FreshBooks började som en faktureringslösning. Under årens lopp har det expanderat i omfattning och vuxit till en onlinebokföringstjänst för ensamföretagare och nystartade företag. Dess popularitet sträcker sig i många fall till små och medelstora företag (SMB). Webbplatsen genomgick en stor uppdatering för några år sedan, och många funktioner i FreshBooks ”Classic” lämnades kvar, även om de fortsätter att återinföras. Detta nya FreshBooks är det bästa valet för de minsta företagen på grund av dess exceptionella användbarhet och estetiska egenskaper – och dess smarta urval av funktioner. Det är vårt val av Editors’ Choice i kategorin frilansare.

Hur mycket kostar FreshBooks?

FreshBooks finns tillgängligt för 15 dollar per månad för Lite-planen, som låter dig fakturera upp till fem kunder. För 25 dollar per månad kan du fakturera 50 kunder med Plus-planen och för 50 dollar per månad kan du fakturera så många som 500 kunder med Premium-planen (vissa kunder har bett om en nivå mellan Plus och Premium för att kunna fakturera mellan 50 och 500 kunder).

Anpassade priser är tillgängliga över denna nivå. Förutom antalet kunder som betjänas erbjuder alla planer samma funktioner (även om vissa läggs till mellan nivåerna), och du kan också njuta av en 30-dagars gratis provperiod på alla nivåer. FreshBooks är dyrt jämfört med de kostnadsfria Wave och Sunrise, men dess användbarhet och tätt fokuserade funktioner gör det värt kostnaden.

Old FreshBooks and New

FreshBooks webbplats har genomgått några mycket stora förändringar. Det viktigaste är att FreshBooks nu följer reglerna för dubbel bokföring, den branschstandardiserade bokföringsmetod som revisorer och andra webbplatser för redovisning av småföretag använder.

Hur påverkar den här ändringen hur du använder FreshBooks? För det mesta gör den det inte. Du utför fortfarande aktiviteter som att skapa fakturor, spåra tid och ta emot betalningar på samma sätt som du alltid har gjort. Men dina bokföringsposter har fått en ny, solid ram som ger en mer strukturerad bokföring och bättre insyn i din ekonomi. FreshBooks har nu en kontoplan och huvudbok, två nya konton, Övriga intäkter och Kostnad för sålda varor (COGS), bankavstämning och ytterligare två finansiella standardrapporter (provbalans och balansräkning).

FreshBooks har fortfarande inte införlivat alla verktyg som finns i FreshBooks Classic, men i år har man tagit med sig ett stort verktyg: inventariespårning. Man har också lagt till en ny användarroll (manager), automatisk milspårning i iOS-appen och checkout-länkar (kunder kan göra betalningar utan att bli fakturerade). Entreprenörer kan spåra sin egen tid och chefer har större kontroll över rapporter. Det finns två nya flikar i Projekt: Fakturor och Utgifter. FreshBooks har också lagt till många förbättringar av fakturor och det övergripande arbetsflödet. Det finns till exempel en ny flik för förhandsgranskning. Fakturor visar nu icke fakturerad tid och utgifter. Kundmeddelandet är anpassningsbart och kunderna kan också göra delbetalningar. FreshBooks har gjort fler förbättringar (både stora och små) av sin tjänst än någon annan webbplats jag granskat.

Ett effektivt användargränssnitt

FreshBooks har också förbättrat sin onboardingprocess. Den ställer först några grundläggande frågor om ditt företag (t.ex. vad du gör och hur du fakturerar). Du anger dina kontaktuppgifter och uppmuntras att bjuda in dina teammedlemmar att skapa konton. Sedan släpper Freshbooks in dig på huvudsidan, där du ser en ruta med tre inställningssteg. Ett av dessa är att anpassa dina fakturor (alternativen är begränsade till två mallar, logotyp, bakgrundsfärg och två typsnitt). Jag hade lite problem med att lägga till min logotyp. De flesta webbplatser ber bara om en grafikfil och placerar logotypen på försäljningsformuläret. FreshBooks tar din fil och använder den för att fylla en avlång ruta. Så jag kunde bara inkludera en del av min logotyp.

När du stänger inställningsrutan hamnar du på webbplatsens instrumentpanel, utan ytterligare vägledning om hur du ska komma igång. Wave och Xero erbjuder mycket bättre onboarding-verktyg som guidar dig genom många inställningssteg.

Dashboardet ger dig en snabb överblick över ditt företags ekonomiska status. Det finns fem diagram. Utestående intäkter talar om för dig vem som är skyldig dig pengar och vem som ligger efter med betalningarna. Total vinst ger dig förstås en realtidssiffra för din nuvarande vinst eller förlust. Du kan ändra datumintervallet för den här grafiken. Utgifter visar dina utgifter per kategori. FreshBooks lade till ytterligare två förra året: Intäktsströmmar och Ej fakturerad tid.

