¿Tiene una empresa? Seguramente usted también tiene que lidiar con mucho correo. Agilice la gestión de su correo haciendo que todos los paquetes &de correo postal se reenvíen y se gestionen en línea.

Dirigir una pequeña empresa nunca es una tarea fácil; dependiendo del sector y de los clientes a los que atienda, tiene que ocuparse de complejas operaciones, de los recursos humanos, de las normativas estatales (y la lista continúa.) Lo que es más, hay varias tareas administrativas que requieren la atención de un propietario ya muy ocupado.

En el momento de escribir este blog, Covid-19 se ha instalado como una nueva realidad. Los puestos de trabajo a distancia, el distanciamiento social y las órdenes de quedarse en casa, han trastocado literalmente todos los negocios. Los que pudieron estar en línea, fueron capaces de pasar la tormenta y operar bajo nuevas circunstancias. Los negocios locales, como los restaurantes, que no invirtieron mucho en alternativas digitales, no tuvieron más remedio que cerrar.

Poder recoger el correo, se convirtió en algo crítico; con todo el mundo trabajando desde casa, ¿quién va a visitar la oficina sólo para recoger el correo? Muy inconveniente y una gran pérdida de tiempo.

¿Qué es el reenvío de correo?

Cuando usted normalmente recibiría el correo en la ubicación de su negocio, con el reenvío de correo, usted está notificando al USPS para redirigir la entrega de correo y en lugar de enviar a su antigua ubicación, reenvía todo el correo a la nueva. La mejor manera de pensar en esto, es si un negocio se reubica: ¿qué pasa con todos los contactos que sólo conocen su antigua dirección? Tendrías que repasar la lista de todos los amigos, socios comerciales & clientes, para informarles de la dirección (algo nada práctico.)

Con el reenvío de correo, todo tu correo se redirige desde tu antigua ubicación a la nueva. Todo lo que necesitas hacer para poner en marcha este proceso, es completar un cambio de dirección con el USPS. Y en unos pocos días, ya está todo listo.

Cómo reenviar el correo comercial

Ahora, antes de que lleguemos a la mejor manera de comenzar a reenviar el correo comercial (es decir, mediante la firma con un servicio de buzón virtual), echemos un vistazo a cómo simplemente utilizar el Servicio Postal de los Estados Unidos para cambiar su dirección de reenvío comercial.

La primera opción que ofrece el USPS es la apertura de un apartado postal. Así que, sin más preámbulos, vamos a entrar de lleno en los detalles.

Los apartados postales de USPS para empresas

Los apartados postales se ofrecen en muchas oficinas de correos locales y se pueden utilizar tanto para uso personal como empresarial. Son seguros, accesibles y fáciles de abrir en línea. Pero, vale la pena señalar que usted todavía tiene que visitar la oficina de correos una o dos veces a la semana para recoger todo lo que llegó; para algunos, esto es suficiente para desanimarlos.

Antes de decidirse, vamos a echar un vistazo a los pros y los contras de usar un apartado postal como su servicio de reenvío de correo para los negocios.

Las ventajas de los apartados de correos

• Es una forma segura de recibir el correo mientras no estás en la oficina.
• No tienes que preocuparte de que los paquetes se queden en tu puerta.
• Es fácil mantener los documentos confidenciales seguros y privados.
• Puede desplazarse a su apartado postal cuando le resulte conveniente.
• Algunos están abiertos las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Los contras de los apartados de correos

• No tienes más remedio que ir al apartado físico una, dos o tres veces a la semana.
• No es tan seguro como un buzón virtual ya que está al lado del apartado de todo el mundo.
• Si tu oficina se muda lejos, tendrás que cambiar tu apartado de correos ya que no se moverá contigo.

Recogida de correo comercial de USPS

Esta opción es para aquellos que reciben mucho correo (o numerosos paquetes que son demasiado grandes para el apartado de correos más grande).

¿Cómo funciona?

La oficina de correos recibirá todos los envíos de correo de su dirección comercial una vez que su oficina se haya trasladado o que haya empezado a trabajar desde casa a tiempo completo. Entonces, usted fija una hora para recoger todas sus cartas, paquetes y bultos, se presenta, los recoge y ¡ya está todo listo!

¿Cómo empiezo?

