How to File W-2 Forms Online

Agosto 9, 2021
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If you have W-2 forms to file for annual wage reports for employees, the easier way to file them is online. Aqui está o que você precisa saber.

O prazo final para preenchimento de formulários W-2

Você preencherá formulários W-2 com a Administração do Seguro Social (SSA), não com o IRS.

O prazo final para preenchimento de formulários W-2 com a SSA é 31 de janeiro do ano seguinte. Para 2020 W-2s, o prazo final é 31 de janeiro de 2021. A mudança foi feita em 2015 para ajudar a evitar a fraude fiscal, e a data se aplica tanto para envios em papel como online. Seus envios serão considerados a tempo se forem enviados até esta data.

Você deve entregar cópias dos formulários W-2 aos funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. É uma boa idéia entregar os formulários W-2 preenchidos aos seus empregados no início de janeiro para que eles possam consultá-los e você possa fazer correções, se necessário, antes do prazo.

A diferença entre os formulários W-2 e W-3 Os formulários W-2 são usados para informar os salários e remunerações dos empregados à Administração da Previdência Social. A SSA compartilha as informações com o IRS para fins de imposto de renda.

Você deve emitir um formulário W-2 para cada funcionário de quem você reteve impostos do FICA (Federal Insurance Contribution Act), que são impostos da Previdência Social e Medicare, bem como impostos de renda federais e estaduais. Você também deve emitir um formulário W-2 para qualquer pessoa que deveria ter tido o imposto de renda retido mas não o fez por algum motivo.

W-3s são formulários de transmissão que devem acompanhar o W-2s. Eles resumem a informação em todos os formulários W-2 que você envia para o SSA. Se você arquivar seus formulários W-2 com o SSA online usando o portal Business Services Online (BSO), ele irá gerar automaticamente o seu formulário W-3, assim você não precisa arquivar o formulário.

Quando o arquivamento online é necessário

Se você arquivar 250 ou mais formulários W-2 durante um ano civil, você deve arquivá-los eletronicamente, a menos que o IRS lhe conceda uma renúncia. Você pode ser cobrado uma penalidade se você não arquivar eletronicamente quando exigido.

Penalidades são avaliadas para cada formulário não arquivado ou arquivado incorretamente. As penalidades dependem de quão tarde o formulário é arquivado no SSA ou entregue aos funcionários e variam de acordo com o tamanho do seu negócio. Pode considerar a possibilidade de apresentar um pedido de extensão e, em seguida, apresentar os formulários o mais rapidamente possível para minimizar as penalizações.

O Primeiro Acto do Contribuinte alterou a exigência de apresentação on-line de determinadas declarações anuais de informação (incluindo formulários W-2 para funcionários e formulários 1099-MISC para não funcionários).

  • A partir do ano fiscal 2021, você deve arquivar online se a sua empresa tem 100 W-2s para arquivar
  • Para anos fiscais após 2021, você deve arquivar online se a sua empresa tem 10 ou mais W-2s para arquivar

Também há regras especiais para parcerias arquivando W-2s online:

  • Para 2019, uma parceria deve arquivar W-2s online se eles tiverem 150 ou mais membros
  • Para 2020, uma parceria deve arquivar W-2s online se eles tiverem 100 ou mais membros
  • Para 2021, uma parceria deve arquivar W-2s online se eles tiverem 50 ou mais membros

Você pode começar a arquivar todos os W-2s online a qualquer momento para ter certeza de que você cumpre o requisito.

Como arquivar online

Você pode arquivar formulários W-2 online no site da SSA Business Services Online. É gratuito e seguro, e é o método preferido pela SSA em vez de submeter registos em papel.

O BSO oferece duas opções. Pode criar até 50 destes formulários e imprimir cópias para dar aos seus funcionários. Ou, se você usar um software de folha de pagamento, você pode carregar um relatório salarial para usar na geração dos formulários.

Os benefícios do E-Filing W-2 Forms

E-filing poupa tempo e esforço e ajuda a garantir a precisão. Você não precisa calcular e enviar um formulário de transmissão W-3 porque a Administração do Seguro Social irá gerar um W-3 automaticamente quando você enviar seu W-2s.

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Você também pode enviar formulários W-2c (W-2 corrigido) no site do BSO para corrigir um erro se você cometer um erro em um ou mais formulários W-2 depois de ter arquivado.

Você também pode usar o site do BSO para verificar os números do Seguro Social para fins de relatórios salariais. O site oferece um tutorial, manuais, uma lista de verificação e outras informações úteis para ajudá-lo a arquivar esses formulários.

Antes de enviar os formulários eletronicamente

Você deve primeiro registrar-se no site do BSO da Administração do Seguro Social antes de poder enviar seus formulários W-2 on-line. Uma vez registrado, você pode criar e salvar seus formulários W-2 usando um formato de arquivo especial e enviá-los no website.

Você pode ver os arquivos carregados e ver relatórios de erro após os arquivos serem enviados, incluindo incompatibilidades de nome e número da Previdência Social. Isto permite que você faça as correções necessárias.

Você também pode rever o status da sua submissão para ver se o arquivo foi aceito.

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