Nu am mai lucrat într-un birou – un birou adevărat – din 2008. Pe atunci, aveam un cubiclu tapetat cu notițe lipicioase și un scaun de birou cu o valoare ergonomică îndoielnică. Aveam întâlniri în sala de conferințe, luam prânzul la birou. Aveam colegi în cabinele din apropiere pentru sfaturi și bârfe. Aveam șoareci care lăsau mici dovezi ale vizitelor lor nocturne în sertarele biroului meu.

Acum, biroul meu se confruntă cu un perete acoperit de notițe lipicioase și scaunul meu are în continuare o valoare ergonomică îndoielnică – dar acel birou se află în casa mea. Întâlnirile mele se fac la telefon sau pe Skype, iar majoritatea schimburilor se fac prin e-mail sau text. Este liniște. Nu pierd timp făcând naveta și pot chiar să arunc o încărcătură de rufe atunci când am ocazia.

Mai mulți oameni, nu doar liber-profesioniști ca mine, aleg să lucreze de la distanță. Un sondaj realizat în 2018 de un furnizor de spații de birouri alternative a raportat cu bucurie că 70 la sută dintre lucrătorii din întreaga lume lucrează de la distanță cel puțin o dată pe săptămână. Unii oameni sugerează că startup-urile nu ar trebui să se deranjeze deloc să obțină spații de birouri. I-am intervievat recent pe cei doi fondatori ai unei companii producătoare de aplicații, dintre care unul locuia în New York, iar celălalt în Georgia. Rar se întâlneau față în față.

Atunci, dacă eu nu am nevoie de un birou, și dacă cei 5 la sută dintre americani care lucrează doar de la distanță nu au nevoie de un birou, și dacă cei 70 la sută dintre oamenii care lucrează deja de la distanță o parte din timp nu au nevoie de unul, și dacă startup-urile nu au nevoie, atunci cine are nevoie? La ce servește de fapt un birou?

Proiectarea pentru productivitate

Biroul corporativ, așa cum îl cunoaștem, este o invenție relativ nouă. În prima parte a secolului al XX-lea, birourile erau fabrici de hârțogăraie – rânduri de birouri, umplute cu rânduri de funcționari; cei mai înalți aveau birouri private, care deseori înconjurau podeaua fabricii. Eforturile de la jumătatea secolului trecut au introdus în combinație măsurători de eficiență, dar nimeni nu a reușit să cuantifice cu adevărat productivitatea. Planul deschis, un descendent al fabricii de hârțogăraie, a fost susținut de arhitecți precum Frank Lloyd Wright pentru a promova colaborarea și pentru a sparge zidurile, atât la propriu, cât și la nivel social. La sfârșitul anilor 1960, cubiculul a fost inventat ca o încercare futuristă de a îmbina modul în care oamenii lucrau de fapt cu eficiența care trebuia să vină cu un plan deschis.

Oricât de mult am crede că birourile s-au schimbat de la începutul secolului al XX-lea, în realitate nu s-au schimbat. Încrezătorul plan deschis este acum cel mai comun design de birou din SUA, dar este și cel mai detestat – este zgomotos, lipsit de intimitate și trimite semnale greșite despre încredere. Și nu reușește exact ceea ce ar trebui să facă: să inspire colaborarea. Un studiu din 2018 care a urmărit interacțiunea angajaților în două birouri corporative nou proiectate în plan deschis a constatat că interacțiunea față în față a scăzut cu aproximativ 70% în ambele, iar e-mailul și alte forme de comunicare digitală au scăzut și ele. „Arhitectura deschisă a părut să declanșeze un răspuns uman natural de a se retrage din punct de vedere social de la colegii de birou”, au concluzionat autorii.

Justificarea navetei

Pentru cea mai mare parte a vieții birourilor, angajații au trebuit să le folosească. Acum nu o mai fac, iar acest lucru pune o mare presiune asupra directorilor pentru a justifica birourile. „O idee a fost că ofereau o interacțiune pe care nu o puteai avea în afara lor”, Nikil Saval, autorul cărții Cubed din 2014: A Secret History of the Workplace, mi-a spus. În 2013, când Saval lucra la cartea sa, cuvântul la modă în materie de design de birouri era serendipity: a fi într-un birou însemna că vei avea parte de întâlniri neplanificate care duc la creativitate, inovație și colaborare.

