Dla przedsiębiorców społecznych, którzy chcą zmienić status quo i rozwiązać wielkie problemy świata, organizowanie gali fundraisingowej może wydawać się archaiczne, a nawet obraźliwe. Jednak organizacje non-profit organizują gale od pokoleń, ponieważ one działają.

Oczywiście, gala nie będzie działać dla każdej sprawy lub organizacji. Na początek, Twoje przedsiębiorstwo społeczne musi być organizacją non-profit. Chociaż jest to konieczne, status 501(c)(3) nie jest wystarczający, aby zorganizować udaną imprezę fundraisingową.

Aby dowiedzieć się, co decyduje o sukcesie gali, zebrałem spostrzeżenia od pięciu osób, które wspólnie z powodzeniem zorganizowały imprezy, na których zebrano miliony dolarów.

Eksperci to Carla Javits, dyrektor generalny REDF; Fred Reggie, dyrektor generalny Fred Reggie Associates; Jordan Levy, dyrektor ds. relacji zewnętrznych Ubuntu Pathways; Brett Durbin, dyrektor generalny Trash Mountain Project, oraz Derek Rapp, dyrektor generalny JDRF.

Which Organizations Are Good Candidates?

Jeśli każda organizacja nie jest dobrym kandydatem na galę, to które są, a które nie?

Organizacje muszą mieć „bazę zwolenników, którzy sami mogą być energiczni”, mówi Carla Javits, której organizacja REDF finansuje przedsiębiorstwa społeczne nonprofit, które pomagają ludziom pokonać bezdomność i uwięzienie, aby mogli powrócić do produktywnej, satysfakcjonującej pracy. Gale organizacji zebrały miliony dolarów w ciągu ośmiu lat.

Zauważa ona, że organizacja jest dobrze dopasowana, gdy ma kierownika projektu zdolnego do planowania i organizowania tak dużego wydarzenia.

Jordan Levy, którego ostatnia gala zebrała „prawie 1 milion dolarów” dla Ubuntu Pathways w RPA, wyjaśnia, dlaczego tak ważne jest, aby organizacja miała istniejącą bazę wsparcia przed próbą zorganizowania gali. „Wiąże się to z kosztami ogólnymi, a zaplanowanie i przeprowadzenie gali pochłania mnóstwo czasu pracowników. Część przychodów musi być przewidywalna. Jeśli nie masz ustalonej sieci, gala może być ryzykowną propozycją.”

Fred Reggie, którego firma pomaga organizować gale i inne imprezy fundraisingowe dla organizacji non-profit, zauważa, że sprawa jest kluczowa. „Organizacje, które zajmują się dziećmi (zwłaszcza tymi, które cierpią na wyniszczające choroby), sztuką, hospicjami i opieką zdrowotną to te, które mogłyby dotrzeć do zamożnej grupy demograficznej, która czułaby się komfortowo podczas gali. Dodaje, że gale wspierające zwierzęta również cieszą się powodzeniem. Nie jest zaskoczeniem, że dobrze sprawdzają się gale organizowane przez celebrytów.

Brett Durbin, którego niskobudżetowe gale przyniosły 300 000 USD, przy średnich wydatkach wynoszących zaledwie 25 000 USD, twierdzi, że prawie każda organizacja non-profit może sprawić, że gala się uda, „jeśli istnieje zapotrzebowanie na takie wydarzenie.”

Derek Rapp, którego krajowa organizacja walcząca z cukrzycą typu 1 ma oddziały w całym kraju, które organizują gale. Kluczem, jego zdaniem, jest posiadanie wolontariuszy, którzy wspierają personel w planowaniu wydarzeń.

Organizacja

Nasi eksperci sugerują, aby planowanie rozpocząć z dużym wyprzedzeniem, być może nawet 18 miesięcy w przypadku dużego, pierwszego wydarzenia. Levy zauważa, że planowanie kolejnego wydarzenia zaczyna się od dokładnej analizy poprzedniego.

Jednym z kluczy, zauważa Javits, jest wyznaczenie jednej osoby, która jest ostatecznie odpowiedzialna za wydarzenie – kogoś „z dobrymi umiejętnościami zarządzania projektem.”

Na początku ważne jest, aby zorganizować komitet planowania, który obejmuje pracowników i wolontariuszy – w tym członków zarządu – którzy będą zaangażowani w planowanie i podejmowanie decyzji. Nigdy nie organizuj spotkania komitetu bez osoby decyzyjnej; ktoś musi być w stanie zatwierdzić lub odrzucić każdą pozycję wydatków, punkt wiadomości lub decyzję dotyczącą rozrywki. Jeśli komitet spotyka się co miesiąc i pojawia się pytanie, na które nie można dać odpowiedzi, miesiąc pracy może być stracone.

