Pagar impostos sobre a folha de pagamento é uma das actividades menos divertidas de qualquer negócio com empregados. Mas os impostos são um facto da vida hoje em dia, por isso é melhor pagar apenas os impostos. Mas que impostos da folha de pagamento devem ser pagos, e quando?

Neste artigo, vou rever algumas das suas principais responsabilidades para os impostos da folha de pagamento, incluindo a retenção do imposto de renda federal e da Previdência Social/ imposto de assistência médica, o envio destes impostos para o IRS, e o pagamento de outros impostos sobre o emprego como o imposto de desemprego.

O que são impostos da folha de pagamento?

Impostos sobre a folha de pagamento (são aqueles impostos que tem de considerar quando paga aos empregados, por isso dependem da sua folha de pagamento. Alguns desses impostos são retidos do pagamento do empregado, e outros são de sua responsabilidade como empregador. O termo “retenção” significa que você está deduzindo esses pagamentos dos cheques de pagamento dos empregados, com base em leis e regulamentos que exigem que esses pagamentos sejam feitos.

Esses impostos incluem:

• Com a retenção de impostos de renda federais, estaduais e locais dos cheques de pagamento dos empregados
• Com a retenção de impostos FICA dos cheques de pagamento dos empregados e o pagamento de um montante igual como empregador.
• Pagar impostos de desemprego com base no salário do empregado.
• Pagar valores aos fundos de remuneração dos trabalhadores estaduais e federais, com base no salário do empregado.

Em caso de dúvida, os termos “impostos sobre a folha de pagamento” e “impostos sobre o emprego” são basicamente os mesmos. O IRS utiliza o termo “impostos sobre o trabalho”

As suas responsabilidades empresariais em relação aos impostos sobre a folha de pagamento

Como uma empresa com empregados, você tem certas responsabilidades importantes em relação aos impostos sobre a folha de pagamento.

As suas responsabilidades em relação à retenção, relatórios e pagamento desses impostos sobre a folha de pagamento são definidas por lei. Não pagar esses impostos pode resultar em multas e penalidades extremas.

A compreensão dessas responsabilidades o ajudará a ter certeza de que você está em conformidade com a lei. Todos os empregadores devem:

• Recobrar informações dos empregados em um formulário W-4 quando o empregado é contratado, para que você possa reter o imposto de renda federal como o empregado direciona. Não é sua responsabilidade como empregador certificar-se de que o empregado está tendo o valor “correto” retido.
• Retirar (retirar) os impostos apropriados dos empregados. Estes impostos incluem os impostos de renda federal, estadual e local que os empregados devem pagar, impostos FICA retidos dos empregados e também pagos por você como o empregador. Você como empregador deve reter os impostos de renda como o empregado designou em um formulário W-4; os impostos FICA são deduzidos como uma porcentagem do salário bruto.
• Reservar fundos para estes impostos de folha de pagamento, incluindo tanto a parte do empregador como a parte do empregado na Previdência Social/Medicare, e as obrigações do empregador para os impostos de desemprego e remuneração do trabalhador. Esses fundos são chamados de impostos de fundos fiduciários, o que significa que eles são mantidos em trust até que sejam pagos.
• Pagar os impostos para a agência apropriada. Isto inclui tanto os impostos dos empregados como os impostos dos empregadores. Por exemplo, você pagará tanto o imposto de renda federal retido na fonte quanto os valores da Previdência Social/Medicare ao IRS. Você também deve pagar os impostos do FICA cobrados dos funcionários, juntamente com sua própria parcela dos impostos do FICA como empregador.
• Informe o imposto devido às agências apropriadas e aos funcionários, conforme especificado por lei. Estes relatórios incluem o Formulário 941 – Relatório Trimestral de Salários e Impostos do Empregador, e o Formulário 940 – Relatório de Imposto de Desemprego.
• Forneça outros relatórios aos órgãos federais, estaduais e locais, conforme necessário. Por exemplo, você deve informar o status de emprego de todos os novos funcionários.

Responsabilidade Pessoal pelo Imposto sobre Folha de Pagamento

Salvando uma empresa, mesmo uma corporação, não isenta os funcionários, executivos ou proprietários da empresa da responsabilidade pessoal se os impostos sobre folha de pagamento não forem pagos. Por exemplo, se você é um LLC de um único membro, você é o único proprietário do negócio e você tem responsabilidade pessoal por esses impostos. Você como proprietário ainda é responsável.

Se o seu negócio é uma corporação, a responsabilidade pessoal é geralmente dada a um executivo de topo, que tem a função de garantir que os pagamentos e relatórios são enviados a tempo.

Penalidades pelo não pagamento de impostos sobre a folha de pagamento

O IRS diz:

Os empregadores que não cumprirem as leis de impostos sobre o trabalho podem estar sujeitos a sanções criminais e civis por não pagamento voluntário de impostos sobre o trabalho.

As multas e penalidades por não apresentação de relatórios e arquivamento são íngremes, mesmo que a falha não seja determinada como intencional.

Como ter certeza de que você cumpre com as suas responsabilidades de imposto sobre a folha de pagamento

A melhor maneira de ter certeza de que os impostos sobre a folha de pagamento são retidos, contabilizados, reportados e pagos é configurar um sistema que funcione automaticamente.

Primeiro, estabeleça uma conta bancária separada para a folha de pagamento, para que você possa manter os pagamentos e rendimentos relacionados com a folha de pagamento separados da sua contabilidade empresarial geral.

Então encontre alguém para fazer a sua folha de pagamento:

• Use o software de contabilidade da folha de pagamento. A maioria dos sistemas de contabilidade empresarial tem um sistema de contabilidade de folha de pagamento add-on. Encontre um que funcione para o seu negócio.
• Terceirizar a folha de pagamento para um serviço. O seu contabilista pode ser capaz de fornecer este serviço, ou você pode encontrar uma pessoa ou empresa que irá tratar pessoalmente da folha de pagamentos da sua empresa, criando cheques de pagamento, colocando dinheiro em um dedicado. Alguns
• Utilize uma aplicação online de contabilidade de folha de pagamento independente, como Gusto ou Paychex.

Even uma empresa muito pequena com poucos empregados pode se beneficiar de ter alguém que cuide das responsabilidades fiscais da folha de pagamento. Basta lembrar que quem faz folha de pagamento e lida com impostos sobre a folha de pagamento, a responsabilidade é em última análise sua como proprietário do negócio.