Se trabalhar numa admissão, matrícula, ou capacidade de comunicação em uma escola K-12 privada ou independente, então você sabe mais do que ninguém o quão perturbadora a pandemia tem sido.

Não só a sua escola precisava de mudar rapidamente para o ensino à distância nesta primavera e construir uma série de planos de contingência para o outono, mas os eventos típicos que você normalmente hospedaria para atrair novos pais e famílias foram cancelados devido ao risco de infecção viral.

As casas abertas pessoalmente, em particular, provavelmente formaram uma peça central de sua estratégia de matrícula. Isso só faz sentido: Uma casa aberta dá-lhe a oportunidade de trazer pais e alunos para a sua escola e para o seu campus, onde você pode começar a construir confiança e alimentá-los para submeter uma candidatura. Com esta peça chave do puzzle agora em falta, é fácil sentir-se incerto e preocupado sobre como você vai preencher os lugares abertos na sua escola.

Nossa resposta: Alojar uma casa aberta virtual.

Ao repensar o que significa alojar uma casa aberta para a sua escola, você pode atrair famílias adequadas à sua missão e preencher quaisquer lacunas que ainda existam para o Outono.

O que é uma casa aberta virtual?

Uma casa aberta virtual é exactamente o que parece: Um open house que uma escola hospeda remotamente, virtualmente, através de algum tipo de software de videoconferência.

O termo também pode se aplicar a outros tipos de eventos de matrícula escolar, como sessões de perguntas e respostas, drop-ins, walk-ins e mais.

No lugar de um open house presencial, um open house virtual dá aos profissionais de matrícula e admissão em uma escola a oportunidade de se conectar com as famílias que estão considerando ativamente a escola. Fazer essa conexão permite que a família coloque um nome, rosto e voz na escola, o que facilita a escola a construir uma relação de confiança que eles podem alavancar durante todo o processo de admissão.

Embora as casas abertas virtuais tenham se mostrado essenciais durante a pandemia do coronavírus, é provável que haja um caso para eles, mesmo depois que o risco de transmissão viral tenha passado. Famílias que não podem participar de um evento presencial devido a obrigações de trabalho, assim como indivíduos que estão se mudando para um novo distrito escolar, mas que ainda não são locais, podem achar eventos virtuais particularmente úteis.

O que você precisará para hospedar um open house virtual

Você está interessado em montar um open house virtual para a sua escola? Antes de começar a trabalhar nos passos que delineamos abaixo, você precisará ter certeza de que tem acesso a algumas coisas:

• Uma plataforma para comunicação virtual: Esta é a plataforma sobre a qual a casa aberta virtual terá lugar. Recomendamos o Zoom, porque a plataforma é excepcionalmente fácil de usar, integra-se com muitas outras ferramentas e permite que você ajuste a experiência virtual para que ela combine com a marca da sua escola. Dito isto, outras soluções como o Skype ou GoToMeeting também podem funcionar bem.
• Uma plataforma para criar páginas e formulários de inscrição: O objetivo de hospedar uma open house virtual é coletar as informações de contato para as famílias que estão considerando a sua escola. Para fazer isso, você precisará de uma plataforma que permita a construção de uma página de aterrissagem com a marca da sua escola, projetada para promover o evento e incentivar a inscrição, que conteria um formulário de inscrição incorporado. Recomendamos o HubSpot para este fim (e explique porquê abaixo).
• Uma plataforma para comunicação por e-mail: Depois de ter capturado a informação de contacto para as famílias interessadas, pode começar a fazer marketing para elas por e-mail. Mais uma vez, recomendamos o HubSpot para esta funcionalidade.
• Um perfil de negócio do Facebook: Isto permitir-lhe-á publicar anúncios no Facebook e Instagram, o que provará ser uma parte importante para conseguir que as famílias interessadas se inscrevam na sua Open House.

O Guia Táctico, Passo-a-Passo para Hospedar uma Open House Virtual para a sua Escola

Determine o formato do seu evento.

Um open house virtual pode assumir várias formas diferentes, cada uma das quais é provavelmente adequada para os pais em diferentes fases do seu processo de selecção da escola. O seu primeiro passo é determinar o formato que o seu evento seguirá, para que você possa criar uma linguagem que fale esse formato.

