Funcțiile managementului în întreprinderi și industrii pot fi clasificate în patru categorii principale – planificare, organizare, conducere și control. De asemenea, le puteți înțelege ca fiind cele patru funcții de bază pe care managerii trebuie să le îndeplinească. În mod tradițional, conducerea și controlul au fost cele mai vizibile aspecte ale sarcinilor manageriale. Cu toate acestea, primele două îndatoriri ale unui manager sunt, de asemenea, la fel de importante. Deși este posibil ca cadrul POLC să nu descrie cu exactitate toate dimensiunile rolului unui manager, acesta este totuși suficient pentru a înțelege rolul managerilor în cadrul organizațiilor de afaceri. Cadrul este util în ceea ce privește înțelegerea rolului managerilor și a activităților zilnice pe care aceștia le desfășoară pentru a atinge scopurile și obiectivele organizaționale.
Cadrul POLC: Patru funcții ale managementului
Planificarea:
În interiorul organizațiilor se desfășoară zilnic o mulțime de activități de planificare. Planificarea este considerată un pas preliminar important înainte de a începe un nou proiect sau de a stabili un nou obiectiv. Planificarea implică, în principal, stabilirea obiectivelor și apoi determinarea cursului pentru a atinge aceste obiective. Managerii ar trebui să rămână conștienți de mediul din industria lor și să facă previziuni pe baza datelor și informațiilor disponibile cu privire la viitorul afacerii lor. Cu toate acestea, planificarea nu este atât de simplă pe cât pare, deoarece managerii trebuie să fie buni factori de decizie pentru a planifica cu succes. Deși planificarea include mai multe etape, aceasta începe cu scanarea mediului. Managerii trebuie mai întâi să scaneze mediul în care se află pentru a cunoaște mediul industrial, mediul economic general, nivelul concurenței, precum și nevoile și preferințele clienților.
După ce au adunat informații despre toți acești factori și au finalizat o analiză, managerii trebuie să încerce să facă previziuni pe baza rezultatelor. Previziunile făcute de manageri reprezintă baza pentru planificare. Obiectivele sunt declarații care descriu rezultatele care urmează să fie obținute și intervalul de timp pentru atingerea rezultatelor. Managerii trebuie să stabilească obiective ca parte a procesului de planificare. În afară de stabilirea cursului de atingere a acestor obiective, planificatorii trebuie să stabilească și cursuri alternative pentru atingerea obiectivelor trasate. Înainte de a decide cursul final de acțiune, managerii trebuie să ia în considerare diferitele cursuri de acțiune și să selecteze cel mai bun curs de acțiune. După ce au selectat cel mai bun curs de acțiune, managerii trebuie să formuleze pașii necesari pentru punerea în aplicare a planului și, de asemenea, să se asigure că planul este pus în aplicare în mod eficient. Așa cum există mai multe tipuri de planuri, există, de asemenea, mai multe tipuri de planificare. În managementul afacerilor, există în principal trei tipuri de planificare (în funcție de termenul planului) care includ planificarea strategică, tactică și operațională.
Planificarea strategică este procesul de analiză a punctelor tari, a punctelor slabe, a oportunităților și a amenințărilor unei companii și apoi planificarea poziționării competitive și a unei creșteri mai rapide pe baza acestei analize. De cele mai multe ori, managementul de vârf este implicat în planificarea strategică, iar planurile strategice au un interval de timp lung, cum ar fi trei până la cinci ani. În cele mai multe cazuri, baza principală a planificării strategice este declarația de misiune a companiei, care explică motivul fundamental al existenței sale.
Planificarea tactică la nivel organizațional sprijină planificarea strategică și este realizată în principal pentru a implementa cu succes planul strategic. Este o planificare cu rază de acțiune intermediară și pe termen scurt în comparație cu planificarea strategică.
Planificarea operațională este o planificare pe termen scurt și sprijină primele două tipuri de planuri în interiorul organizației. Se concentrează în principal pe dezvoltarea de pași și acțiuni care pot ajuta la implementarea cu succes a planurilor strategice și tactice. Planificarea strategică și planificarea tactică iau în considerare obiectivele pe termen lung, dar planificarea operațională se concentrează pe succesul primelor două tipuri de planuri pe termen scurt. Termenul pentru planificarea operațională este, în general, mai mic de un an, cum ar fi planificarea lunară sau planificarea semestrială.
Organizarea:
O firmă își poate utiliza pe deplin resursele, fie ele financiare, operaționale sau umane, numai dacă acestea sunt organizate în mod corespunzător. Organizarea este funcția de management care se are în vedere cu dezvoltarea unei structuri organizaționale și apoi alocarea eficientă a resurselor umane pentru a realiza obiectivele organizaționale. Structura organizatorică, care este reprezentată în general printr-o organigramă, oferă de cele mai multe ori cadrul de coordonare a eforturilor la nivelul întregii organizații.
