Jeśli twój szef poprosił cię o przygotowanie planu nadchodzącej kampanii kapitałowej twojej organizacji, czy wiedziałbyś co w nim zawrzeć?

Prawdopodobnie nie. Why?

For decades, organizations have relied on campaign consultants to write their capital campaign plans, so they’ve seemed a bit mysterious.

Quick Links – In this post, you’ll get the skinny about developing your campaign plan through the following points:

• What Is a Capital Campaign Plan?
• How To Develop Your Capital Campaign Plan
• Top 3 Tips for Your Capital Campaign Plan

Czy jesteś gotowy, aby stworzyć zwycięski plan kampanii kapitałowej, aby wzmocnić swój zespół?

Zacznijmy!

Co to jest plan kampanii kapitałowej?

Plan kampanii kapitałowej to zbiór istotnych informacji o kampanii. Często jest zorganizowany w jeden dokument i określa sposób prowadzenia kampanii.

Jasny, dobrze napisany plan kampanii służy jako niezbędny punkt odniesienia dla wszystkich decyzji podejmowanych w trakcie kampanii.

Z takim planem poczujesz się pewniej. Twój dyrektor wykonawczy odetchnie z ulgą, a członkowie zarządu będą zadowoleni. Wszyscy wolontariusze kampanii na wysokim szczeblu powierzą ci swoje wysiłki, wiedząc, że nie lecisz na siedzeniu w spodniach.

Pisanie planu kampanii może wydawać się zniechęcające, ale to naprawdę nie musi być takie skomplikowane! Niezależnie od tego, czy format jest prosty czy bardziej rozbudowany, liczy się to, że jest on zgodny ze stylem Twojej organizacji.

Więc, czy jest to pięknie zorganizowany, 30-stronicowy notatnik na spirali, segregator z trzema ringami, czy prosty dokument Word z nawigacją – celem jest stworzenie przewodnika dla Twojej kampanii, z którego Twój zespół będzie czerpał korzyści.

Przegląd osi czasu kampanii kapitałowej: 7 Key Phases

Przed omówieniem tworzenia planu kampanii kapitałowej, zapoznajmy się z krótkim przeglądem siedmiu głównych faz kampanii kapitałowej:

1. Pre-Campaign Planning
2. Feasibility Study
3. Campaign Planning
4. Quiet Phase
5. Kick-Off
6. Public Phase
7. Post-Campaign

Poznaj te fazy bardziej szczegółowo na poniższej grafice:

Twój plan kampanii jest konstruowany podczas trzech pierwszych faz kampanii – fazy planowania przed kampanią, fazy studium wykonalności i fazy planowania kampanii.

Podczas omawiania 11 istotnych elementów, które należy uwzględnić w tym planie, ważne jest, aby pamiętać, że elementy te nie są opracowywane w pierwszym dniu. Opracowanie planu kampanii prawdopodobnie zajmie wiele miesięcy.

Jak opracować plan kampanii kapitałowej

Komponenty planu kampanii zostaną stworzone podczas wczesnych etapów kampanii. Wiele z tych elementów przetestujesz w studium wykonalności.

Kiedy studium wykonalności zostanie ukończone i będziesz miał jaśniejsze wyobrażenie o kampanii, sfinalizujesz te elementy i zbierzesz wszystkie kawałki planu.

Akt zebrania tych różnych elementów w jeden, dobrze sformatowany dokument jest tym, co sprawia, że kampania nabiera wyraźnego charakteru. Poznajmy więc ogólny zarys tego, co zrobisz, gdy dyrektor wykonawczy poprosi Cię o opracowanie planu kampanii:

1. Zrobisz listę elementów, które powinny znaleźć się w planie.
2. Zbierzesz razem elementy planu kampanii, które są łatwo dostępne i zaczniesz opracowywać te, których jeszcze brakuje.
3. Zespolisz te elementy w prosty dokument ze schludnym spisem treści.
4. Utworzysz stronę tytułową, zatytułowaną „PROJEKT .”

Potem roześlesz ten plan po swoim zespole, aby go dalej udoskonalać. Z tym, zanurzmy się głębiej w krok pierwszy!

11 Elementów do Uwzględnienia w Planie Kampanii Kapitałowej

1. Cele

Na co zamierzasz zebrać pieniądze w ramach kampanii? To prawdopodobnie zależy od Twojej głównej misji, ale powszechne odpowiedzi obejmują nowe obiekty, unowocześnienie technologii, a może nawet budowę funduszu wieczystego.

