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Como é que esta mudança afecta a forma como usa FreshBooks? Na maioria das vezes, não afeta. Você ainda se envolve em atividades como criar faturas, acompanhar o tempo e receber pagamentos da maneira que você sempre fez. Mas os seus registos contabilísticos têm uma nova e sólida estrutura que proporciona uma manutenção de registos mais estruturada e uma melhor visão das suas finanças. Especificamente, FreshBooks agora tem um Plano de Contas e um General Ledger; duas novas contas, Other Income and Cost of Goods Sold (COGS); reconciliação bancária; e dois relatórios financeiros padrão adicionais (Balancete e Balanço).

FreshBooks ainda não incorporou todas as ferramentas encontradas no FreshBooks Classic, mas trouxe mais um grande este ano: o acompanhamento do inventário. Também adicionou uma nova função de usuário (gerente), rastreamento automático de milhas no aplicativo iOS, e links de checkout (clientes podem fazer pagamentos sem serem faturados). Os empreiteiros podem rastrear seu próprio tempo, e os gerentes têm maior controle sobre os relatórios. Existem dois novos separadores em Projectos: Facturas e Despesas. FreshBooks também adicionou numerosas melhorias às facturas e ao fluxo de trabalho geral. Por exemplo, há um novo separador de Pré-visualização. As facturas agora exibem tempo e despesas não facturadas. A mensagem do cliente é personalizável, e os clientes também podem fazer pagamentos parciais. FreshBooks fez mais melhorias (tanto grandes como pequenas) no seu serviço do que qualquer outro site que eu revisei.

Uma UI Efetiva

FreshBooks também melhorou o seu processo de onboarding. Primeiro faz algumas perguntas básicas sobre o seu negócio (tais como o que você faz e como você fatura). Você fornece informações de contacto e é encorajado a convidar os membros da sua equipa a criar contas. Depois, o Freshbooks deixa-o no site principal, onde encontra uma caixa com três etapas de configuração. Uma delas é personalizar suas faturas (as opções são limitadas a dois modelos, logotipo, cor de fundo e duas fontes). Eu tive alguns problemas para adicionar o meu logotipo. A maioria dos sites apenas pede um arquivo gráfico e posiciona o logotipo no formulário de vendas. FreshBooks pega no seu ficheiro e usa-o para preencher uma caixa oblonga. Então, eu só consegui incluir uma parte do meu logotipo.

Quando você fecha a caixa de configuração, você está no Dashboard do site, sem mais orientações sobre como começar. Wave e Xero oferecem ferramentas onboard muito melhores que o guiam por inúmeros passos de configuração.

O Dashboard dá-lhe uma rápida visão geral da situação financeira da sua empresa. Existem cinco gráficos. Outstanding Revenue diz-lhe quem lhe deve dinheiro e quem está atrasado nos pagamentos. O lucro total, é claro, dá-lhe um número em tempo real para o seu lucro ou perda actual. Você pode alterar o intervalo de datas para este gráfico. Gastos exibe as suas despesas por categoria. FreshBooks adicionou mais dois no ano passado: Fluxos de receitas e tempo não facturado.

Links para suporte e para uma página descrevendo o que há de novo em FreshBooks aparecem no canto inferior direito. Links no canto superior direito levam você a páginas onde você pode convidar membros da equipe (incluindo um contador) em vários níveis de permissão e criar novos registros e transações. Infelizmente, você tem que rolar muito para ver os gráficos, e não há lista de tarefas, como no GoDaddy Bookkeeping.

Um painel vertical à esquerda do painel mostra links de navegação para as áreas centrais da ferramenta: Painel, Clientes, Facturas, Pagamentos, Despesas, Estimativas, Seguimento do Tempo, Projectos, A Minha Equipa, Integrações, Relatórios, Contabilidade, e Complementos. Clique no link acima desta lista, ao lado do nome da sua empresa, e uma lista das configurações do site será aberta. Aqui você pode, por exemplo, adicionar negócios adicionais, contatar o suporte, criar registros de itens e serviços e integrar aplicativos de terceiros (agora são mais de 100).

