Sabia que uma empresa utiliza documentos para comunicar, fazer negócios e avaliar a sua produtividade? Estes documentos variam desde mensagens curtas de e-mail até complicados contratos legais. Abaixo estão os passos fáceis para fazer um documento de forma eficaz. Veja como!

Identificar o seu público

Primeiro passo, conheça o seu público e dirija-os à sua escrita. Considere se o tom do seu documento se adequa ao seu mercado alvo. Especialistas em escrita profissional serão úteis para este propósito. Se você não tem certeza precisa de quem é o seu público, pergunte-se para quem você está escrevendo e quem é mais provável que se beneficie da sua escrita.

Conheça as necessidades dos seus leitores

Considere cuidadosamente a informação que o leitor vai querer ou precisar. Reconheça e inclua esses dados no seu documento depois de ter reconhecido o seu público. Tente abordar quaisquer possíveis argumentos ou questões que os leitores possam ter e tente abordar essas questões.

Organize Sua Escrita

Tente colocar-se na posição do leitor e faça a si mesmo as seguintes perguntas: E quanto a este artigo? Porque tenho de o ler? Depois de o ler, o que devo fazer? Você também deve verificar se o seu artigo de negócios está escrito de forma coesa e se o processo é excitante, claro e instrutivo. Siga a estrutura tradicional do tipo de documento, seja carta, correio, e-mail, relatório resumido, currículo, propaganda, visão geral do projeto ou outra comunicação.

Evite Usar Jargões

Usar todo tipo de jargão técnico e acrônimos elegantes para preencher seu documento talvez possa fazer você se sentir treinado e bem educado. Mas está apenas a desorganizar o seu documento. Mesmo que você esteja confiante de que seu documento será usado internamente dentro de seu escritório, ficar longe de muita gíria ainda é inteligente. A longo prazo, é sempre mais seguro dizer o que você quer dizer de uma maneira específica e simples.

Curta

De acordo com uma análise, a capacidade de atenção de um ser humano médio é de apenas oito segundos. Você tem alguma oportunidade em oito segundos ou menos para tornar seu documento totalmente digerível? Talvez não. Mas, mesmo assim, você deve fazer com que seja seu objetivo manter as coisas o mais breves possível ao fornecer todos os dados que você precisa. Lembre-se de fazer uma tentativa para que o seu documento seja simples de digerir. Se possível, use parágrafos curtos, cabeçalhos e pontos da bala. Quanto mais estruturado e fácil for olhar, mais simples é captar a atenção das pessoas.

Faça com que seu documento pareça profissional

Independentemente da qualidade do seu documento, talvez, se não parecer profissional, ele seja facilmente perdido. Tenha em mente que o seu público observará primeiro como ele é exposto no papel. A primeira impressão é verdadeiramente importante.

Proofread Everything

Depois de ter usado um corrector ortográfico e um corrector gramatical, reserve um momento para verificar e rever o seu ficheiro. Procure por frases omitidas, nomes incorretos, e pontuação incorreta. Verifique se há erros de gramática. Certifique-se de que o documento é claro, sucinto e livre de erros. Antes de produzi-lo, pode ser útil ter um colega, colega de trabalho, ou mesmo um escritor ou editor especializado para rever o seu trabalho.

Quais são os diferentes tipos de formulários normalmente empregados em uma empresa?

Uma organização de trabalho usa uma série de documentos diferentes para servir uma variedade de propósitos. A categorização pode ser feita com base nos leitores, a intenção, a seriedade, o remetente, etc. Para listar alguns documentos que são comuns em qualquer contexto profissional são:

• Reunião minutos
• Planos de negócios
• Acordos operacionais
• Termos de uso em linha
• Não-acordos de divulgação de informações(NDA)
• Escritura de constituição de sociedade
• Acordo de trabalho

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• Política de privacidade em linha
• Memorandum of Understanding(MOU)

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Parte destes, há um milhão de outros tipos de documentos que uma empresa faz uso diário. Estes se adequam às suas necessidades e ao seu processo de mecanismo. Para conhecer os documentos utilizados por uma empresa, você deve monitorar de perto como eles funcionam e realizar seu trabalho. A lista fornecida acima é apenas para citar alguns. No template.net, preparamos todas as amostras de documentos e formulários mencionados, e muito mais para sua facilidade profissional.