Ważne jest, aby nie tylko zidentyfikować swój główny cel (np. „zbudować nowy obiekt”), ale także określić kluczowe szczegóły dotyczące tego zadania. Na przykład, jeśli chodzi o nowe obiekty:

• Do czego będzie służył budynek?
• Jak będzie wyglądała nowa konstrukcja?
• Jakie korzyści przyniesie nowa konstrukcja, jeśli chodzi o postęp w waszej sprawie?

Ważne jest, aby jasno wyartykułować te szczegóły, ponieważ najbardziej wpływowi darczyńcy będą chcieli uzyskać te odpowiedzi.

2. Cele

Jakie są finansowe cele kampanii? Czy Twoja kampania ma jakieś cele niefinansowe? Podczas gdy na pewno masz już określoną ogólną kwotę zbiórki (taką, która jest potrzebna do osiągnięcia powyższego celu), możesz mieć na myśli inne niefinansowe pomysły.

Na przykład, celem niefinansowym może być poszerzenie bazy darczyńców lub zidentyfikowanie i zaangażowanie większej liczby potencjalnych głównych darczyńców. Ważne jest, aby wyartykułować te niefinansowe cele, aby upewnić się, że nie zostaną one zapomniane w tym procesie.

3. Wzór potrzebnych darowizn

To jest miejsce, gdzie twoja tabela zakresu darowizn wchodzi do gry.

Twoja tabela zakresu darowizn powinna zawierać kwoty darowizn i liczbę darowizn na każdym poziomie, których będziesz potrzebować, aby osiągnąć swój cel. Sprawdź poniższy przykład:

Wykres głębokości, który wymienia darczyńców zgodnie z kwotami na wykresie zakresu darowizn, będzie ważnym elementem towarzyszącym wykresowi zakresu darowizn.

Na wykresie głębokości umieścisz wszystkich wykwalifikowanych potencjalnych darczyńców, którzy mogą być głównymi i głównymi darowiznami w twojej kampanii. Powinny to być fundacje, korporacje i osoby prywatne.

Zidentyfikuj kluczowych potencjalnych darczyńców, uporządkuj ich według kwot zapytań i umieść w prostej tabeli głębokości. Ten proces pomoże ci zidentyfikować kluczowych kandydatów i da twojemu zespołowi większe szanse na sukces w przyszłości.

4. Rozpoznawanie darczyńców

Twój plan kampanii będzie zawierał plan rozpoznawania darczyńców. Użyj poziomów z tabeli zakresu darowizn, aby ustrukturyzować plan rozpoznawania darczyńców dla swojej kampanii.

Jak darczyńcy będą rozpoznawani za swoje darowizny na kampanię?

Niektóre organizacje oferują możliwość nadania imienia – jeśli tak jest w twoim przypadku, nadszedł czas, aby dokładnie określić, jakie to będą możliwości.

Na przykład, możesz zaoferować darczyńcom wpłacającym większe darowizny możliwość nazwania konkretnych przestrzeni i pomieszczeń na ich cześć. Możesz również umieścić ich nazwiska oraz nazwiska darczyńców na niższych poziomach na grupowej tablicy pamiątkowej.

Zastanów się jednak również, w jaki sposób rozpoznasz darczyńców na różnych poziomach darowizn – nie tylko tych kilku na najwyższym i średnim poziomie tabeli zakresu darowizn. Czy wyróżnisz ich w materiałach pisemnych, przeprowadzisz telefoniczne spotkania z podziękowaniami, a może nawet zorganizujesz imprezę uznania w kulminacyjnym momencie kampanii? Ustal te szczegóły z wyprzedzeniem.

5. Struktura

W odniesieniu do struktury, odnosimy się w szczególności do Twojego zespołu. Rozważ następujące kwestie:

• Jaką strukturę przywództwa będzie miała Twoja kampania? Zastanów się, czy będziesz miał współprzewodniczących, honorowych przewodniczących i jak będą oni pracować obok istniejącej struktury organizacji non-profit.
• Jakie są komitety i grupy zadaniowe, których spodziewasz się użyć w swojej kampanii? Czy będziesz przestrzegać bardziej tradycyjnej struktury, z oficjalnym planowaniem i komitetem sterującym? Czy zagłębisz się w to i podzielisz swoje komitety według zadań (np.: główne darowizny, planowanie wydarzeń, itp.)?

W uzupełnieniu do nakreślenia tej struktury, rozważ pójście o krok dalej. Zastanów się, jaką rolę odgrywa każda z tych grup i kiedy w kampanii będą one aktywne.

6. Personel

Twój plan kampanii kapitałowej powinien określać obowiązki, jakie członkowie personelu będą mieli w kampanii.

