The Do’s and Don’ts of Construction Requests for Proposals
Wnioski budowlane dla propozycji, inaczej znane jako RFP, są najbardziej formalnym rodzajem wniosku w branży budowlanej. RFP jest najczęściej używany, gdy istnieje konkretny projekt lub problem. Firma, która prosi o propozycję nakreśla zakres prac, które będą musiały być wykonane, a sprzedawca następnie odpowiada szczegółowo, jak będą one wykonać tę pracę, i co to będzie kosztować. Dobrze skonstruowany RFP ma na celu zapewnienie solidnego zrozumienia zakresu projektu, takie jak metraż i koszty, a jednocześnie pozwala na elastyczność dla wykonawców, aby odróżnić się od konkurencji.
Dobrze skonstruowany RFP może pomóc uniknąć zamieszania i zaoszczędzić cenny czas i pieniądze. Aby lepiej zrozumieć składniki udanego RFP, przejdźmy przez kilka do’s i don’ts zapytań ofertowych w branży budowlanej.
Do’s…
Opisać organizację, wymagania i interesariuszy
Każde zapytanie ofertowe w branży budowlanej powinno jasno opisywać organizację, wymagania i interesariuszy projektu. Jeśli RFP nie opisuje tych obszarów wystarczająco jasno, respondenci powinni poprosić o więcej informacji, aby mogli mieć lepszy wgląd i zrozumieć potrzeby projektu.
Określ oczekiwania
Nieprecyzyjne RFP mogą powodować nieporozumienia z powodu braku jasności. Dobrze skonstruowany RFP musi ustanowić wyraźne oczekiwania, jeśli chcesz uniknąć zamieszania. Jeśli oczekiwania są niejasne, respondent musi poprosić o ich sprecyzowanie. Ponadto, RFP powinno określać, w jaki sposób respondenci powinni konstruować swoje propozycje. Ułatwia to porównywanie propozycji między sobą.
Określenie kwalifikacji kosztów
Dobre RFP definiuje zakres projektu jakościowo i ilościowo. Kiedy wykonawca przygotowuje odpowiedź na RFP, ważne jest, aby wyjaśnić kwalifikacje kosztów. Obejmuje to oszacowanie ilości spotkań, które będą miały miejsce, procedury przeglądów, ilość rysunków i raportów, i tak dalej. Obliczając jak najwięcej kosztów twardych i miękkich, jak to możliwe, projekty mogą uniknąć przekroczenia budżetu.
Set a Reasonable Schedule
RFP budowlany wymaga wysokiego stopnia współpracy. Aby wspierać dobre relacje robocze, RFP musi ustalić realistyczne i osiągalne daty dla wszystkich zaangażowanych w projekt.
Be Flexible
Pozostawanie elastycznym podczas procesu RFP jest niezbędne. Respondenci oceniają wnioskodawców w takim samym stopniu, jak wnioskodawcy oceniają respondentów. Jeśli obie strony przyjmą bardziej elastyczne podejście, jest bardziej prawdopodobne, że osiągną pomyślny rezultat!
Nie…
Zakładaj
RFP nigdy nie powinny zakładać, że respondenci znają oczekiwania. Muszą wyraźnie określić i zdefiniować oczekiwania!
Ignoruj informacje zwrotne
Proces RFP może być trudny dla wszystkich zaangażowanych stron. Zarówno wykonawcy, jak i właściciel mogą uczyć się od siebie nawzajem i przekazywać cenne informacje zwrotne. Komunikując się ze sobą, można poprawić proces RFP z obu stron.
Ustalenie nierealistycznych terminów
Odpowiedzi na RFP wymagają czasu. Aby umożliwić respondentom przygotowanie wysokiej jakości propozycji, RFP powinny pozwalać na realistyczny czas oczekiwania. Kiedy wnioskodawcy przeglądają propozycje, powinni również dać sobie realistyczną ilość czasu na ocenę i porównanie odpowiedzi.
Proces RFP może stać się niechlujny, jeśli obie strony nie poświęcą czasu na przygotowanie wysokiej jakości wniosków i odpowiedzi. Na szczęście, zarówno wnioskodawcy jak i respondenci mogą uniknąć bałaganu przy odrobinie dodatkowego wysiłku. Skupiając się na elastyczności i jasności, będziesz na dobrej drodze do tworzenia wysokiej jakości zapytań i odpowiedzi RFP.