Criar uma empresa? Você provavelmente precisa lidar com muito correio também. Agilize a sua gestão de correio tendo todos os pacotes & correio de caracol encaminhado e gerido online.
A gestão de uma pequena empresa nunca é uma tarefa fácil; dependendo da indústria e dos clientes a que se destina, tem de lidar com operações complexas, RH, regulamentos estatais (e a lista continua.) Além disso, existem várias tarefas administrativas que requerem a atenção de um proprietário já muito ocupado.
Na hora de escrever este blog, o Covid-19 se tornou uma nova realidade. Locais de trabalho remotos, distanciamento social e ordens de permanência em casa, têm perturbado literalmente todos os negócios. Os que foram capazes de entrar na internet, foram capazes de atravessar a tempestade e operar sob novas circunstâncias. As empresas locais, como restaurantes, que não foram fortemente investidas em alternativas digitais, não tiveram outra opção senão fechar.
Ser capaz de pegar o correio, tornou-se crítico; com todos trabalhando de casa, quem vai visitar o escritório só para pegar o correio? Muito inconveniente e um grande assassino de tempo.
- O que é encaminhamento de correio?
- Como Encaminhar Correio Comercial
- USPS PO Boxes for Business
- Os prós das caixas postais
- Os Cons de caixas postais
- USPS Business Mail Pickup
- Como Funciona?
- Como posso começar?
- The Pros of Business Mail Pick Up
- O Cons de Recolha de Correio Comercial
- Por que a sua pequena empresa precisa de encaminhamento de correio?
- Conveniência
- Segurança de correio
- Look Sharp
- Privacidade em casa
- Endereço permanente
- Gestão de correio simplificada
- O olhar rápido Prós e Contras
- Olhar rápido Pros
- The Quick Glance Con
- O resultado final
O que é encaminhamento de correio?
Quando você normalmente receberia correio no local do seu negócio, com o encaminhamento de correio, você está notificando o USPS para redirecionar a entrega do correio e em vez de enviar para o seu local anterior, ele encaminha todo o correio para o novo. A melhor maneira de pensar sobre isto, é se uma empresa redirecciona: o que acontece a todos os contactos que só conhecem a sua antiga morada? Você teria que percorrer a lista de todos os amigos, associados de negócios & clientes, para informá-los do endereço (algo nada prático.)
Com o encaminhamento de correio, todo o seu correio é redirecionado da sua antiga localização para a sua nova localização. Tudo o que você precisa fazer para iniciar este processo, é completar uma mudança de endereço com o USPS. E dentro de alguns dias, você está pronto para ir.
Como Encaminhar Correio Comercial
Agora, antes de começarmos a encaminhar o correio comercial (ou seja, inscrevendo-se com um serviço de caixa postal virtual), vamos dar uma olhada em como usar apenas o Serviço Postal dos Estados Unidos para mudar o endereço de encaminhamento do seu negócio.
A primeira opção que o USPS oferece é abrir uma caixa postal. Assim, sem mais delongas, vamos entrar nos detalhes.
USPS PO Boxes for Business
Po caixas são oferecidas em muitos correios locais e podem ser usadas tanto para uso pessoal como empresarial. Elas são seguras, acessíveis e fáceis de abrir online. Mas, vale a pena notar que você ainda tem que visitar os correios uma ou duas vezes por semana para recolher tudo o que chegou; para alguns, isto é suficiente para adiá-los.
Antes de você se decidir, vamos dar uma olhada nos prós e contras de usar uma caixa postal como seu encaminhamento de correio para o serviço de negócios.
Os prós das caixas postais
- É uma forma segura de receber correio enquanto não está no escritório.
- Você não tem que se preocupar com pacotes sentados à sua porta.
- É fácil manter documentos confidenciais seguros e privados.
- Pode viajar para a sua caixa postal sempre que lhe for conveniente.
- Alguns estão abertos 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Os Cons de caixas postais
- Você não tem escolha a não ser ir à caixa física uma, duas ou três vezes por semana.
- Não é tão seguro como uma caixa postal virtual, uma vez que está bem ao lado da caixa postal de todos.
- Se o seu escritório se mudar para longe, você terá que mudar a sua caixa postal, pois ela não se mudará com você.
USPS Business Mail Pickup
Esta opção é para aqueles que recebem muito correio (ou numerosos pacotes e pacotes que são demasiado grandes para a maior caixa postal).
