De sista två månaderna av året är hektiska nog för de flesta som skapar evenemang. Lägg till ”ideell” till din titel och du har fått ett extra lager av stress. Nu är det dags för din organisation att göra en inventering av sina insamlingsmål och hur man bäst kan uppfylla dem om man inte når dem.

Om du har ett sista insamlingsevenemang i november eller december måste du konkurrera med alla andra fester, insamlingar och jubileumsevenemang som äger rum under den här tiden på året. Men du kan göra det med en vattentät plan – och börja med den här guiden.

Läs vidare för att upptäcka 10 bästa metoder för att samla in pengar vid ideella evenemang.

Hitta ett evenemangsformat och ett tema som lockar givare

Människor är glada över att stödja en sak, men de vill också ha roligt. Kom ihåg: ”Samla in pengar” är inte ett tema – ”singelkväll för välgörenhet” är det. För att locka till dig givare ska du komma på en rolig, unik idé som de kommer att bli glada över att delta i (och återberätta på sina sociala medier).

Tip: Få igång din kreativitet med den här listan med 100 unika idéer för insamling av pengar.

Sätt upp en realistisk evenemangsbudget

Du kommer att behöva samla in pengar utöver den summa som du kommer att spendera. En budget hjälper dig att hålla dina kostnader i perspektiv och få mer för pengarna. Se till att den omfattar varje enskild detalj – från lokalen till catering och parkeringsvakter.

Lämna alltid lite utrymme i din budget för det oförutsägbara. Det är bättre att överträffa dina mål än att låta dem ätas upp av oförutsedda utgifter.

Tip:

Välj en plånboksvänlig plats

Vissa platser kan vara villiga att ge rabatt eller donera sitt utrymme för att bli förknippade med en god sak. Om du har någon flexibilitet med ditt datum kan det hjälpa till att säkra en lokal till en lägre kostnad. Tänk dock på att din plats ska ge ditt evenemang en känsla av stil.

Tip: Använd den här listan med frågor för att granska din plats innan du skriver under ett kontrakt.

Finn sponsorer för välgörenhetsevenemang

Sponsring är en miljardindustri. Om du kan få en del av den kakan kan mer av de pengar som din ideella organisation samlar in användas till välgörande ändamål i stället för till catering.

Samarbete är inte filantropi, även om det kan låta hjärtlöst. Och det är definitivt inte samma sak som reklam. Kloka sponsorer förväntar sig att du använder ditt evenemangs personliga inflytande för att ge dem en varm introduktion till din evenemangspublik.

Om du vill bygga upp en strategisk relation med sponsorer måste du lära känna dina deltagare bättre och hur ditt evenemang kan hjälpa dem att nå sina specifika affärsmål. Ju mer du kan bevisa att deltagarna på ditt evenemang är deras målmarknad, desto mer intäkter kan du generera från sponsorer.

Tip:

Sälj biljetter och registreringar online

Förbättringar inom evenemangsteknik har gjort det lättare för människor att hitta evenemang och köpa en biljett eller registrering. Samma sak gäller för din insamling – utan en evenemangswebbplats och registreringsprocess online, särskilt en som är mobiloptimerad, går du miste om deltagare – och pengar.

Om du inte har en biljett- eller registreringspartner, se till att välja en som ger dig och din personal värdefulla insikter om deltagare och givare. Eventbrite tillhandahåller till exempel verktyg för att spåra biljettförsäljning och donationer i realtid från vilken enhet som helst. Med dessa rapporter och data till hands kan du få mer tillbaka för pengarna.

