Plătirea impozitului pe salarii este una dintre cele mai puțin plăcute activități ale oricărei afaceri cu angajați. Dar impozitele sunt o realitate a vieții de astăzi, așa că este mai bine să plătiți pur și simplu impozitele. Dar ce impozite pe salarii trebuie plătite și când?

În acest articol, voi trece în revistă unele dintre responsabilitățile dvs. majore în ceea ce privește impozitele pe salarii, inclusiv reținerea la sursă a impozitelor federale pe venit și a impozitelor de securitate socială/Medicare, trimiterea acestor impozite către IRS și plata altor impozite pe muncă, cum ar fi impozitul pe șomaj.

Ce sunt impozitele pe salarii?

Impozitele pe salarii (sunt acele impozite pe care trebuie să le luați în considerare atunci când plătiți angajații, deci depind de salariul dumneavoastră. Unele dintre aceste impozite sunt reținute din salariul angajaților, iar altele sunt responsabilitatea dvs. în calitate de angajator. Termenul „reținere la sursă” înseamnă că deduceți aceste plăți din salariile angajaților, pe baza legilor și reglementărilor care impun efectuarea acestor plăți.

Aceste impozite includ:

• Reținerea impozitelor federale, de stat și locale pe venit din salariile angajaților
• Reținerea impozitelor FICA din salariile angajaților și plata unei sume egale în calitate de angajator.
• Plătirea impozitelor pe șomaj pe baza salariilor angajaților.
• Plătirea sumelor către fondurile statale și federale de compensare a lucrătorilor, pe baza salariilor angajaților.

În cazul în care v-ați întrebat, termenii „impozite pe salarii” și „impozite pe muncă” sunt, practic, același lucru. Fiscul folosește termenul „taxe de angajare.”

Responsabilitățile afacerii dvs. în ceea ce privește impozitele pe salarii

În calitate de afacere cu angajați, aveți anumite responsabilități importante legate de impozitele pe salarii.

Responsabilitatea dvs. pentru reținerea, raportarea și plata acestor impozite pe salarii este stabilită prin lege. Neplata acestor impozite poate duce la amenzi și penalități extreme.

Înțelegerea acestor responsabilități vă va ajuta să vă asigurați că respectați legea. Toți angajatorii trebuie:

• Să colecteze informații de la angajați pe un formular W-4 atunci când angajatul este angajat, astfel încât să puteți reține impozitele federale pe venit conform indicațiilor angajatului. Nu este responsabilitatea dumneavoastră, în calitate de angajator, să vă asigurați că angajatului i se reține suma „corectă”.
• Rețineți (scoateți) impozitele corespunzătoare de la angajați. Aceste impozite includ impozitele federale, de stat și locale pe venit pe care trebuie să le plătească angajații, impozitele FICA reținute de la angajați și, de asemenea, plătite de dumneavoastră ca angajator. Dumneavoastră, în calitate de angajator, trebuie să rețineți impozitele pe venit așa cum a desemnat angajatul într-un formular W-4; impozitele FICA sunt deduse ca procent din salariul brut.
• Puneți deoparte fonduri pentru aceste impozite pe salarii, incluzând atât partea angajatorului, cât și cea a angajatului, din asigurările sociale/Medicare, precum și obligațiile angajatorului pentru impozitele de șomaj și pentru compensațiile lucrătorilor. Aceste fonduri se numesc impozite din fonduri fiduciare, ceea ce înseamnă că sunt păstrate în depozit până când trebuie să fie plătite.
• Plătiți impozitele la agenția corespunzătoare. Aceasta include atât impozitele angajaților, cât și impozitele angajatorilor. De exemplu, veți plăti atât reținerea la sursă a impozitului federal pe venit, cât și sumele de asigurări sociale/Medicare către IRS. De asemenea, trebuie să plătiți impozitele FICA pe care le-ați colectat de la angajați, împreună cu propria dvs. parte din impozitele FICA în calitate de angajator.
• Raportați impozitele datorate agențiilor corespunzătoare și angajaților, așa cum este specificat de lege. Aceste rapoarte includ Formularul 941 – Employer’s Quarterly Wage and Tax Report (Raportul trimestrial al angajatorului privind salariile și impozitele) și Formularul 940 – Unemployment Tax Report (Raportul privind impozitul pe șomaj).
• Furnizați alte rapoarte către agențiile federale, de stat și locale, după cum este necesar. De exemplu, trebuie să raportați statutul de angajare al tuturor angajaților noi.

Responsabilitatea personală pentru impozitele pe salarii

Deținerea unei afaceri, chiar și a unei corporații, nu îi scutește pe angajații, directorii sau proprietarii companiei de responsabilitatea personală în cazul în care impozitele pe salarii nu sunt plătite. De exemplu, dacă sunteți un SRL cu un singur membru, sunteți singurul proprietar al afacerii și aveți responsabilitatea personală pentru aceste impozite. Dumneavoastră, în calitate de proprietar, sunteți în continuare responsabil.

Dacă afacerea dumneavoastră este o corporație, responsabilitatea personală este, de obicei, atribuită unui director executiv de top, care are sarcina de a se asigura că plățile și rapoartele sunt trimise la timp.

Sancțiuni pentru neplata impozitelor pe salarii

Dispune IRS:

Angajatorii care nu respectă legile privind impozitul pe salarii pot fi supuși unor sancțiuni penale și civile pentru neplata cu bună știință a impozitelor pe salarii.

Amenzile și penalitățile pentru neprezentarea și neprezentarea rapoartelor și a declarațiilor sunt abrupte, chiar dacă nerespectarea nu este stabilită ca fiind intenționată.

Cum să vă asigurați că vă îndepliniți responsabilitățile privind impozitul pe salarii

Cel mai bun mod de a vă asigura că impozitele pe salarii sunt reținute, contabilizate, raportate și plătite este să configurați un sistem care funcționează automat.

În primul rând, înființați un cont bancar separat pentru salarii, astfel încât să puteți păstra plățile și veniturile legate de salarii separate de contabilitatea generală a afacerii dumneavoastră.

Apoi găsiți pe cineva care să vă facă salarizarea:

• Folosiți un software de contabilitate a salariilor. Cele mai multe sisteme de contabilitate pentru afaceri au un sistem suplimentar de contabilitate a salariilor. Găsiți unul care să funcționeze pentru afacerea dumneavoastră.
• Externalizați salarizarea către un serviciu. Contabilul dvs. poate fi capabil să vă ofere acest serviciu sau puteți găsi o persoană sau o companie care să se ocupe personal de salarizarea companiei dvs., creând cecuri de plată, punând banii într-un cont dedicat. Unii
• Utilizează o aplicație online autonomă de contabilizare a salariilor, cum ar fi Gusto sau Paychex.

Chiar și o afacere foarte mică, cu câțiva angajați, poate beneficia de faptul că altcineva se poate ocupa de responsabilitățile fiscale legate de salarii. Amintiți-vă doar că, indiferent cine se ocupă de salarizare și se ocupă de impozitele pe salarii, responsabilitatea este în cele din urmă a dvs. în calitate de proprietar al afacerii.