Przed wiele pracy może się rozpocząć, komitet powinien rozstrzygnąć na temat, cele finansowe i wykonawców. Członkowie komisji powinny być wybierane wzajemnie, to znaczy personel powinien być wygodne z wyboru osoby i osoba powinna być wygodne z przypisaniem do prowadzenia podkomitetów dla kluczowych funkcji:

• Finanse i budżet
• Miejsca, żywność i napoje
• Sponsorowanie
• Głosiciele i rozrywka
• Sprzedaż biletów i rejestracja na imprezie
• Losowanie lub loteria
• Cicha aukcja
• Aukcja na żywo
• Inne darowizny i dalsze działania

Jeśli nie zdecydujesz się na losowanie, cichej aukcji lub aukcji na żywo, oczywiście nie będziesz potrzebować tych komitetów, ale zrezygnujesz z potencjalnych dochodów, które z nich wynikają.

Zauważ, że przy dziewięciu podkomisjach, liczba osób zaangażowanych w planowanie imprezy powinna szybko wzrosnąć do dziesiątek. Kilka osób może być chętnych do służby w dwóch komitetach, ale zazwyczaj będziesz chciał wolontariuszy, aby skupić się na wąskich, ale strategicznych elementów, tak aby utrzymać je zaangażowane, ale nie przytłoczony.

Na pierwszym spotkaniu, zaplanować wszystkie spotkania pełny komitet będzie trzymać aż do wydarzenia. Możesz chcieć mieć rzadsze spotkania na początku i częstsze, być może cotygodniowe, w ostatnim miesiącu przygotowań.

Temat wybrany przez komitet powinien być ściśle dopasowany do misji i celu organizacji – planujesz zbiórkę pieniędzy, a nie bal. Po wybraniu tematu, wszystko inne, od miejsca, jedzenia i napojów, po wystrój i rozrywkę, powinno być w harmonii z tematem. Jak mówi Javits: „Temat jest kluczowy. Zastosuj maksymalną kreatywność, aby powiązać go z Twoimi programami: posiłki, rozrywka, wystrój, a nawet lokalizacja powinny być zgodne z tym tematem, który z kolei oświetla Twój program.”

Reggie mówi, że bez względu na to, co jeszcze robi Twój temat, „musi krzyczeć FUN!”

„Nie myśl o tym przesadnie”. Levy z Ubuntu proponuje taką oto przestrogę: „Twoi goście to ludzie z zajętymi życiami i to jest ich wieczór. Nie próbuj wprowadzać zbyt wiele treści. Niech wieczór będzie krótki. Pomyśl o typie wieczoru, jaki sam chciałbyś spędzić. Ludzie chcą być zaangażowani, rozbawieni i dobrze się bawić. Zadbaj o proste jedzenie, ułatw sobie dostęp do drinków i przedstaw swoje najlepsze informacje.”

Finanse i budżet

Koszty organizacji gali i generowane przez nią przychody będą inne w Dayton czy Little Rock niż na Manhattanie czy w San Francisco. Mimo to, niektóre wskaźniki finansowe będą spójne dla większości wydarzeń.

Javits i Reggie sugerują, że gala powinna generować około 60% marży zysku. Innymi słowy, jeśli całkowity dochód ze wszystkich źródeł, w tym darowizn przekazanych podczas gali, osiągnie 100 000 dolarów, można oczekiwać, że wydamy 40 000 dolarów lub mniej na wszystkie wydatki, od jedzenia i napojów po identyfikatory i dekoracje.

To podkreśla jeden z argumentów przeciwko robieniu gal w ogóle. Czy zbyt wiele pieniędzy idzie do miejsca i catering? Javits sugeruje, żeby organizować galę tylko wtedy, gdy nie ma innego, „mniej kosztownego” sposobu na aktywizację darczyńców.

Przy założeniu, że pójdziesz do przodu, dokładnie zaplanuj źródła przychodów. Reggie sugeruje następujący podział przychodów:

• Sponsoring: 10%
• Sprzedaż biletów: 40%
• Losowanie/loteria: 10%
• Cicha aukcja: 20%
• Aukcja na żywo: 20%

Używając tego podziału, wszystkie koszty całego wydarzenia są pokrywane ze sprzedaży biletów. Inni sugerowali pokrycie kosztów pomiędzy sponsoringiem a sprzedażą biletów. W każdym razie, chcesz, aby losowanie i aukcje generowały gotówkę dla twojej misji, a nie dla twojego kurczaka.

