• Någon fråga som deltagaren kan ha

Om du kommer att erbjuda flera evenemang bör formuläret också uppmana deltagaren att välja det evenemang som de vill delta i. På så sätt kan du ha ett enda formulär och en enda landningssida för flera evenemang – och vem älskar inte effektivitet?

Oavsett vilket verktyg du använder rekommenderar vi att du använder ett formulär som gör det möjligt för dig att a.) utlösa ett automatiskt skickat bekräftelsemeddelande till den som registrerar sig och b.) omdirigera den som registrerar sig till en bekräftelsesida där du tackar honom eller henne för att han eller hon är intresserad och hänvisar honom eller henne till ytterligare resurser att utforska. Om din nuvarande CMS-plattform inte innehåller denna möjlighet kan det vara mycket meningsfullt att lägga till en lösning som HubSpot’s kostnadsfria Form Builder.

Design av din landningssida

Din landningssida bör utformas med ett enda mål i åtanke: Att övertyga läsaren att ta nästa steg. I det här fallet vill du att läsaren ska fylla i formuläret och anmäla sig till ditt virtuella öppet hus.

För att göra det bör landningssidan mycket snabbt presentera det öppna huset och förklara det värde som personen kommer att få genom att delta. Du kan också ägna lite tid åt att utbilda dem om din skola och ditt samhälle. Den bör sedan innehålla alla relevanta detaljer och formuläret. Bonuspoäng för att inkludera eftersträvansvärda bilder av dina lyckliga elever som lär sig, vilket kan hjälpa läsaren att bygga upp en känslomässig koppling till din skola.

Nyckelkomponenter:

• Ett värdeerbjudande
• Detaljer om ditt evenemang
• Detaljer om din skola och ditt samhälle
• Blanketten

Det är viktigt att notera att din landningssida bör vara mycket fokuserad. Den bör bara ha en enda uppmaning till handling: Att anmäla sig till ditt virtuella öppet hus. Att inkludera flera CTA:er kommer bara att späda ut ditt budskap.

Merknadsföring med en tacksida

När läsaren skickar in formuläret kommer läsaren antingen att få ett inline tackmeddelande (det vill säga de ser meddelandet på skärmen som bekräftar att de har skickat in formuläret) eller så kommer de att omdirigeras till en tacksida. Även om det inte är nödvändigt i sig, rekommenderar vi alltid att du väljer att gå till sidan för att tacka dig.

Varför? Därför att en tacksida ger användaren ett omedelbart mervärde och ger dig möjlighet att ta hand om honom eller henne längre fram på resan.

I fallet med ett virtuellt öppet hus bör tacksidan åtminstone innehålla information om när evenemanget kommer att äga rum och hur användaren kan logga in. Men du kan ge mer värde genom att inkludera en länk för att ladda ner en broschyr om din skola, eller en sida om finansiellt stöd, eller andra tillgångar som du har som kan vara värdefulla. Om du har en aktiv blogg kan du inkludera länkar till det innehållet. Och naturligtvis kan du inkludera en uppmaning att ansöka, så att alla som är redo att göra det kan ta nästa steg.

Bygga CTA:er

När du har byggt upp allt annat bör du också utforma och bygga upp en serie uppmaningar till åtgärder som du kan använda på hela din webbplats. Dessa CTAs bör leda alla som klickar på dem till landningssidan, där de kan anmäla sig till ditt evenemang.

Skriv lead nurturing e-postmeddelanden som leder upp till evenemanget.

Har du någonsin haft någon som gjort ett möte för att prata, bara för att de misslyckas med att dyka upp? Oavsett om det beror på att de glömde, att de tappade intresset, att de plötsligt blev upptagna eller av en rad andra anledningar händer det oftare än du kanske tror.

Den goda nyheten är att du kan använda e-post för att minska risken för att någon anmäler sig till ditt virtuella öppet hus och sedan inte deltar. En enkel serie e-postmeddelanden kan vara ett otroligt effektivt sätt att a.) påminna personen om evenemanget och b.) få dem att bli entusiastiska över din skola och ditt samhälle.

Du bör åtminstone skicka två e-postmeddelanden till deltagaren:

• Ett e-postmeddelande omedelbart efter att de har anmält sig, som bekräftar detaljerna om öppet hus och ger information om uppringning
• Ett e-postmeddelande dagen före (eller morgonen före) evenemanget som påminner dem om det

Inom dessa två e-postmeddelanden kan du dock överväga att skicka ett eller två meddelanden som handlar om dina elever och din skolgemenskap eller som svarar på vanliga frågor som föräldrar ofta har.

Andra familjer till din tratt.

När evenemanget är planerat och tratten är uppbyggd måste du fylla tratten genom att attrahera rätt lämpade familjer att anmäla sig till evenemanget. De uppmaningar till åtgärder som nämns ovan är ett viktigt sätt att fånga upp personer som redan befinner sig på din webbplats. Men hur är det med dem som kanske inte aktivt överväger din skola, eller de som kanske inte ens har funderat på att byta skola?

Så länge din skola har en Facebook Business-profil har du möjlighet att köra annonser på Facebook och Instagram. Detta kan vara ett mycket effektivt sätt att fylla din tratt, särskilt om du är noga med att utforma din målgrupp.

