Dețineți o afacere? Probabil că și dvs. trebuie să vă ocupați de o mulțime de corespondență. Simplificați-vă gestionarea corespondenței prin faptul că toate pachetele & de poștă melc sunt redirecționate și gestionate online.

Conducerea unei afaceri mici nu este niciodată o sarcină ușoară; în funcție de industria și de clienții pe care îi deserviți, trebuie să vă ocupați de operațiuni complexe, resurse umane, reglementări de stat (și lista poate continua.) Mai mult, există mai multe sarcini administrative care necesită atenția unui proprietar deja foarte ocupat.

În momentul în care scriu acest blog, Covid-19 s-a instalat ca o nouă realitate. Locurile de muncă la distanță, distanțarea socială și comenzile de a sta acasă, au bulversat literalmente fiecare afacere. Cele care au reușit să intre online, au reușit să treacă prin furtună și să funcționeze în noi circumstanțe. Întreprinderile locale, cum ar fi restaurantele care nu au investit masiv în alternative digitale, nu au avut altă opțiune decât să se închidă.

Puterea de a ridica corespondența, a devenit critică; cu toată lumea lucrând de acasă, cine va vizita biroul doar pentru a ridica corespondența? Foarte incomod și un mare ucigaș de timp.

Ce este redirecționarea corespondenței?

Când primiți în mod normal corespondența la locația dvs. de afaceri, cu redirecționarea corespondenței, notificați USPS să redirecționeze livrarea corespondenței și, în loc să o trimită la fosta dvs. locație, aceasta transmite toată corespondența la noua locație. Cel mai bun mod de a vă gândi la acest lucru este dacă o afacere se mută: ce se întâmplă cu toate contactele care cunosc doar vechea adresă? Ar trebui să parcurgeți lista tuturor prietenilor, asociaților de afaceri & clienților, pentru a-i informa cu privire la adresă (ceva deloc practic.)

Cu redirecționarea corespondenței, toată corespondența dvs. este redirecționată de la fosta locație către noua locație. Tot ce trebuie să faceți pentru a demara acest proces, este să completați o schimbare de adresă la USPS. Și, în câteva zile, sunteți gata de plecare.

Cum să redirecționați corespondența de afaceri

Acum, înainte de a trece la cel mai bun mod de a începe să redirecționați corespondența de afaceri (adică prin înscrierea la un serviciu de căsuță poștală virtuală), haideți să aruncăm o privire asupra modului în care puteți folosi pur și simplu Serviciul Poștal al Statelor Unite pentru a vă schimba adresa de redirecționare a corespondenței de afaceri.

Prima opțiune pe care o oferă USPS este deschiderea unei căsuțe poștale. Așa că, fără alte formalități, vom intra direct în detalii.

Căsuțele PO USPS pentru afaceri

Căsuțele PO sunt oferite la multe oficii poștale locale și pot fi folosite atât pentru uz personal, cât și pentru afaceri. Ele sunt sigure, accesibile și ușor de deschis online. Dar, este demn de remarcat faptul că tot trebuie să vizitați oficiul poștal o dată sau de două ori pe săptămână pentru a colecta tot ceea ce a intrat; pentru unii, acest lucru este suficient pentru a-i descuraja.

Înainte de a vă decide, vom arunca o privire asupra argumentelor pro și contra utilizării unei cutii poștale ca serviciu de expediere a corespondenței pentru afaceri.

Profesiile cutiilor poștale

• Este o modalitate sigură de a primi corespondența în timp ce nu sunteți la birou.
• Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la pachetele care stau la ușa dumneavoastră.
• Este ușor să păstrați documentele confidențiale în siguranță și private.
• Puteți să vă deplasați la căsuța dvs. poștală ori de câte ori vă convine.
• Câteva sunt deschise 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână.

Contra cutiilor poștale

• Nu aveți de ales decât să mergeți la cutia poștală fizică o dată, de două sau de trei ori pe săptămână.
• Nu este la fel de sigură ca o cutie poștală virtuală, deoarece este chiar lângă cutia poștală a tuturor.
• Dacă biroul dvs. se mută departe, va trebui să vă schimbați cutia poștală, deoarece aceasta nu se va muta cu dvs.

USPS Business Mail Pickup

Această opțiune este pentru cei care primesc multă corespondență (sau numeroase colete și pachete care sunt prea mari pentru cea mai mare căsuță poștală).

Cum funcționează?

Oficiul poștal va primi toate trimiterile poștale de la adresa dvs. de afaceri odată ce biroul dvs. s-a mutat sau ați început să lucrați de acasă cu normă întreagă. Apoi, stabiliți o oră la care să vă colectați toate scrisorile, coletele și pachetele, vă prezentați, le adunați și totul este gata!

Cum încep?

Dacă sunteți interesat (deși vă sfătuim să verificați argumentele pro și contra de mai jos înainte de a vă decide), iată cum să configurați preluarea corespondenței de afaceri. Nu va dura mult timp, va trebui doar să furnizați două acte de identitate și să completați un formular.

