Dacă lucrați într-o admitere, înscrieri sau în domeniul comunicării la o școală privată sau independentă K-12, atunci știți mai bine decât oricine cât de perturbatoare a fost pandemia.

Nu numai că școala dvs. a trebuit să treacă rapid la învățământul la distanță în această primăvară și să construiască o serie de planuri de urgență pentru toamnă, dar evenimentele tipice pe care le-ați organiza în mod normal pentru a atrage noi părinți și familii au fost anulate din cauza riscului de infecție virală.

Casele deschise în persoană, în special, au format probabil o piesă centrală a strategiei dvs. de înscriere. Este logic: O casă deschisă vă oferă oportunitatea de a aduce părinții și elevii în școala dvs. și în campusul dvs., unde puteți începe să construiți încredere și să îi încurajați să depună o cerere de înscriere. Cu această piesă cheie a puzzle-ului care lipsește acum, este ușor să vă simțiți nesigur și îngrijorat cu privire la modul în care veți umple locurile deschise în școala dvs: Găzduirea unei case deschise virtuale.

Prin regândirea a ceea ce înseamnă să găzduiești o casă deschisă pentru școala ta, poți atrage familii potrivite, adecvate misiunii tale și poți umple orice goluri care încă mai există pentru toamnă.

Ce este o casă deschisă virtuală?

O casă deschisă virtuală este exact ceea ce pare a fi: O casă deschisă pe care o școală o găzduiește de la distanță, virtual, prin intermediul unui fel de software de videoconferință.

Termenul se poate aplica, de asemenea, și altor tipuri de evenimente de înscriere la școală, cum ar fi sesiuni de întrebări și răspunsuri, întâlniri fără programare, întâlniri fără programare și multe altele.

În loc de o casă deschisă în persoană, o casă deschisă virtuală oferă profesioniștilor de înscriere și admitere de la o școală oportunitatea de a intra în contact cu familiile care iau în considerare în mod activ școala. Realizarea acestei conexiuni permite familiei să dea un nume, o față și o voce școlii, ceea ce face mai ușor pentru școală să construiască o relație de încredere pe care o poate valorifica pe tot parcursul procesului de admitere.

În timp ce casele deschise virtuale s-au dovedit a fi esențiale în timpul pandemiei de coronavirus, este probabil să existe un caz pentru ele chiar și după ce riscul de transmitere virală a trecut. Familiile care nu pot participa la un eveniment în persoană din cauza obligațiilor de la locul de muncă, precum și persoanele care se mută într-un nou district școlar, dar care nu sunt încă localnici, pot găsi evenimentele virtuale deosebit de utile.

De ce veți avea nevoie pentru a organiza o casă deschisă virtuală

Sunteți interesat să organizați o casă deschisă virtuală pentru școala dumneavoastră? Înainte de a începe să lucrați prin pașii pe care îi prezentăm mai jos, va trebui să vă asigurați că aveți acces la câteva lucruri:

• O platformă de comunicare virtuală: Aceasta este platforma pe care va avea loc casa deschisă virtuală. Vă recomandăm Zoom, deoarece platforma este excepțional de ușor de utilizat, se integrează cu multe alte instrumente și vă permite să ajustați experiența virtuală astfel încât să se potrivească cu brandingul școlii dumneavoastră. Acestea fiind spuse, și alte soluții, cum ar fi Skype sau GoToMeeting, pot funcționa bine.
• O platformă pentru crearea de pagini și formulare de înregistrare: Întregul scop al găzduirii unei case deschise virtuale este de a colecta informațiile de contact pentru familiile care iau în considerare școala dumneavoastră. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie de o platformă care să vă permită să creați o pagină de destinație de marcă concepută pentru a promova evenimentul și a încuraja înscrierea, care să conțină un formular de înscriere încorporat. Recomandăm HubSpot pentru acest scop (și explicăm de ce mai jos).
• O platformă pentru comunicarea prin e-mail: Odată ce ați capturat informațiile de contact ale familiilor interesate, puteți începe să le faceți marketing prin e-mail. Din nou, recomandăm HubSpot pentru această funcționalitate.
• Un profil de afaceri pe Facebook: Acest lucru vă va permite să rulați anunțuri pe Facebook și Instagram, ceea ce se va dovedi a fi o parte importantă pentru a convinge familiile interesate să se înscrie la ziua porților deschise.