Länkar till support och till en sida som beskriver vad som är nytt i FreshBooks visas i nedre högra hörnet. Länkar uppe till höger tar dig till sidor där du kan bjuda in teammedlemmar (inklusive en revisor) på olika behörighetsnivåer och skapa nya poster och transaktioner. Tyvärr måste du scrolla mycket för att se diagrammen, och det finns ingen att-göra-lista, som i GoDaddy Bookkeeping.

En vertikal ruta till vänster om instrumentpanelen visar navigeringslänkar till verktygets kärnområden: Dashboard, Klienter, Fakturor, Betalningar, Utgifter, Skattningar, Tidsuppföljning, Projekt, Mitt team, Integrationer, Rapporter, Redovisning och Tilläggsmoduler. Klicka på länken ovanför den här listan, bredvid ditt företagsnamn, så öppnas en lista över webbplatsens inställningar. Här kan du till exempel lägga till ytterligare företag, kontakta supporten, skapa poster för artiklar och tjänster och integrera appar från tredje part (det finns över 100 stycken nu).

Du kan också ställa in två anslutningar som är viktiga för FreshBooks verksamhet. Om du anger dina inloggningsuppgifter för finansinstitut där du har konton, ansluter FreshBooks till deras webbplatser och importerar dina kontotransaktioner. Och genom att registrera dig för FreshBooks Payments eller Stripe kan du börja ta emot kreditkort. Slutligen tar den lilla klockikonen uppe till vänster dig till uppdateringar om dina kunder, teammedlemmar och andra affärsfrågor.

Samt sett har FreshBooks den enklaste, mest intuitiva och mest attraktiva skärmvisningen av alla de tjänster som jag har granskat nyligen. Den är lättare att läsa vid ett ögonkast än till exempel Kashoo. Det kan dock ta ett tag för en användare av det gamla FreshBooksgränssnittet att orientera sig. Som tur är erbjuder FreshBooks gott om vägledning, inklusive en sökbar hjälpdatabas samt e-post- och telefonsupport.

Skapa fakturor i FreshBooks

Klicka på fliken Fakturor i verktygsfältet för att öppna en skärm som talar om allt du behöver veta om statusen på dina fordringar (även om webbplatsen inte använder den bokföringstermen). När fliken ”från mig” är markerad (”till mig” öppnar en sida för fakturor som du har fått från andra FreshBooksanvändare) ser du beloppen för fakturor som är försenade, utestående och i utkaststadiet. Nedan finns länkar till dina senast uppdaterade fakturor. En lista över alla fakturor och återkommande mallar visas längst ner.

FreshBooks fakturasida innehåller mycket information om dina senaste och historiska fakturor.

FreshBooks har stöd för ytterligare två typer av transaktioner: uppskattningar och förslag, som båda kan konverteras till fakturor. Ett förslag är en mycket mer detaljerad version av en uppskattning som kan undertecknas av kunden vid godkännande (FreshBooks tillåter elektroniska signaturer). Det kan innehålla beskrivande text och tabeller och kan omfatta flera sidor. Inga konkurrerande verktyg erbjuder ett så avancerat alternativ. Nytt sedan vår senaste granskning är möjligheten att skapa förskottsfakturor, som du kan använda när du upprättar en pågående affärsrelation med en kund som kan kräva mer komplex fakturering.

För att komma igång här klickar du på Ny faktura. En fakturamall öppnas med dina kontaktuppgifter och din logotyp, det aktuella datumet och förfallodatumet samt ett fakturanummer ifyllda. Du fyller i resten genom att välja artiklar eller tjänster och ange kvantiteter. Om du redan har skapat momssatser ska rätt skattesats tilldelas. Du kan lägga till en rabatt, vilket många webbplatser tillåter. Men du kan också begära en handpenning och upprätta en betalningsplan. Det sistnämnda är unikt för FreshBooks. När den är klar kan du spara eller skicka den.

FreshBooks ger dig viss kontroll över utseendet på dina fakturor.

En invändning här: Det finns en liten sak: Avgifterna för FreshBooks är baserade på hur många kunder du anger som aktiva. Om du lägger till en ny klient under faktureringsprocessen och du tidigare hade fem aktiva klienter (vilket är den övre gränsen för den första prisnivån), kommer FreshBooks att fakturera dig till den högre kostnaden från och med nästa betalningsdatum.

