As funções de gestão entre empresas e indústrias podem ser categorizadas em quatro categorias principais – planejamento, organização, liderança e controle. Você também pode entendê-las como as quatro funções básicas que os gestores são obrigados a realizar. Tradicionalmente, liderança e controle têm sido os aspectos mais visíveis das funções gerenciais. Contudo, as duas primeiras funções de um gerente também são igualmente importantes. Embora a estrutura da POLC possa não retratar com precisão todas as dimensões do papel de um gestor, ainda é suficiente para compreender o papel dos gestores dentro das organizações empresariais. A estrutura é útil em termos de compreensão do papel dos gestores e das atividades diárias que eles desempenham para alcançar as metas e objetivos organizacionais.
Estrutura POLC: Quatro Funções de Gestão
Planeamento:
O planejamento é feito diariamente dentro das organizações. O planejamento é considerado um passo preliminar importante antes de se iniciar um novo projeto ou definir uma nova meta. O planejamento envolve principalmente o estabelecimento de objetivos e depois a determinação do curso para alcançar esses objetivos. Os gestores devem permanecer conscientes do seu ambiente industrial e fazer previsões com base nos dados e informações disponíveis sobre o futuro do seu negócio. Entretanto, o planejamento não é tão simples quanto parece, porque os gerentes precisam ser bons tomadores de decisão para planejar com sucesso. Embora o planejamento inclua várias etapas, ele começa com a varredura ambiental. Os gestores devem primeiro analisar o seu ambiente para conhecer o seu ambiente industrial, o ambiente económico global, o nível de concorrência e as necessidades e preferências dos clientes.
Após a coleta de informações sobre todos esses fatores e tendo completado uma análise, os gerentes devem tentar fazer previsões baseadas nos resultados. As previsões feitas pelos gestores são a base para o planejamento. Os objetivos são declarações que descrevem os resultados a serem alcançados e o prazo para a obtenção dos mesmos. Os gerentes precisam estabelecer objetivos como parte do processo de planejamento. Além de estabelecer o curso para alcançar esses objetivos, os planejadores também devem estabelecer cursos alternativos para alcançar os objetivos delineados. Antes de decidir o curso de ação final, os gerentes precisam considerar os vários cursos de ação e selecionar o melhor curso de ação. Depois de ter seleccionado o melhor curso de acção, os gestores devem formular os passos necessários para a implementação do plano e também garantir que o plano é implementado de forma eficaz. Como existem vários tipos de planos, existem também vários tipos de planejamento. Na gestão empresarial, existem principalmente três tipos de planejamento (baseado no termo do plano) que incluem planejamento estratégico, tático e operacional.
O planejamento estratégico é o processo de analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de uma empresa e depois planejar o posicionamento competitivo e o crescimento mais rápido com base na análise. Na maioria das vezes a alta gerência está envolvida no planejamento estratégico e os planos estratégicos têm um período de tempo longo, como três a cinco anos. A principal base do planejamento estratégico na maioria dos casos é a declaração da missão da empresa, que explica a razão fundamental por trás de sua existência.
O planejamento tático no nível organizacional apóia o planejamento estratégico e é conduzido principalmente para implementar o plano estratégico com sucesso. É um planejamento de médio prazo e de curto prazo, em comparação com o planejamento estratégico.
O planejamento operacional é o planejamento de curto prazo e suporta os dois primeiros tipos de planos dentro da organização. Ele se concentra principalmente no desenvolvimento de passos e ações que podem ajudar na implementação bem sucedida dos planos estratégico e tático. O planejamento estratégico e o planejamento tático consideram os objetivos de longo prazo, mas o planejamento operacional concentra-se no sucesso dos dois primeiros tipos de planos a curto prazo. O termo para planejamento operacional é geralmente menos de um ano como planejamento mensal ou semestral.
Organizing:
Uma empresa só pode utilizar plenamente seus recursos financeiros, operacionais ou humanos se eles estiverem devidamente organizados. Organização é a função da administração que é considerada com o desenvolvimento de uma estrutura organizacional e depois alocar os recursos humanos de forma eficiente a fim de atingir os objetivos organizacionais. A estrutura organizacional que é geralmente representada através de um organograma fornece principalmente a estrutura para coordenar os esforços em toda a organização.