Si está interesado (aunque le aconsejamos que compruebe los pros y los contras que aparecen a continuación antes de decidirse), aquí le explicamos cómo configurar la recogida de correo comercial. No le llevará mucho tiempo, sólo tendrá que proporcionar dos formas de identificación y rellenar un formulario.

1. Encuentre el formulario PS 1093-C en línea.
2. Imprímalo.
3. Rellene la sección «Application for Post Office Caller Service».
4. Lleve su formulario rellenado y dos tipos de identificación estadounidense aprobada por el gobierno. Para su formulario principal, puede utilizar uno de los siguientes (asegurándose de que sean emitidos por el gobierno federal, estatal o tribal):
   1. Licencia de conducir estatal
   2. Tarjeta dede conductor
   3. Tarjeta de identificación del servicio uniformado
   4. Tarjeta de las Fuerzas Armadas de EE.UU.
   5. Identificación corporativa
   6. Pasaporte de EE.UU.
   7. Identificación universitaria de EE.UU.
   8. Tarjeta de residente permanente de EE.UU.
   9. . tarjeta
   10. Cualquier tarjeta de identificación emitida por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos
   11. Certificado de naturalización o ciudadanía estadounidense
   12. Tarjeta de identificación tribal

Para su documento de identificación secundario, puede traer uno de los siguientes:

1. Contrato de arrendamiento
2. Contrato hipotecario
3. Carta de fideicomiso
4. Tarjeta de registro de votantes
5. Póliza de seguro del hogar
6. Tarjeta de registro del vehículo
7. Factura de servicios públicos
8. Formulario I-94
9. Póliza de seguro del vehículo
10. Decide qué opción de servicio quieres. Puede ser de 1 año o de 6 meses.
11. Pague la cuota. Asegúrese de hacer esto en la oficina de correos donde va a utilizar este servicio se encuentra. Puede pagar con una tarjeta de crédito o débito, en efectivo, con un cheque o con un giro postal.
12. Recoja su correo comercial siempre que lo necesite.

Las ventajas de la recogida de correo comercial

• Puede recibir artículos grandes sin preocuparse de si caben en su apartado postal.
• Si no hay apartados de correos disponibles, esta es su oportunidad de obtener un servicio aún mejor.
• Puede recoger su correo cuando le resulte conveniente.
• Su negocio puede crecer fácilmente sin temor a no poder hacer frente a la afluencia de correo.

Los contras de la recogida de correo empresarial

• Es posible que no quiera pagar por un servicio de correo que dure un año o 6 meses, especialmente si es una empresa nueva, ya que le limita a una sola ubicación.
• Todavía tiene que viajar a una ubicación específica para recibir su correo.
• Puede consumir bastante tiempo dependiendo del tiempo de viaje.

Bien, ahora que usted está familiarizado con los servicios de reenvío de correo de negocios que el USPS ofrece, es el momento de mostrarle donde realmente debe poner su dinero!

¿Por qué su pequeña empresa necesita el reenvío de correo?

Hay un montón de razones por las que su pequeña empresa necesita el reenvío de correo! Vamos a repasar cada una de ellas, pero si no tiene mucho tiempo, baje hasta el final de esta sección donde encontrará una lista rápida.

Así que, si sigue con nosotros, pasemos directamente a todos los beneficios que obtendrá una vez que establezca un servicio de reenvío de correo virtual.

Conveniencia

Cuando se le envía un paquete, y requiere que esté cerca para recogerlo, puede ser problemático si resulta que está fuera de la oficina, visitando un sitio de trabajo o simplemente demasiado ocupado para recibir su paquete. Lo que acaban haciendo los empresarios es inscribirse en un apartado postal para recibir todos los paquetes y el correo. Esto da lugar a un nuevo problema: hay que asignar un día determinado de la semana para conducir hasta la oficina de correos local, hacer cola y recibir el correo. Pero, ¿qué pasaría si hiciera que alguien firmara por su paquete sólo con su autorización, y a una fracción del coste de que lo hiciera su secretaria? ¿Y si pudiera solicitar que ese paquete se enviara a su lugar de residencia a petición suya, con un descuento de hasta el 80% en las tarifas de envío habituales? El ahorro de tiempo y los costes de envío son bastante obvios.