Como Funciona?
Os correios receberão todos os encaminhamentos de correio do seu endereço comercial uma vez que o seu escritório se mudou ou você começou a trabalhar a tempo inteiro a partir de casa. Depois, você arranja um tempo para recolher todas as suas cartas, encomendas e pacotes, aparece, reúne-os, e está tudo pronto!
Como posso começar?
Se estiver interessado (embora aconselhamos a verificar os prós e contras abaixo antes de se estabelecer), aqui está como configurar a recolha do correio comercial. Não vai demorar muito, você só precisa fornecer dois formulários de identificação e preencher um formulário.
- Ligue o formulário PS 1093-C.
- Imprima-o.
- Preencha a seção “Application for Post Office Caller Service”.
- Tome o seu formulário preenchido e dois tipos de identificação aprovada pelo governo dos EUA. Para seu formulário primário, você pode usar um dos seguintes (assegurando que eles sejam federais, estaduais ou tribais emitidos):
- Carteira de habilitação estadual
- Não-cartão de identidade do condutor
- Cartão de identidade do serviço uniforme
- Cartão das Forças Armadas dos EUA
- IDentificação corporativa
- Passaporte dos EUA
- Passaporte dos EUA
- IDentificação universitária dos EUA
- Residente permanente dos EUA cartão
- Any ID card issued by the United States Citizenship and Immigration Services
- Certificado de naturalização ou cidadania dos EUA
- Cartão de identificação tribal
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Para o seu documento de identificação secundário, você pode trazer um dos seguintes:
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- Acordo de aluguer
- Acordo de bagagem
- Cédula de confiança
- Cartão de registo automóvel
- Pólice de seguro residencial
- Cartão de registo automóvel
- Factura de utilidade
- Formulário I-94
- Pólice de seguro do veículo
- Decidir que opção de serviço deseja. Isto pode ser 1 ano ou 6 meses.
- Pague a taxa. Certifique-se de que o faz na estação dos correios onde vai utilizar este serviço. Você pode pagar com cartão de crédito ou débito, dinheiro, cheque ou ordem de pagamento.
- Pick up your business mail whenever you need to.
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The Pros of Business Mail Pick Up
- You can receive large items without worrying about whether they will fit in your PO box.
- Se não houver caixas postais disponíveis, esta é a sua oportunidade de obter um serviço ainda melhor.
- Pode levantar o seu correio sempre que lhe for conveniente.
- O seu negócio pode facilmente escalar sem medo de não conseguir lidar com o afluxo de correio.
O Cons de Recolha de Correio Comercial
- Pode não querer pagar por um serviço de correio que dura um ano ou 6 meses, especialmente se for um start-up, pois restringe-o a um local.
- Você ainda tem de viajar para um local específico para receber o seu correio.
- Pode ser bastante demorado, dependendo do tempo de viagem.
Okay, agora que você está familiarizado com os serviços de encaminhamento de correio que o USPS oferece, é hora de mostrar onde você realmente deve colocar o seu dinheiro!
Por que a sua pequena empresa precisa de encaminhamento de correio?
Existem muitas razões pelas quais a sua pequena empresa precisa de encaminhamento de correio! Estamos prestes a passar por cada uma delas, mas, se você não tiver muito tempo, basta ir até o final desta seção onde você encontrará uma lista de relance rápido.
Então, se você ainda está conosco, vamos saltar diretamente para todos os benefícios que você vai colher uma vez que você montar um serviço de encaminhamento de e-mail virtual.
Conveniência
Quando um pacote é enviado para você, e requer que você esteja por perto para pegá-lo, pode ser problemático se você estiver fora do escritório, visitando um local de trabalho ou simplesmente muito ocupado para receber seu pacote. O que os empresários acabam por fazer, é inscrever-se numa caixa postal para receber todos os pacotes e correio. Isso dá origem a um novo problema; você precisa alocar um determinado dia da semana para dirigir até o local do seu correio local, ficar na fila e receber o seu correio. Mas e se você tivesse alguém assinando para o seu pacote somente com a sua autorização, e com a fração do custo de ter a sua secretária fazendo isso? E se você pudesse solicitar que o pacote fosse enviado sob demanda para o seu local, por até 80% de desconto nas taxas de envio típicas? A vantagem de poupar tempo e custos de envio é bastante óbvia.
