¿Cómo afectan los cambios en la ley fiscal a los gastos de conducción?

Este artículo ha sido actualizado para incluir información sobre los últimos cambios en la ley de impuestos – la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos de 2017.

El cambio clave que afecta a los empleados que conducen por motivos de negocios es la eliminación de la deducción de los gastos de negocios no reembolsados del empleado. En el pasado, usted podía deducir cualquier gasto de conducción que no fuera pagado por su empleador en su declaración de impuestos personal. A partir del año fiscal 2018, hasta el año fiscal 2025, los empleados no pueden deducir estos gastos en el Anexo A.

¿Son deducibles los kilómetros de desplazamiento?

P: El año pasado fui contratista independiente. Viajé para recoger a mi hijo, que trabajaba en el trabajo conmigo. ¿Puedo reclamar el kilometraje para recogerlo y dejarlo como un gasto de kilometraje?

A: No, usted no puede reclamar el kilometraje para recoger a su hijo que trabaja para usted. La distancia entre el domicilio y el trabajo se considera desplazamiento. Todo el mundo tiene que ir al trabajo, por lo que Hacienda no considera estos gastos como gastos de empresa. Si decides que quieres recorrer largas distancias todos los días para desplazarte, o quieres desviarte para recoger a un compañero de trabajo, eso sigue siendo un desplazamiento siempre que estés en casa todas las noches.

¿Puedo deducir los kilómetros de viaje como publicidad?

Por ejemplo, si pongo el logotipo de mi empresa en mi coche, ¿puedo deducir los kilómetros de viaje como publicidad?

A: No, un logotipo de la empresa en su coche no lo convierte en un vehículo de negocios.

El gasto de publicidad en este ejemplo es el coste de poner el logotipo en el coche. Conducir el coche no es publicidad; es sólo conducir. El IRS dice: «Poner material de exhibición que anuncia su negocio en su coche no cambia el uso de su coche de uso personal a uso comercial.»

¿Son deducibles los kilómetros de un negocio basado en casa?

P: Si trabajo desde mi casa como contratista independiente, ¿puedo reclamar el kilometraje a los lugares de trabajo y de vuelta a casa? ¿Puedo deducir los viajes realizados al banco y a la oficina de correos? ¿Qué pasa si hago viajes relacionados con el negocio desde mi oficina en casa y también me detengo para hacer recados personales?

A: Si su casa es su domicilio fiscal (según la definición del IRS) puede deducir el coste de conducir desde su casa a los lugares de trabajo (como la oficina de un cliente o la tienda de suministros de oficina) como un gasto de negocio. Su domicilio fiscal es el lugar en el que desarrolla habitualmente su actividad. Eso puede ser su casa familiar si usted hace negocios en un área específica de su casa.

Sí, su kilometraje a los lugares de trabajo y de vuelta son millas de negocios que deben ser apoyados por la documentación escrita de donde usted fue y cuántas millas de negocios que viajó. Los viajes al banco y a la oficina de correos también se consideran kilometraje de negocios si están documentados.

El propósito del negocio debe ser la razón del viaje y usted tendrá que tener excelentes registros sobre el propósito con el fin de documentar la deducción. Debe separar la conducción personal de la de negocios, manteniendo registros contemporáneos (en el momento del evento). Para cada viaje de negocios, debe mostrar los propósitos de negocios.

El resultado final de sus registros debe ser las millas de negocios para el año (con un registro escrito de respaldo) y el total de millas que condujo para el año. Para documentar el total de millas conducidas, tome la lectura del odómetro al principio y al final del año. El IRS a menudo mira la lectura del odómetro en las facturas de reparación de automóviles para ver si su total de millas es razonable.

¿Qué debo usar: la deducción estándar o los gastos reales?

P: ¿Cómo sé si debo tomar la deducción estándar o usar los gastos reales?

A: Debe probar tanto la deducción estándar por kilometraje como el método de gastos reales para ver qué método le da la mayor deducción. Cuanto mayor sea la deducción a la que tenga derecho, más se ahorrará en impuestos.

Para el método de gastos reales, determine el porcentaje de uso empresarial basado en las millas empresariales documentadas dividido por el total de millas empresariales conducidas durante el año. Aplique ese porcentaje a los gastos reales de poseer y operar el vehículo; incluyendo la gasolina, el aceite, los neumáticos, el mantenimiento y las reparaciones, el seguro, las reparaciones, el seguro, las tasas de registro y las licencias, el lavado de coches, los pagos de arrendamiento o la depreciación si usted es dueño del coche.

