Hur påverkar ändringar i skattelagstiftningen körkostnader?

Denna artikel har uppdaterats för att inkludera information om de senaste ändringarna i skattelagstiftningen – 2017 Tax Cuts and Jobs Act.

Den viktigaste ändringen som påverkar anställda som kör i affärssyfte är avskaffandet av avdragsrätten för icke ersatta utgifter för anställdas affärskostnader. Tidigare kunde du dra av alla körkostnader som inte betalades av din arbetsgivare på din personliga skattedeklaration. Från och med skatteåret 2018 till och med skatteåret 2025 kan anställda inte dra av dessa utgifter på schema A.

Är pendlingssträckor avdragsgilla?

Q: Jag var en oberoende entreprenör förra året. Jag reste för att hämta min son, som arbetade på jobbet tillsammans med mig. Kan jag göra avdrag för milkostnaden för att hämta och lämna honom som en milkostnad?

A: Nej, du kan inte göra avdrag för milkostnader för att hämta din son som arbetar för dig. Avståndet mellan hemmet och arbetet betraktas som pendling. Alla måste ta sig till jobbet, så skatteverket betraktar inte dessa utgifter som företagskostnader. Om du bestämmer dig för att du vill åka långa sträckor varje dag för att pendla, eller om du vill göra ett undantag för att hämta en kollega, är det fortfarande pendling så länge du är hemma varje kväll.

Kan jag dra av resekilometer som reklam?

Q: Om jag sätter mitt företags logotyp på min bil, kan jag då dra av mina resekilometer som reklam?

A: Nej, en företagslogotyp på din bil gör den inte till ett företagsfordon.

Reklamutgiften i detta exempel är kostnaden för att sätta logotypen på bilen. Att köra runt med bilen är inte reklam, det är bara körning. IRS säger: ”Att sätta utställningsmaterial som gör reklam för ditt företag på din bil ändrar inte användningen av din bil från personligt bruk till affärsmässigt bruk.”

Är mil från ett hemmabaserat företag avdragsgillt?

Q: Om jag arbetar hemifrån som en oberoende entreprenör, kan jag då göra avdrag för milkostnader till arbetsplatser och hem igen? Kan jag dra av resor till banken och postkontoret? Vad händer om jag gör affärsrelaterade resor från mitt hemkontor och även stannar till för att göra personliga ärenden?

A: Om ditt hem är ditt skattemässiga hem (enligt skattemyndighetens definition) kan du dra av kostnaden för att köra från ditt hem till affärslokaler (t.ex. en kunds kontor eller en butik för kontorsmaterial) som en affärsutgift. Ditt skattehem är den plats där du regelbundet bedriver verksamhet. Det kan vara ditt familjehem om du gör affärer i ett visst område av ditt hem.

Ja, dina körsträckor till arbetsplatser och tillbaka är företagsmil som måste styrkas med skriftlig dokumentation om vart du åkte och hur många företagsmil du reste. Resor till banken och postkontoret räknas också som affärskilometer om de är dokumenterade.

Företagsändamålet ska vara anledningen till resan och du måste ha utmärkta uppgifter om ändamålet för att kunna dokumentera avdraget. Du måste skilja på privat körning och affärskörning genom att föra samtidiga anteckningar (vid tidpunkten för händelsen). För varje affärsresa måste du visa på affärssyfte.

Slutresultatet av dina anteckningar bör vara affärsmil för året (med en skriftlig loggbok som säkerhetskopia) och det totala antalet mil som du körde under året. För att dokumentera dina totala körda mil ska du mäta din vägmätare i början och slutet av året. IRS tittar ofta på mätarställningen på bilreparationsräkningar för att se om din totala körsträcka är rimlig.

Vad ska jag använda – standardavdrag eller faktiska kostnader?

Q: Hur vet jag om jag ska göra standardavdraget eller använda faktiska utgifter?

A: Du bör prova både standardavdraget för mil och metoden för faktiska utgifter för att se vilken metod som ger dig det största avdraget. Ju större avdrag du har rätt till, desto mer sparar du i skatt.

För metoden med faktiska kostnader fastställer du företagets användningsprocent baserat på de dokumenterade affärskilometrarna dividerat med de totala affärskilometrarna som körts under året. Tillämpa denna procentsats på faktiska kostnader för att äga och driva fordonet; inklusive bensin, olja, däck, underhåll och reparationer, försäkringar, reparationer, försäkringar, registreringsavgifter och licenser, biltvättar, leasingavgifter eller avskrivning om du äger bilen.