Będziemy omawiać losowanie bardziej szczegółowo poniżej, ale ważne jest, aby zauważyć, że dochody, które możesz wygenerować z loterii lub losowania będą się znacznie różnić w zależności od tego, co jest legalne w twoim stanie. Jeśli gry charytatywne są dozwolone i akceptowane kulturowo, możesz w ten sposób uzyskać znacznie więcej niż 10% swoich przychodów. Z drugiej strony, w stanach, które praktycznie zakazują wszelkich gier – nawet charytatywnych – może być trudno wygenerować 5% przychodów z nocy, przestrzegając zasad, które wymagają, aby dać darmowe bilety wstępu każdemu, kto poprosi. Niektóre stany całkowicie zakazują loterii.

Wcześniej w fazie przygotowań, komitet finansowy i budżetowy powinien przygotować szczegółowy budżet imprezy, zapewniając, że żaden wydatek nie zostanie pominięty.

Miejsce, żywność i napoje

Największym wydatkiem i jednym z najbardziej strategicznych aspektów gali jest miejsce. Zazwyczaj miejsce będzie wymagać, aby korzystać z ich kuchni i być może bar. Nie podejmuj tej decyzji lekkomyślnie.

Reggie sugeruje: „Ktoś z organizacji, kto jest doświadczony i posiada silne umiejętności negocjacyjne powinien być zaangażowany w finalizowanie ustaleń z miejscem. Zawsze jest miejsce na negocjacje – nic nigdy nie jest ustalone w kamieniu. Ponadto, miej dwie lub trzy opcje, kiedy tylko jest to możliwe.”

Durbin zauważa, że hotel, który gości jego imprezę zgodził się zrobić to po kosztach!”

Levy argumentuje za wyborem miejsca, które już jest eleganckie. „Im mniej będziesz musiał „przekształcać” przestrzeń, tym niższe będą twoje koszty ogólne.”

Javits mówi, że przy wyborze miejsca należy kierować się bliskością i wygodą dla „najbardziej wartościowych uczestników”. Obejmuje to odpowiedni parking. Dodaje, że powinien on być również dostępny dla osób niepełnosprawnych.

Ważne jest również, aby miejsce było odpowiedniej wielkości dla wydarzenia, włączając w to inscenizację dla programu i stoły dla wszystkich uczestników, wraz z wyświetlaczami związanymi z misją, aukcją i przedmiotami na loterię. Organizacja wydarzenia w zbyt dużej przestrzeni może sprawić, że udane wydarzenie będzie odczuwane jako porażka, ponieważ nie udało się wypełnić sali.

Rapp sugeruje korzystanie z tradycyjnych miejsc. „Chociaż czasami korzystamy z nietradycyjnych miejsc, większość naszych imprez odbywa się w hotelu lub w centrum konferencyjnym.”

Reggie wyjaśnia, dlaczego tak może być. Potrzebujesz „doświadczonego, kompetentnego personelu, w tym menedżera na miejscu, aby zapewnić, że wszystko, co obiecuje miejsce, zostanie dostarczone bez problemów”. Zauważa on również, że będziesz chciał mieć dostęp do miejsca z wyprzedzeniem, aby się rozstawić.

Wreszcie, ważne jest, aby mieć odpowiedni sprzęt audiowizualny. Może to wymagać zawarcia umowy z dostawcą zatwierdzonym przez miejsce imprezy. Zaplanuj-i budżet dla a/v z góry.

Trash Mountain Project jest chrześcijańską posługą. Durbin mówi, że nigdy nie mieli napojów dla dorosłych na żadnej z imprez. Większość gal zawiera jednak przyjęcie koktajlowe i wino do obiadu. Hotele zazwyczaj załatwiają to za Ciebie.

Reggie zauważa, że alkohol może stanowić okazję do znalezienia zniżek lub sponsoringu.

W odniesieniu do przystawek i kolacji, Javits przypomina, aby mieć wegetariańskie/wegańskie/bezglutenowe opcje posiłków dostępne dla tych, którzy ich potrzebują.

Javits mówi również: „Zaczęliśmy podawać dania w stylu rodzinnym, które ludzie muszą podawać dookoła stołu, zamiast podawać posiłek z góry. Ludziom się to spodobało. To dodało poczucie zabawy i interaktywności.” Ona również sugeruje podawanie przystawek wcześnie, gdy ludzie przyjeżdżają, ale aby nie były zbyt ciężkie.

Reggie podkreśla kreatywność.” Oczywiście, jedzenie może wahać się od teksańskiego grilla do szeregu przysmaków dostarczonych przez kadrę lokalnych znanych szefów kuchni serwowanych w formie bufetu do wielodaniowej kolacji na talerzu.”

„Jeśli bilety kosztują ponad 100 dolarów, nie oczekuj, że wszyscy będą zachwyceni ciepłą sałatką, zimną zupą, gumowym kurczakiem z zieloną fasolką i ziemniakami oraz kawałkiem ciasta marchewkowego już na stole”, dodaje Reggie.

