Clar, concis, convingător și care să atragă atenția – iată cum se scrie un rezumat executiv. Este singura parte din întregul dvs. raport pe care o va citi toată lumea și, pentru majoritatea oamenilor, s-ar putea să fie singurul lucru pe care îl citesc.

Ce este un rezumat executiv?

Un rezumat executiv este, prin însăși natura sa, o rezumare a informațiilor, servind ca o introducere la o propunere, rezumatul executiv conține adesea declarații scurte care descriu ceea ce va fi detaliat mai departe în propunerea următoare.

Într-o propunere medie, rezumatul executiv oferă doar informații scurte, într-o manieră memorabilă. Dar un rezumat executiv remarcabil prezintă o trecere în revistă a întregii propuneri într-un mod care angajează clientul și lucrează pentru a VÂNDE.

Unde merge un rezumat executiv?

Tipic, veți dori să includeți rezumatul executiv la începutul documentului dvs. de afaceri. Acest lucru se datorează faptului că singurul scop al rezumatului executiv este de a oferi o imagine de ansamblu a documentului următor – similar cu un rezumat într-o lucrare academică.

Ce ar trebui să fie inclus într-un rezumat executiv?

Iată câteva lucruri de făcut și de nefăcut de care trebuie să țineți cont atunci când scrieți un rezumat eficient + șablonul nostru gratuit pentru a vă ajuta!

De făcut

Scrieți un paragraf introductiv strălucitor

Potrivit unei multitudini de surse de pe internet, există o lungime specifică la care ar trebui să respecte un rezumat executiv. Acest lucru nu este cazul. În timp ce un rezumat executiv nu ar trebui să fie prea lung, acesta ar trebui să fie o declarație cuprinzătoare a propunerii generale.

Rezumatul executiv trebuie să aibă un paragraf introductiv strălucitor. Dacă potențialii clienți nu fac decât să vă răsfoiască propunerea, trebuie să vă asigurați că primul lucru pe care este probabil să îl citească este partea cea mai puternică a întregii propuneri.

Acest paragraf introductiv trebuie să atragă atenția încă de la început. Este înțelept să aduceți atribute impresionante ale companiei dumneavoastră, dar fiți specific, spre deosebire de general. Clienții potențiali vor dori să vadă dovezi reale ale competențelor demonstrate și ale abilităților unice. Folosiți această secțiune pentru a evidenția laudele companiei sau ale angajaților.

Scopul oricărei propuneri și, prin extensie, al rezumatului executiv, este de a vinde. Dați o lovitură rapidă, făcând o vânzare încrezătoare către client. Acest lucru se face prin oferirea unei abordări unice a problemei/temei/necesității la îndemână.

Furnizați un scop bine gândit pentru publicul dumneavoastră

În timp ce vă uimiți cititorul cu o vânzare interesantă și o introducere dramatică, veți dori să vă gândiți la orientarea propunerii și a rezumatului executiv în mod specific pentru publicul dumneavoastră. Chiar și atunci când folosiți un șablon, o propunere ar trebui să fie adaptată la nevoile și problemele unice ale fiecărui client.

Rezumatul executiv este un loc ideal pentru a începe să țintiți în mod chibzuit către publicul dvs. țintă cheie. Aici puteți identifica mai departe problema cu care se confruntă clientul – cum ar fi nevoia unei noi strategii de marketing, pierderea vânzărilor, importanța unui site web reproiectat etc.

După ce a fost identificată această problemă, oferiți informații bine documentate și fundamentate despre această problemă. Faptele, cifrele și detaliile relevante sunt importante pentru client și vă vor ajuta să vă poziționați ca un expert care știe foarte multe despre problemele specifice ale companiei lor.

După ce problema a fost numită, continuați scopul axat pe companie, arătând cum soluția propusă de dumneavoastră va fi un succes. O metodă excelentă este să prezentați fapte referitoare la probleme, urmate rapid de soluții practice, dar unice, concepute special pentru client.

3. Oferiți un obiectiv identificabil

Un potențial client trebuie să fie capabil să vadă exact ceea ce dumneavoastră și compania dumneavoastră puteți face pentru el. În timp ce soluțiile și metodele sunt o parte esențială a rezumatului dvs. executiv și a propunerii în general, ceea ce contează cel mai mult pentru clienți este care vor fi rezultatele acestor soluții.

Demonstrați-i clientului dumneavoastră ce randamente extraordinare va obține din propunerea dumneavoastră. Din nou, citarea cifrelor generate de o cercetare solidă, specifică clientului, este cheia succesului în acest caz.