Seguridad del correo

Cuando recibe el correo en su ubicación, normalmente puede acceder a él prácticamente cualquiera que quiera echarle el guante. Desde el robo de identidad hasta el robo de correo y todo lo demás, tener el correo en un lugar sin supervisión o mientras usted está fuera, probablemente no es la mejor idea. Cuando externaliza su correo, todos los paquetes se almacenan en un almacén con sistemas de vigilancia 24/7 y personal de seguridad in situ. No hay lugar más seguro para almacenar su correo caracol, que en una instalación de reenvío de correo.

Parece elegante

Como empresa, no hay nada peor que parecer poco profesional, ¿verdad? Bueno, si usted es un negocio en línea, o simplemente ha decidido registrarlo bajo un apartado postal o la dirección de su casa, eso viene con una serie de problemas.

No sólo hay preocupaciones de seguridad añadidas que usted necesita considerar (clientes enojados sabiendo su lugar de residencia, etc,) pero su negocio no parece profesional en absoluto. Un negocio registrado con un apartado de correos, seguramente no se ve tan bien como un negocio registrado bajo una dirección física real.

Privacidad de la casa

Ya hemos tocado esto un poco, pero cuando usted decide que quiere usar su dirección de casa para el correo del negocio, usted está exponiendo esa dirección a literalmente cada persona mal intencionada en línea. Los clientes enfadados, los empleados o los inversores, pueden conocer tu paradero y el de tu familia con una simple búsqueda en Google. Registrar tu negocio con una dirección física real que no sea la de tu casa, mantiene tu privacidad y la de tu familia protegidas.

Dirección permanente

¿Qué pasa si decides cambiar la ubicación de tu negocio? Tiene que seguir actualizando toda su información de contacto, informar a los clientes de un traslado y rellenar los formularios de cambio de dirección con el USPS. Cuando te registras en una dirección virtual, esta dirección es tuya de por vida, independientemente de dónde te encuentres físicamente. Piénselo: ¿cambia usted su número de teléfono cada vez que se muda? ¿Por qué tendría que cambiar su dirección postal cuando lo hace?

Gestión de correo simplificada

Al contratar una dirección comercial virtual, todos los empleados pueden gestionar digitalmente el correo entrante. No es necesario que alguien esté en el lugar, y virtualmente, desde la comodidad de su propia oficina o casa, pueden hacer unos pocos clics y manejar el correo en línea.

Las ventajas y desventajas de un vistazo

Para todos ustedes, conejitos ocupados, que no tienen tiempo ahora para nuestra conversación completa, aquí hay un resumen rápido de todo lo que hablamos arriba.

¿Listo? Vamos!

Las ventajas del vistazo rápido

• Conveniencia – no necesita estar cerca para recoger su documento o paquete importante, un gestor de correo experto lo hará por usted.
• Seguridad del correo – todo su correo se guardará en unas instalaciones seguras que cuentan con videovigilancia las 24 horas y mucho más. No encontrará ningún lugar más seguro que éste.
• Aspecto elegante – tener la dirección de su casa como su dirección comercial no parece muy profesional. Con un buzón virtual, este problema está resuelto.
• Privacidad en el hogar – usar la dirección de su casa para el negocio puede ser un lío. Los clientes enfadados, los inversores descontentos y los empleados enfurecidos podrán encontrarte a ti y a tus seres queridos de forma increíble.
• Permanente – nunca tendrás que pasar por la molestia de cambiar tu dirección postal cada vez que cambies de oficina.
• Gestión de correo simplificada – todos tus empleados pueden acceder al correo de tu oficina desde una aplicación de smartphone o desde su ordenador. No es necesario que nadie esté en la oficina.

De acuerdo, entonces, ¿cuáles son los contras aquí? Todo tiene una desventaja, ¿no?

Pues sí, pero las ventajas de contratar un servicio de reenvío de correo virtual superan drásticamente los posibles inconvenientes. No obstante, vamos a hablar brevemente de las cosas que no son tan buenas de un sistema de buzón virtual. (Sugerencia: cuando dijimos «cosas» quisimos decir «cosa» ya que sólo hay una desventaja potencial)!

La Con

• Coste extra – esto se aplica especialmente a las empresas de nueva creación. Hemos comprobado que muchas empresas nuevas no quieren incurrir en el coste adicional que propone el reenvío de direcciones comerciales. Sin embargo, es importante recordar que un buzón virtual le reportará un enorme retorno de su inversión (¡mirando las ventajas anteriores lo sabrá!).

El resultado final