Ghidul tactic, pas cu pas, pentru a găzdui o zi virtuală a porților deschise pentru școala dumneavoastră

Determinați formatul pentru evenimentul dumneavoastră.

O casă deschisă virtuală poate lua mai multe forme diferite, fiecare dintre acestea fiind probabil potrivită pentru părinții aflați în diferite etape ale procesului de selecție a școlii. Primul dvs. pas este să determinați formatul pe care îl va urma evenimentul dvs., astfel încât să puteți elabora un limbaj care să vorbească în funcție de acest format.

Câteva exemple de formate pe care le puteți lua în considerare includ:

• O simplă sesiune de întrebări și răspunsuri&O sesiune în care participanții pot pune întrebări consilierului de admitere, elevilor sau cadrelor didactice
• O discuție sau o prezentare bazată pe diapozitive
• Un tur virtual al școlii și al campusului dvs.

  În plus, va trebui să decideți cine din echipa dvs. va fi implicat în casa deschisă. Vor fi consilieri de admitere? Membri ai echipei de comunicare? Directorul sau directorul școlii? Profesori? Veți avea nevoie de aceste detalii înainte de a începe.

  Determinați-vă programul.

  Pentru a vă promova eficient evenimentul și pentru a construi toate activele back-end pe care va trebui să le construiți, va trebui să vă stabiliți programul. Alegeți datele și orele pentru fiecare dintre casele deschise virtuale pe care intenționați să le găzduiți, apoi mergeți mai departe și programați-le în orice instrument pe care îl veți folosi pentru a găzdui evenimentul (de exemplu, Zoom).

  Identificați și puneți la punct vocea de marcă a școlii dvs. descărcând fișa noastră de lucru gratuită!

  

  Nu sunteți sigur când să vă găzduiți evenimentele? Vă recomandăm să oferiți o serie de ore și zile ale săptămânii, astfel încât părinții să aibă mai multe opțiuni care să se încadreze în programul lor.

  Ați putea, de exemplu, să oferiți un eveniment în timpul zilei, astfel încât părinții care lucrează noaptea să poată participa, și un eveniment noaptea, astfel încât părinții care lucrează ziua să poată participa. Ați putea, de asemenea, să oferiți un eveniment în timpul săptămânii și un al doilea în weekend, din nou pentru a vă asigura că toți cei care doresc să participe au ocazia.

  Constituiți pâlnia de conversie.

  Pâlnia de conversie este lista completă de active cu care un potențial părinte sau o familie va interacționa în momentul în care decide să se înscrie la casa dvs. deschisă virtuală. Cele mai importante componente ale acesteia sunt formularul dvs., pagina de destinație, pagina de mulțumire și apelurile la acțiune (CTA).

  Constituirea formularului

  Formularele sunt modul în care veți capta informațiile de contact ale tuturor participanților, pe care va trebui să le aveți dacă intenționați să urmăriți sau să le comercializați acelor persoane. Cel puțin, formularul dvs. ar trebui să ceară numele, adresa de e-mail și numărul de telefon al participanților, dar ar putea avea sens să cereți și alte informații pertinente, cum ar fi:

  • Numele copilului lor
  • Clasa actuală a copilului lor
  • Numele școlii actuale a copilului lor
  • Toate întrebările pe care le-ar putea avea participantul

  Dacă veți oferi mai multe evenimente, formularul dvs. ar trebui, de asemenea, să solicite participantului să selecteze evenimentul la care dorește să participe. Acest lucru vă va permite să aveți un singur formular și o singură pagină de destinație pentru mai multe evenimente – și cine nu iubește eficiența?