Alguns exemplos de formatos que você pode considerar incluem:

• Uma simples Q&Uma sessão onde os participantes podem fazer perguntas ao conselheiro de admissão, estudantes ou professores
• Uma discussão ou apresentação baseada em slides
• Uma visita virtual à sua escola e campus

Você pode até decidir que quer incluir vários tipos desses eventos para que você tenha certeza de que você respondeu a todas as possíveis perguntas que as possíveis famílias possam ter.

Adicionalmente, você precisará decidir quem da sua equipe estará envolvido no open house. Serão os conselheiros de admissão? Membros da equipe de comunicação? O diretor ou o chefe da escola? Os professores? Você precisará destes detalhes antes de começar.

Determine sua agenda.

A fim de promover efetivamente seu evento e construir todos os bens back-end que você precisará construir, você precisará acertar sua agenda. Escolha datas e horários para cada uma das casas virtuais abertas que pretende organizar, e depois vá em frente e marque-as em qualquer ferramenta que você vai usar para organizar o evento (por exemplo, Zoom).

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Não tem a certeza de quando vai organizar os seus eventos? Nós recomendamos que você ofereça uma gama de horários e dias da semana para que os pais tenham várias opções para se encaixar em seus horários.

Você pode, por exemplo, oferecer um evento durante o dia para que os pais que trabalham à noite possam participar, e um evento à noite para que os pais que trabalham durante o dia possam participar. Você também pode oferecer um evento durante a semana e um segundo no fim de semana, novamente para garantir que todos que querem participar tenham a oportunidade.

Build the conversion funnel.

The conversion funnel is the full list of assets that a prospective parent or family will interact with as they decide up to sign up for your virtual open house. Os componentes mais importantes são o seu formulário, a sua página de entrada, a sua página de agradecimento e as suas chamadas para a acção (CTAs).

Construindo o formulário

Forms são a forma como irá captar as informações de contacto de todos os participantes, que precisará de ter se planeia acompanhar ou comercializar com esses indivíduos. No mínimo, seu formulário deve solicitar o nome, endereço de e-mail e telefone dos participantes, mas também pode fazer sentido solicitar outras informações pertinentes, como por exemplo:

• O nome da sua criança
• A actual nota da sua criança
• O nome da escola actual da sua criança
• Todas as perguntas que o participante possa ter

Se vai oferecer vários eventos, o seu formulário também deve solicitar ao participante que seleccione o evento que deseja participar. Isso permitirá que você tenha um único formulário e uma única página de desembarque para vários eventos – e quem não gosta de eficiência?

Seja qual for a ferramenta utilizada, recomendamos o uso de um formulário que lhe permitirá a.) acionar um e-mail de confirmação automaticamente enviado ao inscrito e b.) redirecionar o inscrito para uma página de confirmação que agradeça o seu interesse e o direcione para recursos adicionais a serem explorados. Se a sua plataforma CMS actual não inclui esta capacidade, adicionar uma solução como o Form Builder gratuito do HubSpot pode fazer muito sentido.

Desenhar a sua página de aterragem

A sua página de aterragem deve ser desenhada com um único objectivo em mente: Convencer o seu leitor a dar o próximo passo desejado. Neste caso, você quer que eles preencham o formulário e se inscrevam para participar da sua open house virtual.

Para isso, sua página de desembarque deve rapidamente introduzir a open house e explicar o valor que a pessoa receberá ao participar. Você também pode gastar apenas um pouco de tempo educando-os sobre sua escola e comunidade. Deve então incluir todos os detalhes pertinentes e o formulário. Pontos bônus para incluir imagens aspiracionais do aprendizado de seus alunos felizes, o que pode ajudar muito o leitor a construir uma conexão emocional com sua escola.

Componentes-chave:

• Uma proposta de valor
• Detalhes sobre o seu evento
• Detalhes sobre sua escola e comunidade
• O formulário

É importante notar que a sua página de destino deve ser muito focada. Ela deve ter apenas uma chamada para a ação: Para se inscrever na sua casa virtual aberta. Incluindo múltiplos CTAs apenas diluirá sua mensagem.