Levy, który, jak pamiętasz, zebrał prawie milion dolarów na swojej ostatniej gali, przestrzega: „Zachowaj prostotę!”. On zauważa, że jedzenie musi być podawane szybko, gdy jeszcze gorące, do setek ludzi. „Nie bądź zbyt wymyślny.”

Pamiętaj, mówi Levy, „Nie są tam dla jedzenia, ale powinni się nim delektować.”

Gala JDRF zawiera unikalny akcent: „wyszczególnienie liczby węglowodanów, ponieważ węglowodany są tak ważne w zarządzaniu T1D.”

Upewnij się, że jedzenie, napoje lub miejsce nie kolidują z Twoją misją. Poszukaj możliwości powiązania jedzenia z tematem przewodnim.

Sponsorowanie

Znalezienie sponsorów to ważny krok. Im więcej kosztów mogą sfinansować sponsorzy, tym mniej kosztów muszą sfinansować darczyńcy – chcesz, aby ich pieniądze trafiły bezpośrednio do budżetu.

Twój zarząd powinien być świetnym źródłem kontaktów dla sponsorów, według Javitsa.

Reggie dzieli swoje planowanie sponsorów na cztery kategorie. Szukaj sponsorów we wszystkich tych miejscach:

1. Poprzedni sponsorzy: jeśli nie organizowałeś wcześniej gali, sprawdź, kto sponsorował podobne wydarzenia.
2. Sponsorzy pokrewieństwa: szukaj firm, które są zgodne z Twoją misją.
3. Sponsorzy aktywacji: mogą istnieć organizacje, które oprócz opłaty z góry, będą chciały zapłacić dodatkową opłatę po imprezie za prowadzenie lub konwersje wygenerowane podczas imprezy.
4. Sponsorzy nagród/aukcji: wiele organizacji charytatywnych stara się, aby wszystkie ich przedmioty aukcyjne i loteryjne były darowane. Można wtedy rozpoznać tych, którzy przekazują te przedmioty w odpowiedni sposób, kiedy ich przedmiot jest wystawiony na aukcji lub na loterii.

Sugeruje również sponsoring funkcjonalny, tj. „tytuł, prezentację, dekoracje, stoły, posiłek, obsługę baru, jedzenie, druk i parking.”

Każdy, kto chce zrobić boisko, może, ale najlepiej jest być przygotowanym z „uporządkowaną prezentacją”, która sprawia, że korzyści dla sponsora są jasne, mówi Reggie. Dodaje, że najlepiej jest, jeśli pitch jest robiony przez tych, którzy są „biegli w sprzedaży i negocjacjach.”

Ubuntu’s Levy ostrzega: „Często potrzeba lat, aby zbudować odpowiednie relacje i niezbędną sieć. Chodzi o ciągłe poszukiwanie nowych relacji, utrzymywanie relacji ze swoimi zwolennikami i promowanie swojej marki.”

Brett Durbin, który z powodzeniem wykorzystał skromny budżet do osiągnięcia sukcesu na gali, może pochwalić się wielkim sukcesem ze sponsorami. „Zawsze mieliśmy jednego lub dwóch ubezpieczycieli, którzy pokrywali cały koszt imprezy, co jest bardzo ważne, ponieważ wszystko inne, co zostało zebrane, idzie na pracę naszej organizacji.”

Sponsoringi różnią się drastycznie pod względem wielkości, od firmy przekazującej kosz upominkowy na losowanie do organizacji, które mogą wypisać sześciocyfrowe czeki, aby zasponsorować imprezę z udziałem 1000 nowojorskiej elity władzy. Zacznij od miejsca, w którym jesteś i pracuj dalej.

Głosy i rozrywka

Wystawienie programu, który jest tak zabawny i niezapomniany, jak inspirujący, jest kluczem do przyciągnięcia właściwych ludzi na imprezę i skłonienia ich do otwarcia portfeli, gdy już tam będą.

Rapp z JDRF mówi: „Nasze gale są wspaniałą imprezą dla niezwykle szczytnej sprawy. Od samego początku wieczoru, bierzemy pod uwagę doświadczenie gości dla wszystkich darczyńców. Szanujemy ich czas, organizujemy aukcje wypełnione przedmiotami, które trafiają w ich gusta, zapewniamy dobrze dobrany program i rozrywkę po imprezie.”

Mówcy powinni mieć związek z daną sprawą, zauważają zarówno Rapp jak i Javits. W rzeczywistości, beneficjenci Twojego programu są świetnymi mówcami. Chcesz wybrać tych, którzy są gotowi zaakceptować coaching.

Elebryci są świetnymi emcees, zauważa Javits. Sugeruje ona, aby zapewnić mówcom i rozrywkę.

„Główni mówcy powinni posiadać wiedzę na temat organizacji, jej misji i wkładu w społeczność”, mówi Reggie.

