Zapotrzebowanie na zakup:

W organizacji istnieją różne działy. Działy mogą potrzebować pewnych materiałów lub usług. Pracownik należący do danego działu musi złożyć wniosek o zakup lub zapotrzebowanie na zakup. Ten zakup musi mieć informacje jak nazwa materiału / usługi, ilość, oczekiwana data dostawy i oczekiwana cena. Zakup requisition może również wymagać zatwierdzenia przez szefa działu przed rozpoczęciem zatwierdzania przez dział finansowy. Po zatwierdzeniu zapotrzebowania przez kierownika działu finansowego, grupa zakupowa tworzy zamówienie zakupu, aby dział zakupów mógł je zrealizować.

Zamówienie zakupu:

Po utworzeniu zamówienia zakupu, dział zakupów rozpoczyna proces zaopatrzenia. Dział zakupów przekazuje zamówienie zakupu do sprzedawcy; sprzedawca dostarcza towary lub usługi do firmy i wystawia firmie odpowiedni rachunek.

Zamówienie zakupu zawiera informacje takie jak: Typ zamówienia, sprzedawca, materiał/usługi, ilość, cena zakupu, data dostawy, warunki płatności itp.

Przyjęcie towaru (GR):

Gdy organizacja otrzymuje towary, przyjęcie towaru (GR) jest księgowane w systemie sap przy użyciu kodu T: MIGO

Niższy zapis księgowy jest księgowany w sap

DR. Konto inwentaryzacyjne

CR. GR/IR

Przyjęcie faktury (IR):

Kiedy organizacja otrzymuje rachunek od dostawcy, przyjęcie faktury (IR) jest księgowane w systemie sap przy użyciu kodu T: MIRO

Dokument księgowy dla faktury sprzedawcy jest księgowany w sap jak poniżej

CR. Vendor

DR. GR/IR

Zobowiązanie (rachunki do zapłaty) jest tworzone, aby zapłacić sprzedawcy.

Płatność sprzedawcy:

Sprzedawca musi być zapłacony na czas. (Organizacja może mieć dużą liczbę dostawców z ogromną liczbą faktur do zapłaty. W związku z tym zapewnia funkcjonalność automatyzacji procesu płatności.)

Wykonywany jest program automatycznej płatności (APP). Pobiera on faktury wymagalne do zapłaty i przetwarza je do zapłaty.

Następujący zapis księgowy jest księgowany w wyniku działania APP:

DR. Vendor

CR. Rachunek rozliczeniowy banku

Po otrzymaniu przez organizację wyciągu bankowego online, wyciąg bankowy jest ładowany do systemu SAP i następuje automatyczne uzgodnienie rachunków bankowych, co skutkuje następującym dokumentem księgowym:

DR. Rachunek rozliczeniowy banku

CR. Główne konto bankowe

CR.