Para la tasa de kilometraje estándar, multiplique el total de millas de negocios por el kilometraje estándar para el año.

Hay algunas restricciones en el uso de estos dos métodos. Para utilizar la deducción estándar, debe utilizarla en el primer año, luego puede elegir cualquiera de los dos métodos en años posteriores. Si alquilas el coche y utilizas la deducción estándar el primer año, debes utilizarla durante todo el periodo de alquiler.

Para utilizar la tarifa estándar de kilometraje, debe ser propietario o arrendatario del coche y:

• No puede utilizarlo para operaciones de flota (cinco o más coches al mismo tiempo)
• Debe utilizar el método de depreciación lineal si quiere depreciar el coche
• Puede reclamar la asignación de depreciación especial o una deducción de la Sección 179, y
• no puede reclamar los gastos reales después de 1997 para un coche que alquila.

¿Son aceptables las estimaciones?

P: El año pasado conduje unas 8.000 millas para mi negocio en casa. Tengo algunos recibos, pero no registré todas las millas. ¿Está bien una estimación? ¿Puedo tomar la deducción si no tengo toda la información de apoyo?

A: No, las millas de negocio estimadas no están permitidas para apoyar su deducción de kilometraje.

Aquí hay un ejemplo de lo que puede ocurrir si se estima:

El tribunal fiscal desautorizó los gastos de automóvil en 2009 para la propietaria de una empresa de corretaje de bienes raíces y su empleado en Engle v. Commissioner. El contribuyente admitió que sus cantidades de kilometraje reportadas eran estimaciones. En una opinión sumaria, el Tribunal sostuvo que, debido a la falta de justificación, los contribuyentes no tenían derecho a la deducción de auto.

Si, como en este caso, sus deducciones son rechazadas, su negocio puede estar sujeto a multas y sanciones por pago insuficiente de impuestos.

¿Puedo deducir el kilometraje de un coche que no es de la empresa?

P: Estoy utilizando el coche de mi madre para mis desplazamientos de negocios. Pago la gasolina, el mantenimiento y el seguro. ¿Puedo deducir el uso del coche como un gasto de negocio?

A: Usted puede deducir los gastos reales que usted paga y siempre y cuando usted mantenga registros contemporáneos (en el momento) para estos gastos. Debe tener pruebas de que paga la gasolina, el mantenimiento y el seguro y necesita registros sustanciales para respaldar su uso comercial. Asegúrese de que usted toma su uso personal y el uso personal de su madre; sólo su uso de negocios es deducible.

Aunque usted puede reclamar las deducciones de kilometraje en un coche que no posee, no se puede depreciar el vehículo como un gasto de negocios.

¿Qué pasa si no uso mucho mi coche para el negocio?

P: Estoy usando mi coche personal para mi negocio, pero trabajo desde casa y no lo uso mucho. ¿Puedo deducir los gastos de kilometraje y depreciar el coche?

A: Si utiliza su coche en un 50% o menos para fines comerciales, todavía puede deducir el kilometraje estándar o los costes reales, en función de su porcentaje de uso del coche para el negocio.

Para los propósitos de depreciación, las reglas especiales se aplican si usted no utiliza su coche 50% o menos para fines comerciales:

• Usted no puede tomar una deducción de la sección 179 o asignación especial de depreciación
• Usted debe calcular la depreciación utilizando el método de línea recta durante cinco años.

¿Qué pasa si alquilo un coche para mi negocio?

P: He decidido alquilar un coche para mi negocio. ¿Puedo deducir el kilometraje y depreciar el coche?

A: Si usted tiene un vehÃculo alquilado, todavÃa puede utilizar el kilometraje estándar o el método real para calcular sus gastos de conducción deducibles. Si utiliza el método real, puede deducir la parte de los pagos de arrendamiento que son para el uso del coche en su negocio.

Hay algunas reglas especiales complicadas para calcular la depreciación y el valor del vehículo arrendado («cantidades inclusivas»). Consulte la publicación 463 del IRS y hable con su profesional de impuestos antes de intentar incluir los costes de este vehículo en su declaración de impuestos de la empresa.

Descargo de responsabilidad: La información proporcionada aquí es sólo para fines de información general; no pretende ser un asesoramiento fiscal o legal. Cada situación empresarial es específica; hable con su profesional de impuestos antes de preparar la declaración de impuestos de su empresa.