Levy mówi, że kluczem do dobrego mówcy lub konferansjera jest zaangażowanie. „Czy potrafią zaangażować publiczność? To jest absolutny numer jeden. Gale mogą być sztywne i formalne. Tłum musi być wciągnięty i napompowany. Obecność na scenie i połączenie są kluczowe”. Oczywiście, przesłanie musi być zgodne z misją organizacji.

Durbin unika profesjonalnych mówców i konferansjerów, zamiast tego przylatuje do ludzi ze społeczności, którym służy Trash Mountain w krajach rozwijających się, aby opowiedzieli o tym, jak organizacja wpłynęła na ich życie.

Mówi również: „Staramy się, aby było to wciągające i nie za długie, ponieważ zabawa jest stracona, jeśli trwa wiecznie.”

Sprzedaż biletów

Javits wyjaśnia strategię nie tylko wypełniania sali, ale wypełniania jej właściwymi ludźmi. Zaczyna się od „starannego kierowania zaproszeń”. Skorzystaj z pomocy zarządu i innych sympatyków, aby zidentyfikować i zaprosić osoby, które są w stanie i mogą udzielić wsparcia. Następnie powiąż temat gali, miejsce i program z zainteresowaniami uczestników, na których najbardziej Ci zależy.

Reggie zgadza się. Wszystko, od jedzenia i napojów po wystrój i miejsce, musi przyczyniać się do budowania marki wydarzenia.

Sugeruje zadawanie następujących pytań, aby pomóc w identyfikacji właściwych ludzi:

• Co ich motywuje?
• Jakie inne wydarzenia popierają?
• Jak to się ma do tego wydarzenia?

„Wielcy gracze w każdej społeczności są dobrze znani; wyzeruj się i dowiedz się, co sprawia, że są znani. Zaproś tych, którzy spędzają razem czas towarzyski lub mają silne więzi zawodowe” – mówi Reggie.

Levy zauważa, że choć niektóre organizacje mogą organizować imprezy z udziałem artystów z listy A, większość nie może.

„W naszym przypadku i w przypadku większości organizacji potrzeba lat, aby zbudować sieć zdolną do wypełnienia sali” – mówi Levy. „Gala nie jest organizowana tylko w jedną noc. Trzeba zaangażować zwolenników, udowodnić swój wpływ i przekonać ich, że ich inwestycja w galę zwróci się beneficjentom – i że konsekwentnie organizujesz świetną imprezę.”

Durbin mówi, że Trash Mountain Project zaczyna od zapraszania ludzi, którzy już wspierają organizację, wiedząc, że wielu z nich zaprosi przyjaciół i zapełni stoły. On również promuje wydarzenie poprzez lokalne churches.

Rapp mówi, że to odpowiedzialność wolontariuszy JDRF, aby wypełnić pokój. „Czy są one korporacyjnych lub społecznych tabeli koncentruje, wolontariusze spędzają czas partnerstwa z naszym personelem w rekrutacji sponsorów i stoły do wypełnienia naszych salach balowych. Gdy stoły są zabezpieczone, rozmowa przesuwa się do określenia, kto dokładnie powinien być wypełnienie miejsc przy tych stołach.”

Wiele organizacji używać kapitanów tabeli do wypełnienia stołów. Javits mówi, że ich zadaniem jest zapraszanie i zachęcanie odpowiednich osób. Ich rola obejmuje również upewnienie się, że wieczór jest przyjemny dla tych, którzy uczestniczą, aby dyplomatycznie edukować gości o organizacji i zachęcać do darowizn.

Mówi: „Dobry kapitan jest chętny i podekscytowany pracą pod ręką, przyjmuje coaching dobrze, i nie jest zbyt bojaźliwy o odgrywanie roli.”

„Kapitanowie stołów są ambasadorami gali. Są oni poruszyć i wstrząsnąć w społeczności i w swoich kręgach społecznych i biznesowych,” Reggie mówi. „Ich odpowiedzialność nie powinna ograniczać się do wypełnienia ich stołu, ale do promowania sprzedaży biletów przy każdej rozsądnej okazji.”

„Gospodarze stołów odgrywają bardzo ważną rolę na naszych galach”, mówi Rapp o wydarzeniach JDRF. „Ci ludzie są mistrzami sprawy i samego wydarzenia, przekazują informacje swoim gościom i ustalają oczekiwania co do wieczoru. Dają przykład swoim dawaniem i przyprowadzają gości, którzy mogą mieć podobny wpływ.”

Cena biletów w prawo jest również ważna. Jak wspomniano wcześniej, chcesz, aby koszty imprezy były w pełni pokryte przez sprzedaż biletów i sponsorów, więc wszystkie pieniądze zebrane podczas imprezy idą bezpośrednio na finansowanie misji organizacji.