Você também pode configurar duas conexões que são críticas para as operações do FreshBooks. Se você digitar suas credenciais de login para instituições financeiras nas quais você tem contas, então a FreshBooks se conecta aos sites delas e importa as transações de sua conta. E ao inscrever-se no FreshBooks Payments ou Stripe, você pode começar a aceitar cartões de crédito. Finalmente, o pequeno ícone da campainha no canto superior esquerdo leva-o a actualizações sobre os seus clientes, membros da equipa e outros assuntos de negócios.

Overall, a FreshBooks tem a mais simples, mais intuitiva e mais atractiva exibição de ecrã de todos os serviços que eu analisei recentemente. É mais fácil de ler de relance do que Kashoo, por exemplo. No entanto, pode levar algum tempo para um utilizador da antiga interface do FreshBooks se orientar. Felizmente, FreshBooks oferece muita orientação, incluindo uma base de dados de ajuda pesquisável e suporte por email e telefone.

Criar Facturas no FreshBooks

Clique na aba Facturas na barra de ferramentas para abrir uma tela que lhe diz tudo o que você precisa saber sobre suas contas a receber (embora o site não use esse termo contábil) status. Com a aba “de mim” destacada (“para mim” abre uma página para faturas que você recebeu de outros usuários do FreshBooks), você verá totais em dólares para faturas que estão atrasadas, pendentes e na fase de rascunho. Abaixo estão links para suas faturas atualizadas mais recentemente. Uma lista de todas as facturas e modelos recorrentes aparece na parte inferior.

FreshBooks’ Invoice page provides a lot of information about your recent and historical invoices.

FreshBooks supports two additional types of transactions: estimates and proposals, both of which can be converted to invoices. Uma proposta é uma versão muito mais detalhada de um orçamento que pode ser assinada pelo cliente no momento da aceitação (FreshBooks permite assinaturas electrónicas). Pode incluir texto descritivo e tabelas e pode abranger várias páginas. Nenhuma ferramenta concorrente oferece uma opção tão avançada. Novidade desde o momento da nossa última revisão é a capacidade de criar retentores, que você pode usar quando estiver estabelecendo uma relação comercial em andamento com um cliente que pode exigir faturamento mais complexo.

Para começar aqui, clique em New Invoice (Nova Fatura). Um modelo de fatura é aberto com suas informações de contato e logotipo, a data atual e data de vencimento, e um número de fatura preenchido. Você completa o resto, selecionando itens ou serviços e inserindo quantidades. Se você já tiver criado taxas de imposto sobre vendas, então a taxa correta deve ser atribuída. Você pode adicionar um desconto, que muitos sites permitem. Mas você também pode solicitar um depósito e definir um cronograma de pagamento. Este último é exclusivo para FreshBooks. Uma vez concluído, você pode salvá-lo ou enviá-lo.

FreshBooks dá-lhe algum controlo sobre a aparência das suas facturas.

Um aviso aqui: As taxas para FreshBooks são baseadas no número de clientes que você designar como ativos. Se adicionar um novo cliente durante o processo de facturação e tiver anteriormente cinco clientes activos (que é o limite superior do nível de preços inicial), a FreshBooks facturar-lhe-á ao custo mais elevado a partir da sua próxima data de pagamento.

Os seus clientes podem fazer-lhe pagamentos utilizando a função de pagamento da FreshBooks (que na realidade é rebatizada a partir do serviço de processamento de pagamentos WePay). Custa 2,9 por cento mais 30 cêntimos por transacção, que é efectivamente o padrão do sector. Você também pode aceitar pagamentos através de Stripe.

FreshBooks torna as suas configurações de facturas mais utilizadas disponíveis quando está a trabalhar numa factura.

Você também pode configurar impostos sobre vendas directamente a partir das suas facturas. Há um link Adicionar Impostos directamente abaixo da taxa de cada item. Clique nele, e uma pequena janela se abre onde você pode definir vários impostos sobre vendas. Você pode marcar uma caixa para aplicar esses impostos a todos os itens da fatura ou atribuí-los individualmente. FreshBooks não se integra diretamente com um serviço de impostos sobre vendas como o Avalara padrão de ouro, mas mesmo sem isso, ele lida com impostos sobre vendas como a maioria dos concorrentes faz. O relatório Resumo de impostos sobre vendas irá ajudá-lo a preencher quaisquer relatórios relacionados necessários.

