Dacă trebuie să depuneți formularele W-2 pentru raportarea anuală a salariilor angajaților, cel mai simplu mod de a le depune este online. Iată ce trebuie să știți.
Vă veți depune formularele W-2 la Administrația de Securitate Socială (SSA), nu la IRS.
Termenul limită pentru depunerea formularelor W-2 la SSA este 31 ianuarie a anului următor. Pentru formularele W-2 din 2020, termenul limită este 31 ianuarie 2021. Schimbarea a fost făcută în 2015 pentru a ajuta la prevenirea fraudei fiscale, iar data se aplică atât la depunerea pe hârtie, cât și online. Dosarele dvs. vor fi considerate la timp dacă sunt depuse până la această dată.
Trebuie să dați copii ale formularelor W-2 angajaților până cel târziu la data de 31 ianuarie a anului următor anului fiscal. Este o idee bună să dați formularele W-2 completate angajaților dvs. la începutul lunii ianuarie, pentru ca aceștia să le poată examina și pentru ca dvs. să puteți face corecturi, dacă este necesar, înainte de termenul limită.
Diferența dintre formularele W-2 și formularele W-3
Formularele W-2 sunt folosite pentru a raporta salariile și plățile angajaților către Administrația de Securitate Socială. SSA împărtășește informațiile cu IRS în scopul impozitării veniturilor.
Trebuie să eliberați un formular W-2 pentru fiecare angajat de la care ați reținut impozitele FICA (Federal Insurance Contribution Act), care sunt impozitele de securitate socială și Medicare, precum și impozitele federale și de stat pe venit. De asemenea, trebuie să eliberați un formular W-2 tuturor celor cărora ar fi trebuit să li se rețină impozitul pe venit, dar nu au făcut-o din anumite motive.
W-3 sunt formulare de transmitere care trebuie să însoțească formularele W-2. Acestea rezumă informațiile de pe toate formularele W-2 pe care le trimiteți la SSA. Dacă depuneți online formularele W-2 la SSA prin intermediul portalului Business Services Online (BSO), acesta va genera automat formularul W-3, astfel încât nu este nevoie să depuneți formularul.
Când este necesară depunerea online
Dacă depuneți 250 sau mai multe formulare W-2 pe parcursul unui an calendaristic, trebuie să le depuneți electronic, cu excepția cazului în care IRS vă acordă o derogare. Vi se poate percepe o penalizare dacă nu depuneți electronic atunci când este necesar.
Penalizările sunt evaluate pentru fiecare formular nedepus sau depus incorect. Penalitățile depind de întârzierea cu care formularul este depus la SSA sau înmânat angajaților și variază în funcție de mărimea afacerii dumneavoastră. Puteți lua în considerare depunerea unei cereri de prelungire, apoi depunerea formularelor cât mai curând posibil pentru a minimiza penalitățile.
The Taxpayer First Act a modificat cerința de depunere online a anumitor declarații anuale de informații (inclusiv formularele W-2 pentru angajați și formularele 1099-MISC pentru non-angajați).
- Începând cu anul fiscal 2021, trebuie să depuneți online dacă afacerea dvs. are de depus 100 de formulare W-2
- Pentru anii fiscali după 2021, trebuie să depuneți online dacă afacerea dvs. are de depus 10 sau mai multe formulare W-2
Există, de asemenea, reguli speciale pentru parteneriatele care depun online formulare W-2:
- Pentru 2019, un parteneriat trebuie să depună W-2 online dacă are 150 sau mai mulți asociați
- Pentru 2020, un parteneriat trebuie să depună W-2 online dacă are 100 sau mai mulți asociați
- Pentru 2021, un parteneriat trebuie să depună W-2 online dacă are 50 sau mai mulți asociați
Puteți începe să depuneți toate W-2 online în orice moment pentru a vă asigura că îndepliniți cerința.
Cum să depuneți online
Puteți depune online formularele W-2 pe site-ul Business Services Online al SSA. Este gratuit și sigur, și este metoda preferată de SSA în locul depunerii dosarelor pe hârtie.
BSO oferă două opțiuni. Puteți crea până la 50 de astfel de formulare și tipări copii pe care să le dați angajaților dumneavoastră. Sau, dacă folosiți un software de salarizare, puteți încărca un raport de salarizare pe care să îl folosiți la generarea formularelor.
Avantajele depunerii electronice a formularelor W-2
Depunerea electronică economisește timp și efort și ajută la asigurarea acurateței. Nu trebuie să calculați și să trimiteți un formular de transmitere W-3, deoarece Administrația Securității Sociale va genera automat un W-3 atunci când trimiteți formularele W-2.
Puteți, de asemenea, să trimiteți formulare W-2c (W-2 corectat) pe site-ul BSO pentru a corecta o eroare dacă faceți o greșeală în unul sau mai multe formulare W-2 după ce ați depus formularul.
Puteți utiliza, de asemenea, site-ul BSO pentru a verifica numerele de securitate socială în scopul raportării salariilor. Site-ul oferă un tutorial, manuale, o listă de verificare și alte informații utile pentru a vă ajuta să depuneți electronic aceste formulare.
Înainte de a trimite formularele în format electronic
În primul rând, trebuie să vă înregistrați pe site-ul BSO al Administrației de Securitate Socială înainte de a putea trimite formularele W-2 online. După ce v-ați înregistrat, puteți să creați și să salvați formularele W-2 folosind un format special de fișier și să le trimiteți pe site.
Puteți vizualiza fișierele încărcate și puteți vedea rapoartele de eroare după ce fișierele sunt trimise, inclusiv neconcordanțe între nume și numere de securitate socială. Acest lucru vă permite să faceți corecțiile necesare.
Puteți, de asemenea, să verificați starea depunerii pentru a vedea dacă fișierul a fost acceptat.