När och när man inte ska använda akronymer och förkortningar

Det finns en tid och plats för allting och att använda förkortningar och akronymer är inget undantag. Hela poängen med att använda dessa former av förkortningar i ditt affärsskrivande är att göra ditt skrivande tydligare. Men om du missbrukar eller missbrukar initialismer och/eller akronymer uppnår du raka motsatsen och förvandlar dina memos och manualer till en förvirrande brygd.

Vad är en initialism?

I huvudsak är initialismer kortare former av ord eller fraser som kan komma väl till pass när du behöver upprepa samma ord eller fras ett antal gånger i samma skrift. De uttalas som en serie bokstäver. Till exempel skrivs ”World Trade Organization” ofta som ”WTO”. Du kan se hur det kan spara mycket tid att skriva initialismen med tre bokstäver och förhindra att ditt affärsdokument låter repetitivt.

Vad är en akronym?

En akronym är ett ord som bildas av begynnelsebokstäverna i ett namn eller en fras. Det uttalas som om det vore ett ord. Exempel på vanliga akronymer är ”SARS” (severe acute respiratory syndrome) och ”Unicef” (United Nations International Children’s Emergency Fund) – tänk att behöva skriva ut det varje gång i ett 10-sidigt dokument om organisationens initiativ för att förbättra utbildningsmöjligheterna för unga flickor i Afrika!

Viktiga saker att tänka på innan man använder en initialism eller akronym

Upplys vad initialismen eller akronymen betyder

Kortformer är inte alltid det bästa sättet att undvika redundans. Så om du ska använda initialismer och/eller akronymer i ditt affärsarbete, kom ihåg: Första gången du använder en initialism eller akronym i ditt dokument ska orden skrivas ut med den korta formen inom parentes direkt efter. På så sätt är det tydligt för läsarna exakt vad bokstäverna betyder. Här är ett exempel:

En ny världsordning (NWO) trädde i kraft efter den 11 september 2001.

Var konsekvent

Läsarna kommer då att vara medvetna om att alla framtida hänvisningar till ”NWO” i ditt dokument verkligen syftar på den nya världsordningen. När du har etablerat en initialism eller akronym i ditt dokument måste du konsekvent använda den korta formen i stället för orden.

Håll dig till en definition av initialismen eller akronymen

Skapa alltid klarhet i ditt eget sinne om den exakta definitionen av varje akronym du använder. Om du definierar SEM som ”scanning electron microscopy” (som är en process) bör din akronym endast hänvisa till processen i hela uppsatsen. Till exempel skulle följande mening vara felaktig om den ingick i samma uppsats:

Vi använde ett SEM i våra experiment.

Om du redan har definierat SEM som en beteckning för processen, kan du inte använda SEM för att hänvisa till föremålet (dvs. ett skanningselektronmikroskop som du använder för att utföra processen skanningselektronmikroskopi), även om de första bokstäverna i varje ord är desamma. Kort sagt kan samma initialism eller akronym bara hänvisa till en sak i ett dokument.

Glöm inte bort att använda artiklar

Håll i minnet att många initialismer eller akronymer fortfarande kräver artiklar (t.ex. ”a”, ”an” eller ”the”). Låt oss använda den nya världsordningen igen:

Fel: NWO har uppstått på 2000-talet.

Fel: Kom ihåg att NWO står för substantivet ”New World Order”, och substantiv kräver artiklar före sig.

Om du är osäker på om du ska använda ”a” eller ”an” framför en initialism eller akronym som börjar med en konsonant, kom ihåg att tala den förkortade formen högt. Om den första bokstaven i initialismen eller akronymen ger ett vokalljud (oavsett om den första bokstaven faktiskt är en vokal eller inte) ska du använda ”an”. Akronymen ”NWO” är ett perfekt exempel. Även om ”N” är en konsonant, ger det det korta e-ljudet (dvs. ett vokalljud) när du säger det. Följaktligen bör ”an” användas.

Kontrollera om det redan finns en etablerad initialism eller akronym för din fras

Det är också viktigt att komma ihåg att även om du ibland kan hitta på initialismer eller akronymer, finns det många ord/fraser som kräver förkortning som redan är etablerade och universella. Det finns ett antal ordböcker på nätet som du kan använda för att söka efter vanligt förekommande initialismer och akronymer.

Initialismer och akronymer i akademiskt skrivande

Om du använder initialismer och/eller akronymer i akademiskt skrivande ska du komma ihåg att vissa vetenskapliga tidskrifter kräver att du introducerar initialismer och akronymer en gång i sammanfattningen av din artikel och sedan igen vid den första användningen i artikelns huvuddel. Om du är osäker på hur du ska använda initialismer eller akronymer när du skriver en akademisk artikel, se din tidskrifts specifika krav.

Totalt för många initialismer och akronymer kan förvandla ditt affärsmässiga skrivande till alfabetsoppa

Vänligen kom ihåg att akronymer endast ska användas för ord eller fraser som upprepas ett antal gånger i ditt dokument. Om du använder för många initialismer och akronymer kommer läsarna att bli förvirrade. Här är ett exempel på extrem användning av initialism/akronym i ett pressmeddelande:

I USA blev begreppet NWO populärt efter terroristattackerna mot WTC. Tjänstemän inom Nato och WTO hänvisar dock sällan till ett NWO i förfaranden som rör GATT, och man kan säga att MVTO, klausulen om mest gynnad nation och SRO inte har mycket att göra med ett NWO.

Som du ser kan för många initialismer och akronymer göra ditt skrivande svårare att förstå. Om många akronymer är nödvändiga rekommenderar vi att du inkluderar en ordlista med initialismer/akronymer; dina läsare kan då hänvisa till den om de blir förvirrade.

TTYL-Spara dina vardagliga initialismer och för textmeddelanden

Slutligt, även om du kanske ofta rotar med din bff om den kemihw som du måste få gjort så fort som möjligt, kom ihåg att initialismer och akronymer som används i snabbmeddelanden sällan, om ens någonsin, är lämpliga för affärs- eller yrkesmässigt skrivande.

Och även om en korrekt användning av initialismer och akronymer kan hjälpa läsarna att lättare förstå ditt arbete, kan en felaktig användning av initialismer och akronymer förvandla ditt arbete till en enda röra. När du är osäker kan du lämna in ditt arbete till våra affärsredaktörer för att få ett snabbt och professionellt utlåtande.