As Do’s and Don’ts of Construction Requests for Proposals
Requerimentos de construção de propostas, também conhecidos como RFP’s, são o tipo de pedido mais formal na indústria da construção. Um RFP é mais frequentemente usado quando há um projeto ou problema específico. A empresa que solicita uma proposta delineia o escopo do trabalho que precisará ser executado, e um fornecedor então responde detalhando como executaria esse trabalho, e quanto custaria. Uma RFP bem construída visa proporcionar uma compreensão sólida do escopo de um projeto, como imagens quadradas e custos, ao mesmo tempo em que permite flexibilidade para que os empreiteiros se diferenciem da concorrência.
Uma RFP bem construída pode ajudá-lo a evitar confusão e economizar tempo e dinheiro valiosos. Para compreender melhor os componentes de uma RFP bem sucedida, vamos rever alguns dos pedidos de construção de propostas.
Do’s…
Descrever a Organização, Requisitos e Partes Interessadas
Cada pedido de construção de proposta deve descrever claramente a organização, requisitos e partes interessadas no projecto. Se uma RFP não descrever essas áreas com clareza suficiente, os respondentes devem solicitar mais informações para que eles possam ter uma melhor percepção e compreender as necessidades do projeto.
Estabelecer expectativas
Vagas RFP’s podem causar mal-entendidos devido à falta de clareza. Uma RFP bem construída precisa estabelecer expectativas explícitas se você quiser evitar confusão. Se não houver expectativas claras, o respondente deve pedir clareza. Além disso, as RFPs devem delinear como os respondentes devem estruturar sua proposta. Isso facilita a comparação entre as propostas.
Clarificar Qualificações de Custos
Uma boa RFP define o escopo de um projeto qualitativa e quantitativamente. Quando um contratante está preparando uma resposta a uma RFP, é crucial que eles esclareçam as qualificações de custo. Isto inclui a estimativa da quantidade de reuniões que serão realizadas, procedimentos de revisão, número de desenhos e relatórios, e assim por diante. Ao calcular o maior número possível de custos, os projetos podem evitar exceder o orçamento.
Definir um cronograma razoável
A RFP de construção requer um alto grau de colaboração. Para promover uma boa relação de trabalho, a RFP precisa estabelecer datas realistas e realizáveis para todos os envolvidos no projeto.
Ser flexível
Flexível durante o processo de RFP é essencial. Os respondentes estão avaliando os solicitantes tanto quanto os solicitantes estão avaliando os respondentes. Se ambas as partes adotarem uma abordagem mais flexível, é mais provável que você alcance um resultado bem sucedido!
Não….
Sumir
RFP’s nunca devem assumir que os questionados conhecem as expectativas. Eles precisam declarar e definir as expectativas explicitamente!
Ignorar Feedback
O processo de RFP pode ser complicado para todas as partes envolvidas. Tanto os empreiteiros como o proprietário podem aprender um com o outro e fornecer um feedback valioso. Ao se comunicar um com o outro, você pode melhorar o processo de RFP de ambos os lados.
Definir prazos irrealistas
Responsabilidades para RFP’s levam tempo. Para permitir que os respondentes elaborem propostas de qualidade, as RFP’s devem permitir uma virada realista no tempo. Quando os solicitantes estão revendo propostas, eles também devem dar a si mesmos um tempo realista para avaliar e comparar as respostas.
O processo de RFP pode ficar confuso se ambos os lados não dedicarem tempo para elaborar pedidos e respostas de qualidade. Felizmente, tanto os solicitantes quanto os respondentes podem evitar a confusão com um pouco mais de esforço. Ao focar na flexibilidade e clareza, você estará no caminho certo para criar solicitações e respostas de RFP de qualidade.