No entanto, a função organizadora da administração não se limita apenas ao desenvolvimento do organograma, mas também envolve o desenho dos trabalhos individuais. Também envolve a decisão das funções e responsabilidades relacionadas aos cargos individuais, assim como a forma como
estas funções são realizadas. No nível organizacional, a organização envolve a divisão das operações organizacionais em funções separadas. As organizações executam suas operações de negócios em várias bases. Por exemplo, algumas vezes, além de serem divididas em funções, as operações empresariais podem ser executadas em uma base geográfica, ou com base em segmentos de produtos. As organizações internacionais geralmente utilizam várias bases para segmentar suas operações. Muitas organizações também utilizam a segmentação de clientes para organizar suas operações de forma eficaz. Em nível de unidade ou de cargo, a organização envolve como projetar cargos para alocar recursos humanos de forma eficaz.
Leading:
No atual ambiente industrial, os gerentes também precisam ser líderes eficazes para inspirar seus seguidores a desempenharem suas tarefas com sucesso. Se os gestores podem liderar eficazmente, isso motiva os seus subordinados a fazer esforços para alcançar os objectivos organizacionais. Embora os líderes sejam diferentes dos gestores, alguns líderes estão sempre envolvidos no trabalho de um gerente. Isso significa que alguns traços de liderança nos gestores os ajudam a ser mais eficazes no seu trabalho. De acordo com Kotter, as habilidades de liderança podem ser adquiridas e aperfeiçoadas, assim como as habilidades de gestão.
A organização empresarial de hoje é caracterizada por muita complexidade e mudança na qual os gestores empresariais não podem ser bem sucedidos sem habilidades de liderança. O trabalho de um gerente também envolve motivar os seus subordinados a exercer esforços para que as tarefas possam ser realizadas durante o período de tempo exigido. Devido ao elevado nível de ambiguidade e incerteza no ambiente actual, os gestores empresariais precisam de pensar e agir como líderes. Eles precisam comunicar as prioridades da forma que sua organização possa responder mais rapidamente. Uma grande quantidade de pesquisas acumuladas mostra que, para serem bem-sucedidos, os gestores precisam pensar como líderes.
Controlar:
Controlar também é uma função de gestão crucial que assegura que o desempenho organizacional está de acordo com os padrões e objetivos estabelecidos. Há três passos envolvidos no controle que incluem estabelecer os padrões, comparar o desempenho com esses padrões, e depois tomar ações corretivas sempre que necessário. Em nível organizacional, os padrões de desempenho são geralmente estabelecidos em termos financeiros ou operacionais. Os padrões de desempenho podem ser financeiros como receita líquida, lucro líquido e custos operacionais totais ou não financeiros como unidades líquidas produzidas, nível de qualidade do produto e nível de serviço ao cliente. Os gerentes usam várias escalas para medir o desempenho, incluindo demonstrações financeiras, relatórios de vendas, avaliações de desempenho, resultados de pesquisas de satisfação do cliente. Até certo ponto, gerentes de todos os níveis dentro de uma organização estão envolvidos na função de controle.
No entanto, muitas vezes o controle é confundido com o controle pessoal dos gerentes sobre seus subordinados. Controlar não significa manipular o comportamento ou a personalidade dos funcionários. Pelo contrário, controlar implica que os gestores tomem as medidas necessárias para assegurar que os esforços dos seus subordinados sejam consistentes com os objectivos organizacionais e departamentais.
No entanto, para um controlo eficaz, é necessário um planeamento eficaz. Além disso, os gerentes também precisam entender onde está a causa raiz do desvio de padrões. Auditorias de orçamento e auditorias de desempenho são dois mecanismos tradicionais de controle. Uma auditoria orçamental permite compreender onde e como o orçamento planeado está a ser gasto. Da mesma forma, uma auditoria de desempenho permite compreender se os números reportados reflectem ou não o desempenho real. Embora o controlo seja pensado principalmente em termos financeiros, os gestores devem também aplicá-lo à produção, a outras áreas operacionais e às políticas da empresa.
Even se a estrutura POLC foi criticada por não descrever as responsabilidades dos gestores de forma completa e precisa, é amplamente considerada como a melhor estrutura para descrever as funções que os gestores desempenham dentro das organizações. Embora os papéis dos gestores tenham mudado muito com a mudança dos tempos, ainda se espera que os gestores de todo o mundo desempenhem essas quatro funções básicas. O papel dos gestores tornou-se muito mais complexo à medida que a ambiguidade e a incerteza no ambiente da indústria têm continuado a crescer, as responsabilidades de trabalho dos gestores ainda incluem estas quatro funções básicas. Existem outras estruturas também para compreender as funções de gestão, incluindo a dada por Henry Fayol.