How Do Changes in the Tax Law Affect Driving Expenses?

Ten artykuł został zaktualizowany w celu uwzględnienia informacji o najnowszych zmianach w prawie podatkowym – 2017 Tax Cuts and Jobs Act.

Kluczową zmianą, która ma wpływ na pracowników, którzy jeżdżą w celach służbowych, jest wyeliminowanie odliczenia za niezwrócone wydatki służbowe pracowników. W przeszłości można było odliczyć na osobistym zeznaniu podatkowym wszelkie wydatki związane z jazdą samochodem, które nie zostały opłacone przez pracodawcę. Począwszy od roku podatkowego 2018, aż do roku podatkowego 2025, pracownicy nie mogą odliczać tych wydatków na Schedule A.

Czy można odliczyć kilometry dojazdu do pracy?

Q: W zeszłym roku byłem niezależnym kontrahentem. Podróżowałem po mojego syna, który pracował ze mną w pracy. Czy mogę odliczyć koszty przejazdu po niego i podwiezienia go jako koszty przejazdu?

A: Nie, nie można odliczyć kosztów przejazdu po syna, który dla nas pracuje. Odległość między domem a pracą jest traktowana jako dojazd do pracy. Każdy musi dojechać do pracy, więc IRS nie traktuje tych wydatków jako wydatków służbowych. Jeśli zdecydujesz, że chcesz codziennie pokonywać duże odległości, aby dojeżdżać do pracy, lub chcesz wyjść z domu, aby odebrać współpracownika, to nadal jest to dojeżdżanie do pracy, tak długo jak jesteś w domu każdej nocy.

Czy mogę odliczyć mile spędzone w podróży jako reklamę?

Q: Jeśli umieszczę logo mojej firmy na moim samochodzie, czy mogę odliczyć moje kilometry podróży jako reklamę?

A: Nie, logo firmy na samochodzie nie czyni go pojazdem służbowym.

W tym przykładzie wydatkiem na reklamę jest koszt umieszczenia logo na samochodzie. Jazda samochodem po okolicy nie jest reklamą; to tylko jazda. IRS mówi: „Umieszczenie materiałów reklamowych na samochodzie nie zmienia sposobu użytkowania samochodu z osobistego na biznesowy.”

Czy mile z domowego biznesu można odliczyć?

Q: Jeśli pracuję w domu jako niezależny wykonawca, czy mogę żądać zwrotu kosztów przejazdu do miejsc pracy i z powrotem do domu? Czy mogę odliczyć przejazdy do banku i na pocztę? Co jeśli wykonuję podróże związane z biznesem z mojego biura domowego, a także zatrzymuję się, aby załatwić osobiste sprawy?

A: Jeśli Twój dom jest Twoim domem podatkowym (zgodnie z definicją IRS), możesz odliczyć koszt jazdy z domu do miejsc biznesowych (takich jak biuro klienta lub sklep z artykułami biurowymi) jako wydatek biznesowy. Twój dom podatkowy to miejsce, w którym regularnie prowadzisz działalność gospodarczą. Może to być twój dom rodzinny, jeśli prowadzisz działalność w określonej części domu.

Tak, Twoje przejazdy do miejsc pracy i z powrotem są milami służbowymi, które muszą być poparte pisemną dokumentacją gdzie pojechałeś i ile mil służbowych przejechałeś. Wycieczki do banku i na pocztę również kwalifikują się jako mile służbowe, jeśli są udokumentowane.

Cel biznesowy powinien być powodem podróży i będziesz musiał mieć doskonałe zapisy na temat celu, aby udokumentować odliczenie. Należy oddzielić jazdę prywatną od służbowej, prowadząc równoczesne zapisy (w czasie zdarzenia). Dla każdej podróży służbowej, musisz pokazać cele biznesowe.

Wynikiem końcowym twoich zapisów powinny być mile służbowe za rok (z zapasowym dziennikiem pisemnym) oraz całkowita liczba mil, które przejechałeś za rok. Aby udokumentować całkowitą liczbę przejechanych mil, zrób odczyt licznika kilometrów na początku i na końcu roku. IRS często patrzy na odczyt licznika kilometrów na rachunkach za naprawę samochodu, aby sprawdzić, czy całkowita ilość przejechanych mil jest uzasadniona.

Którego należy użyć – standardowego odliczenia czy rzeczywistych wydatków?

Q: Skąd mam wiedzieć, czy skorzystać z odliczenia standardowego, czy z metody wydatków rzeczywistych?

A: Należy wypróbować zarówno standardowe odliczenie milowe, jak i metodę wydatków rzeczywistych, aby sprawdzić, która metoda daje największe odliczenie. Im większe odliczenie Ci przysługuje, tym więcej oszczędzasz na podatkach.

W przypadku metody kosztów rzeczywistych, określ biznesowy procent wykorzystania na podstawie udokumentowanych mil biznesowych podzielonych przez całkowitą liczbę mil biznesowych przejechanych w ciągu roku. Zastosuj ten procent do rzeczywistych wydatków związanych z posiadaniem i eksploatacją pojazdu; w tym benzyna, olej, opony, konserwacja i naprawy, ubezpieczenie, naprawy, ubezpieczenie, opłaty rejestracyjne i licencje, myjnie samochodowe, opłaty leasingowe lub amortyzacja, jeśli jesteś właścicielem samochodu.