Reggie mówi, że bilety powinny być wycenione odpowiednio dla publiczności, ale nigdy poniżej 100 dolarów. Mimo to Durbin odniósł sukces na swoich imprezach i pobiera tylko 30 dolarów za bilet – po pokryciu wszystkich kosztów.

Rapp zauważa, że oddziały JDRF zazwyczaj patrzą na ceny pobierane za podobne imprezy w swojej społeczności, aby zapewnić punkt odniesienia.

Javits wskazuje, że ceny powinny uwzględniać sponsorów i innych, którzy chcieliby wykupić cały stół.

Jakkolwiek zdecydujesz się wycenić swoją imprezę, pamiętaj, aby stworzyć i trzymać się budżetu, aby koszty nie przekroczyły przychodów.

Losowanie lub loteria:

Losowanie lub loteria może być jedną z najbardziej ekscytujących części wieczoru, jeśli jest dobrze zrobiona, ale może zrujnować całą imprezę, jeśli zasady nie są przestrzegane i ktoś jest zdenerwowany, lub władze złapią wiatr.

Kilka stanów, w tym Alabama, Hawaje i Utah zakazują loterii w jakiejkolwiek formie. Nadal legalne może być organizowanie przypadkowych losowań, ale należy zachować ostrożność. Istnieją trzy elementy gry: nagroda, szansa i cena. Eliminując jeden z tych trzech elementów, możesz uniknąć hazardu. W przypadku losowania charytatywnego, najłatwiejszym rozwiązaniem może być wyeliminowanie ceny dla niektórych uczestników. Wystarczy dostarczyć łatwe do naśladowania instrukcje dotyczące zdobycia darmowego biletu – wyślij pocztówkę z prośbą o jeden bilet. Niewielu, jeśli w ogóle, poprosiłoby o darmowy bilet na losowanie charytatywne. (Nie polegaj na tych wskazówkach jako na poradach prawnych.)

Wciąż, w tych stanach, które zakazują hazardu, najlepiej nie polegać na loterii lub losowaniu dla znaczącej części zbiórki funduszy.

W stanach, w których charytatywne gry są dozwolone lub nawet promowane, prawdopodobnie będziesz musiał zacząć od uzyskania licencji. Umieść to wysoko na liście rzeczy do zrobienia na początku, ponieważ uzyskanie jej może zająć miesiące. W tym procesie dowiesz się, jakie są zasady promowania loterii i jakie informacje są wymagane. W tych stanach, loteria może być największym fundraiser wieczoru.

Reggie oferuje następujące porady strategiczne:

Nagroda za rysunek powinien być znaczący – samochód, kawałek niestandardowej biżuterii, luksusowe wakacje, drobne dzieła sztuki – z kilku znaczących nagród wtórnych. Organizacje powinny unikać takich przedmiotów jak futra, skóry egzotycznych zwierząt, polowania na grubą zwierzynę (zwłaszcza w Afryce), broń dowolnego rodzaju i żywe zwierzęta domowe. Przedmioty te mogą przyciągnąć niepożądaną uwagę i ewentualne protesty ze strony grup obrońców praw zwierząt. Zawsze graj bezpiecznie.

Jeśli bilety są dostępne dla publiczności, niezależnie od frekwencji, rozpocznij ich sprzedaż na około osiem tygodni przed wydarzeniem. Zaoferuj nagrodę „Early-Bird” dla tych, którzy zakupią bilety w określonym terminie. Doświadczenie pokazało, że sprzedaż biletów na loterię jest wysoka na początku okresu sprzedaży i stopniowo maleje, a następnie wzrasta w ciągu ostatnich dwóch tygodni z gwałtownym wzrostem w ostatnim tygodniu.

Ułatw zakup biletów. Jeśli sprzedaż biletów online jest dozwolona, należy umieścić link do bezpiecznego zakupu na stronie internetowej organizacji. Nie możesz nakazać, że nabywcy biletów muszą być obecni, aby wygrać. Zawsze znajdzie się kilku członków organizacji, którzy będą chętni i bardzo zdolni do sprzedania dobrej liczby biletów przyjaciołom i współpracownikom.

Cicha aukcja

Cicha aukcja, w przeciwieństwie do aukcji na żywo z licytatorem podającym ceny i wskazującym na licytujących, którzy mogą licytować po cichu, jest tradycyjnie zarządzana za pomocą schowka i długopisu. Przedmioty dostępne na aukcji są wyświetlane lub opisywane, a pobliski arkusz umożliwia oferentom wpisywanie swoich ofert przez cały wieczór.

W ciągu ostatnich dziesięciu lat, gdy smartfony stały się wszechobecne, pojawiło się wiele aplikacji i stron internetowych, które wprowadzają ten proces w erę nowoczesności. Pozwala to na łatwiejsze kontynuowanie licytacji w trakcie trwania programu. Goście mogą być przypomniane do licytacji bez wysyłania ludzi z pokoju.

