Si su jefe le pidiera que elaborara un plan para la próxima campaña de capital de su organización, ¿sabría qué incluir?

Probablemente no. ¿Por qué?

Durante décadas, las organizaciones han confiado en consultores de campaña para escribir sus planes de campaña de capital, por lo que han parecido un poco misteriosos.

Enlaces rápidos – En este post, obtendrá la información sobre el desarrollo de su plan de campaña a través de los siguientes puntos:

• ¿Qué es un plan de campaña de capital?
• ¿Cómo desarrollar su plan de campaña de capital
• Los 3 mejores consejos para su plan de campaña de capital

¿Está listo para crear un plan de campaña de capital ganador para potenciar a su equipo?

¡Comencemos!

¿Qué es un plan de campaña de capital?

Un plan de campaña de capital es una colección de información vital sobre su campaña. Suele estar organizado en un solo documento y detalla cómo se llevará a cabo la campaña.

Un plan de campaña claro y bien redactado sirve de referencia esencial para todas las decisiones que se tomen en el transcurso de la campaña.

Con este plan, se sentirá más seguro. Su director ejecutivo respirará aliviado y los miembros de su junta directiva estarán contentos. Todos los voluntarios de alto nivel de la campaña le confiarán sus esfuerzos, sabiendo que no está volando por los aires.

Escribir su plan de campaña puede parecer desalentador, pero realmente no tiene que ser tan complicado. Tanto si el formato es sencillo como si es más elaborado, lo que realmente importa es que esté en consonancia con el estilo de su organización.

Así que, tanto si se trata de un cuaderno de 30 páginas encuadernado en espiral y bellamente organizado, como de una carpeta de tres anillas o de un simple documento de Word con navegación, el objetivo es crear una guía para su campaña de la que se beneficiará su equipo.

Resumen del calendario de la campaña de capital: 7 fases clave

Antes de hablar de la creación de su plan de campaña de capital, exploremos un rápido resumen de las siete fases principales de una campaña de capital:

1. Planificación de la precampaña
2. Estudio de viabilidad
3. Planificación de la campaña
4. Fase tranquila
5. Inicio
6. Fase pública
7. Poscampaña

Explore estas fases con más detalle en el siguiente gráfico:

Su plan de campaña se construye durante las tres primeras fases de su campaña: la fase de planificación de la precampaña, la fase de estudio de viabilidad y la fase de planificación de la campaña.

Al hablar de los 11 elementos esenciales que debe incluir este plan, es importante recordar que estos elementos no se recopilan el primer día. Es probable que el desarrollo de su plan de campaña lleve muchos meses.

Cómo desarrollar su plan de campaña de capital

Los componentes de su plan de campaña se crearán durante las primeras etapas de su campaña. Una vez que el estudio de viabilidad esté terminado y tenga una idea más clara de la campaña, finalizará estos elementos y reunirá todas las piezas del plan.

El acto de reunir estos diversos elementos en un único documento bien formateado es lo que hace que su campaña tenga un enfoque claro. Por lo tanto, exploremos un resumen de alto nivel de lo que hará cuando su Director Ejecutivo le pida que desarrolle un plan de campaña:

1. Hará una lista de los elementos que deberían estar en el plan.
2. Reunirá los elementos de su plan de campaña que están fácilmente disponibles y empezará a desarrollar los que aún faltan.
3. Los elementos se unirán en un documento sencillo con un índice ordenado.
4. Creará una portada, titulada «BORRADOR de…»

Luego hará circular este plan entre su equipo para seguir perfeccionándolo. Con esto, ¡profundicemos en el primer paso!

11 Elementos que debe incluir su plan de campaña de capital

1. Objetivos

¿Para qué va a recaudar dinero a través de su campaña? Probablemente dependa de su misión principal, pero las respuestas más comunes incluyen nuevas instalaciones, la mejora de la tecnología o incluso la creación de un fondo de dotación.