Segurança de correio
Quando recebe correio no seu local, este pode ser normalmente acedido por praticamente qualquer pessoa que queira deitar a mão a ele. Desde roubo de identidade, até roubo de correio e tudo o que está entre eles, ter correio sentado num local sem supervisão ou enquanto você está fora, provavelmente não é a melhor idéia. Quando você tem seu correio terceirizado, todos os pacotes são armazenados em um armazém com sistemas de vigilância 24/7, e pessoal de segurança no local. Não há lugar mais seguro para armazenar o seu correio de caracol do que em uma instalação de encaminhamento de correio.
Look Sharp
Como empresa, não há nada pior do que parecer pouco profissional, certo? Bem, se você é um negócio online, ou simplesmente decidiu registrá-lo sob uma Caixa Postal ou seu endereço residencial, que vem com uma série de problemas.
Não há apenas preocupações adicionais de segurança que você precisa considerar (clientes zangados sabendo do seu local de residência, etc,) mas o seu negócio não parece nada profissional. Uma empresa registada com uma caixa postal, certamente não parece tão boa como uma empresa registada sob um endereço físico real.
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Privacidade em casa
Já tocámos um pouco nisto, mas quando decide que quer usar o seu endereço residencial para correio comercial, está a expor esse endereço a todas as pessoas literalmente mal intencionadas online. Clientes, funcionários ou investidores zangados, podem saber do seu endereço e do paradeiro da sua família com uma simples pesquisa no Google. Registrando seu negócio com um endereço físico real que não é seu endereço residencial, mantém sua privacidade e sua família protegidas.
Endereço permanente
O que acontece se você decidir mudar a localização do seu negócio? Você precisa continuar atualizando todas as suas informações de contato, informando aos clientes sobre uma mudança e preenchendo os formulários de mudança de endereço com o USPS. Quando você se registra para um endereço virtual, este endereço é seu para toda a vida, independentemente de onde você esteja fisicamente localizado. Pense nisso; você muda seu número de telefone sempre que você se muda? Por que você precisaria mudar seu endereço postal quando você o faz?
Gestão de correio simplificada
Quando você se inscreve para um endereço comercial virtual, todos os funcionários são capazes de gerir digitalmente o correio recebido. Não há necessidade de alguém estar no local, e virtualmente, a partir do conforto do seu próprio escritório ou casa, eles podem fazer alguns cliques e lidar com o correio online.
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O olhar rápido Prós e Contras
Para todos vocês coelhinhos ocupados que não têm tempo agora para a nossa conversa de verdade, aqui está um resumo rápido de tudo o que falamos acima.
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Pronto? Vamos lá!
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Olhar rápido Pros
- Conveniência – você não precisa estar por perto para pegar o seu documento ou pacote importante, um manipulador de correio especializado fará isso por você.
- Segurança por e-mail – todo o seu correio será mantido em uma instalação segura, com vigilância por vídeo 24 horas e muito mais. Você não encontrará nenhum lugar mais seguro do que este!
- Look sharp – ter o seu endereço de casa como o endereço do seu negócio não parece muito profissional. Com uma caixa de correio virtual, este problema está resolvido.
- Privacidade em casa – usar o seu endereço de casa para negócios pode ficar confuso. Clientes zangados, investidores infelizes e funcionários furiosos serão capazes de encontrar você e seus entes queridos incrivelmente
- Permanente – você nunca terá que passar pelo incômodo de mudar seu endereço postal toda vez que mudar de escritório!
- Gestão de correio simplificada – todos os seus funcionários podem acessar o correio do seu escritório a partir de um aplicativo de smartphone ou do computador deles. Ninguém precisa de estar no local.
Okay, então quais são os contras aqui? Tudo tem um lado negativo, certo?
Bem, sim, mas as vantagens de se inscrever num serviço de encaminhamento de correio virtual superam drasticamente as potenciais desvantagens. Independentemente disso, vamos conversar brevemente sobre as coisas que não são tão boas em um sistema de caixa postal virtual. (Dica: quando dissemos “coisas” queríamos dizer “coisas”, pois há apenas uma desvantagem em potencial)!
The Quick Glance Con
- Extra cost – isto aplica-se especialmente a start-ups. Descobrimos que muitas novas empresas não querem incorrer no custo extra que o encaminhamento de endereços comerciais propõe. No entanto, é importante lembrar que uma caixa de correio virtual lhe trará um enorme retorno sobre o seu investimento (olhando para as vantagens acima lhe dirá isso!).