Adicionando valor com uma página de agradecimento

Apontando o envio do formulário, o leitor receberá uma mensagem de agradecimento em linha (como em, eles vêem a mensagem na tela confirmando que enviaram o formulário) ou será redirecionado para uma página de agradecimento. Embora não seja necessário por si só, recomendamos sempre que opte pela rota da página de agradecimento.

Porquê? Porque uma página de agradecimento agrega valor imediato ao usuário, e lhe dá a oportunidade de alimentá-lo mais ao longo da viagem.

No caso de uma open house virtual, a página de agradecimento deve, no mínimo, incluir detalhes sobre quando o evento será realizado e como o usuário pode fazer o login. Mas você pode acrescentar mais valor incluindo um link para baixar um folheto sobre sua escola, ou uma página sobre ajuda financeira, ou quaisquer outros bens que você tenha que possam ser valiosos. Se você tem um blog ativo, você pode incluir links para esse conteúdo. E, claro, você pode incluir uma chamada para ação para se inscrever, para que qualquer um que esteja pronto para fazê-lo possa dar o próximo passo.

Construindo CTAs

Após você ter tudo o resto construído, você também deve projetar e construir uma série de chamadas para ação que você pode aproveitar em todo o seu site. Estes CTAs devem levar qualquer pessoa que clicar neles para a página de destino, onde eles podem se inscrever para o seu evento.

Escreva os e-mails de chumbo que conduzem ao evento.

Deixe que alguém faça uma marcação para falar, apenas para que eles não apareçam? Quer seja porque se esqueceram, porque perderam o interesse, porque de repente ficaram ocupados, ou por uma série de outras razões, acontece mais vezes do que você possa pensar.

A boa notícia é que você pode usar o e-mail para reduzir o risco de alguém se inscrever para o seu open house virtual e depois não comparecer. Uma simples série de e-mails pode ser uma forma incrivelmente eficaz de a.) lembrar a pessoa do evento e b.) deixá-la entusiasmada com a sua escola e comunidade.

No mínimo, você deve enviar dois e-mails ao participante:

• Um e-mail imediatamente após a inscrição, confirmando os detalhes da casa aberta e fornecendo informações de discagem
• Um e-mail no dia anterior (ou na manhã do) evento lembrando-os sobre o mesmo

No entanto, entre esses dois e-mails, você pode considerar uma ou duas mensagens falando sobre seus alunos e a comunidade escolar, ou respondendo perguntas comuns que os pais frequentemente têm.

Atraia as famílias para o seu funil.

Após o evento estar marcado e o funil construído, você precisará encher esse funil atraindo as famílias certas para se inscreverem no evento. As chamadas à acção mencionadas acima são uma forma importante de captar pessoas que já se encontram no seu website. Mas e quanto àqueles que podem não estar considerando ativamente a sua escola, ou aqueles que podem nem ter pensado em mudar de escola?

Entanto que a sua escola tenha o Perfil Comercial do Facebook, você tem a capacidade de veicular anúncios no Facebook e no Instagram. Esta pode ser uma forma altamente eficaz de preencher o seu funil, especialmente se você tiver cuidado ao projetar o seu público-alvo.

Se você passou pelo processo de construção de personas detalhadas de pais ou alunos, então você provavelmente tem uma boa noção de como é a sua família ideal. Armado com esta informação, você pode, por exemplo, visar indivíduos que tenham uma certa idade e que vivam em um certo código postal. Esses indivíduos são aqueles que verão seus anúncios.

Você pode até mesmo ser capaz de carregar uma lista de contatos de seu banco de dados para direcionar esses indivíduos, sob certas circunstâncias.

Vocês também podem considerar a execução de anúncios de busca pagos no Google para atrair famílias ativamente envolvidas na busca.

Anfitrião de um teste para o seu evento.

Provavelmente isso é desnecessário, mas ainda assim vamos dizer: Antes de tentar hospedar seu primeiro open house virtual, você deve realizar um teste envolvendo seus professores e funcionários para que você possa identificar qualquer problema e resolvê-lo antes do evento real.

