Cererea de cumpărare:

Într-o organizație există diverse departamente. Departamentele pot avea nevoie de anumite materiale sau servicii. Angajatul care aparține departamentului trebuie să ridice o cerere de cumpărare sau o cerere de achiziție. Această cerere de cumpărare trebuie să conțină informații precum denumirea materialului/serviciilor, cantitatea, data preconizată de livrare și prețul preconizat. De asemenea, este posibil ca cererea de cumpărare să trebuiască să fie aprobată de șeful de departament înainte de a iniția aprobarea departamentului financiar. Odată ce responsabilul departamentului financiar aprobă cererea de achiziție, grupul de achiziții creează comanda de achiziție pentru ca departamentul de achiziții să acționeze în consecință.

Comandă de achiziție:

După ce comanda de achiziție este creată, departamentul de achiziții inițiază procesul de achiziție. Departamentul de achiziții dă ordinul de achiziție furnizorului; furnizorul livrează bunurile sau serviciile către companie și le facturează companiei în consecință.

O comandă de achiziție are informații precum:

Un ordin de achiziție are informații precum Tipul comenzii, furnizorul, materialul/serviciile, cantitatea, prețul de achiziție, data livrării, condițiile de plată etc.

Recepție de bunuri (GR):

Când organizația primește bunurile, recepția de bunuri (GR) este înregistrată în Sap folosind codul T: MIGO

Înregistrarea contabilă de mai jos este înregistrată în sap

DR. Cont de inventar

CR. Cont GR/IR

Contul GR/IR

Recepție factură (IR):

Când organizația primește factura de la furnizor, recepția facturii (IR) este înregistrată în sap folosind codul T: MIRO

Documentul contabil pentru factura furnizorului este înregistrat în Sap după cum urmează

CR. Furnizor

DR. GR/IR

Se creează un pasiv (conturi de plătit) pentru a plăti furnizorul.

Plata furnizorului:

Furnizorul trebuie să fie plătit la timp. (Organizația poate avea un număr mare de furnizori cu un număr mare de facturi care trebuie plătite. Prin urmare, oferă funcționalitatea de a automatiza procesul de plată.)

Se execută programul de plată automată (APP). Acesta preia facturile scadente la plată și le procesează în vederea plății.

Se înregistrează următoarea înregistrare contabilă ca urmare a APP:

DR. Furnizor

CR. Cont de compensare bancară

După ce organizația primește extrasul de cont online, extrasul de cont este încărcat în SAP și are loc o reconciliere bancară automată care are ca rezultat documentul contabil de mai jos:

DR. Cont de compensare bancară

CR. Cont bancar principal

.