Po pierwsze, zastanów się, którzy członkowie personelu będą pełnić różne role w kampanii – tak jak to opisano w kroku „struktura”. Czy są pracownicy, którzy nadają się do pełnienia ról związanych z planowaniem i sterowaniem? Przydziel odpowiednio zadania.

W tym miejscu rozważ zadania, o których wykonanie możesz poprosić członków personelu. Mogą istnieć etapy kampanii, których komitety kampanii nie będą w stanie zrealizować samodzielnie – na przykład działania na dużą skalę mające na celu docenienie kampanii. Czy możesz zatrudnić innych pracowników lub wolontariuszy do dodatkowej pomocy w takich sytuacjach?

Pamiętaj, że kampanie kapitałowe są ogromnym wysiłkiem i wymagają silnej strategii personalnej, aby odnieść sukces. Może to oznaczać inwestycję w zatrudnienie nowych pracowników, aby upewnić się, że jesteś gotowy na to wyzwanie.

7. Komunikacja

Są dwie kluczowe kwestie, jeśli chodzi o komunikację w kampanii.

Po pierwsze i najważniejsze, jak Twoi pracownicy będą się komunikować między zespołami kampanii?
Stwórz procedury komunikowania aktualizacji, wyzwań i zwycięstw w całym zespole kampanii, aby upewnić się, że nic nie umknie uwadze, ponieważ wysiłek trwa i nieuchronnie staje się coraz bardziej skomplikowany.

Po drugie, jakie będą Twoje strategie rozpowszechniania informacji o kampanii?
Najprawdopodobniej będziesz chciał użyć strategii wielokanałowej, włączając w to materiały drukowane i cyfrowe, rozmowy, a może nawet wydarzenia. Ważne jest, aby podczas korzystania z wielu kanałów i materiałów do komunikacji, kanały te były ze sobą zintegrowane. Oznacza to, że opierają się one na sobie nawzajem, zamiast tworzyć przytłaczającą komorę echa.

Odnieś się do poniższego szablonu, aby czerpać inspirację przy opracowywaniu komunikacji kampanii kapitałowej:

8. Budżet

To bardzo ważne: Ile będzie kosztować Twoja kampania?

Pamiętaj, że kampanie kapitałowe to często sprawy na lata. Dlatego przede wszystkim należy opracować budżet na cały okres trwania kampanii, a nie tylko na pierwszy rok jej trwania.

Następnie należy rozważyć budżet w kontekście ogólnego celu fundraisingowego. Powinieneś dążyć do zebrania sumy składki równej celowi fundraisingowemu plus budżetowi kampanii, aby upewnić się, że kampania naprawdę osiągnie swój cel.

I wreszcie, bądź realistą! Jeśli Twoja organizacja non-profit ma bardziej elegancki styl, pamiętaj o odpowiednim budżecie. Nie skąp budżetu na kampanię teraz, aby lepiej wyglądać na froncie. Lepiej jest być pod budżetem i nadmiernie przygotowanym niż nad budżetem i nieprzygotowanym.

9. Harmonogram

Przez harmonogram, dosłownie rozumiemy kalendarz, w którym wszystkie kluczowe daty dla twojej kampanii są nakreślone. Rozpocznij od ustalenia ogólnych dat rozpoczęcia każdej fazy kampanii – na przykład, kiedy przewidujesz rozpoczęcie fazy publicznej kampanii?

Od tego momentu zanurz się głębiej, ustalając daty konkretnych działań w ramach każdej fazy, takich jak działania związane z opieką nad darczyńcami, działania mające na celu docenienie darczyńców, a nawet punkty odniesienia, aby zmierzyć sukces po drodze.

Wreszcie, ustal datę, kiedy przewidujesz osiągnięcie celu. Pamiętaj jednak, że te daty mogą się zmienić – i choć chcesz pozostać na dobrej drodze, to zrozumiałe jest, jeśli ta początkowa linia czasu przesunie się po drodze.

10. Zasady

Gdy zbierasz ogromne sumy (dla wielu organizacji non-profit kampanie kapitałowe stanowią największy wysiłek fundraisingowy), bardzo ważne jest, abyś określił zasady, którymi będziesz się kierował podczas zbierania funduszy na kampanię.

Twoje zasady kampanii powinny odpowiadać na kluczowe pytania dotyczące kampanii. Rozważ następujące pytania:

• Jaki będzie czas trwania kampanii?
• Jaki będzie okres zobowiązania w kampanii?
• Czy kampania będzie wliczać roczne darowizny do ogólnego celu?
• Jakie rodzaje darowizn będą wliczane do celu i jak ocenisz ich wartość?
• Jak będziesz zabiegać o darowizny?
• Jak będziesz zarządzać darami po ich otrzymaniu?

