Como as Alterações na Lei Fiscal afectam as Despesas de Condução?

Este artigo foi atualizado para incluir informações sobre as últimas mudanças na lei tributária – a Lei de Cortes de Impostos e Empregos de 2017.

A mudança chave que afeta os funcionários que dirigem para fins comerciais é a eliminação da dedução para despesas comerciais não-reembolsadas dos funcionários. No passado, você podia deduzir quaisquer despesas de condução que não fossem pagas pelo seu empregador na sua declaração de impostos pessoal. A partir do ano fiscal de 2018, até o ano fiscal de 2025, os empregados não podem deduzir essas despesas no Cronograma A.

As Milhas de Viagem são Dedutíveis?

Q: Eu fui um contratante independente no ano passado. Viajei para conseguir o meu filho, que trabalhou no trabalho comigo. Posso reclamar a quilometragem para apanhá-lo e deixá-lo como despesa de quilometragem?

A: Não, não pode reclamar a quilometragem para apanhar o seu filho que trabalha para si. A distância entre a casa e o trabalho é considerada como trajecto pendular. Todos têm de ir trabalhar, por isso a Receita Federal não considera estas despesas como despesas de negócios. Se você decidir que quer viajar longas distâncias todos os dias para se deslocar, ou se você quiser sair do seu caminho para pegar um colega de trabalho, isso ainda é deslocar-se enquanto você estiver em casa todas as noites.

Posso Deduzir Milhas de Viagem como Publicidade?

Q: Se eu colocar o logotipo da minha empresa no meu carro, posso deduzir as minhas milhas de viagem como publicidade?

A: Não, um logotipo da empresa no seu carro não faz dele um veículo comercial.

A despesa de publicidade neste exemplo é o custo de colocar o logotipo no carro. Conduzir o carro não é publicidade; é apenas conduzir. O IRS diz: “Colocar material de exposição que anuncia o seu negócio no seu carro não muda o uso do seu carro de uso pessoal para uso comercial”.

As milhas de um negócio doméstico são dedutíveis?

Q: Se eu trabalhar fora da minha casa como um empreiteiro independente, posso reclamar quilometragem para locais de trabalho e de volta para casa? Posso deduzir as viagens feitas para o banco e correios? E se eu fizer viagens de negócios da minha casa e também parar para fazer recados pessoais?

A: Se a sua casa é a sua casa fiscal (como definido pelo IRS) você pode deduzir o custo de dirigir da sua casa para locais de negócios (como o escritório de um cliente ou a loja de materiais de escritório) como uma despesa de negócios. A sua residência fiscal é o local onde você faz negócios regularmente. Pode ser a sua casa de família, se fizer negócios numa área específica da sua casa.

Sim, a sua quilometragem até ao local de trabalho e de volta são milhas comerciais que devem ser suportadas pela documentação escrita de onde você foi e quantas milhas comerciais você viajou. Viagens para o banco e correios também se qualificam como milhas comerciais se documentadas.

O propósito comercial deve ser o motivo da viagem e você precisará ter excelentes registros sobre o propósito a fim de documentar a dedução. Você deve separar a condução pessoal da condução profissional, mantendo registros contemporâneos (no momento do evento). Para cada viagem de negócios, você deve mostrar as finalidades.

O resultado final de seus registros deve ser as milhas de negócios do ano (com um registro escrito de reserva) e o total de milhas que você dirigiu durante o ano. Para documentar o total de milhas percorridas, faça a leitura do seu odómetro no início e no fim do ano. O IRS muitas vezes olha a leitura do odômetro nas contas de reparos automotivos para ver se o total de milhas é razoável.

Que devo usar – a Dedução Padrão ou as Despesas Reais?

Q: Como sei se devo fazer a dedução padrão ou usar as despesas reais?

A: Você deve tentar tanto a dedução padrão de milhas como o método de despesas reais para ver qual método lhe dá a maior dedução. Quanto maior a dedução a que você tem direito, mais você economiza em impostos.

Para o método de custo real, determine a porcentagem de utilização comercial com base nas milhas comerciais documentadas divididas pelo total de milhas comerciais conduzidas para o ano. Aplique essa porcentagem às despesas reais de propriedade e operação do veículo; incluindo gasolina, óleo, pneus, manutenção e reparos, seguro, reparos, seguro, taxas e licenças de registro, lavagens de carro, pagamentos de leasing ou depreciação se você for proprietário do carro.

