¿Qué es un Sistema de Contabilidad?
Conocer y llevar un control de los ingresos es de vital importancia para cualquier negocio. Aunque puede haber diferentes sistemas de contabilidad, dependiendo de la estructura de una empresa, no hace falta decir que mantener los libros de cuentas actualizados es la actividad más importante en un negocio. Los puntos en común de los sistemas de contabilidad de todas las empresas son: gestionar las actividades financieras de una empresa, como sus ingresos, gastos y pasivos. En esta era digital, la mayoría de los contables utilizan sistemas sofisticados que incluyen recordatorios de pagos atrasados, funciones avanzadas de elaboración de informes, copias de seguridad automatizadas de los datos, etc.
Antes de que se automatizaran los sistemas contables, se practicaba la contabilidad manual, que no sólo era una tarea engorrosa, sino que también era propensa a las inexactitudes y requería mucho tiempo. La contabilidad informatizada ha conseguido aliviar la carga de los empresarios y los contables, haciendo que la contabilidad sea sencilla y fiable. Los sistemas de contabilidad ayudan a calcular los salarios pagados y por pagar a los empleados, a registrar las transacciones, a comprobar los índices de rotación de créditos y a procesar los datos relacionados con las ventas, las nóminas, el inventario y otros aspectos clave de su empresa.
Tipos de software de contabilidad
La elección de un sistema de contabilidad depende de su presupuesto, sus preferencias y el tamaño de su empresa. Los cuatro tipos principales de sistemas de software financiero son:
- Sistemas de entrada simple
- Sistemas de entrada doble
- Sistemas de contabilidad manual
- Sistemas de contabilidad informatizados
Estos pueden desglosarse a su vez en otras categorías, como: software de contabilidad a medida, software de planificación de recursos de la empresa, software comercial listo para usar y más. Las soluciones de software actuales, como Tally, ofrecen diversas capacidades que hacen que las tareas contables diarias sean un juego de niños.
Los sistemas de entrada única son la opción más básica. Como su nombre indica, registran cada transacción con una sola entrada en el diario contable. Este método es fácil de usar y no requiere ninguna experiencia técnica en contabilidad. Resulta atractivo para las pequeñas empresas con un bajo volumen de transacciones. Sin embargo, la desventaja es que es propenso a los errores y no hace un seguimiento de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los pasivos, etc. Por ello, la mayoría de los sistemas de software financiero actuales, incluidos los diseñados para pequeñas empresas, utilizan la contabilidad por partida doble. Esto significa que cada transacción implicará al menos dos cuentas, lo que permite una presentación de informes más precisa y la detección oportuna de errores.
Ejemplo
¡Veamos un ejemplo sencillo para explicar el sistema de doble entrada para ayudarle a entender mejor este sistema de contabilidad! Ejemplo: Un fabricante de mercancías compra camiones de reparto a crédito. El total de la compra a crédito es de 50.00.000 INR. Todos los camiones nuevos se utilizarán en las operaciones diarias del negocio y no se venderán durante los próximos 10 años. La vida útil estimada de los camiones es de 10 años. Así es como funcionará el sistema de doble entrada para registrar esta transacción.
Como se trata de una compra a crédito de camiones, para esta transacción, habrá dos actividades, una es la compra a crédito de los camiones y otra es una adición en el nuevo inventario. Las entradas se registran primero en sus respectivos libros de contabilidad. Como la empresa ha acumulado los activos, se realizará un asiento de débito en el inventario con 50.00.000 INR. Como se trata de una compra a crédito, hay que hacer un asiento con un importe igual en el lado del crédito en las cuentas por pagar. Vemos que el asiento de débito aumenta el saldo del activo del inventario y el asiento de crédito aumenta el saldo del pasivo de las cuentas por pagar con la misma cantidad.
Los asientos dobles también pueden afectar a la misma clase de cuentas. Si el fabricante de la mercancía hubiera comprado los camiones en efectivo, entonces hay que hacer un asiento de crédito en la cuenta de efectivo y un asiento de débito en la cuenta de inventario. No importa, el resultado en el balance será el mismo.