Płacenie podatków od wynagrodzeń jest jedną z najmniej przyjemnych czynności w każdej firmie zatrudniającej pracowników. Ale podatki są faktem w dzisiejszym życiu, więc najlepiej jest po prostu płacić podatki. Ale jakie podatki od wynagrodzeń muszą być płacone i kiedy?

W tym artykule przejrzę niektóre z twoich głównych obowiązków związanych z podatkami od wynagrodzeń, w tym potrącanie federalnych podatków dochodowych i podatków Social Security/Medicare, wysyłanie tych podatków do IRS, i płacenie innych podatków od zatrudnienia, takich jak podatek od bezrobocia.

Co to są podatki od wynagrodzeń?

Podatki od wynagrodzeń (to te podatki, które musisz wziąć pod uwagę, kiedy płacisz pracownikom, więc zależą one od twojej listy płac. Niektóre z tych podatków są potrącane z wynagrodzeń pracowników, a inne są Twoim obowiązkiem jako pracodawcy. Termin „potrącanie” oznacza, że potrącasz te płatności z wypłat pracowników, w oparciu o prawa i przepisy, które wymagają, aby te płatności były dokonywane.

Te podatki obejmują:

• Zatrzymywanie federalnych, stanowych i lokalnych podatków dochodowych z wypłat pracowników
• Zatrzymywanie podatków FICA z wypłat pracowników i płacenie takiej samej kwoty jako pracodawca.
• Płacenie podatków od bezrobocia w oparciu o wynagrodzenie pracownika.
• Płacenie kwot do stanowych i federalnych funduszy workers’s compensation, w oparciu o wynagrodzenie pracownika.

Na wypadek gdybyś się zastanawiał, terminy „payroll taxes” i „employment taxes” są w zasadzie takie same. IRS używa terminu „employment taxes.”

Twoje obowiązki biznesowe w zakresie Payroll Taxes

Jako firma zatrudniająca pracowników, masz pewne ważne obowiązki związane z podatkami od wynagrodzeń.

Twoja odpowiedzialność za potrącanie, raportowanie i płacenie tych podatków od wynagrodzeń jest określona przez prawo. Nie płacenie tych podatków może skutkować ogromnymi grzywnami i karami.

Zrozumienie tych obowiązków pomoże Ci w upewnieniu się, że postępujesz zgodnie z prawem. Wszyscy pracodawcy muszą:

• Zbierać informacje od pracowników na formularzu W-4, kiedy pracownik jest zatrudniony, aby można było pobierać federalne podatki dochodowe zgodnie z wytycznymi pracownika. Nie jest twoim obowiązkiem jako pracodawcy upewnić się, że pracownik ma „właściwą” kwotę potrącaną.
• Potrącaj (pobieraj) odpowiednie podatki od pracowników. Podatki te obejmują federalne, stanowe i lokalne podatki dochodowe, które pracownicy muszą płacić, podatki FICA potrącane od pracowników, a także płacone przez ciebie jako pracodawcę. Ty jako pracodawca musisz potrącać podatki dochodowe zgodnie z wytycznymi pracownika w formularzu W-4; podatki FICA są potrącane jako procent od wynagrodzenia brutto.
• Odłóż na bok fundusze na te podatki od wynagrodzeń, w tym zarówno część pracodawcy i pracownika Social Security/Medicare, oraz zobowiązania pracodawcy z tytułu podatków od bezrobocia i odszkodowań pracowniczych. Fundusze te nazywane są podatkami powierniczymi, co oznacza, że są one przechowywane w funduszu powierniczym do czasu, gdy będą musiały zostać zapłacone.
• Zapłać podatki do odpowiedniej agencji. Dotyczy to zarówno podatków pracowniczych, jak i podatków pracodawcy. Na przykład, będziesz płacić zarówno federalny podatek dochodowy u źródła, jak i kwoty Social Security/Medicare do IRS. Musisz również zapłacić podatki FICA pobrane od pracowników, wraz z własną częścią podatków FICA jako pracodawca.
• Zgłoś należny podatek do odpowiednich agencji i do pracowników, jak określono przez prawo. Raporty te obejmują Formularz 941 – Kwartalny raport pracodawcy o wynagrodzeniach i podatkach oraz Formularz 940 – Raport o podatku od bezrobocia.
• Dostarczyć inne raporty do federalnych, stanowych i lokalnych agencji zgodnie z wymogami. Na przykład, musisz zgłosić status zatrudnienia wszystkich nowych pracowników.

Osobista odpowiedzialność za podatki od wynagrodzeń

Posiadanie firmy, nawet korporacji, nie zwalnia pracowników firmy, kierowników lub właścicieli z osobistej odpowiedzialności, jeśli podatki od wynagrodzeń nie są płacone. Na przykład, jeśli jesteś jednoosobową spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, jesteś jedynym właścicielem firmy i masz osobistą odpowiedzialność za te podatki. Ty jako właściciel jesteś nadal odpowiedzialny.

Jeśli twoja firma jest korporacją, osobista odpowiedzialność jest zazwyczaj dana top executive, który ma za zadanie upewnić się, że płatności i raporty są wysyłane na czas.

Penalties for Non-payment of Payroll Taxes

The IRS says:

Pracodawcy, którzy nie przestrzegają przepisów podatkowych dotyczących zatrudnienia, mogą podlegać sankcjom karnym i cywilnym za umyślne niepłacenie podatków od zatrudnienia.

Grzywny i kary za brak raportu i pliku są strome, nawet jeśli niepowodzenie nie jest określone jako umyślne.

Jak upewnić się, że spełniasz swoje obowiązki podatkowe

Najlepszym sposobem, aby upewnić się, że podatki od wynagrodzeń są potrącane, rozliczane, zgłaszane i płacone jest ustawienie systemu, który działa automatycznie.

Po pierwsze, załóż oddzielne konto bankowe dla listy płac, abyś mógł utrzymać płatności i dochody związane z listą płac oddzielone od ogólnej księgowości biznesowej.

Następnie znajdź kogoś, kto zajmie się listą płac:

• Użyj oprogramowania do księgowania list płac. Większość systemów księgowych dla firm posiada dodatek do systemu księgowania płac. Znajdź taki, który działa dla Twojej firmy.
• Outsourcing płac do usługi. Twój księgowy może być w stanie zapewnić tę usługę, lub można znaleźć osobę lub firmę, która będzie osobiście obsługiwać listę płac firmy, tworzenie czeków płacowych, umieszczając pieniądze do dedykowanego. Niektóre
• Używają samodzielnej aplikacji online do księgowania płac, jak Gusto lub Paychex.

Nawet bardzo mała firma z kilkoma pracownikami może skorzystać z tego, że ktoś inny zajmie się obowiązkami podatkowymi związanymi z płacami. Pamiętaj tylko, że ktokolwiek robi listę płac i zajmuje się podatkami od wynagrodzeń, odpowiedzialność jest ostatecznie Twoja jako właściciela firmy.