Detta är ett viktigt inlägg. Det vet du eftersom det innehåller onödiga versaler.

Detta är förbannelsen av slumpmässig kapitalisering, missbruket av versaler för att få saker och ting att framstå som viktigare än de är.

Vissa saker är tänkta att vara slumpmässiga, till exempel handlingar av vänlighet och de vinnande numren på lotto. Kapitalisering bör aldrig vara slumpmässig. Slumpmässig versalskrivning tvingar läsarna att stanna upp ett mikromoment för att gissa varför ett visst ord är versalt och sedan, när de inser att det inte borde vara det, justera nedåt sin uppfattning om skribenten och vad han eller hon försöker säga.

Grammatiken har strikta regler för när och vad man ska versalskriva, men dessa regler ignoreras ofta i dåligt affärsskrivande. Resultatet blir en text som ser ut som självständighetsförklaringen (”. . . . att de av sin skapare har utrustats med vissa oförytterliga rättigheter, bland dessa finns liv, frihet och strävan efter lycka.”) eller en Nalle Puh-bok (”’Om jag vet något om något så betyder det hålet kanin, sa han, och kanin betyder sällskap, sa han, och sällskap betyder mat och att lyssna på mig och humma och liknande’.”)

Ingen av de båda stilarna passar bra för kvartalsrapporten.

Varför gör folk det? För att de tror att stora bokstäver är lika med betydelse. Andra, som är tveksamma och osäkra på reglerna, använder sig av stor bokstavsbeteckning som standard. Egentligen skulle de oftare ha rätt om de valde små bokstäver.

Så, en snabb sammanfattning av grunderna för när och vad som ska skrivas med versaler (med de sedvanliga förbehållen att det finns undantag för varje regel och att jag inte tar upp alla situationer, utan bara de som uppstår mest frekvent i affärsmässigt skrivande.):

1. Egentliga substantiv – I allmänhet ska du skriva stor bokstavsbeteckningar för personer, platser och saker.

Fel: Groucho Marx var en komiker som gjorde filmer i Hollywood, bland annat ”Duck Soup”. Han var en pionjär inom nihilistisk humor.

Rätt: Groucho Marx var en komiker som gjorde filmer i Hollywood, bland annat ”Duck Soup”. Han var en pionjär inom nihilistisk humor.

Groucho Marx, Hollywood och ”Duck Soup” skrivs alltid med versaler eftersom de är egennamn på en person, plats respektive sak. Orden ”komiker”, ”pionjär” och ”nihilistisk humor” skrivs med små bokstäver eftersom de är olämpliga eller vanliga substantiv som beskriver allmänna saker.

Fel: Den nya kampanjen bör leda till större marknadsandelar.

Korrekt: Den nya kampanjen bör resultera i större marknadsandelar.

Kampanj och marknadsandel är vanliga substantiv och behöver inte skrivas med stor bokstavsbeteckning.

Också adjektiv som härleds från egentliga substantiv ska skrivas med stor bokstavsbeteckning, t.ex. ”en Shakespearedramatisk tragedi” och ”en freudiansk glidning”.

2. Titlar – Skriv titlar med versaler när de kommer före ett namn, men inte efter: Avdelningschef Rufus T. Firefly, inte Rufus T. Firefly, avdelningschef. Och yrken är inte titlar, så skriv dem inte med versaler. Skriv inte mjukvaruutvecklare Margaret Dumont, utan skriv mjukvaruutvecklare Margaret Dumont.

Skriv inte stor bokstavsbeteckning på en titel om den inte används tillsammans med titelinnehavarens namn, till exempel ordförande, president eller professor. De flesta biografier för chefer är fulla av dåliga exempel: Från 2008 till 2011 var Otis B. Driftwood Director of R&D på Acme Corp. Han lämnade företaget för att bli professor i biologi vid Huxley University.

Knepigt undantag I – Skriv inte en titel med versaler före ett namn om det finns ett kommatecken däremellan, t.ex. december månads försäljare, Jeffrey Spaulding, vägrar att lämna över sin reserverade parkeringsplats till månadens vinnare.

Knepigt undantag II – Skriv titlar som ersätter någons förnamn med versaler: General Grant, professor Wagstaff.

3. Avdelningar etc. – Det är okej att skriva med versaler när man hänvisar till en specifik avdelning eller officiell enhet: Human Resources har beordrat försäljningen att sluta upp med att starta vattenpistolslagsmål med andra avdelningar. De stora bokstäverna innebär att skribenten hänvisar till specifika avdelningar. Skriv inte försäljning med versaler när du hänvisar till något allmänt, dvs. om försäljningen ökar i år har vi råd med nya Super Soakers.

4. Citat – Skriv det första ordet i ett citat med versaler om det inleder en hel mening, men inte om de citerade orden bara är en del av en mening.

Korrekt: Vicepresident Lionel Q. Deveraux sade: ”En Super Soaker-attack till och jag kommer att slå till mot försäljningen.”

Också korrekt: ”En Super Soaker-attack till och jag kommer att slå till mot försäljningen: Vice ordförande Lionel Q. Deveraux sa att en till Super Soaker-attack och han kommer att ”slå ner hammaren” på försäljningen.

Håll i minnet att det är helt okej att skriva en mening som har en enda stor bokstav i början. Det finns inget pris för ytterligare stora bokstäver och ett meddelande blir inte viktigare i förhållande till antalet stora bokstäver.

Håll detta i minnet eftersom det är mycket viktigt.