O que é um Sistema de Contabilidade?

Aprender e manter um registo da sua receita é de importância fundamental para qualquer negócio. Embora possa haver diferentes sistemas de contabilidade, dependendo da estrutura de uma empresa, é evidente que manter livros de contabilidade atualizados é a atividade mais importante em um negócio. As semelhanças entre todos os sistemas de contabilidade de uma empresa são; gerir as actividades financeiras de um negócio, tais como as suas receitas, despesas e passivos. Nesta era digital, a maioria dos contabilistas usa sistemas sofisticados com lembretes de pagamento em atraso, capacidades avançadas de relatórios, backups automatizados de dados e muito mais.

Antes dos sistemas de contabilidade se tornarem automatizados, a contabilidade manual estava sendo praticada, o que não era apenas uma tarefa complicada, mas também propensa a imprecisões e demorada. A contabilidade informatizada conseguiu tirar uma carga extra de empresários e contabilistas, tornando a contabilidade simples e fiável. Os sistemas de contabilidade ajudam a calcular os salários pagos e a pagar aos empregados, registar transacções, verificar rácios de rotação de crédito e processar dados relacionados com vendas, salários, inventário e outros aspectos chave do seu negócio.

Tipos de Software de Contabilidade

A escolha de um sistema de contabilidade depende do seu orçamento, preferências e tamanho do negócio. Os quatro principais tipos de sistemas de software financeiro incluem:

• Sistemas de entrada única
• Sistemas de entrada dupla
• Sistemas de contabilidade manual
• Sistemas de contabilidade informatizada

Estes podem ser ainda divididos em várias outras categorias, tais como; software de contabilidade personalizado, software de planejamento de recursos empresariais, software comercial de prateleira e muito mais. Soluções de software modernas como a Tally oferecem capacidades variadas que fazem das suas tarefas diárias de contabilidade um cakewalk.

Sistemas de entrada única são a opção mais básica. Como seu nome sugere, eles registram cada transação com uma única entrada no diário de contabilidade. Este método é fácil de usar e não requer nenhum conhecimento técnico em contabilidade. Atrai as pequenas empresas com um baixo volume de transações. No entanto, a desvantagem é que ele é propenso a erros e não rastreia contas a receber, contas a pagar, passivos e muito mais. Assim, a maioria dos tipos de sistemas de software financeiro, incluindo os concebidos para pequenas empresas, utilizam a contabilidade de entrada dupla. Isto significa que cada transação envolverá pelo menos duas contas, o que permite relatórios mais precisos e detecção oportuna de erros.

Exemplo

Vejamos um exemplo simples para explicar o sistema de dupla entrada para ajudá-lo a entender melhor este sistema de contabilidade! Ex: Um fabricante de mercadorias compra caminhões de entrega a crédito. O crédito total de compra é de INR 50,00,000. Todos os caminhões novos serão usados em operações comerciais diárias e não serão vendidos durante os próximos 10 anos. A vida útil estimada dos camiões é de 10 anos. Aqui está como o sistema de dupla entrada para registrar esta transação vai funcionar.

Desde, esta é uma compra a crédito de caminhões, para esta transação, haverá duas atividades, uma é a compra a crédito dos caminhões e outra é uma adição no novo inventário. Os lançamentos são primeiro registrados em seus respectivos livros contábeis. Como o negócio acumulou os ativos, um lançamento de débito será feito no inventário com INR 50.00.000. Como se trata de uma compra a crédito, um lançamento de igual valor deve ser feito no lado do crédito em contas a pagar. Vemos que a entrada de débito aumenta o saldo do ativo inventariado e a entrada de crédito aumenta o saldo do passivo de contas a pagar com o mesmo montante.

As entradas duplas também podem afetar a mesma classe de contas. Se o fabricante da mercadoria teria comprado os caminhões em dinheiro, então uma entrada de crédito deve ser feita em conta de caixa e uma entrada de débito na conta de estoque. Não importa o quê, o resultado em saldo será o mesmo.