För standardmilsatsen multiplicerar du de totala företagsmilerna med standardmilsatsen för året.

Det finns vissa begränsningar för användningen av dessa två metoder. Om du vill använda standardavdraget måste du använda det under det första året, sedan kan du välja endera metoden under senare år. Om du leasar bilen och använder standardavdraget det första året måste du använda det under hela leasingperioden.

För att använda standardkilometeravdraget måste du äga eller leasa bilen och:

• Du kan inte använda den för flottverksamhet (fem eller fler bilar samtidigt)
• Du måste använda den linjära avskrivningsmetoden om du vill skriva av bilen
• Du kan göra anspråk på det särskilda avskrivningsbidraget eller ett avsnitt 179-avdrag, och
• Du kan inte göra anspråk på faktiska utgifter efter 1997 för en bil du leasar.

Är uppskattningar godtagbara?

Q: Jag körde ungefär 8 000 mil förra året för mitt hemföretag. Jag har några kvitton, men jag loggade inte alla mil. Är en uppskattning okej? Kan jag fortfarande göra avdraget om jag inte har all information som styrker det?

A: Nej, uppskattade körsträckor får inte användas som stöd för avdrag för körsträckor.

Här är ett exempel på vad som kan hända om du uppskattar:

Skattedomstolen avvisade bilkostnader 2009 för ägaren till ett fastighetsmäklarföretag och hennes anställde i Engle v. Commissioner. Skattebetalarna medgav att deras rapporterade kilometerbelopp var uppskattningar. I ett summariskt yttrande ansåg domstolen att skattebetalarna på grund av bristande underlag inte hade rätt till bilavdrag.

Om, som i detta fall, dina avdrag inte godkänns kan ditt företag bli föremål för böter och straffavgifter för för låg skattebetalning.

Kan jag dra av milkostnader för en bil som inte är en tjänstebil?

Q: Jag använder min mammas bil för mina körningar i tjänsten. Jag betalar bensin, underhåll och försäkring. Kan jag dra av användningen av bilen som en företagskostnad?

A: Du kan dra av de faktiska kostnader som du betalar och så länge du för samtida (vid tidpunkten) bokföring över dessa kostnader. Du måste ha bevis för att du betalar bensin, underhåll och försäkring och du behöver omfattande bokföring för att styrka din företagsanvändning. Se till att du tar bort din personliga användning och din mammas personliga användning; endast din affärsmässiga användning är avdragsgill.

Samtidigt som du kan göra avdrag för körsträckor på en bil som du inte äger, kan du inte skriva av fordonet som en affärsmässig kostnad.

Vad händer om jag inte använder min bil särskilt mycket i tjänsten?

Q: Jag använder min privata bil för mitt företag, men jag arbetar hemifrån och använder den inte så mycket. Kan jag fortfarande dra av milkostnader och skriva av bilen?

A: Om du använder din bil till 50 procent eller mindre i affärssyfte kan du fortfarande dra av standardkilometerkostnader eller faktiska kostnader, baserat på din procentuella användning av bilen i affärssyfte.

För avskrivning gäller särskilda regler om du inte använder bilen 50 % eller mindre i affärssyfte:

• Du kan inte ta ut ett avdrag enligt avsnitt 179 eller ett särskilt avskrivningsbidrag
• Du måste beräkna avskrivningen med hjälp av den linjära metoden över fem år.

Vad händer om jag leasar en bil för mitt företag?

Q: Jag har bestämt mig för att leasa en bil till mitt företag. Kan jag fortfarande dra av milkostnader och skriva av bilen?

A: Om du har en leasad bil kan du fortfarande använda antingen standardmiljoner eller den faktiska metoden för att beräkna dina avdragsgilla körkostnader. Om du använder den faktiska metoden kan du dra av den del av leasingavgifterna som avser användning av bilen i ditt företag.

Det finns några särskilda komplicerade regler för att beräkna avskrivningar och värdet av det leasade fordonet (”inkluderande belopp”). Se IRS Publication 463 och prata med din skatteexpert innan du försöker inkludera kostnaderna för detta fordon i din företagsskattedeklaration.

Hälsosynpunkt: Den information som tillhandahålls här är endast avsedd som allmän information; den är inte avsedd att vara skatte- eller juridisk rådgivning. Varje företagssituation är specifik; prata med din skatteexpert innan du förbereder din företagsskattedeklaration.