  

  Indiferent de instrumentul pe care îl folosiți, vă recomandăm să folosiți un formular care vă va permite a.) să declanșați un e-mail de confirmare trimis automat persoanei înscrise și b.) să redirecționați persoana înscrisă către o pagină de confirmare care să îi mulțumească pentru interesul manifestat și să o direcționeze către resurse suplimentare pe care să le exploreze. Dacă platforma dvs. CMS actuală nu include această capacitate, adăugarea unei soluții precum Form Builder gratuit de la HubSpot poate fi foarte utilă.

  Designing Your Landing Page

  Pagina dvs. de destinație ar trebui să fie proiectată cu un singur scop în minte: Să vă convingă cititorul să facă următorul pas dorit. În acest caz, doriți ca acesta să completeze formularul și să se înscrie pentru a participa la casa dvs. virtuală deschisă.

  Pentru a face acest lucru, pagina dvs. de aterizare ar trebui să prezinte foarte rapid casa deschisă și să explice valoarea pe care persoana o va primi prin participare. Puteți, de asemenea, să petreceți puțin timp pentru a-i educa despre școala și comunitatea dvs. Apoi, ar trebui să includă toate detaliile pertinente și formularul. Puncte bonus pentru a include imagini aspiraționale cu elevii dvs. fericiți care învață, ceea ce poate ajuta foarte mult cititorul să construiască o conexiune emoțională cu școala dvs.

  Componente cheie:

  • O propunere de valoare
  • Detalii despre evenimentul dvs.
  • Detalii despre școala și comunitatea dvs.
  • Formularul

  Este important să rețineți că pagina dvs. de destinație trebuie să fie foarte concentrată. Ar trebui să aibă doar un singur apel la acțiune: Să te înscrii pentru casa ta virtuală deschisă. Includerea mai multor CTA-uri nu va face decât să vă dilueze mesajul.

  Agregând valoare cu o pagină de mulțumire

  În urma trimiterii formularului, cititorul va primi fie un mesaj de mulțumire inline (adică va vedea pe ecran mesajul de confirmare a faptului că a trimis formularul), fie va fi redirecționat către o pagină de mulțumire. Deși nu este necesar în sine, vă recomandăm întotdeauna să optați pentru traseul paginii de mulțumire.

  De ce? Pentru că o pagină de mulțumire adaugă valoare imediată pentru utilizator și vă oferă posibilitatea de a-l hrăni mai departe de-a lungul călătoriei.

  În cazul unei case deschise virtuale, pagina de mulțumire ar trebui să includă cel puțin detalii despre data la care va avea loc evenimentul și despre modul în care utilizatorul se poate autentifica. Dar puteți adăuga mai multă valoare prin includerea unui link pentru a descărca o broșură despre școala dumneavoastră, sau o pagină despre ajutorul financiar, sau orice alte active pe care le aveți și care ar putea fi valoroase. Dacă aveți un blog activ, puteți include linkuri către acest conținut. Și, bineînțeles, puteți include un apel la acțiune pentru a aplica, astfel încât oricine este pregătit să facă acest lucru să poată face pasul următor.

  Constituirea de CTA-uri

  După ce ați construit toate celelalte lucruri, ar trebui, de asemenea, să proiectați și să construiți o serie de apeluri la acțiune pe care le puteți valorifica pe tot site-ul dvs. web. Aceste CTA-uri ar trebui să conducă pe oricine face clic pe ele către pagina de destinație, unde se poate înscrie la evenimentul dvs.

  Scrieți e-mailuri de hrănire a liderilor care să conducă la eveniment.

  Ați avut vreodată pe cineva care a făcut o programare pentru a vorbi, doar pentru ca acesta să nu reușească să se prezinte? Fie pentru că au uitat, pentru că și-au pierdut interesul, pentru că au fost brusc ocupați sau pentru o serie de alte motive, se întâmplă mai des decât ați putea crede.