Tip:

Promota din insamling på webben

För ett välgörenhetsevenemang eller en insamling är det viktigt att sprida ordet – det påverkar direkt din förmåga att nå dina mål. Traditionella modeller inkluderar postade inbjudningar, telefonbanker och direktreklam. Idag finns det dock många digitala alternativ som du också måste använda, bland annat:

• E-postmarknadsföring: I varje skede av försäljningslivscykeln bör du utnyttja din e-postdatabas för att dela med dig av en inbjudan, rabatt eller en smygtitt på ditt evenemang – och få dina befintliga deltagare att känna sig speciella. Läs de här tipsen för att skicka bättre e-postmeddelanden.
• Reklam i sociala medier: Sociala nätverk som Facebook och LinkedIn har kraftfulla verktyg som gör att du kan skicka riktade kampanjer till rätt målgrupp. Men sprid inte ut dig för mycket. Gör det här snabba testet för att ta reda på vilka sociala nätverk som är vettiga för dina ideella evenemang.
• Sajter för upptäckt av evenemang: De flesta evenemangsbesökare har webbplatser för upptäckt av evenemang som de förlitar sig på för att planera. Och om du använder Eventbrite kan du automatiskt distribuera dina evenemang på upptäcktswebbplatser över hela webben. Dessa inkluderar Bandsintown, Goldstar, Songkick, Eventful – och naturligtvis Facebook Events.

Tip: Ta dina färdigheter till nästa nivå med vår kurs och certifiering i evenemangsmarknadsföring.

Använda din gemenskap för att samla in pengar

Använder du dig av din gemenskap av supportrar för att samla in pengar? Med CrowdRise kan du till exempel låta biljettköpare skapa egna insamlingssidor för att stödja din sak. Plötsligt är deras nätverk en ny målgrupp för insamling av pengar för din sak.

Tip: Ge incitament för att dela din sak på sociala medier med en biljett som du ger bort.

Rekrytera, utbilda och hantera dina volontärer

Vilket lyckat välgörenhetsevenemang drivs inte med hjälp av volontärernas entusiasm och stöd? Det bästa stället att leta efter volontärer är bland deltagarna, inklusive personer som finns med på din sändlista eller som har registrerat sig tidigare. Du kan också skicka ut en uppmaning till ditt nätverk att söka volontärer.

Det är viktigt att välja pålitliga volontärer – du vet, de som dyker upp och inte ger givarna en anledning att klaga på Twitter. Använd de här tre taktikerna för att sortera bort opålitliga volontärer och se till att dina ansträngningar lönar sig.

• Förkvalificera volontärer: Se till att du inte bara hittar personer som vill bli volontärer, utan även personer som faktiskt kan utföra jobbet. När de anmäler sig kan du fråga potentiella volontärer om vilka andra evenemang de har varit med som volontärer, vilken roll de hade och varför de vill arbeta som volontärer för ditt evenemang.
• Skapa ett introduktionsprogram: Oavsett om det sker personligen eller online, ge en översikt över vad volontärerna kan förvänta sig på evenemangsdagen och vad som förväntas av dem.
• Utse en ledare för volontärerna: Din volontärledare kommer att ansvara för att volontärerna får information om allt från logistik till teknik på plats. Planera in gott om tid för att utbilda volontärerna så att det inte uppstår någon förvirring eller stress i sista minuten på evenemangsdagen.

Tip:

Skapa ett tillgängligt evenemang

Eventtillgänglighet är inte bara en fråga om efterlevnad. Genom att göra ditt evenemang mer tillgängligt ökar du din räckvidd och får dina deltagare att känna sig välkomna. Viktigast av allt är att det skapar en miljö som präglas av integration, mångfald och positivitet – de perfekta ingredienserna för en ideell insamling.

Börja med att se till att ditt evenemang har tillräckligt med utrymme för personer som använder rullstol, hörselskadade, har synskador eller behöver plats för sina tjänstedjur. Se också till att använda tillgänglig skyltning med stora, läsbara typsnitt på flera olika höjder.

Tip:

Använd rätt evenemangsteknik för att samla in pengar

Att ha rätt teknik till hands kan göra en stor skillnad i planeringen, marknadsföringen och genomförandet av ditt evenemang.

Eventbrite, till exempel, ger ideella evenemang möjlighet till gratis verktyg som anpassade e-postinbjudningar, inbyggd social delning och riktade rekommendationer för evenemang. Och eftersom vi är PCI-kompatibla kan du samla in pengar på ett tryggt och säkert sätt.

Är du redo att få igång din insamling idag? Starta ditt nästa ideella evenemang med Eventbrite.