Intuit QuickBooks Online

Sage 50cloud

Xero

Zoho Books

.

GoDaddy Bookkeeping

.

Sunrise

.

Kashoo

Intuit QuickBooks Self-Employed

Cum afectează această schimbare modul în care utilizați FreshBooks? În cea mai mare parte, nu o face. Vă implicați în continuare în activități precum crearea de facturi, urmărirea timpului și primirea plăților în modul în care ați făcut-o întotdeauna. Dar înregistrările dvs. contabile au un cadru nou, solid, care oferă o evidență mai structurată și o mai bună înțelegere a finanțelor dvs. În mod specific, FreshBooks are acum un Plan de conturi și un Registru general; două conturi noi, Alte venituri și Costul bunurilor vândute (COGS); reconciliere bancară; și două rapoarte financiare standard suplimentare (Balanța de verificare și Bilanț).

FreshBooks încă nu a încorporat toate instrumentele găsite în FreshBooks Classic, dar a adus unul important în acest an: urmărirea inventarului. De asemenea, a adăugat un nou rol de utilizator (manager), urmărirea automată a kilometrajului în aplicația iOS și linkuri de verificare (clienții pot face plăți fără a fi facturați). Antreprenorii își pot urmări propriul timp, iar managerii au un control mai mare asupra rapoartelor. Există două file noi în Proiecte: Facturi și Cheltuieli. FreshBooks a adăugat, de asemenea, numeroase îmbunătățiri la facturi și la fluxul de lucru general. De exemplu, există o nouă filă Previzualizare. Facturile afișează acum timpul și cheltuielile nefacturate. Mesajul clientului este personalizabil, iar clienții pot face și plăți parțiale. FreshBooks a adus mai multe îmbunătățiri (atât mari, cât și mici) serviciului său decât orice alt site pe care l-am analizat.

O interfață de utilizare eficientă

FreshBooks și-a îmbunătățit, de asemenea, procesul de integrare. Acesta pune mai întâi câteva întrebări de bază despre afacerea dvs. (cum ar fi cu ce vă ocupați și cum facturați). Furnizați informații de contact și sunteți încurajat să vă invitați membrii echipei să își creeze conturi. Apoi, Freshbooks vă lasă să intrați pe site-ul principal, unde întâlniți o casetă cu trei etape de configurare. Unul dintre aceștia este acela de a vă personaliza facturile (opțiunile sunt limitate la două șabloane, logo, culoare de fundal și două fonturi). Am avut ceva probleme cu adăugarea logo-ului meu. Majoritatea site-urilor cer doar un fișier grafic și poziționează logo-ul pe formularul de vânzare. FreshBooks ia fișierul dvs. și îl folosește pentru a umple o casetă alungită. Așadar, am reușit să includ doar o parte din logo-ul meu.

Când închideți caseta de configurare, vă aflați pe tabloul de bord al site-ului, fără nicio altă îndrumare privind modul în care să începeți. Wave și Xero oferă instrumente de integrare mult mai bune, care vă ghidează prin numeroși pași de configurare.

Tabloul de bord vă oferă o prezentare rapidă a situației financiare a companiei dvs. Există cinci diagrame. Outstanding Revenue (Venituri restante) vă spune cine vă datorează bani și cine este în urmă cu plățile. Profitul total, bineînțeles, vă oferă o cifră în timp real pentru profitul sau pierderea dvs. curentă. Puteți modifica intervalul de date pentru acest grafic. Spending (Cheltuieli) afișează cheltuielile dumneavoastră pe categorii. FreshBooks a mai adăugat încă două anul trecut: Fluxuri de venituri și Timp nefacturat.

În dreapta jos apar linkuri către asistență și către o pagină care descrie noutățile din FreshBooks. Linkurile din dreapta sus vă duc la paginile în care puteți invita membri ai echipei (inclusiv un contabil) la diferite niveluri de permisiune și puteți crea noi înregistrări și tranzacții. Din păcate, trebuie să derulați mult pentru a vedea diagramele și nu există o listă de sarcini, ca în GoDaddy Bookkeeping.

Un panou vertical din stânga tabloului de bord afișează link-uri de navigare către zonele principale ale instrumentului: Tablou de bord, Clienți, Facturi, Plăți, Cheltuieli, Estimări, Urmărire timp, Proiecte, Echipa mea, Integrări, Rapoarte, Contabilitate și Suplimente. Faceți clic pe linkul de deasupra acestei liste, lângă numele companiei dumneavoastră, și se deschide o listă cu setările site-ului. Aici puteți, de exemplu, să adăugați întreprinderi suplimentare, să contactați serviciul de asistență, să creați înregistrări de articole și servicii și să integrați aplicații de la terți (există peste 100 acum).