Es importante no sólo identificar su objetivo principal (es decir, «construir una nueva instalación»), sino también identificar los detalles clave que rodean esa tarea. Por ejemplo, cuando se trata de nuevas instalaciones:

• ¿Para qué se utilizará el edificio?
• ¿Cómo será la nueva construcción?
• ¿Cuáles son los beneficios de la nueva construcción cuando se trata de promover su causa?

Es importante articular claramente estos detalles, ya que sus donantes más impactantes querrán estas respuestas.

2. Objetivos

¿Cuáles son los objetivos financieros de su campaña? Tiene su campaña algún objetivo no financiero? Aunque seguramente tiene una cantidad global de recaudación de fondos (la que se necesita para cumplir con su objetivo anterior), puede tener otras ideas no financieras en mente.

Por ejemplo, puede tener el objetivo no financiero de ampliar su base de donantes o de identificar y captar más clientes potenciales de grandes donaciones. Es importante articular también estos objetivos no financieros para asegurarse de que no se olvidan en el proceso.

3. Patrón de donaciones necesarias

Aquí es donde entra en juego su tabla de rango de donaciones.

Su tabla de rango de donaciones debe enumerar los importes de las donaciones y el número de donaciones en cada nivel que necesitará para alcanzar su objetivo. Vea el siguiente ejemplo:

Una tabla de profundidad que enumere a los donantes según los importes de la tabla de rango de donaciones será una pieza importante que acompañará a la tabla de rango de donaciones.

En su tabla de profundidad, incluirá todos los prospectos calificados que tiene para las donaciones principales y mayores de su campaña. Estos deben incluir fundaciones, corporaciones e individuos.

Identifique los prospectos clave, organícelos por montos solicitados y colóquelos en un simple cuadro de profundidad. Este proceso le ayudará a identificar los prospectos clave y le dará a su equipo una mejor oportunidad de éxito en el futuro.

4. Reconocimiento de los donantes

Su plan de campaña incluirá un plan para reconocer a los donantes. Utilice los niveles de la tabla de rango de donaciones para estructurar el plan de reconocimiento de los donantes para su campaña.

¿Cómo se reconocerá a los donantes por sus donaciones a su campaña?

Algunas organizaciones ofrecen oportunidades de nombramiento – si es su caso, es el momento de esbozar exactamente cuáles serán esas oportunidades.

Por ejemplo, puede ofrecer a los donantes que contribuyen con sus donaciones más grandes la oportunidad de nombrar espacios y salas específicas en su honor. También puede incluir sus nombres y los de los donantes de niveles inferiores en una placa de grupo.

Sin embargo, piense también en cómo reconocerá a los donantes de los distintos niveles de donación, no sólo a los que se encuentran en los niveles superior y medio de su tabla de donaciones. ¿Los reconocerá en materiales escritos, realizará maratones telefónicos de agradecimiento o incluso organizará un evento de agradecimiento al final de la campaña? Establezca estos detalles con antelación.

5. Estructura

Con respecto a la estructura, nos referimos específicamente a su equipo. Considere lo siguiente:

• ¿Qué estructura de liderazgo tendrá su campaña? Considere si tendrá copresidentes, presidentes honorarios y cómo trabajarán junto con la estructura existente de su organización no lucrativa.
• ¿Cuáles son los comités y grupos de trabajo que espera utilizar en su campaña? ¿Seguirá una estructura más tradicional, con un comité oficial de planificación y dirección? Además de esbozar esta estructura, considere la posibilidad de dar un paso más. Considere la posibilidad de describir el papel que desempeña cada uno de estos grupos y en qué momento de la campaña estarán activos.
  

  6. Personal

  Su plan de campaña de capital debe detallar las responsabilidades que tendrán los miembros del personal en su campaña.

  En primer lugar, considere qué miembros del personal desempeñarán las distintas funciones en su campaña, tal y como se describe en el paso «estructura». ¿Hay algunos miembros del personal que son idóneos para desempeñar funciones de planificación y dirección? Asigne las tareas en consecuencia.

