Știți că o companie utilizează documente pentru a comunica, pentru a face afaceri și pentru a-și evalua productivitatea? Aceste documente variază de la scurte mesaje de e-mail până la contracte juridice complicate. Mai jos găsiți pași simpli pentru a realiza un document în mod eficient. Iată cum!

Identificați-vă audiența

În primul rând, cunoașteți-vă audiența și direcționați-o către scrisul dumneavoastră. Luați în considerare dacă tonul documentului dvs. se potrivește cu piața dvs. țintă. Experții profesioniști în redactare vă vor fi de ajutor în acest scop. Dacă nu sunteți sigur cu exactitate care este publicul dumneavoastră, întrebați-vă pentru cine scrieți și cine este cel mai probabil să beneficieze de pe urma scrierii dumneavoastră.

Cunoașteți nevoile cititorilor dumneavoastră

Gândiți-vă cu atenție la informațiile pe care cititorul le va dori sau de care va avea nevoie. Recunoașteți și includeți aceste date în documentul dumneavoastră după ce v-ați recunoscut publicul. Încercați să abordați orice argumente sau probleme prospective pe care cititorii le-ar putea avea și încercați să le abordați.

Organizați-vă scrierea

Puneți-vă în poziția cititorului și puneți-vă următoarele întrebări: Ce spuneți despre acest articol? De ce trebuie să-l citesc? După ce îl citesc, ce ar trebui să fac? De asemenea, trebuie să verificați dacă articolul dvs. de afaceri este scris coerent și dacă procesul este captivant, clar și instructiv. Urmați structura tradițională a tipului de document, fie că este vorba de o scrisoare, o corespondență, un e-mail, un raport de sinteză, un CV, o reclamă, o prezentare generală a proiectului sau o altă comunicare.

Evitați să folosiți jargoane

Utilizarea a tot felul de jargon tehnic și acronime șmecherești pentru a vă umple documentul ar putea, poate, să vă facă să vă simțiți instruit și bine educat. Dar nu face decât să vă aglomereze documentul. Chiar dacă sunteți convins că documentul dvs. va fi utilizat la nivel intern în cadrul biroului dvs., a sta departe de prea mult jargon este totuși inteligent. Pe termen lung, este întotdeauna mai sigur să spuneți ceea ce vreți să spuneți într-o manieră specifică și simplă.

Keep it Short

După o analiză, capacitatea de atenție a unui om mediu este de numai opt secunde. Aveți posibilitatea ca în opt secunde sau mai puțin să vă faceți documentul pe deplin digerabil? Poate că nu. Dar, chiar și așa, trebuie să vă propuneți ca obiectiv să mențineți lucrurile cât mai scurte posibil atunci când furnizați toate datele de care aveți nevoie. Nu uitați să faceți o încercare de a vă face documentul simplu de parcurs. Dacă este posibil, folosiți paragrafe scurte, titluri și puncte din bullet. Cu cât este mai structurat și mai ușor de privit, cu atât este mai simplu să captezi atenția oamenilor.

Asigură-te că documentul tău are un aspect profesional

Indiferent de cât de bună este calitatea documentului tău, poate, dacă nu are un aspect profesional, acesta va fi ușor de ratat. Țineți cont de faptul că publicul dumneavoastră va observa mai întâi modul în care este așezat pe hârtie. Prima impresie este cu adevărat importantă.

Corectați totul

După ce ați folosit un corector ortografic și un corector gramatical, luați un moment pentru a vă verifica și corecta fișierul. Căutați fraze omise, nume incorecte și punctuație incorectă. Verificați dacă există scăpări gramaticale. Asigurați-vă că documentul este clar, succint și lipsit de greșeli. Înainte de a-l produce, ar putea fi util ca un coleg, un coleg de muncă sau chiar un redactor sau un editor calificat să vă revizuiască lucrarea.

Care sunt diferitele tipuri de formulare utilizate de obicei într-o companie?

O organizație care lucrează utilizează o serie de documente diferite pentru a servi o varietate de scopuri. Clasificarea se poate face pe baza cititorilor, a intenției, a seriozității, a expeditorului etc. Pentru a enumera câteva documente care sunt obișnuite în orice mediu profesional sunt::

• Procese-verbale de ședință
• Planuri de afaceri
• Acorduri de funcționare
• Condiții de utilizare online
• Nu…dezvăluirea informațiilor(NDA)
• Statutele companiei pentru corporații
• Acord de angajare
• Politica de confidențialitate online
• Memorandum de înțelegere(MOU)

În afară de acestea, există un milion de alte tipuri de documente pe care o companie le utilizează zilnic. Acestea se potrivesc cerințelor lor și procesului lor de mecanism. Pentru a cunoaște documentele utilizate de o companie, trebuie să urmăriți îndeaproape modul în care aceasta funcționează și își desfășoară activitatea. Lista furnizată mai sus este doar pentru a numi câteva. La template.net, am pregătit toate modelele și formularele de documente menționate și multe altele pentru ușurința dumneavoastră profesională.

.