El pago de los impuestos sobre la nómina es una de las actividades menos divertidas de cualquier empresa con empleados. Pero los impuestos son un hecho de la vida hoy en día, por lo que es mejor simplemente pagar los impuestos. Pero, ¿qué impuestos sobre la nómina deben pagarse y cuándo?

En este artículo, repasaré algunas de sus principales responsabilidades en cuanto a los impuestos sobre la nómina, incluyendo la retención de los impuestos federales sobre la renta y los impuestos de la Seguridad Social/Medicare, el envío de estos impuestos al IRS y el pago de otros impuestos sobre el empleo como el impuesto sobre el desempleo.

¿Qué son los impuestos sobre la nómina?

Los impuestos sobre la nómina (son aquellos impuestos que tienes que considerar cuando pagas a los empleados, por lo que dependen de tu nómina. Algunos de estos impuestos son retenidos de la paga de los empleados, y otros son su responsabilidad como empleador. El término «retención» significa que usted está deduciendo estos pagos de los cheques de pago de los empleados, en base a las leyes y regulaciones que requieren que estos pagos se realicen.

Estos impuestos incluyen:

• Retención de impuestos federales, estatales y locales sobre la renta de los cheques de los empleados
• Retención de impuestos FICA de los cheques de los empleados y pago de una cantidad igual como empleador.
• Pagar impuestos de desempleo basados en la paga de los empleados.
• Pagar cantidades a los fondos de compensación de trabajadores estatales y federales, basados en la paga de los empleados.

En caso de que se pregunte, los términos «impuestos sobre la nómina» e «impuestos sobre el empleo» son básicamente los mismos. El IRS utiliza el término «impuestos sobre el empleo».

Sus responsabilidades empresariales con respecto a los impuestos sobre la nómina

Como empresa con empleados, tiene ciertas responsabilidades importantes relacionadas con los impuestos sobre la nómina.

Su responsabilidad de retener, informar y pagar estos impuestos sobre la nómina está establecida por ley. No pagar estos impuestos puede resultar en multas y sanciones extremas.

Conocer estas responsabilidades le ayudará a asegurarse de que cumple con la ley. Todos los empleadores deben:

• Recoger la información de los empleados en un formulario W-4 cuando el empleado es contratado, para que usted pueda retener los impuestos federales sobre la renta como el empleado dirige. No es su responsabilidad como empleador para asegurarse de que el empleado está teniendo la cantidad «correcta» retenido.
• Retener (tomar) los impuestos apropiados de los empleados. Estos impuestos incluyen los impuestos federales, estatales y locales que los empleados deben pagar, los impuestos FICA retenidos a los empleados y también pagados por usted como empleador. Usted como empleador debe retener los impuestos sobre la renta como el empleado ha designado en un formulario W-4; los impuestos FICA se deducen como un porcentaje de la paga bruta.
• Reserve fondos para estos impuestos sobre la nómina, incluyendo las porciones del empleador y del empleado de la Seguridad Social/Medicare, y las obligaciones del empleador para los impuestos de desempleo y la compensación de los trabajadores. Estos fondos se denominan impuestos de fondos fiduciarios, lo que significa que se mantienen en fideicomiso hasta que se requiera su pago.
• Pagar los impuestos a la agencia correspondiente. Esto incluye tanto los impuestos del empleado como los del empleador. Por ejemplo, usted pagará tanto la retención del impuesto federal sobre la renta como las cantidades de la Seguridad Social/Medicare al IRS. También debe pagar los impuestos FICA que cobró de los empleados, junto con su propia porción de los impuestos FICA como empleador.
• Reporte de impuestos adeudados a las agencias apropiadas y a los empleados, como lo especifica la ley. Estos informes incluyen el Formulario 941 – Informe trimestral de salarios e impuestos del empleador, y el Formulario 940 – Informe de impuestos por desempleo.
• Provea otros informes a las agencias federales, estatales y locales según se requiera. Por ejemplo, debe reportar el estado de empleo de todos los nuevos empleados.

Responsabilidad personal por los impuestos sobre la nómina

Tener un negocio, incluso una corporación, no exime a los empleados, ejecutivos o propietarios de la compañía de la responsabilidad personal si no se pagan los impuestos sobre la nómina. Por ejemplo, si usted es una LLC de un solo miembro, usted es el único propietario de la empresa y usted tiene la responsabilidad personal de estos impuestos. Usted, como propietario, sigue siendo responsable.

Si su negocio es una corporación, la responsabilidad personal se suele dar a un alto ejecutivo, que tiene el trabajo de asegurarse de que los pagos y los informes se envían a tiempo.

Sanciones por no pagar los impuestos sobre la nómina

El IRS dice:

Los empleadores que no cumplen con las leyes de impuestos sobre el empleo pueden estar sujetos a sanciones penales y civiles por no pagar voluntariamente los impuestos sobre el empleo.

Las multas y sanciones por no informar y presentar son fuertes, incluso si se determina que el incumplimiento no es intencional.

Cómo asegurarse de cumplir con sus responsabilidades en materia de impuestos sobre la nómina

La mejor manera de asegurarse de que los impuestos sobre la nómina sean retenidos, contabilizados, declarados y pagados es establecer un sistema que funcione automáticamente.

Primero, cree una cuenta bancaria separada para las nóminas, de modo que pueda mantener los pagos e ingresos relacionados con las nóminas separados de la contabilidad general del negocio.

Entonces, busque a alguien que se encargue de las nóminas:

• Utilice un software de contabilidad de nóminas. La mayoría de los sistemas de contabilidad empresarial tienen un sistema de contabilidad de nóminas complementario. Encuentre uno que funcione para su negocio.
• Externalice la nómina a un servicio. Su contador puede ser capaz de proporcionar este servicio, o usted puede encontrar una persona o empresa que se encargará personalmente de la nómina de su empresa, la creación de cheques de pago, poniendo el dinero en un dedicado. Algunos
• Utilizan una aplicación de contabilidad de nóminas independiente en línea, como Gusto o Paychex.

Incluso una empresa muy pequeña con unos pocos empleados puede beneficiarse de que otra persona se encargue de las responsabilidades fiscales de las nóminas. Sólo recuerde que quienquiera que haga la nómina y se ocupe de los impuestos sobre la nómina, la responsabilidad es en última instancia suya como propietario del negocio.