  Veștile bune sunt că puteți folosi e-mailul pentru a reduce riscul ca cineva să se înscrie pentru casa dvs. deschisă virtuală și apoi să nu participe. O simplă serie de e-mailuri poate fi un mod incredibil de eficient de a.) a reaminti persoanei de eveniment și b.) de a o entuziasma cu privire la școala și comunitatea dvs.

  Cel puțin, ar trebui să trimiteți persoanei prezente două e-mailuri:

  • Un e-mail imediat după ce s-a înscris, confirmând detaliile zilei porților deschise și furnizând informații de apelare
  • Un e-mail cu o zi înainte (sau în dimineața evenimentului) pentru a-i reaminti despre eveniment

  Între aceste două e-mailuri, totuși, puteți lua în considerare unul sau două mesaje în care să vorbiți despre elevii și comunitatea școlară, sau să răspundeți la întrebări comune pe care părinții le au adesea.

  Atrageți familiile în pâlnia dvs.

  După ce evenimentul este programat și pâlnia este construită, va trebui să umpleți acea pâlnie prin atragerea familiilor potrivite pentru a se înscrie la eveniment. Apelurile la acțiune menționate mai sus sunt o modalitate importantă prin care puteți capta persoanele care se află deja pe site-ul dvs. web. Dar cum rămâne cu cei care s-ar putea să nu se gândească în mod activ la școala dvs. sau cei care nici măcar nu s-au gândit să schimbe școala?

  Atâta timp cât școala dvs. are un profil de afaceri pe Facebook, aveți posibilitatea de a rula anunțuri pe Facebook și Instagram. Aceasta poate fi o modalitate extrem de eficientă de a vă umple pâlnia, mai ales dacă sunteți atent în proiectarea publicului țintă.

  Dacă ați trecut prin procesul de construire a unor personaje detaliate ale părinților sau elevilor, atunci probabil că aveți o idee bună despre cum arată familia dvs. ideală. Înarmat cu aceste informații, puteți, de exemplu, să vizați persoanele care au o anumită vârstă și care locuiesc într-un anumit cod poștal. Acele persoane sunt cele care vă vor vedea apoi anunțurile.

  Puteți chiar să încărcați o listă de contacte din baza dvs. de date pentru a viza acele persoane, în anumite circumstanțe.

  Ați putea, de asemenea, să luați în considerare rularea de anunțuri de căutare plătite în Google pentru a atrage familiile angajate în mod activ în căutare.

  

  Organizați un test pentru evenimentul dvs.

  Este probabil de la sine înțeles, dar tot o vom spune: Înainte de a încerca să găzduiți prima dvs. casă deschisă virtuală, ar trebui să organizați un test-run care să implice facultatea și personalul dvs., astfel încât să puteți identifica orice probleme și să le rezolvați înainte de evenimentul real.

  Lectură recomandată: 10 greșeli comune pe care trebuie să le evite cei care găzduiesc pentru prima dată un webinar

  Puneți un membru al echipei dvs. să parcurgă procesul de la început până la sfârșit, începând cu pagina de destinație și trimiterea formularului. Apoi, găzduiți efectiv evenimentul așa cum intenționați să faceți în ziua jocului. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți comenzile software cu care este posibil să trebuiască să umblați și vă poate oferi chiar timp pentru a remedia orice probleme audio sau video pe care poate nu le-ați luat în considerare.

  Agențiați evenimentul propriu-zis.

  Și distrați-vă în timp ce faceți acest lucru! Casa dvs. deschisă virtuală nu este cu adevărat diferită de un eveniment în persoană – doar că se desfășoară prin video. Dacă găzduiți mai multe evenimente, încercați să învățați de la fiecare dintre cele pe care le faceți, astfel încât să vă puteți dezvolta continuu.

  Nu uitați de urmărire.

  După ce ați finalizat casa deschisă virtuală, este ușor să credeți că v-ați terminat treaba. La urma urmei, familiile interesate vor face următorul pas și vor aplica pe cont propriu, nu-i așa?