Dina kunder kan göra betalningar till dig genom att använda FreshBooks egen betalningsfunktion (som faktiskt är en rebranding från betalningshanteringstjänsten WePay). Den kostar 2,9 procent plus 30 cent per transaktion, vilket i praktiken är branschstandard. Du kan också ta emot betalningar via Stripe.

FreshBooks gör dina vanligaste fakturainställningar tillgängliga för dig när du arbetar med en faktura.

Du kan också ställa in moms direkt från dina fakturor. Det finns en länk Lägg till skatter direkt under varje artikelpris. Klicka på den så öppnas ett litet fönster där du kan definiera flera försäljningsskatter. Du kan antingen kryssa i en ruta för att tillämpa dessa skatter på alla poster på fakturan eller tilldela dem individuellt. FreshBooks är inte direkt integrerat med en tjänst för försäljningsskatt som guldstandarden Avalara, men även utan detta hanterar det försäljningsskatter på samma sätt som de flesta konkurrenter gör. Rapporten Sales Tax Summary hjälper dig att fylla i eventuella nödvändiga relaterade rapporter.

Kontextkänsliga inställningar

När du arbetar med fakturor visar FreshBooks länkar till kontextkänsliga inställningar. Detta är unikt för FreshBooks. Andra verktyg har en gigantisk sektion på webbplatsen där du definierar alla inställningar. Denna kontextkänslighet är en fantastisk funktion som sparar tid och ständigt påminner dig om tillgängliga alternativ. Du kan till exempel byta till en annan fakturastil här. Du kan också se till att fakturan återkommer med bestämda intervall, antingen automatiskt eller manuellt, och ställa in onlinebetalningar. Ytterligare kontextkänsliga inställningar visas när du sparar en faktura.

Om du använder någon version av FreshBooks utom Lite kan du skicka påminnelser med bestämda intervall och ta ut förseningsavgifter, vilket är ovanligt i den här gruppen av verktyg. Du kan också öppna alla sparade fakturor på nytt och redigera den eller klicka på knappen Fler åtgärder för ytterligare uppgifter, t.ex. skicka blanketten via e-post, tillämpa en betalning eller skapa en PDF-fil. Du kan också visa fakturans historik.

Kontakter och utgifter i FreshBooks

När du skapar en ny kundpost i FreshBooks lämnar du i princip bara kontaktinformation. Men din klienthemsida kommer så småningom att fyllas med information. Klientposter visar deras kontakt som digitala visitkort av något slag. De innehåller fält för varje klients namn, postadresser, e-postadresser och telefonnummer. Ett diagram bredvid klientkortet visar hur mycket utestående intäkter som är kopplade till den klienten och delar upp dem i utkast till fakturor, tillgänglig kredit, ej fakturerad tid och ej fakturerade utgifter. Nedan finns en tabell som visar listor över fakturor, förskottsbetalningar, krediter, utgifter, uppskattningar, tidsredovisning, projekt och rapporter för den klienten. Du kan växla mellan dem genom att klicka på flikarna.

När du registrerar enskilda utgifter i FreshBooks kan du ändra vissa inställningar i farten och bifoga ett kvitto.

Klicka på fliken Relation högst upp på skärmen för att se en transaktionshistorik. Detta är en fantastisk, omfattande uppsättning skärmar som saknar motstycke i den här gruppen av webbplatser.

Om du har kopplat ett eller flera bankkonton till FreshBooks ser du en lista över de senaste transaktionerna när du klickar på fliken Utgifter i det vänstra vertikala fönstret. FreshBooks försöker automatiskt kategorisera dessa (med valmöjligheter som Professionella tjänster, Leveranser, Måltider & Underhållning, Personligt och så vidare) när de kommer in, men det lyckas inte alltid. Du måste träna den till en början genom att korrigera felaktiga kategorier, vilket du definitivt bör göra eftersom den här informationen är mycket viktig för användning i rapporter och skatter.

Oavsett om du lägger in en utgift manuellt eller redigerar en utgift som du har importerat kan du lägga till eller ändra en hel del detaljer. De fem senast uppdaterade utgifterna visas högst upp på skärmen Utgifter; de ser ut som remsor av kassaband. Enskilda utgiftsposter i listan nedan som innehåller fält för leverantör, kategori, datum, källa, kund/projekt/beskrivning och belopp/skatt/status. Du kan bifoga en fil, dra och släppa en kvittobild, markera utgiften som fakturerbar till en specifik kund, ändra valuta och ange den som kostnad för sålda varor (COGS). Ingen konkurrent i den här gruppen erbjuder så omfattande kostnadsredovisningar. Men FreshBooks uppskattar inte kvartalsvisa inkomstskattebetalningar, vilket Intuit QuickBooks Self-Employed och GoDaddy Bookkeeping gör.