Leitura recomendada: 10 Erros Comuns a Evitar para os Anfitriões do Primeiro Seminário Web

Deixe um membro de sua equipe caminhar pelo processo do início ao fim, começando com a página de desembarque e submetendo o formulário. Em seguida, hospedar de fato o evento como você pretende no dia do jogo. Isto irá ajudá-lo a entender os controles do software que você pode precisar mexer, e pode até lhe dar tempo para corrigir qualquer problema de áudio ou vídeo que você não tenha considerado.

Anfitrião do evento real.

E divirta-se enquanto o faz! O seu open house virtual realmente não é diferente de um evento presencial – ele está apenas sendo conduzido através de vídeo. Se você está hospedando vários eventos, tente aprender com cada um deles que você faz para que você possa estar continuamente desenvolvendo.

Não se esqueça do followup.

Após você ter completado sua open house virtual, é fácil pensar que seu trabalho está feito. Afinal de contas, as famílias interessadas darão o próximo passo e se inscreverão por conta própria, certo?

A verdade é que, agora que você tem as informações de contato deles e sabe que eles estão pelo menos um pouco interessados na sua escola, você pode e deve continuar a comercializar para eles e alimentá-los junto com a inscrição e, finalmente, a matrícula na sua escola.

Uma maneira simples de fazer isso é enviar-lhes uma série de e-mails de marca que respondam às perguntas comuns que você sabe que os pais têm sobre o processo de inscrição. Você também pode enviar-lhes informações sobre ajuda financeira, prazos importantes, perfis dos alunos atuais ou outras mensagens que destacam o que torna a sua escola única. Isto pode ser feito de uma forma personalizada mas totalmente automatizada com uma plataforma como o HubSpot, limitando a carga da sua equipa.

Aplicação telefónica directa e personalizada da sua equipa de admissões, certamente que também não poderá fazer mal. Considere telefonar para confirmar que eles não têm nenhuma pergunta, e para saber o que eles acharam do evento. Um e-mail pessoal 1-1 também poderia ser enviado como um acompanhamento.

Making It Happen

Claramente, fazer um open house virtual eficaz exige malabarismos com muitas peças em movimento. Se você estiver usando vários sistemas e ferramentas diferentes para gerenciar sua base de dados, construir seu funil e coordenar seu alcance, é compreensível que você possa se sentir sobrecarregado. A boa notícia é que você pode tornar a tarefa (e sua vida) muito mais fácil, implementando uma única ferramenta integrada capaz de executar todas essas etapas.

Aqui no Pepperland, a ferramenta que recomendamos é o HubSpot, para o qual pode usar:

• Gerir a sua base de dados de contactos e leads
• Formas de captura de leads ao longo do seu funil
• Desenhar e construir páginas de aterragem de alta conversão, páginas de agradecimento, e CTAs

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• Criar e enviar e-mails de marketing e de marketing de liderança

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• Gerenciar seus anúncios no Facebook e Instagram

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• Análise em tempo real de todos os seus esforços de marketing para ver o que está funcionando

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• E mais

Porque o HubSpot se integra com o Zoom, a ferramenta é especialmente útil para qualquer um que esteja considerando casas virtuais abertas, webinars, ou outros eventos remotos.

O melhor de tudo, usando fluxos de trabalho e sequências de e-mail, é possível automatizar grande parte da comunicação back-end, o que significa que mesmo que você seja uma inscrição de uma pessoa ou uma equipe de comunicação, você pode se sentir confiante na sua capacidade de fazer uma open house virtual.

Preparando sua escola para o futuro da matrícula

Embora uma open house virtual nunca substitua totalmente o valor que um possível pai ou aluno recebe, visitando sua escola e vendo-a pessoalmente, abraçando-os e outros eventos de admissão virtual é uma peça crítica para atingir seus objetivos de matrícula em 2020 e além.

Pois depois da pandemia ter terminado e as coisas voltarem ao “normal”, é provável que alguns pais ou famílias possam preferir um evento virtual, tendo-se acostumado a eles. Lançar as bases agora pode ajudá-lo a satisfazer essa demanda futura e diferenciar sua escola das outras na sua área.

Pode parecer esmagador, mas você pode fazê-lo – desde que tenha a coragem de tentar algo novo e um plano para fazê-lo acontecer.

Está interessado em começar hospedando sua primeira casa aberta virtual? Nós estamos felizes em conversar sobre como podemos ajudar. Reserve algum tempo para aprender mais.