  Adevărul este că, acum că aveți datele lor de contact și știți că sunt cel puțin oarecum interesați de școala dvs., puteți și ar trebui să continuați să le faceți marketing și să îi încurajați să aplice și, în cele din urmă, să se înscrie la școala dvs..

  Un mod simplu de a face acest lucru este să le trimiteți o serie de e-mailuri de marcă care să răspundă la întrebări comune pe care știți că părinții le au despre procesul de aplicare. De asemenea, ați putea să le trimiteți informații despre ajutorul financiar, termene importante, profiluri ale studenților actuali sau alte mesaje care evidențiază ceea ce face școala dvs. unică. Acest lucru se poate face într-o manieră personalizată, dar în întregime automatizată cu o platformă precum HubSpot, limitând povara asupra echipei dvs.

  Un contact telefonic direct și personalizat din partea echipei dvs. de admitere cu siguranță nu ar strica nici el. Luați în considerare sunarea pentru a confirma că nu au avut întrebări și pentru a afla ce părere au avut despre eveniment. Un e-mail personal 1-1 ar putea fi, de asemenea, trimis ca o urmărire.

  Făcând-o să se întâmple

  Evident, realizarea unei case deschise virtuale eficiente necesită jonglarea cu o mulțime de piese în mișcare. Dacă folosiți mai multe sisteme și instrumente diferite pentru a vă gestiona baza de date, pentru a vă construi pâlnia și pentru a vă coordona acțiunile de informare, este de înțeles că vă puteți simți copleșit. Vestea bună este că puteți face sarcina (și viața dvs.) mult mai ușoară prin implementarea unui singur instrument integrat, capabil să realizeze toți acești pași.

  

  Aici, la Pepperland, instrumentul pe care îl recomandăm este HubSpot, pe care îl puteți folosi pentru:

  • Gestionați-vă baza de date de contacte și lead-uri
  • Constituiți formulare pentru captarea de lead-uri în toată pâlnia dumneavoastră
  • Proiectați și construiți pagini de destinație cu grad ridicat de conversie, pagini de mulțumire, și CTA-uri
  • Creați și trimiteți e-mailuri de marketing și de lead nurturing
  • Gestionați-vă anunțurile Facebook și Instagram
  • Realizați o analiză în timp real a tuturor eforturilor dvs. de marketing pentru a vedea ce funcționează
  • Și multe altele

  Pentru că HubSpot se integrează cu Zoom, instrumentul este deosebit de util pentru oricine are în vedere case deschise virtuale, seminarii web sau alte evenimente la distanță.

  Cel mai bun dintre toate, prin utilizarea fluxurilor de lucru și a secvențelor de e-mail, este posibil să automatizați o mare parte din comunicarea back-end, ceea ce înseamnă că, chiar dacă sunteți o echipă de înscriere sau de comunicare formată dintr-o singură persoană, vă puteți simți încrezător în capacitatea dvs. de a realiza o casă deschisă virtuală.

  

  Pregătiți-vă școala pentru viitorul înscrierilor

  În timp ce o casă deschisă virtuală nu va înlocui niciodată pe deplin valoarea pe care un potențial părinte sau student o primește vizitând efectiv școala dvs. și văzând-o în persoană, îmbrățișarea acestora și a altor evenimente virtuale de admitere este o piesă critică pentru a vă atinge obiectivele de înscriere în 2020 și după aceea.

  Chiar și după ce pandemia se va încheia și lucrurile vor reveni la „normal”, este posibil ca unii părinți sau familii să prefere un eveniment virtual, după ce s-au obișnuit cu acestea. Punând bazele acum vă poate ajuta să satisfaceți această cerere viitoare și să vă diferențiați școala de altele din zona dumneavoastră.

  Poate părea copleșitor, dar o puteți face – atâta timp cât aveți curajul de a încerca ceva nou și un plan pentru a realiza acest lucru.

  Sunteți interesat să începeți prin a găzdui prima dvs. casă deschisă virtuală? Suntem bucuroși să discutăm despre cum vă putem ajuta. Rezervați-vă puțin timp pentru a afla mai multe.