Om du har gått igenom processen med att bygga upp detaljerade föräldra- eller elevpersonas har du troligen en bra känsla för hur din ideala familj ser ut. Beväpnad med denna information kan du till exempel inrikta dig på personer som är i en viss ålder och som bor i ett visst postnummer. Det är dessa personer som sedan får se dina annonser.

Du kanske till och med kan ladda upp en lista med kontakter från din databas för att rikta in dig på dessa personer, under vissa omständigheter.

Du kan också överväga att köra betalda sökannonser i Google för att locka familjer som är aktivt engagerade i sökningen.

Var värd för en testkörning av ditt evenemang.

Det här är förmodligen självklart, men vi kommer ändå att säga det: Innan du försöker anordna ditt första virtuella öppet hus bör du genomföra ett test med din fakultet och personal så att du kan identifiera eventuella problem och lösa dem innan det faktiska evenemanget.

Rekommenderad läsning: 10 Common Mistakes to Avoid for First-Time Webinar Hosts

Låt en medlem av ditt team gå igenom processen från början till slut, med början på landningssidan och inlämning av formuläret. Sedan ska du vara värd för evenemanget på samma sätt som du har för avsikt att göra på matchdagen. Detta hjälper dig att förstå de programvarukontroller som du kan behöva mixtra med, och kan även ge dig tid att åtgärda eventuella ljud- eller videoproblem som du kanske inte har tänkt på.

Gör själva evenemanget.

Och ha roligt när du gör det! Ditt virtuella öppet hus skiljer sig egentligen inte från ett personligt evenemang – det genomförs bara via video. Om du ska anordna flera evenemang, försök att lära dig av varje evenemang så att du kan utvecklas kontinuerligt.

Glöm inte bort uppföljningen.

När du har genomfört ditt virtuella öppet hus är det lätt att tro att ditt jobb är gjort. När allt kommer omkring kommer intresserade familjer att ta nästa steg och ansöka på egen hand, eller hur?

Sanningen är att nu när du har fått deras kontaktuppgifter och vet att de är åtminstone lite intresserade av din skola kan och bör du fortsätta att marknadsföra dig till dem och hjälpa dem att ansöka och i slutändan skriva in sig på din skola.

Ett enkelt sätt att göra detta är att skicka dem en serie e-postmeddelanden som svarar på vanliga frågor som du vet att föräldrar har om ansökningsprocessen. Du kan också skicka dem information om ekonomiskt stöd, viktiga tidsfrister, profiler av nuvarande elever eller andra meddelanden som lyfter fram det som gör din skola unik. Detta kan göras på ett personligt men ändå helt automatiserat sätt med en plattform som HubSpot, vilket begränsar bördan för ditt team.

Direkta, personliga telefoninsatser från ditt antagningsteam kan säkert inte heller skada. Överväg att ringa för att bekräfta att de inte hade några frågor och för att få veta vad de tyckte om evenemanget. Ett personligt 1-1 e-postmeddelande kan också skickas som en uppföljning.

För att få det att hända

Det är uppenbart att ett effektivt virtuellt öppet hus kräver att man jonglerar med många rörliga delar. Om du använder flera olika system och verktyg för att hantera din databas, bygga din tratt och samordna ditt uppsökande arbete är det förståeligt att du kan känna dig överväldigad. Den goda nyheten är att du kan göra uppgiften (och ditt liv) mycket enklare genom att implementera ett enda integrerat verktyg som kan utföra alla dessa steg.

Här på Pepperland rekommenderar vi verktyget HubSpot, som du kan använda för att:

• Hantera din databas med kontakter och leads
• Bygg formulär för att fånga upp leads genom hela tratten
• Utforma och bygga landningssidor med hög konverteringsgrad, tacksidor, och CTA:er
• Skapa och skicka e-postmeddelanden för marknadsföring och lead nurturing
• Hantera dina Facebook- och Instagram-annonser
• Gör analyser i realtid av alla dina marknadsföringsinsatser för att se vad som fungerar
• Och mycket mer

Då HubSpot är integrerat med Zoom är verktyget särskilt användbart för alla som funderar på att ha virtuella öppna hus, webbseminarier eller andra evenemang på distans.

Det bästa av allt är att genom att använda arbetsflöden och sekvenser för e-post är det möjligt att automatisera en stor del av kommunikationen på baksidan, vilket innebär att även om du är ett enmans- eller kommunikationsteam för registrering eller kommunikation kan du känna dig säker på din förmåga att genomföra ett virtuellt öppet hus.

Förbered din skola för framtidens inskrivning

Men även om ett virtuellt öppet hus aldrig helt kommer att ersätta det värde som en potentiell förälder eller student får genom att faktiskt besöka din skola och se den personligen, så är det en viktig del för att nå dina inskrivningsmål för 2020 och framåt att ta till sig dem och andra virtuella antagningsevenemang.

Även när pandemin är över och saker och ting återgår till det ”normala” är det troligt att vissa föräldrar eller familjer föredrar ett virtuellt evenemang, eftersom de har vant sig vid dem. Om du lägger grunden nu kan du hjälpa dig att möta den framtida efterfrågan och skilja din skola från andra i ditt område.

Det kan tyckas överväldigande, men du kan göra det – så länge du har modet att pröva något nytt och en plan för att få det att hända.

Är du intresserad av att komma igång med att anordna ditt första virtuella öppet hus? Vi pratar gärna om hur vi kan hjälpa dig. Boka in lite tid för att få veta mer.