Nu fiți însă prea general când oferiți soluții și rezultate. Simplul fapt de a-i spune clientului că metodele dvs. vor „crește vânzările” nu este suficient de bun.

Utilizați documente de cercetare și proiecții bazate pe un potențial de piață realist, precum și exemple de succese anterioare, și oferiți rezultate probabile descriptive și atractive. Clienților le place să vadă ce câștiguri le va aduce munca dumneavoastră, iar cercetarea amănunțită este atât de importantă pentru a explora și a determina care vor fi aceste câștiguri.

4. Acordați o atenție deosebită detaliilor

În strânsă legătură cu acest ultim element, atenția la detalii este primordială pe parcursul întregului rezumat executiv. Nimic nu strică mai mult munca grea depusă la o propunere decât o atenție neglijentă la detalii. Greșelile prostești pot și trebuie să fie evitate.

Obiectivul dumneavoastră este să fiți cea mai de succes companie care să prezinte o propunere potențialului dumneavoastră client. Egalizați terenul de joc prin verificarea și reverificarea oricăror erori. Este util să aveți un set de ochi proaspeți care să vă corecteze documentul pentru dumneavoastră. Acesta este un element de bază pentru succes. Odată ce acest lucru este în vigoare, puteți adăuga elementele de mai sus pentru a merge mai departe și să sperați să obțineți următoarea afacere.

Utilizați un șablon pentru a o face mai repede

PandaDoc vă oferă multe, multe șabloane de afaceri gratuite create de echipa noastră de încredere de contabili de succes, avocați și proprietari de afaceri mici care folosesc aceste documente în fiecare zi.

Ce fel de șabloane vă pot ajuta cu cum să scrieți un rezumat executiv?

• Un eșantion de șablon de plan de afaceri sau unul dintre șabloanele noastre de plan de afaceri specifice industriei.
• Un model de șablon de propunere de vânzări sau unul dintre modelele noastre de propuneri de afaceri specifice industriei.

Sau puteți merge mai departe și să vă creați propriile șabloane pe care să le reutilizați, să le trimiteți online și să le urmăriți cu ușurință!

Ce nu trebuie să faceți

1. Feriți-vă de generalizări ample sau informații false

O capcană în care se poate cădea ușor atunci când creați un rezumat executiv sau orice parte a unei propuneri este să vorbiți cu generalizări ample sau afirmații clișeice. Acest lucru trebuie evitat, deoarece aceste idei repetitive și des auzite au efectul de a vă pune alături de concurenții dvs. sub așteptări.

Să ieșiți în evidență presupune să oferiți informații unice și valoroase pentru clientul dumneavoastră. Aprecierile oneste și promisiunile veridice sunt cele care vând, nu ideile suprautilizate, reciclate și afirmațiile goale.

Este important să vă revizuiți rezumatul – și întreaga propunere de afaceri – în mod repetat, rescriind și șlefuind pentru a obține o lucrare creativă și profesională pe care veți fi mândru și încântat să o împărtășiți cu potențialii clienți.

Nu deveniți tehnic

Există un timp și un loc pentru orice. Elevator pitch-ul dvs., care este în esență ceea ce este rezumatul dvs. executiv, nu este locul în care să o faceți. Ca regulă generală, explicațiile tehnice și aprofundate aparțin corpului principal al raportului dumneavoastră. Rezumatul executiv al planului dvs. de afaceri, al propunerii sau al raportului dvs. este conceput pentru a atrage atenția cititorului dvs. și pentru a-l entuziasma cu privire la ceea ce va urma în documentul mai amplu.

Prezentarea dvs., indiferent de cât de tehnic este raportul mai lung, ar trebui să fie scrisă pentru o înțelegere de către un profan a ceea ce urmează să oferiți. În timp ce vă ocupați de asta, renunțați la jargon. Limbajul clar, concis și lipsit de echivoc este ceea ce ar trebui să urmăriți.

Nu vă lăsați dus de val

Oricât de entuziasmat ați fi de perspectiva obținerii unei finanțări suplimentare sau a unui capital de pornire pentru compania dumneavoastră, nu uitați – mergeți mai ușor cu lungimea. Ideea este de a vă face cititorul curios de restul planului de afaceri, raportului sau propunerii dvs. de afaceri.

Un rezumat executiv de o pagină, care surprinde punctele importante evidențiate în documentul mai lung, va fi suficient pentru un raport de 20 de pagini. De regulă, rezumatele executive nu ar trebui să reprezinte mai mult de cinci procente din întregul document.