De asemenea, puteți configura două conexiuni care sunt esențiale pentru operațiunile FreshBooks. Dacă introduceți datele de conectare pentru instituțiile financiare la care aveți conturi, atunci FreshBooks se conectează la site-urile acestora și importă tranzacțiile din conturile dumneavoastră. Iar dacă vă înscrieți la FreshBooks Payments sau Stripe, puteți începe să acceptați carduri de credit. În cele din urmă, mica pictogramă clopot din stânga sus vă duce la actualizări despre clienții dvs., membrii echipei și alte probleme de afaceri.

În general, FreshBooks are cele mai simple, mai intuitive și mai atractive afișări de ecran dintre toate serviciile pe care le-am analizat recent. Este mai ușor de citit la prima vedere decât Kashoo, de exemplu. Cu toate acestea, poate dura ceva timp pentru ca un utilizator al vechii interfețe FreshBooks să se orienteze. Din fericire, FreshBooks oferă o mulțime de îndrumări, inclusiv o bază de date de ajutor care poate fi căutată și asistență prin e-mail și telefonică.

Crearea facturilor în FreshBooks

Click pe fila Facturi din bara de instrumente pentru a deschide un ecran care vă spune tot ce trebuie să știți despre situația conturilor dumneavoastră de încasat (deși site-ul nu folosește acest termen contabil). Cu fila „de la mine” evidențiată („către mine” deschide o pagină pentru facturile pe care le-ați primit de la alți utilizatori FreshBooks), veți vedea totalurile în dolari pentru facturile care sunt scadente, restante și în stadiul de proiect. Mai jos sunt linkuri către cele mai recente facturi actualizate. În partea de jos apare o listă cu toate facturile și șabloanele recurente.

Pagina Facturi a FreshBooks oferă o mulțime de informații despre facturile dvs. recente și istorice.

FreshBooks acceptă două tipuri suplimentare de tranzacții: estimări și propuneri, ambele putând fi convertite în facturi. O propunere este o versiune mult mai detaliată a unei estimări care poate fi semnată de client la acceptare (FreshBooks permite semnături electronice). Ea poate include text descriptiv și tabele și se poate întinde pe mai multe pagini. Niciun instrument concurent nu oferă o opțiune atât de avansată. O noutate față de momentul ultimei noastre revizuiri este capacitatea de a crea rețineri, pe care le puteți utiliza atunci când stabiliți o relație de afaceri continuă cu un client care poate necesita o facturare mai complexă.

Pentru a începe aici, faceți clic pe New Invoice (Factura nouă). Se deschide un șablon de factură cu informațiile dvs. de contact și logo-ul, data curentă și data scadentă, precum și un număr de factură completat. Completați restul selectând articolele sau serviciile și introducând cantitățile. Dacă ați creat deja cote de impozit pe vânzări, atunci ar trebui să fie atribuită cea corectă. Puteți adăuga o reducere, ceea ce multe site-uri permit. Dar puteți, de asemenea, să solicitați un avans și să stabiliți un program de plată. Acesta din urmă este unic pentru FreshBooks. După ce este finalizată, o puteți salva sau trimite.

FreshBooks vă oferă un anumit control asupra aspectului facturilor dumneavoastră.

Un avertisment aici: Taxele pentru FreshBooks se bazează pe numărul de clienți pe care îi desemnați ca fiind activi. Dacă adăugați un nou client în timpul procesului de facturare și ați avut anterior cinci clienți activi (care este limita superioară a nivelului inițial de tarifare), FreshBooks vă va factura la costul mai mare începând cu următoarea dată de plată.

Clienții dvs. vă pot face plăți folosind propria funcție de plată a FreshBooks (care este de fapt rebranduită de la serviciul de procesare a plăților WePay). Aceasta costă 2,9 la sută plus 30 de cenți pe tranzacție, ceea ce reprezintă efectiv standardul industriei. De asemenea, puteți accepta plăți prin Stripe.

FreshBooks vă pune la dispoziție cele mai des folosite setări de factură atunci când lucrați la o factură.

De asemenea, puteți configura taxele de vânzare direct din facturile dvs. Există un link Adaugă taxe direct sub rata fiecărui articol. Faceți clic pe acesta și se deschide o mică fereastră în care puteți defini mai multe taxe de vânzare. Puteți fie să bifați o casetă pentru a aplica aceste taxe la toate articolele de pe factură, fie să le atribuiți individual. FreshBooks nu se integrează direct cu un serviciu de impozitare a vânzărilor, cum ar fi standardul de aur Avalara, dar chiar și fără acest lucru, gestionează impozitele pe vânzări așa cum o fac majoritatea concurenților. Raportul de rezumat al impozitelor pe vânzări vă va ajuta să completați orice rapoarte conexe necesare.