Dla standardowej stawki milowej, pomnóż całkowitą liczbę mil biznesowych przez standardową milę za rok.

Istnieją pewne ograniczenia w korzystaniu z tych dwóch metod. Aby skorzystać ze standardowego odliczenia, należy użyć go w pierwszym roku, a następnie można wybrać dowolną metodę w późniejszych latach. Jeżeli bierzesz samochód w leasing i korzystasz z odliczenia standardowego w pierwszym roku, musisz korzystać z niego przez cały okres leasingu.

Aby skorzystać ze standardowej stawki kilometrowej, musisz posiadać lub wziąć w leasing samochód oraz:

• Nie możesz używać go do działalności flotowej (pięć lub więcej samochodów jednocześnie)
• Musisz używać metody amortyzacji liniowej, jeśli chcesz zamortyzować samochód
• Możesz ubiegać się o specjalny odpis amortyzacyjny lub odliczenie Sekcji 179, oraz
• Nie możesz ubiegać się o rzeczywiste wydatki po 1997 roku na samochód, który bierzesz w leasing.

Czy szacunki są akceptowalne?

Q: Przejechałem około 8000 mil w zeszłym roku dla mojego domowego biznesu. Mam kilka rachunków, ale nie zapisałem wszystkich mil. Czy szacunkowe dane są w porządku? Czy mogę nadal brać odliczenie, jeśli nie mam wszystkich informacji potwierdzających?

A: Nie, szacunkowe mile służbowe nie są dozwolone, aby wspierać swoje odliczenie mil.

Oto przykład tego, co może się stać, jeśli oszacujesz:

Sąd podatkowy odrzucił wydatki na samochód w 2009 roku dla właścicielki firmy pośredniczącej w handlu nieruchomościami i jej pracownika w sprawie Engle v. Komisarz. Podatnicy przyznali, że zgłoszone przez nich kwoty za przejechane kilometry były szacunkowe. W opinii podsumowującej, Sąd uznał, że z powodu braku uzasadnienia, podatnicy nie byli uprawnieni do odliczenia wydatków na samochód.

Jeśli, tak jak w tym przypadku, Twoje odliczenia zostaną odrzucone, Twoja firma może podlegać grzywnom i karom za niedopłatę podatków.

Czy mogę odliczyć milę za samochód nie należący do firmy?

Q: Używam samochodu mojej matki do jazdy służbowej. Płacę za benzynę, utrzymanie i ubezpieczenie. Czy mogę odliczyć używanie tego samochodu jako wydatek służbowy?

A: Można odliczyć rzeczywiste wydatki, które się ponosi i pod warunkiem, że prowadzi się równoczesną (w czasie) ewidencję tych wydatków. Musisz mieć dowód, że płacisz za benzynę, konserwację i ubezpieczenie oraz potrzebujesz istotnych zapisów na poparcie swojego biznesowego użycia. Upewnij się, że odliczasz swój użytek osobisty i użytek osobisty matki; tylko twój użytek biznesowy podlega odliczeniu.

Mimo, że możesz domagać się odliczeń za przejechane kilometry na samochodzie, którego nie jesteś właścicielem, nie możesz amortyzować pojazdu jako wydatek biznesowy.

Co jeśli nie używam samochodu do celów służbowych?

Q: Używam mojego osobistego samochodu do celów służbowych, ale pracuję w domu i nie używam go zbyt często. Czy nadal mogę odliczyć wydatki na kilometry i amortyzować samochód?

A: Jeżeli używasz samochodu w 50% lub mniej do celów służbowych, nadal możesz odliczyć standardowy przebieg lub koszty rzeczywiste, w oparciu o procentowe wykorzystanie samochodu do celów służbowych.

Dla celów amortyzacji, specjalne zasady mają zastosowanie, jeśli nie używasz samochodu w 50% lub mniej do celów biznesowych:

• Nie możesz skorzystać z sekcji 179 odliczenia lub specjalnego odpisu amortyzacyjnego
• Musisz obliczyć amortyzację metodą liniową przez pięć lat.

Co jeśli wezmę samochód w leasing dla mojej firmy?

Q: Zdecydowałem się wziąć w leasing samochód dla mojej firmy. Czy nadal mogę odliczać kilometry i amortyzować samochód?

A: Jeśli masz samochód w leasingu, możesz nadal używać standardowego przebiegu lub metody rzeczywistej do obliczania kosztów uzyskania przychodu. Jeśli użyjesz metody rzeczywistej, możesz odliczyć część opłat leasingowych, które są przeznaczone na wykorzystanie samochodu w działalności.

Istnieją pewne specjalne skomplikowane zasady obliczania amortyzacji i wartości leasingowanego pojazdu („inclusional amounts”). Zobacz publikację IRS Publication 463 i porozmawiaj ze swoim specjalistą podatkowym zanim spróbujesz uwzględnić koszty tego pojazdu w swoim rozliczeniu podatkowym z działalności gospodarczej.

Zrzeczenie się odpowiedzialności: Informacje podane tutaj służą jedynie ogólnym celom informacyjnym; nie są one przeznaczone do doradztwa podatkowego lub prawnego. Każda sytuacja biznesowa jest specyficzna; porozmawiaj ze swoim specjalistą podatkowym zanim przygotujesz swoje zeznanie podatkowe.