Enkla projekthanteringsverktyg

FreshBooks erbjuder rikare projekthanteringsfunktioner än konkurrenterna. För att komma igång ger du ditt projekt ett namn och tilldelar teammedlemmar som administratörer, chefer, anställda eller entreprenörer (varje roll har sina egna åtkomstbegränsningar). Du kan tilldela det till en extern klient om du gör projektet åt någon annan, så att de kan samarbeta och faktureras samt ange en timbudget och ett slutdatum. Du har två faktureringsalternativ: per timme eller fast projektsats. Om du väljer timavgift kan du välja mellan en enda timavgift eller avgifter per teammedlem eller tjänst.

FreshBooks gör det möjligt för dig att noggrant dokumentera dina projekttimmar och utgifter. Den ger en detaljerad översikt över projektet.

För att specificera tjänsterna för ett projekt klickar du på knappen Lägg till tjänst och skriver ett beskrivande namn. FreshBooks lägger till varje tjänst i en lista över alla tjänster du har lagt till, som visas varje gång du skapar ett nytt projekt. När det är dags att börja lägga till tidsposter för projektet har du två alternativ: starta och stoppa en timer eller ange timmarna manuellt genom att fylla i fälten i ett litet fönster. Du kan också lägga till utgifter här och öronmärka både dem och tidsposter som fakturerbara.

Varje projekt har en egen hemsida, där du kan granska dina poster och lägga till fler, samt utbyta meddelanden med dina teammedlemmar.

Fakturamallarna innehåller inget fält för Projekt, men du kan naturligtvis fakturera kunderna för arbetade timmar och utgifter. När du väljer en klient i en faktura som har något av dessa poster visas de i listan som fälls ner. Klicka på Lägg till för att inkludera det på fakturan och ett nytt fönster öppnas som visar ej fakturerad tid och kostnader. Du kan välja vilka du vill inkludera och de visas som poster när du återvänder till fakturan. Både tidsbokningar och projekt kan automatiskt konverteras till fakturor.

FreshBooks mobilappar

FreshBooks erbjuder Android-appar och iOS-appar som i stort sett liknar varandra. Apparna är tillräckligt enkla att använda, men de erbjuder inte den exceptionella användarupplevelse som du får på huvudwebbplatsen. De är ganska enkla. FreshBooks-appen öppnas till en instrumentpanel som innehåller tre viktiga diagram: Outstanding Revenue, Total Profit och Total Spending. Ikoner längst ner på skärmen tar dig till verktygets arbetsområden, där du kan visa, lägga till och redigera data som finns i fakturor, utgifter, tidsuppföljning, uppskattningar och kundregister. Det finns mycket du inte kan göra i mobilapparna, som att arbeta med projekt och rapporter, men du kan få tillgång till webbplatsens kärnfunktioner som du troligen kommer att använda utanför kontoret.

Du kan inte göra allt i FreshBooks mobilappar som du kan göra i webbläsaren, men du kan lägga till, visa och redigera viktiga data.

IOS-appen har en ny funktion som jag bara har sett i apparna QuickBooks Online och QuickBooks Self-Employed: automatisk kilometerräkning. Du kör appen med lokaliseringstjänster aktiverade och FreshBooks spårar din körsträcka när du kör. Du kan registrera resor som personliga eller affärsresor och gå tillbaka och lägga till resor om du har missat en.

Reclaiming the Prize

Om du aldrig har använt FreshBooks tidigare bör du inte ha några större problem med att lära dig hur den nuvarande versionen fungerar. FreshBooks design är exceptionell och navigeringsverktygen är intuitiva. Vi rekommenderar dock att du kollar med företaget innan du byter från FreshBooks Classic för att försäkra dig om att dina nödvändiga funktioner finns där.

Freelancers som hoppas kunna hantera sina pengar på ett skickligt sätt behöver de bästa verktygen för fakturering och tidsuppföljning, utgiftshantering och kundregister samt rapportering som finns tillgängliga. De måste snabbt kunna gå in och ut från webbplatsen för att utföra sitt arbete, och det skadar inte om webbplatsens användargränssnitt och navigeringsverktyg också är bäst i klassen. FreshBooks erbjuder allt detta och mer därtill. Det är återigen vår vinnare i Editors’ Choice för redovisning för ensamföretagare, frilansare och mycket små företag.

Samtidigt som FreshBooks är ett exceptionellt val för frilansare och oberoende entreprenörer saknar det en hel del funktioner som större, mer komplexa företag behöver. Intuit QuickBooks Online vinner vår redaktörs val för onlinebokföring för småföretag.

Medans du funderar över din pengasituation kanske du också vill ta en titt på våra artiklar om de bästa tjänsterna för privatekonomi och den bästa skatteförberedande programvaran.