Setări sensibile la context

În timp ce lucrați la facturi, FreshBooks afișează linkuri către setările sensibile la context. Acest lucru este unic pentru FreshBooks. Alte instrumente au o secțiune gigantică a site-ului în care se definesc toate setările sale. Această sensibilitate la context este o caracteristică excelentă, una care economisește timp și vă reamintește în mod constant de opțiunile disponibile. Puteți, de exemplu, să treceți la un alt stil de factură aici. De asemenea, puteți face ca factura să se repete la intervale specificate, fie automat, fie manual, și puteți configura plăți online. Setări suplimentare sensibile la context apar odată ce salvați o factură.

Dacă utilizați orice versiune a FreshBooks, cu excepția celei Lite, puteți trimite memento-uri la intervale desemnate și puteți percepe taxe de întârziere, ceea ce este neobișnuit în acest grup de instrumente. De asemenea, puteți redeschide orice factură salvată și o puteți edita, sau puteți face clic pe butonul Mai multe acțiuni pentru sarcini suplimentare, cum ar fi trimiterea formularului prin e-mail, aplicarea unei plăți sau crearea unui fișier PDF. De asemenea, puteți vizualiza istoricul facturii.

Contacte și cheltuieli în FreshBooks

Când creați o nouă înregistrare Client în FreshBooks, în principiu furnizați doar informații de contact. Dar pagina de pornire a clientului dvs. se va popula în cele din urmă cu informații. Înregistrările clienților afișează contactul lor ca un fel de cărți de vizită digitale. Acestea conțin câmpuri pentru numele fiecărui client, adresele poștală și de e-mail și numerele de telefon. Un grafic de lângă cartea de vizită a clientului arată cât de multe venituri restante sunt asociate cu acel client și le împarte în proiecte de facturi, credit disponibil, timp nefacturat și cheltuieli nefacturate. Mai jos este un tabel care afișează listele de facturi, rețineri, credit, cheltuieli, estimări, urmărire a timpului, proiecte și rapoarte pentru acel client. Puteți trece de la una la alta făcând clic pe file.

În timp ce înregistrați cheltuieli individuale în FreshBooks, puteți modifica unele setări din mers și puteți atașa o chitanță.

Click pe fila Relații din partea de sus a ecranului pentru a vedea un istoric al tranzacțiilor. Acesta este un set de ecrane grozav și cuprinzător care nu are egal în acest grup de site-uri web.

Dacă ați conectat unul sau mai multe conturi bancare la FreshBooks, vedeți o listă de tranzacții recente atunci când faceți clic pe fila Cheltuieli din panoul vertical din stânga. FreshBooks încearcă să le clasifice automat pe acestea (cu opțiuni precum Servicii profesionale, Consumabile, Mese & Divertisment, Personal și așa mai departe) atunci când le aduce, dar nu reușește întotdeauna să dea lovitura. Trebuie să îl antrenați la început prin corectarea categoriilor inexacte, ceea ce ar trebui neapărat să faceți, deoarece aceste informații sunt foarte importante pentru a fi utilizate în rapoarte și impozite.

Dacă introduceți manual o cheltuială sau editați una pe care ați importat-o, puteți adăuga sau modifica o mulțime de detalii. Cele mai recent actualizate cinci cheltuieli apar în partea de sus a ecranului Cheltuieli; ele arată ca niște benzi de bandă de casă de marcat. Înregistrările individuale de cheltuieli din lista de mai jos care conțin câmpuri pentru furnizor, categorie, dată, sursă, client/proiect/descriere și sumă/taxă/statut. Puteți să atașați un fișier, să glisați și să plasați o imagine a chitanței, să marcați cheltuiala ca fiind facturabilă unui anumit client, să schimbați moneda și să o desemnați drept Costul bunurilor vândute (COGS). Niciun concurent din acest grup nu oferă înregistrări de cheltuieli atât de cuprinzătoare. Dar FreshBooks nu estimează plățile trimestriale ale impozitului pe venit, așa cum fac Intuit QuickBooks Self-Employed și GoDaddy Bookkeeping.

Simple instrumente de gestionare a proiectelor

FreshBooks oferă o funcționalitate de gestionare a proiectelor mai bogată decât concurenții săi. Pentru a începe, dați un nume proiectului dvs. și atribuiți-i membrilor echipei ca administratori, manageri, angajați sau contractori (fiecare rol are propriile restricții de acces). Îl puteți atribui unui client extern dacă realizați proiectul pentru altcineva, astfel încât acesta să poată colabora și să fie facturat și să introducă un buget orar și o dată de finalizare. Aveți două opțiuni de facturare: tarif orar sau tarif fix pentru proiect. Dacă selectați tarif orar, puteți alege dintre un tarif orar unic sau tarife pe membru al echipei sau pe serviciu.