Lăsați istoria companiei dvs. în trecut

Nu degeaba i se spune „istorie”. Rezumatul executiv nu este locul în care să prezentați povestea călătoriei companiei dvs. de la începuturi umile până la steaua strălucitoare care este astăzi. Istoricul companiei nu ar trebui să apară niciodată nicăieri în document, cu excepția cazului în care este cerut în mod explicit. Cititorul nu este interesat de toate astea.

Definiți problema, definiți obiectivul, abordați problemele și propuneți o soluție. Orice altceva în afara acestui domeniu este doar o pierdere de timp atât pentru dumneavoastră, cât și pentru publicul dumneavoastră.

Nu lăsați totul pe final

Acum, acest lucru probabil că merge împotriva a tot ceea ce ați învățat până acum despre redactarea rapoartelor, dar există un motiv întemeiat.

Oricât de tentant ar fi să lăsați rezumatul ca fiind ultimul lucru pe care îl adăugați la raportul dumneavoastră, nu o faceți. Există întotdeauna riscul de a fi nevoit să refaceți totul dacă vă răzgândiți cu privire la anumite aspecte ale conținutului său.

Trebuie să fiți foarte clar de la început cu privire la cursul de acțiune pe care doriți să îl urmeze cititorii dumneavoastră. Începând cu rezumatul, prima dată cimentați, în mintea dumneavoastră, ceea ce vreți ca documentul să realizeze. În orice caz, știind unde vreți să ajungeți cu el, este mai ușor și mai rapid să compilați întregul document.

Cum să scrieți un rezumat executiv

Curios despre cum să elaborați un rezumat executiv pentru documentul dvs. specific? Iată câteva cazuri comune de utilizare și cum să le abordați.

Cum să scrieți un rezumat executiv pentru un plan de afaceri

Când elaborați un plan de afaceri, potențialii investitori sau alte părți interesate vor dori adesea să vadă un rezumat executiv la început pentru a obține o imagine de ansamblu a planului la 30.000 de metri.

Vă veți dori să distilați întregul plan în câteva paragrafe de rezumat concret cu punctele principale, susținute de informații contextuale care sunt importante pentru a înțelege ideea propusă.

Sinteză executivă pentru o afacere de tip start-up

Pentru afacerile de tip start-up, scopul este de a dobândi capital. Acesta poate fi sub formă de finanțare prin capitaluri proprii, subvenții guvernamentale sau împrumuturi de afaceri de la bănci, de la Small Business Administration (SBA) și de la alte instituții de creditare. Indiferent de sursa de finanțare pe care o alegeți, trebuie să prezentați un caz solid pentru afacerea dumneavoastră. Iată cum să scrieți un rezumat executiv pentru startup-uri.

1. Descrieți oportunitatea de afaceri – În primul paragraf, oferiți o scurtă prezentare generală a golului pe care l-ați identificat pe piață.
2. Explicați cum startup-ul dvs. profită de oportunitate – Veți dori să explicați cum afacerea dvs. deservește piața.
3. Descrieți piața dvs. țintă – Oferiți o prezentare generală a bazei dvs. de clienți țintă.
4. Discutați modelul dvs. de afaceri – Descrieți produsele/serviciile dvs. și explicați de ce acestea sunt atractive pentru piața dvs. țintă.
5. Prezentați strategia dvs. de vânzări și de marketing – Descrieți pe scurt planurile de marketing pe care le aveți pentru produsele/serviciile dvs.
6. Descrieți concurența – Definiți strategia dvs. pentru a obține o bucată din plăcinta cotei de piață și avantajul competitiv pe care îl oferiți.
7. Analiza financiară – Oferiți un rezumat al planului dvs. financiar și includeți și câteva proiecții, dacă tot sunteți în această situație.
8. Descrieți echipa de conducere – Prezentați pe scurt setul lor unic de competențe și valoarea pe care o aduc întreprinderii dvs.
9. Furnizați un plan de implementare – Evidențiați câteva puncte cheie cu privire la ceea ce este necesar pentru a vă duce afacerea din stadiul actual de planificare până la punctul în care clienții vor putea intra pe ușă.

Sinteză executivă pentru o afacere stabilită

Sinteza executivă pentru companiile stabilite are o abordare ușor diferită. Acesta se concentrează pe furnizarea de informații privind planurile de creștere ale firmei, realizările, perspectivele etc.