  A partir de ahí, considere las tareas que puede pedir a los miembros del personal que realicen. Es posible que haya pasos de su campaña que no puedan ser realizados por sus comités de campaña por sí solos, por ejemplo, los esfuerzos de agradecimiento a gran escala. Recuerde que las campañas de capital son esfuerzos masivos y requieren una sólida estrategia de personal para tener éxito. Esto puede significar invertir en la contratación de nuevos miembros del personal para asegurarse de que está preparado para el reto.

  7. Comunicaciones

  Hay dos consideraciones cruciales cuando se trata de las comunicaciones de la campaña.

  En primer lugar, ¿cómo se comunicará su personal entre los equipos de la campaña?
  Cree procedimientos para comunicar las actualizaciones, los retos y las victorias a todo el equipo de la campaña para garantizar que nada se pierda a medida que el esfuerzo continúe e inevitablemente se complique.

  En segundo lugar, ¿cuáles serán sus estrategias para dar a conocer su campaña?
  Lo más probable es que quiera utilizar una estrategia multicanal, que incluya materiales impresos y digitales, conversaciones habladas y quizás incluso eventos. Es importante que cuando utilice varios canales y materiales de comunicación, estos canales estén integrados entre sí. Esto significa que se basan unos en otros, en lugar de crear una cámara de eco abrumadora.

  Consulte la siguiente plantilla para inspirarse cuando comience a esbozar las comunicaciones de su campaña de capital:

  

  8. Presupuesto

  Esta es una cuestión importante: ¿Cuánto costará su campaña?

  Recuerde que las campañas de capital suelen durar años. Así que, en primer lugar, asegúrese de elaborar el presupuesto para toda la duración de su campaña, no sólo para el primer año de operaciones.

  Después, considere su presupuesto en el ámbito de su propio objetivo general de recaudación de fondos. Debe aspirar a recaudar una cantidad de contribución total de su objetivo de recaudación de fondos más su presupuesto de campaña, para garantizar que su campaña realmente alcance su objetivo.

  Y finalmente, ¡sea realista! Si su organización sin ánimo de lucro tiene un estilo más elegante, asegúrese de presupuestar en consecuencia. No escatime en el presupuesto de su campaña ahora para que las cosas parezcan mejores en la fase inicial. Es mejor estar por debajo del presupuesto y sobrepreparado que por encima del presupuesto y sin preparación.

  9. Calendario

  Por calendario entendemos, literalmente, un calendario en el que se recogen todas las fechas clave de su campaña. Cuando lo elabore, vaya fase por fase.

  Comience estableciendo fechas generales para el lanzamiento de cada fase de su campaña; por ejemplo, ¿cuándo prevé iniciar la fase pública de su campaña?

  A partir de ahí, profundice estableciendo fechas para los esfuerzos específicos dentro de cada fase, como los esfuerzos de administración de los donantes, los esfuerzos de agradecimiento e incluso los puntos de referencia para medir el éxito a lo largo del camino.

  Por último, establezca una fecha para cuando prevé alcanzar su objetivo. Sin embargo, recuerde que estas fechas pueden cambiar – y aunque usted quiere mantenerse en el camino, es comprensible si este calendario inicial cambia en el camino.

  10. Políticas

  Cuando se trata de recaudar una cantidad masiva de donaciones (para muchas organizaciones sin fines de lucro, las campañas de capital representan sus mayores esfuerzos de recaudación de fondos), es crucial establecer políticas que guíen la recaudación de fondos de su campaña.

  Sus políticas de campaña deben responder a preguntas clave sobre su campaña. Considere las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál será la duración de su campaña?
  • ¿Cuál será el período de compromiso de su campaña?
  • ¿Contará su campaña las donaciones anuales para su objetivo general?
  • ¿Qué tipos de donaciones contará para su objetivo y cómo evaluará su valor?
  • ¿Cómo solicitará las donaciones?
  • ¿Cómo gestionará las donaciones cuando se reciban?