Para a taxa de milhagem padrão, multiplique o total de milhas comerciais pela milhagem padrão do ano.

Existem algumas restrições no uso desses dois métodos. Para utilizar a dedução padrão, você deve utilizá-la no primeiro ano, depois você pode escolher qualquer um dos métodos em anos posteriores. Se você alugar o carro e utilizar a dedução padrão no primeiro ano, você deve utilizá-la durante todo o período de locação.

Para utilizar a taxa de milhagem standard, o usuário deve possuir ou alugar o carro e:

• Você não pode utilizá-lo para operações de frota (cinco ou mais carros ao mesmo tempo)
• Você deve utilizar o método de depreciação linear se quiser depreciar o carro
• Você pode solicitar a dedução especial de depreciação ou uma dedução da Seção 179, e
• Você não pode solicitar as despesas reais após 1997 para um carro que você alugou.

As estimativas são aceitáveis?

Q: Eu dirigi cerca de 8.000 milhas no ano passado para o meu negócio doméstico. Eu tenho alguns recibos, mas não fiz o registo de todas as milhas. Uma estimativa é aceitável? Ainda posso fazer a dedução se eu não tiver todas as informações de suporte?

A: Não, não é permitida a estimativa de milhas comerciais para suportar a sua dedução de milhas.

Aqui está um exemplo do que pode acontecer se você estimar:

O tribunal fiscal proibiu as despesas de automóvel em 2009 para o proprietário de uma corretora de imóveis e seu empregado no Engle v. Comissário. O contribuinte admitiu que os seus valores de quilometragem declarados eram estimativas. Num parecer sumário, o Tribunal considerou que, por falta de fundamentação, os contribuintes não tinham direito à dedução automática.

Se, como neste caso, as suas deduções forem proibidas, a sua empresa pode estar sujeita a multas e penalizações por pagamento insuficiente de impostos.

Posso Deduzir Quilometragem para um Veículo Não-Companhia?

Q: Eu estou usando o carro da minha mãe para a condução do meu negócio. Eu pago a gasolina, manutenção e seguro. Posso deduzir o uso do carro como uma despesa de negócio?

A: Você pode deduzir as despesas reais que você paga e desde que você mantenha registros contemporâneos (no momento) para essas despesas. Você deve ter provas de que você paga a gasolina, manutenção e seguro e você precisa de registros substanciais para suportar o uso do seu negócio. Assegure-se de que você faz o seu uso pessoal e o uso pessoal da sua mãe; apenas o seu uso comercial é dedutível.

Embora você possa reclamar deduções de quilometragem num carro que não possui, não pode depreciar o veículo como despesa comercial.

E se eu não usar muito o meu carro para o negócio?

Q: Eu estou usando meu carro pessoal para o meu negócio, mas eu trabalho de casa e não o uso muito. Ainda posso deduzir as despesas de quilometragem e depreciar o carro?

A: Se você usa o seu carro 50% ou menos para fins comerciais, você ainda pode deduzir a quilometragem padrão ou custos reais, com base na sua porcentagem de uso do carro para fins comerciais.

Para fins de depreciação, aplicam-se regras especiais se você não usar o seu carro 50% ou menos para fins comerciais:

• Você não pode fazer uma dedução na seção 179 ou subsídio de depreciação especial
• Você deve calcular a depreciação usando o método linear durante cinco anos.

E se eu alugar um carro para o meu negócio?

Q: Eu decidi alugar um carro para o meu negócio. Ainda posso deduzir quilometragem e depreciar o carro?

A: Se você tem um veículo alugado, você ainda pode usar ou a quilometragem padrão ou o método real para calcular suas despesas de condução dedutível. Se você usar o método real, você pode deduzir a parte dos pagamentos do leasing que são para o uso do carro no seu negócio.

Há algumas regras complicadas especiais para calcular a depreciação e o valor do veículo alugado (“montantes de inclusão”). Consulte a publicação 463 do IRS e fale com o seu profissional de impostos antes de tentar incluir os custos deste veículo na sua declaração de impostos da empresa.

Declaração de exoneração de responsabilidade: A informação aqui fornecida é apenas para fins de informação geral; não pretende ser um conselho fiscal ou legal. Cada situação empresarial é específica; fale com o seu profissional de impostos antes de preparar a sua declaração de imposto de negócios.