1. Prezentați misiunea companiei – Care este scopul firmei?
2. Furnizați câteva informații despre firmă – Descrieți produsele/serviciile pe care le oferă, locațiile de afaceri și statisticile cheie sub formă de puncte
3. Evidențiați realizările – Prezentați evoluția și creșterea firmei de-a lungul anilor în ceea ce privește baza de clienți, cota de piață, profitabilitatea, evaluarea, și venituri
4. Includeți un rezumat financiar – Această secțiune este importantă mai ales dacă scopul planului de afaceri complet este de a căuta finanțare
5. Descrieți obiectivele viitoare ale companiei – Oferiți o imagine de ansamblu a perspectivelor firmei

.

Cum să scrieți un rezumat executiv pentru o propunere de marketing

Obiectivul unei propuneri de marketing este de a ajuta potențialul client să înțeleagă nu numai ce tactici de marketing veți folosi și cât vor costa serviciile dumneavoastră, ci și cum va funcționa imaginea de ansamblu.

Aceasta este ceea ce ar trebui să vorbiți în rezumatul executiv pentru o propunere de marketing: la ce rezultate ar trebui să se aștepte clientul și cum va fi să lucreze cu dumneavoastră?

Iată cum să scrieți un rezumat executiv pentru o propunere de marketing, împreună cu subtitlurile pe care le puteți folosi în documentul dumneavoastră.

1. Introducere – Explicați proiectul și scopul planului de marketing
2. Informații despre companie – Oferiți un scurt istoric despre compania dvs., structura acesteia și baza de clienți
3. Echipa de management a proiectului – Enumerați principalii jucători din echipa de management, împreună cu abilitățile și rolurile lor respective în atingerea obiectivelor de marketing
4. Analiza pieței – Oferiți o imagine de ansamblu a pieței pentru produsele/serviciile dvs, și principalii factori determinanți implicați
5. Produse și servicii – Descrieți produsele/serviciile dumneavoastră și avantajul lor competitiv pe piață
6. Strategia de marketing – Descrieți publicul țintă și metodele care vor fi utilizate pentru a-l atinge
7. Planificare și proiecții financiare – Furnizați informații legate de activitățile de marketing pe termen scurt și lung, buget, ROI preconizat și măsurători aferente
8. Scopuri – Rezumați obiectivele campaniei de marketing și strategiile care vor fi implementate pentru a le atinge

Cum se redactează un rezumat executiv pentru un raport

Un alt caz de utilizare obișnuită a rezumatului executiv este includerea acestuia ca prefață la un document de raport. Acesta va oferi cititorului o perspectivă cu privire la modul în care raportul și informațiile care urmează au impact asupra cazului de afaceri mai larg.

Atunci, înarmați cititorul cu un rezumat al obiectivului raportului, al metodologiei și al principalelor constatări, astfel încât acesta să nu fie nevoit să conecteze punctele pe măsură ce citește raportul complet. Iată cum să scrieți un rezumat executiv pentru un raport.

1. Scrieți o declarație de deschidere – Oferiți un scurt istoric al domeniului de aplicare al raportului
2. Explicați scopul cercetării – Acest lucru are de-a face cu obiectivul studiului
3. Evidențiați metodologia – Descrieți faptul-finding methods used acquiring information and the analysis techniques employed
4. Outline key findings – Explicați care a fost rezultatul studiului și care este principala concluzie pe care doriți ca cititorii dvs. să o cunoască
5. Descrieți recomandările dvs. – Puteți include, de asemenea, o justificare în acest punct

Acesta ar trebui să acopere tot ceea ce ați avut nevoie să știți vreodată despre rezumatele executive. Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre modul în care PandaDoc vă poate ajuta să simplificați, să raționalizați și să vă supraîncărcați întregul flux de lucru al documentelor, aruncați o privire la caracteristicile noastre aici.

FAQ

Care este lungimea unui rezumat executiv?

Un rezumat executiv ar trebui să fie un rezumat complet al întregului document. Ideea este ca oricine îl citește, să extragă informații semnificative din el, fără a trebui neapărat să citească întregul document.

Ca regulă generală, un rezumat executiv eficient ar trebui să reprezinte 5-8% din întregul document. Dacă raportul complet are 50 de pagini, de exemplu, urmăriți un rezumat executiv de 3-4 pagini.

Care este diferența dintre rezumat executiv și introducere?

Rezumatul executiv este prima secțiune a raportului, planului sau propunerii. Apare înainte de introducere și după cuprins. Un rezumat executiv este, în esență, o variantă comprimată a întregului raport, care ar putea avea peste 20 de pagini.

O introducere, pe de altă parte, este pur și simplu o scurtă explicație a ceea ce trebuie să se aștepte în documentul mai amplu și motivul pentru care a fost elaborat. Un rezumat vă va oferi esența întregului document; o introducere nu o va face.

Publicat inițial la 20 iunie 2013, actualizat la 10 februarie 2021

.