What is an Accounting System?
Poznanie i śledzenie swoich dochodów ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy. Chociaż mogą istnieć różne systemy rachunkowości, w zależności od struktury firmy, to rozumie się samo przez się, że utrzymanie zaktualizowanych ksiąg rachunkowych jest najważniejszą działalnością w firmie. Wspólną cechą wszystkich systemów księgowych firm jest zarządzanie działalnością finansową przedsiębiorstwa, taką jak jego przychody, wydatki i zobowiązania. W obecnej erze cyfrowej, większość księgowych korzysta z zaawansowanych systemów wyposażonych w przypomnienia o zaległych płatnościach, zaawansowane możliwości raportowania, zautomatyzowane kopie zapasowe danych i wiele innych. Zanim systemy księgowe zostały zautomatyzowane, ręczne prowadzenie ksiąg było praktykowane, co było nie tylko uciążliwe, ale także podatne na nieścisłości i czasochłonne. Księgowość skomputeryzowana zdołała odciążyć przedsiębiorców i księgowych, czyniąc księgowość prostą i rzetelną. Systemy księgowe pomagają obliczać płace wypłacane i należne pracownikom, rejestrować transakcje, sprawdzać wskaźniki obrotu kredytowego i przetwarzać dane związane ze sprzedażą, płacami, zapasami i innymi kluczowymi aspektami działalności.
Typy oprogramowania księgowego
Wybór systemu księgowego zależy od budżetu, preferencji i wielkości firmy. Cztery główne rodzaje systemów oprogramowania finansowego obejmują:
- Systemy pojedynczego zapisu
- Systemy podwójnego zapisu
- Ręczne systemy księgowe
- Komputerowe systemy księgowe
Można je dalej podzielić na kilka innych kategorii, takich jak: niestandardowe oprogramowanie księgowe, oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa, komercyjne oprogramowanie z półki i inne. Współczesne rozwiązania programowe, takie jak Tally oferują zróżnicowane możliwości, które sprawiają, że codzienne zadania księgowe to pestka.
Single-entry systems są najbardziej podstawową opcją. Jak sama nazwa wskazuje, rejestrują one każdą transakcję za pomocą pojedynczego wpisu w dzienniku księgowym. Ta metoda jest łatwa w użyciu i nie wymaga żadnej technicznej wiedzy z zakresu księgowości. Sprawdza się w małych firmach o niskim wolumenie transakcji. Jednak minusem jest to, że jest podatny na błędy i nie śledzi konta należności, zobowiązań, zobowiązań i więcej. Tak więc, większość rodzajów systemów oprogramowania finansowego teraz, w tym te przeznaczone dla małych przedsiębiorstw, używają podwójnego zapisu księgowego. Oznacza to, że każda transakcja będzie obejmować co najmniej dwa konta, co pozwala na bardziej dokładne raportowanie i terminowe wykrywanie błędów.
Przykład
Spójrzmy na prosty przykład, aby wyjaśnić system podwójnego zapisu, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć ten system rachunkowości! Na przykład: Producent towarów kupuje samochody dostawcze na kredyt. Całkowita wartość zakupu na kredyt wynosi 50 00 000 INR. Wszystkie nowe samochody będą wykorzystywane w codziennej działalności i nie będą sprzedawane przez następne 10 lat. Szacowany okres użytkowania samochodów ciężarowych wynosi 10 lat. Oto jak system podwójnego zapisu do rejestrowania tej transakcji będzie działać.
Since, to jest kredyt zakup samochodów ciężarowych, dla tej transakcji, będzie dwa działania, jeden jest kredyt zakup samochodów ciężarowych, a drugi jest dodatek w nowych zapasów. Wpisy są najpierw rejestrowane w ich odpowiednich księgach rachunkowych. Ponieważ przedsiębiorstwo zgromadziło aktywa, w zapasach zostanie dokonany zapis obciążający w kwocie 50,00,000 INR. Ponieważ jest to zakup na kredyt, zapis o takiej samej kwocie musi zostać dokonany po stronie kredytowej w zobowiązaniach. Widzimy, że zapis debetowy zwiększa saldo aktywów w zapasach, a zapis kredytowy zwiększa saldo pasywów w zobowiązaniach o tę samą kwotę.
Podwójne zapisy mogą również wpływać na tę samą klasę kont. Jeżeli producent towarów kupiłby ciężarówki za gotówkę, wówczas należy dokonać zapisu kredytowego na koncie środków pieniężnych oraz zapisu debetowego na koncie zapasów. Bez względu na wszystko, wynik w saldzie będzie taki sam.
.