Cu toate acestea, funcția de organizare a managementului nu se limitează doar la elaborarea organigramei, ci implică, de asemenea, proiectarea posturilor individuale. Ea implică, de asemenea, să decidă sarcinile și responsabilitățile legate de posturile individuale, precum și modul în care
aceste sarcini sunt îndeplinite. La nivel organizațional, organizarea implică împărțirea operațiunilor organizaționale în funcții separate. Organizațiile își desfășoară operațiunile de afaceri pe diferite baze. De exemplu, uneori, pe lângă faptul că sunt împărțite în funcții, operațiunile de afaceri pot fi desfășurate pe baze geografice sau pe segmente de produse. În general, organizațiile internaționale utilizează mai multe baze pentru a-și segmenta operațiunile. Multe organizații utilizează, de asemenea, segmentarea clienților pentru a-și organiza eficient operațiunile. La nivel de unitate sau la nivel de post, organizarea implică modul de proiectare a posturilor pentru a aloca resursele umane în mod eficient.
Liderare:
În mediul industrial actual, managerii trebuie să fie, de asemenea, lideri eficienți pentru a-și inspira adepții să își îndeplinească sarcinile cu succes. Dacă managerii pot conduce eficient, își motivează subordonații să depună eforturi pentru a atinge obiectivele organizației. Deși liderii sunt diferiți de manageri, o anumită conducere este întotdeauna implicată în munca unui manager. Aceasta înseamnă că unele trăsături de leadership ale managerilor îi ajută să fie mai eficienți în munca lor. Potrivit lui Kotter, abilitățile de leadership pot fi dobândite și perfecționate la fel ca și cele de management.
Organizația de afaceri de astăzi este caracterizată de multă complexitate și schimbare în care managerii de afaceri nu pot avea succes fără abilități de conducere. Munca unui manager implică, de asemenea, motivarea subordonaților săi pentru a depune eforturi astfel încât sarcinile să poată fi îndeplinite în intervalul de timp necesar. Din cauza nivelului ridicat de ambiguitate și incertitudine din mediul actual, managerii de afaceri trebuie să gândească și să acționeze ca lideri. Aceștia trebuie să comunice prioritățile în așa fel încât organizația lor să poată răspunde mai rapid. S-au acumulat numeroase cercetări care arată că, pentru a avea succes, managerii trebuie să gândească ca niște lideri.
Controlling:
Controlul este, de asemenea, o funcție crucială de management care asigură că performanța organizației este în conformitate cu standardele stabilite și că obiectivele sunt îndeplinite. Există trei etape implicate în control care includ stabilirea standardelor, compararea performanțelor cu aceste standarde și apoi luarea de măsuri corective ori de câte ori este necesar. La nivel organizațional, standardele de performanță sunt, în general, stabilite în termeni financiari sau operaționali. Standardele de performanță pot fi financiare, cum ar fi venitul net, venitul net și costurile totale de exploatare, sau nefinanciare, cum ar fi unitățile nete produse, nivelul de calitate a produselor și nivelul serviciilor pentru clienți. Managerii folosesc diverse scale pentru a măsura performanța, inclusiv situațiile financiare, rapoartele de vânzări, evaluările de performanță, rezultatele sondajelor de satisfacție a clienților. Într-o anumită măsură, managerii de la toate nivelurile din cadrul unei organizații sunt implicați în funcția de control.
Cu toate acestea, de multe ori controlul este confundat cu controlul personal al managerilor asupra subordonaților lor. Controlul nu înseamnă manipularea comportamentului sau a personalității angajaților. În schimb, controlul implică faptul că managerii iau măsurile necesare pentru a se asigura că eforturile subordonaților lor sunt în concordanță cu obiectivele organizației și ale departamentului.
Cu toate acestea, pentru un control eficient, este necesară o planificare eficientă. În afară de aceasta, managerii trebuie, de asemenea, să dobândească o înțelegere a locului în care se află cauza principală a abaterii de la standarde. Auditurile bugetare și auditurile de performanță sunt două mecanisme tradiționale de control. Un audit bugetar vă permite să obțineți o înțelegere a locului și a modului în care este cheltuit bugetul planificat. În mod similar, un audit al performanței vă permite să înțelegeți dacă cifrele raportate reflectă sau nu performanța reală. Deși controlul este gândit în principal în termeni financiari, managerii ar trebui să îl aplice, de asemenea, la producție, la alte domenii operaționale și la politicile companiei.
Chiar dacă cadrul POLC a fost criticat pentru că nu descrie complet și cu acuratețe responsabilitățile managerilor, acesta este considerat pe scară largă ca fiind cel mai bun cadru pentru a descrie sarcinile pe care managerii le îndeplinesc în interiorul organizațiilor. Deși rolurile managerilor s-au schimbat foarte mult odată cu schimbarea vremurilor, se așteaptă ca managerii din întreaga lume să îndeplinească în continuare aceste patru funcții de bază. Rolul managerilor a devenit mult mai complex pe măsură ce ambiguitatea și incertitudinea din mediul industrial a continuat să crească în timp, responsabilitățile profesionale ale managerilor includ în continuare aceste patru funcții de bază. Există și alte cadre pentru înțelegerea funcțiilor managementului, inclusiv cel dat de Henry Fayol.
.