Contexto-Contexto-Configurações sensíveis

Como você trabalha com notas fiscais, FreshBooks exibe links para configurações sensíveis ao contexto. Isto é exclusivo para o FreshBooks. Outras ferramentas têm uma seção gigante do site na qual você define todas as suas configurações. Esta sensibilidade ao contexto é uma grande característica, que poupa tempo e o lembra constantemente das opções disponíveis. Você pode, por exemplo, mudar para um estilo de fatura diferente aqui. Você também pode fazer com que a fatura se repita em intervalos especificados, automática ou manualmente, e configurar pagamentos on-line. As opções adicionais sensíveis ao contexto aparecem assim que se grava uma fatura.

Se você estiver usando qualquer versão do FreshBooks com exceção do Lite, você pode enviar lembretes em intervalos designados e cobrar taxas de atraso, o que é incomum neste grupo de ferramentas. Você também pode reabrir qualquer fatura salva e editá-la, ou clicar no botão Mais Ações para tarefas adicionais, como enviar o formulário por e-mail, aplicar um pagamento ou criar um arquivo PDF. Você também pode ver o histórico da fatura.

Contactos e Despesas no FreshBooks

Quando você cria um novo registro de Cliente no FreshBooks, você basicamente só fornece informações de contato. Mas a página inicial do seu cliente irá eventualmente encher-se de informação. Os registros de clientes exibem seus contatos como cartões de visita digitais. Eles contêm campos para o nome de cada cliente, endereços de correio e e-mail, e números de telefone. Um gráfico ao lado do cartão do cliente mostra quanto de receita pendente está associado a esse cliente e o divide em rascunhos de faturas, crédito disponível, tempo não faturado e despesas não faturadas. Abaixo está uma tabela que exibe listas de faturas, retentores, crédito, despesas, estimativas, acompanhamento de tempo, projetos e relatórios para aquele cliente. Você pode alternar entre elas clicando nos separadores.

Embora registe despesas individuais em FreshBooks, pode alterar algumas configurações no momento e anexar um recibo.

Clique na guia Relação no topo da tela para ver o histórico da transacção. Este é um conjunto fantástico e abrangente de telas que não tem paralelo neste grupo de sites.

Se você conectou uma ou mais contas bancárias ao FreshBooks, você vê uma lista de transações recentes quando clica na guia Despesas no painel vertical esquerdo. FreshBooks tenta categorizá-las automaticamente (com escolhas como Serviços Profissionais, Suprimentos, Refeições & Entretenimento, Pessoal, etc.) quando as traz, mas nem sempre atinge a marca. Você tem que treiná-lo no início corrigindo categorias imprecisas, o que você definitivamente deve fazer, pois esta informação é muito importante para uso em relatórios e impostos.

Se você digitar uma despesa manualmente ou editar uma que você importou, você pode adicionar ou modificar muitos detalhes. As cinco despesas mais recentes aparecem na parte superior da tela Despesas; elas parecem tiras de fita de caixa registradora. Registros de despesas individuais na lista abaixo que contêm campos para o fornecedor, categoria, data, fonte, cliente/projeto/descrição e montante/imposto/estado. É possível anexar um arquivo, arrastar e soltar uma imagem de recibo, marcar a despesa como faturável para um cliente específico, modificar a moeda e designá-la como Custo de produtos vendidos (CPV). Nenhum concorrente nesse grupo oferece registros de despesas tão abrangentes. Mas FreshBooks não estima pagamentos trimestrais de imposto de renda, como Intuit QuickBooks Self-Employed e GoDaddy Bookkeeping do.

Simple Project Management Tools

FreshBooks oferece funcionalidade de gerenciamento de projetos mais rica do que seus concorrentes. Para começar, dê um nome ao seu projecto e atribua-lhe membros da equipa como administradores, gestores, funcionários ou empreiteiros (cada função tem as suas próprias restrições de acesso). Você pode atribuí-lo a um cliente externo se você estiver fazendo o projeto para outra pessoa, para que ela possa colaborar e ser faturada, e digitar um orçamento por hora e data de término. Você tem duas opções de faturamento: taxa horária ou taxa fixa do projeto. Se você selecionar por hora, você pode escolher entre uma tarifa horária ou tarifas por membro da equipe ou serviço.