1. Căutați formularul PS Form 1093-C online.
2. Imprimați-l.
3. Completați secțiunea „Application for Post Office Caller Service”.
4. Luați formularul completat și două tipuri de acte de identitate americane aprobate de guvern. Pentru formularul principal, puteți folosi unul dintre următoarele (asigurându-vă că sunt emise fie la nivel federal, de stat sau tribal):
   1. Permis de conducere de stat
   2. Nu.carte de identitate a șoferului
   3. Carte de identitate a serviciului în uniformă
   4. Carte de identitate a forțelor armate americane
   5. Carte de identitate corporativă
   6. Pașaport american
   7. Carte de identitate a pașaportului american
   8. Carte de identitate a universității americane
   9. Rezident permanent al SUA card
   10. Care carte de identitate eliberată de United States Citizenship and Immigration Services
   11. Certificat de naturalizare sau cetățenie americană
   12. Carte de identificare tribală

Pentru documentul de identitate secundar, puteți aduce unul dintre următoarele:

1. Contract de închiriere
2. Contract de ipotecă
3. Contract de fiducie
4. Carte de înregistrare a alegătorilor
5. Polița de asigurare a locuinței
6. Carte de înmatriculare a vehiculului
7. Factură de utilități
8. Formularul I-94
9. Polița de asigurare a autovehiculului
10. Decideți ce opțiune de servicii doriți. Aceasta poate fi de 1 an sau 6 luni.
11. Plătiți taxa. Asigurați-vă că faceți acest lucru la oficiul poștal unde se află oficiul poștal unde veți folosi acest serviciu. Puteți plăti cu un card de credit sau de debit, numerar, cec sau mandat poștal.
12. Primiți corespondența de afaceri ori de câte ori ai nevoie.

Profesiile serviciului de ridicare a corespondenței de afaceri

• Puteți primi trimiteri de mari dimensiuni fără să vă faceți griji dacă acestea vor încăpea în cutia poștală.
• Dacă nu există nicio cutie poștală disponibilă, aceasta este șansa dvs. de a obține un serviciu și mai bun.
• Vă puteți ridica corespondența oricând este convenabil.
• Afacerea dvs. poate crește cu ușurință fără teama că nu va putea face față afluxului de corespondență.

Contra ridicării corespondenței de afaceri

• S-ar putea să nu doriți să plătiți pentru un serviciu de corespondență care durează un an sau 6 luni, mai ales dacă sunteți un start-up, deoarece vă limitează la o singură locație.
• Încă trebuie să vă deplasați într-o anumită locație pentru a primi corespondența.
• Ar putea fi destul de consumator de timp, în funcție de timpul de călătorie.

Bine, acum că sunteți familiarizat cu serviciile de expediere a adreselor de corespondență de afaceri pe care le oferă USPS, este timpul să vă arătăm unde ar trebui să vă investiți cu adevărat banii!

De ce are nevoie afacerea dvs. mică de expediere a corespondenței?

Există o mulțime de motive pentru care afacerea dvs. mică are nevoie de expediere a corespondenței! Suntem pe cale să trecem în revistă fiecare dintre ele pe rând, dar, dacă nu aveți prea mult timp la dispoziție, coborâți până la sfârșitul acestei secțiuni, unde veți găsi o listă rapidă.

Dacă sunteți încă alături de noi, haideți să trecem direct la toate beneficiile pe care le veți obține odată ce ați înființat un serviciu de expediere virtuală a corespondenței.

Conveniență

Când un pachet vă este expediat și necesită să fiți prin preajmă pentru a-l ridica, poate fi problematic dacă se întâmplă să fiți plecat de la birou, să vizitați un loc de muncă sau pur și simplu să fiți prea ocupat pentru a vă primi coletul. Ceea ce proprietarii de afaceri sfârșesc prin a face, este să se înscrie la o căsuță poștală pentru a primi toate pachetele și corespondența. Acest lucru dă naștere unei noi probleme; trebuie să vă alocați o anumită zi din săptămână pentru a merge cu mașina la oficiul poștal local, să stați la coadă și să vă primiți corespondența. Dar cum ar fi dacă ați pune pe cineva să semneze pentru coletul dvs. doar cu autorizația dvs. și la o fracțiune din costul de a cere secretarei dvs. să facă acest lucru? Cum ar fi dacă ați putea solicita ca pachetul să fie expediat la cerere la locația dvs., la un preț cu până la 80% mai mic decât tarifele obișnuite de expediere? Avantajul economisirii timpului și al costurilor de expediere este destul de evident.



Securitatea corespondenței

Când primiți corespondența la locația dvs., aceasta poate fi accesată, de obicei, de aproape oricine dorește să pună mâna pe ea. De la furtul de identitate, la furtul de corespondență și orice altceva între acestea, a avea corespondența la o locație fără supraveghere sau în timp ce sunteți plecat, nu este probabil cea mai bună idee. Atunci când vă externalizați corespondența, toate coletele sunt depozitate într-un depozit cu sisteme de supraveghere 24/7 și cu personal de securitate la fața locului. Nu există un loc mai sigur în care să vă depozitați corespondența, decât la o unitate de expediere a corespondenței.



