Cum influențează modificările legislației fiscale cheltuielile de conducere?

Acest articol a fost actualizat pentru a include informații despre cele mai recente modificări ale legislației fiscale – Legea privind reducerile fiscale și locurile de muncă din 2017.

Cele mai importante modificări care îi afectează pe angajații care conduc în scopuri profesionale sunt eliminarea deducerii pentru cheltuielile profesionale nerambursate ale angajaților. În trecut, puteați deduce orice cheltuieli de conducere care nu au fost plătite de angajator în declarația de impozit personală. Începând cu anul fiscal 2018 și până în anul fiscal 2025, angajații nu mai pot deduce aceste cheltuieli în anexa A.

Sunt kilometrii de navetă deductibili?

Întrebare: Anul trecut am fost un antreprenor independent. Am călătorit pentru a-mi lua fiul, care lucra la locul de muncă cu mine. Pot deconta kilometrajul pentru a-l lua și a-l lăsa ca o cheltuială de kilometraj?

R: Nu, nu puteți deconta kilometrajul pentru a-l lua pe fiul dumneavoastră care lucrează pentru dumneavoastră. Distanța dintre casă și locul de muncă este considerată navetă. Toată lumea trebuie să ajungă la serviciu, așa că Fiscul nu consideră aceste cheltuieli ca fiind cheltuieli de afaceri. Dacă decideți că doriți să parcurgeți distanțe lungi în fiecare zi pentru a face naveta sau dacă doriți să vă abateți din drum pentru a lua un coleg de serviciu, aceasta este tot naveta, atâta timp cât sunteți acasă în fiecare seară.

Pot să deduc milele de călătorie ca publicitate?

Întrebare: Dacă pun logo-ul companiei mele pe mașina mea, pot să deduc kilometrii de călătorie ca fiind publicitate?

R: Nu, un logo al companiei pe mașina dvs. nu o transformă într-un vehicul de afaceri.

Cheltuiala de publicitate în acest exemplu este costul de a pune logo-ul pe mașină. Conducerea mașinii nu reprezintă publicitate; este doar o simplă conducere. IRS spune: „Punerea pe mașină a unui material de afișare care face reclamă afacerii dvs. nu schimbă utilizarea mașinii dvs. din uz personal în uz comercial.”

Sunt deductibili kilometrii de la o afacere la domiciliu?

Întrebare: Dacă lucrez de acasă ca antreprenor independent, pot să pretind kilometrajul până la locul de muncă și înapoi acasă? Pot deduce deplasările făcute la bancă și la oficiul poștal? Ce se întâmplă dacă fac deplasări legate de afaceri de la biroul meu de acasă și mă opresc, de asemenea, pentru a face comisioane personale?

R: Dacă locuința dvs. este domiciliul dvs. fiscal (așa cum este definit de IRS), puteți deduce costul deplasării cu mașina de la domiciliu la locațiile de afaceri (cum ar fi biroul unui client sau magazinul de materiale de birou) ca o cheltuială de afaceri. Domiciliul dvs. fiscal este locul unde vă desfășurați în mod regulat activitatea. Acesta poate fi locuința familială, dacă vă desfășurați activitatea într-o anumită zonă a locuinței dumneavoastră.

Da, kilometrajul parcurs până la locurile de muncă și înapoi sunt kilometri de afaceri care trebuie să fie susținuți prin documente scrise care să ateste unde ați mers și câți kilometri de afaceri ați parcurs. Călătoriile la bancă și la oficiul poștal se califică, de asemenea, ca mile de afaceri dacă sunt documentate.

Scopul de afaceri trebuie să fie motivul călătoriei și va trebui să aveți înregistrări excelente cu privire la acest scop pentru a documenta deducerea. Trebuie să separați condusul personal de condusul în interes de serviciu, prin păstrarea unor înregistrări contemporane (la momentul evenimentului). Pentru fiecare călătorie de afaceri, trebuie să arătați scopurile de afaceri.

Rezultatul final al înregistrărilor dvs. ar trebui să fie kilometrii de afaceri pentru anul respectiv (cu un jurnal scris de rezervă) și numărul total de kilometri pe care i-ați parcurs în timpul anului. Pentru a documenta numărul total de kilometri parcurși, luați citirea odometrului la începutul și la sfârșitul anului. Fiscul se uită adesea la citirea odometrului de pe facturile de reparații auto pentru a vedea dacă numărul total de kilometri parcurși este rezonabil.

Ce ar trebui să folosesc – Deducerea standard sau cheltuielile reale?

Întrebare: Cum știu dacă să iau deducerea standard sau să folosesc cheltuielile reale?

R: Ar trebui să încercați atât deducerea standard a kilometrajului, cât și metoda cheltuielilor reale pentru a vedea care dintre ele vă oferă cea mai mare deducere. Cu cât deducerea la care aveți dreptul este mai mare, cu atât economisiți mai mult din impozite.

Pentru metoda cheltuielilor reale, determinați procentul de utilizare profesională pe baza kilometrilor de afaceri documentați împărțiți la numărul total de kilometri de afaceri parcurși pe parcursul anului. Aplicați acest procent la cheltuielile reale de deținere și exploatare a autovehiculului; inclusiv benzina, uleiul, anvelopele, întreținerea și reparațiile, asigurarea, reparațiile, asigurarea, taxele de înmatriculare și licențele, spălările auto, plățile de leasing sau deprecierea, dacă dețineți mașina.

