Vet du att ett företag använder dokument för att kommunicera, göra affärer och utvärdera sin produktivitet? Dessa dokument varierar från korta e-postmeddelanden till komplicerade juridiska kontrakt. Nedan finns enkla steg för att göra ett dokument på ett effektivt sätt. Så här gör du!

Identifiera din målgrupp

Först och främst ska du känna din målgrupp och rikta dem till din skrift. Fundera över om tonen i ditt dokument passar din målgrupp. Professionella skrivkunniga experter kommer att vara till hjälp för detta ändamål. Om du inte är säker på exakt vem din målgrupp är, fråga dig själv vem du skriver för och vem som med största sannolikhet kommer att ha nytta av din skrift.

Känn dina läsares behov

Fundera noga över vilken information läsaren kommer att vilja ha eller behöva. Känn igen och inkludera dessa uppgifter i ditt dokument efter att du har känt igen din målgrupp. Försök att ta itu med eventuella framtida argument eller frågor som läsarna kan ha och försök att ta itu med dem.

Organisera ditt skrivande

Sätt dig i läsarens situation och ställ dig själv följande frågor: Vad är det med den här artikeln? Varför måste jag läsa den? Vad ska jag göra efter att ha läst den? Du måste också kontrollera om din affärsartikel är sammanhängande skriven och om processen är spännande, tydlig och instruktiv. Följ den traditionella strukturen för dokumenttypen, oavsett om det är ett brev, ett brev, ett brev, ett e-postmeddelande, en sammanfattande rapport, ett CV, en annons, en projektöversikt eller annan kommunikation.

Undervik att använda jargong

Om du använder alla typer av teknisk jargong och svindyra akronymer för att fylla ditt dokument kan du kanske få dig själv att känna dig tränad och välutbildad. Men det är bara en oordning i ditt dokument. Även om du är säker på att ditt dokument kommer att användas internt på ditt kontor är det ändå intelligent att hålla sig borta från för mycket jargong. I det långa loppet är det alltid säkrare att säga vad du menar på ett specifikt och enkelt sätt.

Håll dig kort

Enligt en analys är en genomsnittlig människas uppmärksamhetsspann på endast åtta sekunder. Har du möjlighet att på åtta sekunder eller mindre göra ditt dokument helt lättsmält? Kanske inte. Men trots det måste du göra det till ditt mål att hålla saker och ting så korta som möjligt när du tillhandahåller alla uppgifter du behöver. Kom ihåg att göra ett försök att göra ditt dokument enkelt att skumma. Använd om möjligt korta stycken, rubriker och punkter i punktform. Ju mer strukturerat och enkelt det är att titta på, desto enklare är det att fånga människors uppmärksamhet.

Se till att ditt dokument ser professionellt ut

Oavsett hur bra kvaliteten på ditt dokument kanske är, om det inte ser professionellt ut, kommer det lätt att missas. Tänk på att din publik först kommer att observera hur det är upplagt på papper. Det första intrycket är verkligen viktigt.

Proofread Everything

När stavningskontrollen och grammatikkontrollen har använts, ta dig en stund för att kontrollera och korrekturläsa din fil. Leta efter utelämnade fraser, felaktiga namn och felaktig interpunktion. Kontrollera om det finns grammatiska misstag. Se till att dokumentet är tydligt, kortfattat och fritt från misstag. Innan du producerar det kan det vara bra att låta en kollega, arbetskamrat eller till och med en skicklig skribent eller redaktör granska ditt arbete.

Vilka olika typer av blanketter brukar användas i ett företag?

En fungerande organisation använder sig av ett antal olika dokument för att tjäna en rad olika syften. Kategoriseringen kan göras utifrån läsarna, avsikten, allvaret, avsändaren osv. För att räkna upp några dokument som är vanliga i alla yrkesmässiga bakgrunder är:

• Mötesprotokoll
• Företagsplaner
• Avtal om drift
• Operationsavtal
• Användningsvillkor online
• Non-.disclosure agreements(NDA)
• Företagets stadgar för företag
• Arbetsavtal
• Policy för skydd av personuppgifter online
• Memorandum of Understanding(MOU)

Avsevärt från dessa, finns det en miljon andra typer av dokument som ett företag använder sig av dagligen. Dessa passar deras krav och deras process för mekanismen. För att veta vilka dokument som används av ett företag måste man noga följa hur de arbetar och går till väga. Ovanstående lista är bara för att nämna några. På template.net har vi förberett alla de nämnda dokumentproverna och blanketterna, och mycket mer, för att underlätta ditt yrkesliv.