Arătați bine

În calitate de companie, nu este nimic mai rău decât să arăți neprofesionist, nu-i așa? Ei bine, dacă sunteți o afacere online, sau pur și simplu ați decis să o înregistrați sub o căsuță poștală sau la adresa dvs. de domiciliu, acest lucru vine cu o serie de probleme.

Nu numai că există preocupări suplimentare de securitate pe care trebuie să le luați în considerare (clienți furioși care vă cunosc locul de reședință etc.), dar afacerea dvs. nu arată deloc profesionist. O afacere înregistrată cu o căsuță poștală, cu siguranță nu arată la fel de bine ca o afacere înregistrată sub o adresă fizică reală.



Confidențialitate la domiciliu

Am atins deja puțin acest aspect, dar atunci când decideți că doriți să vă folosiți adresa de domiciliu pentru corespondența de afaceri, expuneți această adresă literalmente oricărei persoane rău intenționate online. Clienții, angajații sau investitorii supărați, pot afla despre locul unde vă aflați dumneavoastră și familia dumneavoastră cu o simplă căutare pe Google. Înregistrarea afacerii dvs. cu o adresă fizică reală, care nu este adresa dvs. de domiciliu, vă protejează intimitatea și familia.



Adresa permanentă

Ce se întâmplă dacă decideți să vă mutați locația afacerii? Trebuie să continuați să vă actualizați toate informațiile de contact, să informați clienții cu privire la mutare și să completați formularele de schimbare a adresei la USPS. Atunci când vă înregistrați pentru o adresă virtuală, această adresă este a dumneavoastră pe viață, indiferent unde vă aflați fizic. Gândiți-vă la asta; vă schimbați numărul de telefon ori de câte ori vă mutați? De ce ar trebui, prin urmare, să vă schimbați adresa poștală atunci când faceți acest lucru?

Gestionarea simplificată a corespondenței

Atunci când vă înregistrați pentru o adresă de afaceri virtuală, toți angajații au posibilitatea de a gestiona digital corespondența primită. Nu este necesară prezența cuiva la fața locului și, în mod virtual, din confortul propriului birou sau al propriei locuințe, aceștia pot face câteva clicuri și pot gestiona corespondența online.

O privire rapidă a argumentelor pro și contra

Pentru toți iepurașii ocupați care nu au timp acum pentru conversația noastră cu drepturi depline, iată un rezumat rapid a tot ceea ce am vorbit mai sus.

Pregătiți? Să mergem!



Profesioniști cu privire rapidă

• Conveniență – nu trebuie să fiți prin preajmă pentru a vă ridica documentul sau pachetul important, un poștaș expert o va face pentru dvs.
• Securitatea corespondenței – toată corespondența dvs. va fi păstrată într-o instalație securizată, cu supraveghere video 24 de ore din 24 și multe altele. Nu veți găsi un loc mai sigur decât acesta!
• Apare elegant – a avea adresa de acasă ca adresă de afaceri nu arată foarte profesionist. Cu o căsuță poștală virtuală, această problemă este rezolvată.
• Intimitate la domiciliu – folosirea adresei de acasă pentru afaceri poate deveni dezordonată. Clienții supărați, investitorii nemulțumiți și angajații furioși vă vor putea găsi pe dvs. și pe cei dragi incredibil de mult
• Permanent – nu va mai trebui să treceți niciodată prin complicația de a vă schimba adresa poștală de fiecare dată când vă schimbați biroul!
• Gestionare simplificată a corespondenței – toți angajații dvs. pot accesa corespondența biroului dvs. de pe o aplicație pentru smartphone sau de pe computerul lor. Nimeni nu trebuie să fie la fața locului.

Ok, și atunci care sunt dezavantajele aici? Totul are un dezavantaj, nu-i așa?

Ei bine, da, dar avantajele de a vă înscrie la un serviciu de expediere virtuală a corespondenței depășesc drastic potențialele dezavantaje. Cu toate acestea, vom discuta pe scurt despre lucrurile care nu sunt atât de bune la un sistem de căsuță poștală virtuală. (Sugestie: când am spus „lucruri” am vrut să spunem „lucru”, deoarece există doar un singur potențial dezavantaj)!

Cu o privire rapidă contra

• Costuri suplimentare – acest lucru se aplică în special start-up-urilor. Am constatat că multe companii noi nu doresc să suporte costurile suplimentare pe care le propune expedierea adreselor de afaceri. Cu toate acestea, este important să vă amintiți că o căsuță poștală virtuală vă va aduce un randament uriaș al investiției (dacă vă uitați la avantajele de mai sus vă va spune asta!).

The Bottom Line