Conceptul există de zeci de ani. Producția prodigioasă a Laboratoarelor Bell a fost pusă pe seama coridoarelor lungi ale campusului, care îi forțau pe ingineri, chimiști și cercetători să se ciocnească întâmplător pe coridoare. Chiar dacă munca la distanță era în plină ascensiune, Marissa Mayer, pe atunci șefa Yahoo, a interzis-o în 2013. „Unele dintre cele mai bune decizii și intuiții provin din discuții pe hol și la cafenea, din întâlniri cu oameni noi și din întâlniri de echipă improvizate”, scria în memoriul adresat celor aproximativ 11.500 de angajați ai Yahoo.

Această serendipitate a fost motivul invocat pentru existența birourilor. Kristen Conry, director general la firma de arhitectură și design Gensler, cu sediul în San Francisco, a explicat într-un e-mail că designerii încă încearcă să fabrice serendipitatea cu „căi de circulație atent analizate.”

Potrivit Lisei Reed, manager de proiect la HOK, o firmă de arhitectură, inginerie și planificare urbană cu sediul în St. Louis, serendipitatea poate fi încurajată de mediile care îi fac pe oameni să se simtă în siguranță și securitate. „Văd o dorință pentru medii „resimțitoare”, în care aducem calități rezidențiale la locul de muncă – fie că este vorba de o sală de ședințe în stil living sau de trecerea printr-o sală de pauză care se simte ca o bucătărie confortabilă de acasă, este mai probabil să aveți garda jos, să fiți deschis la conversație și să vă luați câteva momente pentru a explora încotro se va îndrepta discuția în aceste tipuri de medii”, a spus Reed.

Cuantificarea rezultatelor

Dar funcționează? Companiile care investesc în optimizarea spațiilor de lucru pentru serendipitate și bunăstare pot acum să colecteze date pentru a-și justifica alegerile, deși acest lucru are unele implicații neliniștitoare. Humanyze, o agenție de consultanță cu sediul în Boston, folosește ecusoane de identificare sociometrice, care conțin microfoane pentru a determina dacă oamenii vorbesc și accelerometre care monitorizează mișcarea lor fizică. Taemie Kim, cofondator și cercetător șef al Humanyze, a declarat că datele pot fi surprinzătoare. De exemplu, o companie care a fost client al Humanyze avea mai multe săli de pauză mici, fiecare găzduind un aparat de cafea „de rahat”. „Nimeni nu era cu adevărat mulțumit de cafea”, a spus Kim, și, mai rău, existau prea multe aparate, ceea ce „nu le dădea oamenilor șansa de a se ciocni unii de alții la cafea”. Humanyze a recomandat să investească într-un singur aparat de calitate superioară, plasat într-o locație centrală. Nu numai că oamenii erau mai fericiți, dar mutarea „a sporit enorm de mult numărul de întâlniri neprogramate cu alte persoane din alte echipe”, a spus Kim. A existat, de asemenea, o creștere a numărului de e-mailuri trimise între birouri și a evenimentelor din calendar programate.

Există puține dovezi empirice că mai multe întâlniri duc la mai multă creativitate, dar un studiu din 2012 care a folosit insigne sociometrice a constatat că oamenii din mediile academice și industriale erau, conform unei scale standardizate de evaluare a creativității, mai creativi atunci când se întâlneau în persoană.

Soluționarea puzzle-ului productivității

Deci, este biroul viitorului doar un calcul între costul imobilului și beneficiile flexibilității? Unele companii mari, cum ar fi Bank of America și IBM, și-au redus sau au eliminat opțiunile de lucru la distanță; IBM a făcut acest lucru chiar și după ce a raportat în 2009 că 40 la sută dintre angajații săi la nivel global lucrau de la distanță, ceea ce i-a permis să vândă aproape 2 miliarde de dolari în proprietăți imobiliare. Acest lucru indică faptul că marile companii reinvestesc în spații mai mici și se așteaptă ca relațiile față în față să fie profitabile pentru o forță de muncă redusă.

Proiectarea pentru inovație și serendipitate este doar o parte a rezolvării puzzle-ului productivității; proiectarea pentru ființele umane reprezintă totul. Unii oameni vor dori acel mediu „resimțitor”; alții vor un aparat de cafea excelent sau o ușă care să închidă zgomotul. Recunosc de bunăvoie că, în ciuda productivității mele actuale, îmi lipsește biroul: oamenii, în principal, precum și posibilitatea de a pune cuiva o întrebare în persoană. După un deceniu petrecut acasă, probabil că nici nu m-ar deranja șoarecii.

.