FreshBooks vă permite să documentați temeinic orele și cheltuielile proiectului. Acesta oferă o prezentare detaliată a proiectului.

Pentru a specifica serviciile pentru un proiect, faceți clic pe butonul Add Service (Adăugare serviciu) și introduceți un nume descriptiv. FreshBooks îl adaugă pe fiecare la o listă cu toate serviciile pe care le-ați adăugat, pe care o afișează de fiecare dată când creați un nou proiect. Când este momentul să începeți să adăugați înregistrările de timp pentru proiect, aveți două opțiuni: porniți și opriți un cronometru sau introduceți orele manual, completând câmpurile într-o fereastră mică. Tot aici puteți adăuga cheltuieli și le puteți aloca atât acestora, cât și intrărilor de timp facturabile.

Care proiect are propria pagină de pornire, unde puteți să vă revizuiți intrările și să adăugați altele, precum și să faceți schimb de mesaje cu membrii echipei dumneavoastră.

Schemele de factură nu includ un câmp pentru Proiect, dar puteți, bineînțeles, să facturați clienților pentru orele lucrate și cheltuielile efectuate. Atunci când selectați un client într-o factură care are oricare dintre aceste elemente, le veți vedea în lista care se afișează. Faceți clic pe Add (Adăugare) pentru a-l include în factură și se deschide o nouă fereastră care afișează orele și cheltuielile nefacturate. Puteți selecta cele pe care doriți să le includeți și acestea apar ca elemente de linie atunci când reveniți la factură. Atât intrările de timp, cât și proiectele pot fi convertite automat în facturi.

Aplicațiile mobile ale FreshBooks

FreshBooks oferă aplicații Android și aplicații iOS care sunt în mare parte similare între ele. Aplicațiile sunt destul de ușor de utilizat, dar nu oferă experiența de utilizare excepțională pe care o obțineți pe site-ul principal. Ele sunt mai degrabă simple. Aplicația FreshBooks se deschide către un tablou de bord care conține trei diagrame esențiale: Venituri restante, Profit total și Cheltuieli totale. Pictogramele din partea de jos a ecranului vă duc la zonele de lucru ale instrumentului, unde puteți vizualiza, adăuga și edita datele conținute în facturi, cheltuieli, urmărirea timpului, estimări și înregistrări ale clienților. Sunt multe lucruri pe care nu le puteți face pe aplicațiile mobile, cum ar fi lucrul cu proiecte și rapoarte, dar puteți accesa funcțiile de bază ale site-ului, pe care cel mai probabil le veți folosi departe de birou.

Nu puteți face pe aplicațiile mobile FreshBooks tot ceea ce puteți face în browser, dar puteți adăuga, vizualiza și edita date esențiale.

Aplicația iOS are o funcție nouă pe care am văzut-o doar pe aplicațiile QuickBooks Online și QuickBooks Self-Employed: urmărirea automată a kilometrajului. Rulați aplicația cu Location Services activat, iar FreshBooks vă urmărește kilometrajul pe măsură ce conduceți. Puteți să înregistrați călătoriile ca fiind personale sau de afaceri și să vă întoarceți și să adăugați călătorii dacă ați omis una.

Recuperarea premiului

Dacă nu ați mai folosit niciodată FreshBooks, nu ar trebui să aveți prea multe probleme în a învăța cum funcționează versiunea actuală. Designul FreshBooks este excepțional, iar instrumentele sale de navigare sunt intuitive. Cu toate acestea, vă recomandăm să vă consultați cu compania înainte de a trece de la FreshBooks Classic, pentru a vă asigura că funcțiile pe care trebuie să le aveți sunt acolo.

Freelancerii care speră să își gestioneze cu pricepere banii au nevoie de cele mai bune instrumente de facturare și de urmărire a timpului; de gestionare a cheltuielilor și de evidență a clienților; și de raportare disponibile. Ei trebuie să intre și să iasă rapid de pe site pentru a-și face treaba, și nu strică dacă interfața de utilizator și instrumentele de navigare ale site-ului sunt, de asemenea, cele mai bune din clasă. FreshBooks oferă toate acestea și chiar mai mult. Este din nou câștigătorul nostru Editors’ Choice pentru contabilitate pentru întreprinderi individuale, liber-profesioniști și întreprinderi foarte mici.

În timp ce FreshBooks este o alegere excepțională pentru liber-profesioniști și antreprenori independenți, îi lipsesc o mulțime de funcționalități de care au nevoie întreprinderile mai mari, mai complexe. Intuit QuickBooks Online câștigă alegerea editorului nostru pentru contabilitatea online a micilor afaceri.

În timp ce vă gândiți la situația dvs. financiară, poate doriți, de asemenea, să aruncați o privire la articolele noastre despre cele mai bune servicii de finanțe personale și cel mai bun software de pregătire fiscală.