Niektóre aplikacje są drogie, jednak. Niektórzy obeznani z technologią goście nie lubią pobierać nowych aplikacji bez uprzedniego ich sprawdzenia lub mogą nie chcieć korzystać z aplikacji ze względu na obawy dotyczące prywatności. Mniej obeznani z technologią członkowie mogą nadal być onieśmieleni przez technologię – w tym niektórzy z Twoich największych darczyńców. Rozważ wszystkie te czynniki przy wyborze sposobu prowadzenia cichej aukcji.

Jak wspomniano powyżej, będziesz chciał pozyskać przedmioty na aukcję od darczyńców. Możesz uznać darczyńców za sponsorów, uważając, aby uznać darczyńcę luksusowych wakacji, które możesz sprzedać za 5 000 USD więcej niż kogoś, kto ofiaruje koszyk upominkowy o wartości 100 USD.

Reggie przestrzega, aby nie pozwolić cichej aukcji stać się wyprzedażą garażową przedmiotów, które zbierają kurz na półkach sklepowych lub w czyimś domu. Przedmioty na aukcji powinny odpowiadać demografii i stylowi życia gości.

Oprócz kreatywnego wystawienia przedmiotów na aukcję, należy pamiętać o w pełni adekwatnych opisach pisemnych, aby goście wiedzieli dokładnie, co licytują.

Durbin mówi, że jego organizacja nie zbiera dużo pieniędzy z cichej aukcji, ale wykorzystuje ją do rozwijania misji i przesłania poprzez sprzedaż sztuki i fotografii, które reprezentują ich pracę, pomagając rodzinom uciec od życia opartego na zbieraniu śmieci ze stosów.

Rapp mówi, że ciche aukcje JDRF są wypełnione „wysokiej klasy przedmiotami o wysokiej jakości. Naprawdę stawiamy na jakość ponad ilość.” Podkreśla, że kluczem do sukcesu jest dokładna ocena tego, co się sprzedało, a co nie, oraz tego, które przedmioty były najczęściej licytowane. Niepopularne przedmioty mogą być unikane w kolejnych latach. „Chcemy, aby nasi goście mieli możliwość licytowania i kupowania przedmiotów, które do nich przemawiają.”

Aukcja na żywo

Sukces aukcji na żywo zależy od prowadzącego aukcję. „Zatrudnij profesjonalistę” – mówi Reggie. Levy zgadza się z tym, zauważając, że „jeśli uda Ci się stworzyć atmosferę z dobrym prowadzącym aukcję, to wszystko działa.”

Prowadzący aukcję zorganizuje na widowni obserwatorów, którzy pomogą zidentyfikować oferentów. Należy z wyprzedzeniem powiadomić prowadzącego aukcję o twarzach i nazwiskach niektórych z tych, którzy, mamy nadzieję, będą wypisywać duże czeki.

Reggie zauważa również, że przedmioty wystawiane na aukcjach na żywo powinny być również wyświetlane, a goście powinni być zachęcani do sprawdzenia ich przed rozpoczęciem aukcji.

Levy i Rapp podkreślają, że na aukcjach można znaleźć naprawdę wyjątkowe doświadczenia, rzeczy, których nie można kupić nigdzie indziej. Optymalnie, w jakiś sposób zwiążesz to ze swoją misją.

Reggie sugeruje również, aby zachęcić rówieśników do konkurowania w aukcji; zaczyna się to od upewnienia się, że przyjaźni rywale są obecni. „Wiele osób lubi pokazywać swoją hojność w gronie przyjaciół i współpracowników biznesowych.”

„Podczas aukcji na żywo, nie jest niczym niezwykłym, że przyjaciele angażują się w gorącą wojnę licytacyjną przeciwko sobie”, mówi Reggie.

Darowizny

Po wszystkich zabawach i grach, które są wykorzystywane do zbierania pieniędzy, jest jedna ostateczna okazja, aby zebrać pieniądze po prostu prosząc o darowizny.

„W nocy, kluczem jest, aby Twój program był relatywny”, mówi Levy z Ubuntu. „Ludzie muszą nawiązać kontakt z Twoją sprawą na poziomie osobistym. Musisz stworzyć historię o swojej pracy, która pokaże im, że odnosi się ona do ich życia. Na przykład, jeśli pomagasz dzieciom, musi być jasne, że dzieci na całym świecie potrzebują tych samych rzeczy. To sprawia, że każdy myśli o tym, czego chciałby dla swoich dzieci, gdyby znalazł się w takiej samej sytuacji.”

Javits z REDF mówi, że ważne jest, aby stworzyć profil swoich beneficjentów. Przygotuj ich do dzielenia się swoimi historiami zarówno jeden na jeden przy stolikach, jak i podczas spotkań, a następnie także na scenie.

