Löneskatt är en av de minst roliga aktiviteterna för alla företag med anställda. Men skatter är ett faktum i dag, så det är bäst att bara betala skatterna. Men vilka löneskatter måste betalas och när?

I den här artikeln går jag igenom några av dina viktigaste ansvarsområden när det gäller löneskatter, inklusive källsortering av federala inkomstskatter och socialförsäkringsskatter/Medicare-skatter, att skicka dessa skatter till IRS och att betala andra anställningsskatter, som arbetslöshetsskatt.

Vad är löneskatter?

Löneskatter (är de skatter som du måste ta hänsyn till när du betalar anställda, så de beror på din lönesumma. Vissa av dessa skatter dras från de anställdas löner och andra är ditt ansvar som arbetsgivare. Termen ”källsortering” innebär att du drar av dessa betalningar från de anställdas löner, baserat på lagar och förordningar som kräver att dessa betalningar ska göras.

Dessa skatter inkluderar:

• Hålla inne federala, statliga och lokala inkomstskatter från de anställdas lönecheckar
• Hålla inne FICA-skatter från de anställdas lönecheckar och betala lika mycket som arbetsgivare.
• Inbetalning av arbetslöshetsskatter baserat på de anställdas löner.
• Inbetalning av belopp till delstatliga och federala arbetskassor, baserat på de anställdas löner.

Om du skulle undra så är termerna ”löneskatter” och ”arbetsgivaravgifter” i princip samma sak. IRS använder termen ”employment taxes”.

Ditt företags ansvar för löneskatter

Som företag med anställda har du vissa viktiga ansvarsområden när det gäller löneskatter.

Ditt ansvar för att hålla inne, rapportera och betala dessa löneskatter är fastställt i lag. Att inte betala dessa skatter kan leda till extrema böter och straff.

Att ha en förståelse för dessa ansvarsområden hjälper dig att se till att du följer lagen. Alla arbetsgivare måste:

• Samla in information från anställda på ett W-4-formulär när den anställde anställs, så att du kan hålla inne federal inkomstskatt enligt den anställdes anvisningar. Det är inte ditt ansvar som arbetsgivare att se till att den anställde får det ”korrekta” beloppet innehållet.
• Indra (ta ut) lämpliga skatter från de anställda. Dessa skatter omfattar de federala, statliga och lokala inkomstskatter som de anställda måste betala, FICA-skatter som innehålls från de anställda och som även betalas av dig som arbetsgivare. Du som arbetsgivare måste innehålla de inkomstskatter som den anställde har angivit i en W-4-blankett; FICA-skatterna dras som en procentsats av bruttolönen.
• Avsätt medel för dessa löneskatter, inklusive både arbetsgivarens och den anställdes andelar av socialförsäkringen/Medicare samt arbetsgivarens skulder för arbetslöshetsskatter och ersättning till arbetstagare. Dessa medel kallas trustfondskatter, vilket innebär att de hålls i trust tills de måste betalas.
• Betala skatterna till lämplig myndighet. Detta omfattar både arbetstagarskatter och arbetsgivarskatter. Till exempel kommer du att betala både den federala inkomstskattens källskatt och Social Security/Medicare-beloppen till IRS. Du måste också betala de FICA-skatter som du samlat in från de anställda, tillsammans med din egen del av FICA-skatterna som arbetsgivare.
• Rapportera skatt som du är skyldig till lämpliga myndigheter och till de anställda, i enlighet med vad som anges i lagen. Dessa rapporter omfattar formulär 941 – Employer’s Quarterly Wage and Tax Report och formulär 940 – Unemployment Tax Report.
• Förmedla andra rapporter till federala, statliga och lokala myndigheter som krävs. Du måste till exempel rapportera anställningsstatus för alla nyanställda.

Personligt ansvar för löneskatter

Att ha ett företag, även ett aktiebolag, befriar inte företagets anställda, chefer eller ägare från personligt ansvar om löneskatter inte betalas. Om du till exempel är ett LLC med en enda medlem är du den enda ägaren av företaget och du har ett personligt ansvar för dessa skatter. Du som ägare är fortfarande ansvarig.

Om ditt företag är ett företag ges det personliga ansvaret vanligtvis till en av de högsta cheferna, som har till uppgift att se till att betalningar och rapporter skickas i tid.

Sanktioner vid utebliven betalning av löneskatter

Institutionen IRS säger:

Arbetsgivare som inte följer lagen om skatt på arbete kan bli föremål för straffrättsliga och civilrättsliga påföljder för uppsåtlig underlåtenhet att betala skatt på arbete.

Böter och påföljder för underlåtenhet att rapportera och lämna in uppgifter är branta, även om underlåtenheten inte bedöms vara uppsåtlig.

Hur du ser till att du uppfyller dina skyldigheter när det gäller löneskatt

Det bästa sättet att se till att löneskatterna innehålls, redovisas, rapporteras och betalas är att inrätta ett system som fungerar automatiskt.

För det första ska du inrätta ett separat bankkonto för löner, så att du kan hålla lönerelaterade betalningar och inkomster åtskilda från din allmänna affärsredovisning.

Finn någon som kan sköta din lönebokföring:

• Använd programvara för lönebokföring. De flesta företagsekonomiska redovisningssystem har ett tilläggssystem för lönebokföring. Hitta ett som fungerar för ditt företag.
• Lämna ut lönebokföring till en tjänst. Din revisor kanske kan tillhandahålla denna tjänst, eller så kan du hitta en person eller ett företag som personligen sköter företagets lönebokföring, skapar lönecheckar, sätter in pengar på en dedikerad. Vissa
• Använd ett fristående lönebokföringsprogram online, som Gusto eller Paychex.

Även ett mycket litet företag med ett fåtal anställda kan dra nytta av att någon annan tar hand om ansvaret för lönebeskattningen. Kom bara ihåg att oavsett vem som sköter lönerna och tar hand om löneskatterna är ansvaret i slutändan ditt som företagare.