Pentru rata de kilometraj standard, înmulțițiți numărul total de kilometri de afaceri cu kilometrajul standard pentru anul respectiv.

Există unele restricții privind utilizarea acestor două metode. Pentru a utiliza deducerea standard, trebuie să o folosiți în primul an, apoi puteți alege oricare dintre metode în anii următori. Dacă închiriați mașina și folosiți deducerea standard în primul an, trebuie să o folosiți pentru întreaga perioadă de închiriere.

Pentru a utiliza rata standard de kilometraj, trebuie să dețineți sau să închiriați mașina și:

• Nu o puteți folosi pentru operațiuni de flotă (cinci sau mai multe mașini în același timp)
• Trebuie să folosiți metoda de amortizare liniară dacă vreți să depreciați mașina
• Puteți solicita o deducere specială de amortizare sau o deducere conform Secțiunii 179 și
• nu puteți solicita cheltuieli reale după 1997 pentru o mașină pe care o închiriați.

Sunt acceptabile estimările?

Întrebare: Anul trecut am condus aproximativ 8.000 de mile pentru afacerea mea de acasă. Am câteva chitanțe, dar nu am înregistrat toți kilometrii. Este o estimare acceptabilă? Pot totuși să iau deducerea dacă nu am toate informațiile justificative?

R: Nu, nu este permisă o estimare a kilometrilor de afaceri pentru a susține deducerea kilometrajului.

Iată un exemplu a ceea ce se poate întâmpla dacă estimați:

Tribunalul fiscal a respins cheltuielile auto în 2009 pentru proprietara unei firme de brokeraj imobiliar și angajatul ei în Engle v. Commissioner. Contribuabilul a recunoscut că sumele de kilometraj raportate de ei erau estimări. Într-o opinie sumară, instanța a considerat că, din cauza lipsei de justificare, contribuabilii nu aveau dreptul la deducerea autoturismului.

Dacă, ca în acest caz, deducerile dvs. sunt respinse, afacerea dvs. poate fi supusă unor amenzi și penalități pentru plata insuficientă a impozitelor.

Pot să deduc kilometrajul pentru o mașină care nu este a companiei?

Întrebare: Folosesc mașina mamei mele pentru a conduce în interes de serviciu. Eu plătesc benzina, întreținerea și asigurarea. Pot să deduc utilizarea mașinii ca o cheltuială de afaceri?

R: Puteți deduce cheltuielile reale pe care le plătiți și atâta timp cât păstrați înregistrări contemporane (la momentul respectiv) pentru aceste cheltuieli. Trebuie să aveți dovada că plătiți benzina, întreținerea și asigurarea și aveți nevoie de înregistrări substanțiale care să susțină utilizarea pentru afaceri. Asigurați-vă că scoateți din calcul uzul personal și uzul personal al mamei dvs.; numai uzul dvs. de afaceri este deductibil.

În timp ce puteți solicita deduceri de kilometraj pentru o mașină pe care nu o dețineți, nu puteți deprecia vehiculul ca o cheltuială de afaceri.

Ce se întâmplă dacă nu îmi folosesc foarte mult mașina pentru afaceri?

Întrebare: Îmi folosesc mașina personală pentru afacerea mea, dar lucrez de acasă și nu o folosesc foarte mult. Pot totuși să deduc cheltuielile cu kilometrajul și să amortizez mașina?

R: Dacă vă folosiți mașina în proporție de 50% sau mai puțin în scopuri profesionale, puteți totuși să deduceți kilometrajul standard sau costurile reale, în funcție de procentul de utilizare a mașinii pentru afaceri.

În scopul amortizării, se aplică reguli speciale dacă nu folosiți mașina în proporție de 50% sau mai puțin în scopuri profesionale:

• Nu puteți beneficia de o deducere în temeiul secțiunii 179 sau de o deducere specială de amortizare
• Trebuie să calculați amortizarea folosind metoda liniară pe o perioadă de cinci ani.

Ce se întâmplă dacă închiriez o mașină pentru afacerea mea?

Întrebare: Am decis să închiriez o mașină pentru afacerea mea. Pot totuși să deduc kilometrajul și să amortizez mașina?

R: Dacă aveți un vehicul închiriat, puteți folosi în continuare fie kilometrajul standard, fie metoda reală pentru a vă calcula cheltuielile de conducere deductibile. Dacă folosiți metoda reală, puteți deduce partea din ratele de leasing care se referă la utilizarea mașinii în cadrul afacerii dumneavoastră.

Există câteva reguli speciale complicate pentru calcularea amortizării și a valorii vehiculului închiriat („sume incluzive”). Consultați publicația IRS Publication 463 și discutați cu specialistul dvs. fiscal înainte de a încerca să includeți costurile pentru acest vehicul în declarația dvs. fiscală pentru afaceri.

Disclaimer: Informațiile furnizate aici sunt oferite doar în scop de informare generală; ele nu au scopul de a reprezenta consultanță fiscală sau juridică. Fiecare situație de afaceri este specifică; discutați cu specialistul dvs. fiscal înainte de a vă pregăti declarația fiscală pentru afaceri.