Durbin zgadza się z tym. „Opowieść jest numerem jeden. Używanie historii do dzielenia się swoją wizją jest kluczowe.”

Traktuj beneficjentów jak gości honorowych, mówi Reggie. Reprezentują oni Twoją misję.

Javits zauważa również, że darczyńcy uwielbiają wiedzieć, na co zostaną przeznaczone ich pieniądze. Jeśli możesz przekazać im jasny komunikat, że datek w wysokości 1000 dolarów zostanie wykorzystany do osiągnięcia konkretnego celu, to świetnie. Jeszcze lepiej, jeśli darczyńca ma możliwość wybrania jednej osoby, jednej szkoły, jednej wioski, jednego panelu słonecznego, czegokolwiek, co może zostać sfinansowane z jego pieniędzy. Charity: Water jest świetna w przekazywaniu darczyńcom raportów na temat poszczególnych studni, które ufundowali.

Reggie zauważa, że „Każdy musi czuć, że jego udział służy społeczności w spektakularny sposób. Uczestnicy muszą czuć, że są gwiazdami we wspaniałym filmie – twoim filmie.”

Rapp przypomina czytelnikom, że przemówienia, filmy i inne media muszą stale wzmacniać misję organizacji, aby nigdy nie została utracona.

Innym sposobem na wykorzystanie dużych darowizn, mówi Javits, jest wykorzystanie ich jako meczów. Ogłoś, że kolejne 5 000 USD z datków zostanie dopasowane przez tego szczególnie hojnego darczyńcę.

Dalsze działania

Po planowaniu wielkiego wydarzenia przez rok lub dłużej, kuszące jest myślenie o dniu następującym po imprezie jako o pierwszym dniu wakacji, ale nasi eksperci ostrzegają, że dalsze działania po gali są krytyczną częścią wydarzenia.

Zacznij „tak szybko, jak to możliwe”, mówi Levy. „Jeśli zorganizowałeś udaną imprezę, Twoi goście będą zaangażowani i podekscytowani, aby z Tobą porozmawiać. Zadzwoń i wyślij e-mail następnego dnia rano.”

Po gali, Rapp mówi, że JDRF zapewnia, że wszyscy goście są podziękowani za ich wsparcie. „Zapewniamy również, że są oni świadomi aktualizacji badań nad T1D i przyszłych dat gali, korzystając z poczty elektronicznej i korespondencji w mediach społecznościowych.”

Durbin z firmy Trash Mountain zgadza się z tym stwierdzeniem, zauważając, że każdy, kto kupuje bilet lub uczestniczy w ich galach, podaje pewne informacje kontaktowe; jego zespół kontaktuje się z każdym.

Reggie sugeruje wysyłanie listów do wszystkich, którzy uczestniczyli w gali, wyrażając uznanie, informując o łącznej kwocie zebranej i przypisując im sukces wieczoru. Sugeruje również wykorzystanie tej okazji, aby przyszłoroczna gala znalazła się w ich kalendarzu.

Naprawdę należy kontynuować działania przez cały rok, informując gości o wykorzystaniu funduszy, poczynionych postępach i planach na kolejne wydarzenie.

Reggie sugeruje również udostępnianie zdjęć z wieczoru na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych. Oznaczanie gości na zdjęciach może pomóc im poczuć się docenionymi w kolejnych dniach po imprezie. Im szybciej takie zdjęcia zostaną opublikowane, tym lepiej.

Myślenie końcowe

Liderzy wyższego szczebla organizacji muszą mieć pełny spis wszystkich tych, którzy przyczynili się do planowania gali i odgrywanych ról. Niektórzy z nich będą pracować całkowicie poza zasięgiem wzroku tych starszych liderów; oni też będą chcieli być uznani.

Zrób czas podczas gali, aby podziękować wolontariuszom i pracownikom, którzy zorganizowali galę. Możesz nawet rozważyć zorganizowanie luźnego spotkania towarzyskiego – pizzy i piwa korzennego – po gali, aby rozpoznać wolontariuszy i ich rodziny, które ich wspierały.

Durbin, którego gale budżetowe zbierają setki tysięcy dolarów dla jego małej organizacji, oferuje słowo przestrogi. „Musisz znaleźć równowagę, która jest korzystna dla Twojej pracy.”

Jednak Rapp z JDRF oferuje takie zapewnienie: „Byłem na wielu galach i kiedy noc jest dobrze przemyślana, a szczegóły rozważone i nic nie pozostawione przypadkowi, magiczne rzeczy mogą się zdarzyć.”

Durbin, którego gale budżetowe zbierają setki tysięcy dolarów dla jego małej organizacji, oferuje słowo przestrogi.