  Intente responder a la mayor cantidad posible de estas preguntas (y a cualquier otra que pueda surgir) con antelación.

  Contar con un conjunto claro de políticas de campaña a las que pueda referirse a lo largo de su campaña establecerá una base importante y coherente para tomar decisiones sobre su campaña. Esto infundirá confianza tanto a su equipo como a sus donantes.

  11. Caso de apoyo

  Es fácil centrarse en su caso de apoyo como el documento que lo resume todo para su campaña de capital. Si bien es un recurso importante, especialmente cuando realmente se sumerge en la solicitud de donaciones, también es importante evitar hacer un recurso brillante, pero ineficaz.

  Comience a desarrollar su caso de apoyo con esta pregunta:

  ¿Cuál es el lenguaje que su campaña utilizará para describir su campaña e inspirar a los donantes a dar?

  Esta información evolucionará a medida que continúe planificando su campaña e, idealmente, cuando inicie la fase pública de su campaña, el mensaje será claro y eficaz.

  

  Los 3 mejores consejos para su plan de campaña de capital

  

  Considere que su plan de campaña crecerá y cambiará

  Como cualquier documento de planificación, su plan de campaña es simplemente un punto de partida. Algunas de las piezas se desarrollarán a lo largo de su campaña y algunos aspectos pueden cambiar y desplazarse.

  También puede añadir piezas. Por ejemplo, puede desarrollar una guía de voluntarios si la participación de éstos se convierte en una parte más importante de su campaña. Además, es posible que su plan de comunicación se amplíe y adquiera una forma más completa con el tiempo.

  Asegúrese de fechar su plan de campaña a medida que las iteraciones evolucionan. A medida que actualice los distintos elementos, indique los cambios mostrando un número de versión y la fecha en el propio plan.

  

  Solicite la opinión de los colaboradores clave a medida que su plan evoluciona

  Puede sentirse tentado -como uno de los pocos con una visión completa de su campaña- a construir este documento vivo por su cuenta, independientemente del resto de su equipo o de los colaboradores. No lo haga.

  Le recomendamos que adopte un enfoque de colaboración. Cree un borrador inicial de su plan de campaña y compártalo con diferentes partes de su equipo:

  1. Su junta directiva.
  2. Su comité de planificación de la campaña.
  3. Miembros clave del personal.

  En general, cuando pida a las partes interesadas que aporten sus opiniones y comentarios sobre un plan en evolución, gestione sus expectativas informándoles de que está solicitando los comentarios de muchos actores y que sintetizará la información en la medida de lo posible.

  

  Incluya la Caja de Herramientas para Campañas de Capital

  Nuestro último consejo es el siguiente: Recurra a The Capital Campaign Toolkit para que le ayude a crear su plan de campaña de capital.

  Aunque algunos pueden argumentar a favor de invertir en un consultor de campañas de capital de terceros, creemos que cuando los profesionales de las organizaciones sin ánimo de lucro se involucran más en la planificación de sus campañas, los planes de campaña son mejores que los que dependen en gran medida de un consultor externo.

  Con nuestro kit de herramientas, usted obtiene acceso a:

  • Un plan de siete fases, con cada una de las cuales contiene una guía paso a paso.
  • Hojas de trabajo, listas de comprobación y plantillas que garantizan que se tengan en cuenta todos los aspectos esenciales de su campaña.
  • Un estudio de viabilidad guiado que le permite llevar a cabo su propia investigación previa a la campaña.
  • Acceso a una comunidad de profesionales sin ánimo de lucro que están llevando a cabo campañas al igual que usted, para compartir consejos, sabiduría y recursos.
  • Asesoramiento experto del equipo de la Caja de Herramientas de la Campaña de Capital para navegar por los desafíos de su campaña.

  Si está listo para abordar su campaña pero podría necesitar un poco de ayuda para comenzar y mantenerse en el camino, la Caja de Herramientas de la Campaña de Capital puede ser la solución para usted.