FreshBooks permite que você documente completamente as horas e despesas do seu projeto. Ele fornece uma visão detalhada do projeto.

Para especificar os serviços para um projeto, clique no botão Adicionar Serviço e digite um nome descritivo. FreshBooks adiciona cada um deles a uma lista de todos os serviços que você adicionou, que ele exibe toda vez que você cria um novo projeto. Quando é hora de começar a adicionar registros de horas para o seu projeto, você tem duas opções: iniciar e parar um timer ou inserir as horas manualmente, preenchendo os campos em uma pequena janela. Você pode adicionar despesas aqui, também, e marcar ambas as despesas e os registros de horas faturáveis.

Cada projecto tem a sua própria página inicial, onde pode rever as suas entradas e adicionar mais, bem como trocar mensagens com os membros da sua equipa.

Os modelos de facturas não incluem um campo para o Projecto, mas pode, claro, facturar aos clientes as horas trabalhadas e as despesas incorridas. Quando você seleciona um cliente em uma fatura que tenha um desses itens, você os verá na lista que desce. Clique em Adicionar para incluí-lo na fatura e uma nova janela se abrirá exibindo o tempo e as despesas não faturadas. Você pode selecionar o que quiser incluir e eles aparecerão como itens de linha quando você retornar à nota fiscal. Tanto Entradas de Tempo como Projetos podem ser convertidos automaticamente em faturas.

Aplicações móveis do Facebook

FreshBooks oferece aplicativos Android e aplicativos iOS que são em grande parte similares entre si. Os aplicativos são fáceis de usar, mas não oferecem a excepcional experiência de usuário que você obtém no site principal. Eles são bastante simples. O aplicativo FreshBooks abre para um painel de controle que contém três gráficos críticos: Receita, Lucro Total e Gastos Totais. Os ícones na parte inferior da tela levam você para as áreas de trabalho da ferramenta, onde você pode visualizar, adicionar e editar dados contidos em faturas, despesas, acompanhamento de tempo, estimativas e registros de clientes. Há muita coisa que você não pode fazer nos aplicativos móveis, como trabalhar com projetos e relatórios, mas você pode acessar as principais características do site que você provavelmente usaria mais longe do escritório.

Você não pode fazer tudo nos aplicativos móveis FreshBooks que você pode fazer no seu navegador, mas pode adicionar, visualizar e editar dados críticos.

O aplicativo iOS tem um novo recurso que eu só vi nos aplicativos QuickBooks Online e QuickBooks SelfEmployed: rastreamento automático de milhas. Você executa o aplicativo com o Location Services on, e o FreshBooks rastreia sua quilometragem enquanto você dirige. Você pode gravar viagens como pessoais ou de negócios e voltar e adicionar viagens se você perdeu uma.

Reclaiming the Prize

Se você nunca usou FreshBooks antes, você não deve ter muito trabalho para aprender como funciona a versão atual. O design da FreshBooks é excepcional e as suas ferramentas de navegação são intuitivas. Recomendamos que você verifique com a empresa antes de mudar do FreshBooks Classic, no entanto, para ter certeza de que suas características obrigatórias estão lá.

Freelancers esperando gerenciar o seu dinheiro de forma capaz precisam das melhores ferramentas de faturamento e acompanhamento de tempo; gerenciamento de despesas e registros de clientes; e relatórios disponíveis. Eles precisam entrar e sair do site rapidamente para fazer seu trabalho, e não prejudica se a interface de usuário do site e as ferramentas de navegação também forem as melhores da classe. FreshBooks oferece tudo isso e muito mais. É o nosso vencedor da Escolha dos Editores para a contabilidade de proprietários individuais, freelancers e empresas muito pequenas novamente.

Embora a FreshBooks seja uma escolha excepcional para freelancers e empreiteiros independentes, falta-lhe muita funcionalidade que as empresas maiores e mais complexas precisam. Intuit QuickBooks Online ganha a nossa Escolha do Editor para contabilidade online de pequenas empresas.

Embora esteja a ponderar a sua situação monetária, talvez queira também dar uma vista de olhos às nossas histórias sobre os melhores serviços financeiros pessoais e o melhor software de preparação para impostos.