Postaraj się odpowiedzieć na jak najwięcej z tych pytań (i na wszystkie inne, które mogą się pojawić) z wyprzedzeniem.

Mając jasny zestaw zasad kampanii, do których możesz się odwoływać w trakcie jej trwania, stworzysz ważną i spójną podstawę do podejmowania decyzji dotyczących kampanii. Wzbudzi to zaufanie zarówno w zespole, jak i wśród darczyńców.

11. Case for Support

Łatwo jest skupić się na Case for Support jako dokumencie „wszystko-w-końcu-wszystko” dla kampanii kapitałowej. Choć jest to ważne źródło informacji, zwłaszcza gdy naprawdę zaczynasz zabiegać o datki, ważne jest również, aby nie stworzyć błyszczącego, ale nieskutecznego źródła informacji.

Prozpocznij opracowywanie uzasadnienia wsparcia od następującego pytania:

Jakiego języka użyjesz, aby opisać kampanię i zainspirować darczyńców do złożenia datku?

Ta informacja będzie ewoluować w miarę dalszego planowania kampanii, a w idealnym przypadku, gdy rozpoczniesz publiczną fazę kampanii, przekaz będzie jasny i skuteczny.

Top 3 Tips for Your Capital Campaign Plan

Realize Your Campaign Plan Will Grow and Change

Jak każdy dokument planistyczny, plan kampanii jest po prostu punktem wyjścia. Niektóre z elementów będą rozwijane w trakcie kampanii, a niektóre aspekty mogą się zmieniać i przesuwać.

Możesz również dodawać elementy. Na przykład, możesz opracować przewodnik dla wolontariuszy, jeśli zaangażowanie wolontariuszy stanie się bardziej widoczną częścią kampanii. Może się też okazać, że z czasem plan komunikacji rozszerzy się i nabierze pełniejszego kształtu.

Pamiętaj, aby aktualizować plan kampanii w miarę rozwoju. Aktualizując różne elementy, wskaż zmiany, podając numer wersji i datę na samym planie.

Zapytaj o opinie kluczowych zwolenników, gdy twój plan ewoluuje

Możesz odczuwać pokusę – jako jeden z nielicznych z widokiem kampanii z lotu ptaka – aby skonstruować ten żywy dokument na własną rękę, niezależnie od reszty zespołu lub zwolenników. Nie rób tego!

Zalecamy podejście oparte na współpracy. Stwórz wstępny projekt planu kampanii i podziel się nim z różnymi częściami zespołu:

1. Twoim zarządem.
2. Komitetem ds. planowania kampanii.
3. Kluczowymi członkami personelu.

Ogólnie, kiedy prosisz interesariuszy o przedstawienie swoich przemyśleń i opinii na temat ewoluującego planu, zarządzaj ich oczekiwaniami, informując ich, że zabiegasz o opinie od wielu graczy i dokonasz syntezy informacji, jak to tylko możliwe.

Wymień Capital Campaign Toolkit

Nasza ostatnia wskazówka jest bardzo bliska domu, a brzmi ona następująco: Enlist The Capital Campaign Toolkit o pomoc podczas tworzenia planu kampanii kapitałowej.

Choć niektórzy mogą argumentować za inwestowaniem w zewnętrznego konsultanta kampanii kapitałowej, wierzymy, że kiedy profesjonaliści nonprofit są bardziej zaangażowani w planowanie swoich kampanii, plany kampanii są lepsze niż te, które polegają w dużej mierze na zewnętrznym konsultancie.

Z naszym Zestawem Narzędzi uzyskasz dostęp do:

• Siedmioetapowego planu, z każdą fazą zawierającą przewodnik krok po kroku.
• Arkuszy, list kontrolnych i szablonów, które zapewniają, że wszystkie istotne aspekty kampanii są uwzględnione.
• Przewodnik po studium wykonalności, który umożliwi Ci przeprowadzenie własnych badań przed kampanią.
• Dostęp do społeczności profesjonalistów non-profit, którzy prowadzą kampanie tak jak Ty, aby dzielić się radami, mądrością i zasobami.
• Eksperckie doradztwo ze strony zespołu Capital Campaign Toolkit, aby poruszać się wśród wyzwań związanych z kampanią.

Jeśli jesteś gotowy, aby zmierzyć się ze swoją kampanią, ale przydałaby Ci się pomoc w rozpoczęciu i utrzymaniu się na ścieżce, Capital Campaign Toolkit może być rozwiązaniem dla Ciebie.